Guia completo e atualizado para delegar e gerir e‑mail e calendário no novo Outlook para Windows. Aprenda a partilhar a caixa (ou pastas), conceder “Enviar em nome/Enviar como”, promover a caixa partilhada ao topo, resolver problemas comuns e conhecer limitações atuais.
O que mudou no novo Outlook para Windows
No novo Outlook, a delegação de correio deixou de usar o assistente de “Delegados” do clássico. Em vez disso, o acesso é concedido por partilha de pastas ou da caixa de correio (raiz). Para o calendário, a delegação continua disponível, incluindo a opção de ver itens privados, mas limitada a utilizadores dentro da mesma organização.
Em termos práticos:
- Correio: partilha a pasta/caixa → o(a) assistente adiciona em Partilhado comigo → (opcional) converte para Conta para desbloquear mais funcionalidades.
- Envio (Enviar como/Enviar em nome de): não é feito na janela de “Partilha e permissões”; é atribuído pelo administrador no Exchange Admin Center (EAC) ou via PowerShell.
- Fora da organização: partilha de correio não funciona com contas externas. É necessário criar uma conta dentro do seu tenant para o(a) assistente.
Como conceder acesso ao e‑mail no novo Outlook (proprietário)
Partilhar a caixa inteira (recomendado)
- No painel de pastas, clique com o botão direito no nome da sua caixa de correio (a raiz).
- Escolha Partilha e permissões.
- Adicione a pessoa da sua organização e defina o nível (Revisor, Autor, Editor ou Proprietário).
- Confirme. As permissões propagam‑se às subpastas, mas pode ajustar pastas críticas individualmente.
Partilhar apenas pastas específicas
- Clique com o botão direito na pasta a partilhar (por exemplo, Projetos).
- Abra Partilha e permissões e conceda o nível apropriado.
- Importante: para que o convidado consiga navegar até essa subpasta, conceda também a permissão Pasta visível nas pastas acima (por exemplo, em Caixa de Entrada e na Raiz). Caso contrário, a pasta não aparece para o(a) assistente.
Dica essencial: “Pasta visível” e hierarquia
O Outlook apenas mostra subpastas se o utilizador tiver visibilidade de cada nível da hierarquia. Exemplo:
Caixa (raiz)
└─ Caixa de Entrada ← dar “Pasta visível”
└─ Projetos ← dar Editor/Autor/Revisor conforme o caso
└─ 2025 ← dar Editor/Autor/Revisor se quiser acesso direto aqui
Se prefere simplicidade, partilhe a raiz da caixa e depois faça fine‑tuning nas pastas sensíveis.
Como o(a) assistente adiciona o correio partilhado
Adicionar em “Partilhado comigo”
- No painel de pastas, localize Partilhado comigo.
- Clique com o botão direito e selecione Adicionar pasta ou caixa partilhada.
- Introduza o endereço do proprietário e confirme.
Se o proprietário partilhou a raiz, verá toda a estrutura. Se apenas partilhou subpastas, verá apenas as pastas previstas e as respetivas cadeias com Pasta visível.
Converter para Conta (promover ao topo)
Para uma experiência mais completa:
- Abra Definições → Contas → Partilhado comigo.
- Selecione a caixa e escolha Converter/Promover para Conta.
Vantagens dessa promoção: acesso a mais definições (regras, categorias, assinaturas por conta), consistência ao mover/apagar, e menor incidência de erros de sincronização. É reversível: pode voltar a “Usar como pasta partilhada”.
Permissões de envio e conceitos de delegação
As permissões de envio não são geridas pela janela de “Partilha e permissões”. São delegações de envio, definidas pelo administrador no EAC ou via PowerShell.
Diferença entre “Enviar em nome de” e “Enviar como”
| Permissão | Como aparece ao destinatário | Caso de uso |
|---|---|---|
| Enviar em nome de | “Assistente em nome de Proprietário” | Transparência: o destinatário sabe que houve delegação. |
| Enviar como | Da pessoa/caixa do Proprietário (sem menção ao assistente) | Quando precisa representar totalmente o proprietário. |
Onde atribuir essas permissões
- EAC (Exchange Admin Center): em Mailbox delegation, atribua Full Access (Ler e gerir), Send As e Send on behalf.
- PowerShell (Exchange Online):
- Full Access: Add-MailboxPermission
- Send As: Add-RecipientPermission
- Send on behalf: Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo
Exemplos PowerShell para administradores
# Acesso total (Ler e gerir)
Add-MailboxPermission -Identity "CaixaDoProprietario" `
-User "Assistente" -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false
Enviar como
Add-RecipientPermission -Identity "CaixaDoProprietario" \`
-Trustee "Assistente" -AccessRights SendAs
Enviar em nome de
Set-Mailbox "CaixaDoProprietario" -GrantSendOnBehalfTo "Assistente" Dica: usar -AutoMapping:$false dá mais controlo para o(a) assistente adicionar/retirar a caixa manualmente em “Partilhado comigo”.
Delegação para alguém fora da organização
O novo Outlook não suporta partilhar correio ou delegar envio para contas externas ao seu tenant. A arquitetura do Exchange Online exige que o destinatário das permissões seja um utilizador da mesma organização.
Opções práticas
- Criar um utilizador no seu tenant para o(a) assistente externo(a) (licença conforme a sua política), e então atribuir Full Access e, se necessário, Send As/Send on behalf.
- Convidados Azure AD sem caixa de correio não resolvem delegação de correio.
Considere o impacto de segurança: MFA, políticas de acesso condicional, retenção e registos de auditoria. Remova o acesso quando a colaboração terminar.
Calendário: permitir ver itens privados
No novo Outlook, ao partilhar o Calendário, escolha o papel Delegado e ative a opção “Permitir que o delegado veja eventos privados”. Tal como no correio, só funciona dentro da mesma organização.
Subpastas não aparecem após adicionar a caixa
Ver apenas a Inbox é um sintoma clássico de permissões incompletas. A Inbox não agrega subpastas. Garanta que o proprietário:
- Concedeu Pasta visível em cada nível acima da subpasta pretendida;
- Concedeu Editor/Autor/Revisor na(s) subpasta(s) de destino; ou
- Partilhou a raiz da caixa para simplificar o acesso.
Problemas comuns e soluções
Não consigo sinalizar/apagar/mover no correio do líder
- Confirme o nível da pasta: para apagar/mover, o(a) assistente precisa de Editor (ou superior). Revisor só lê; Autor cria mas não altera itens alheios.
- Promova a caixa a Conta: em Definições → Contas → Partilhado comigo, selecione a caixa e Converter/Promover para Conta. Garante regras, categorias e melhor consistência.
- Conheça as limitações: o novo Outlook ainda tem paridade parcial com o clássico em delegação de correio e suporte offline. Para tarefas críticas, utilize temporariamente o Outlook na Web ou o Outlook clássico.
- Marcar para acompanhamento: e‑mails sinalizados de caixas partilhadas não sincronizam com o Microsoft To Do (limitação atual).
Mapa de permissões por pasta
| Nível | Leitura | Criar | Editar próprios | Editar alheios | Apagar | Gerir permissões |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Revisor | ✔ | ✖ | ✖ | ✖ | ✖ | ✖ |
| Autor | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ | Próprios | ✖ |
| Editor | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ |
| Proprietário | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Nota: os nomes exatos podem variar conforme o idioma; o comportamento acima é o esperado.
Limitações atuais do novo Outlook e alternativas
| Área | Situação no novo Outlook | Alternativa/Plano B |
|---|---|---|
| Delegação de correio | Disponível via partilha de pastas/caixa; paridade parcial com o clássico | Outlook na Web ou Outlook clássico |
| Suporte offline | Parcial | Outlook clássico |
| E‑mails sinalizados em caixas partilhadas | Não sincronizam com To Do | Etiquetas/categorias como alternativa |
| Contactos de caixas partilhadas | Funcionalidade em desenvolvimento | Gerir via Outlook na Web/clássico ou CSV |
Remover acesso ou reorganizar a caixa partilhada
Remover de “Partilhado comigo”
No painel de pastas, clique com o botão direito na pasta/caixa dentro de Partilhado comigo e escolha Remover pasta partilhada. O acesso é removido dessa vista (as permissões no servidor podem permanecer, se não foram revogadas pelo proprietário).
Trazer a caixa partilhada para o topo
Para ver a caixa ao nível das contas principais:
- Vá a Definições → Contas → Partilhado comigo.
- Selecione a caixa e clique em Converter/Promover para Conta.
Contactos delegados: o que funciona hoje
O suporte a Contactos de caixas partilhadas no novo Outlook ainda está em evolução. Em muitos cenários, listas de contactos partilhadas não aparecem no novo cliente.
Workarounds eficazes
- Gerir diretamente na pasta Contactos do proprietário via Outlook na Web ou Outlook clássico.
- Usar Importar/Exportar CSV para sincronizações pontuais.
- Para listas de contactos, considerar soluções do Outlook na Web/clássico ou listas de distribuição/Grupos do Microsoft 365 geridos pelo administrador.
Fluxos operacionais recomendados
Quando proprietário e assistente estão no mesmo tenant
- Proprietário: partilhar a raiz da caixa de correio com o nível adequado (Editor/Proprietário) e ajustar subpastas críticas.
- Admin: conceder Ler e gerir (Full Access) e, se necessário, Enviar como/Enviar em nome no EAC.
- Assistente: adicionar em Partilhado comigo e, se precisar de regras/categorias, Converter para Conta.
Quando o assistente é externo
- Não é suportado delegar correio para fora da organização.
- Crie um utilizador no seu tenant para o(a) assistente e aplique permissões e política de licenciamento/segurança adequadas.
FAQ relâmpago
- Como dou “Enviar em nome”? → Pelo administrador, no EAC em Mailbox delegation ou via PowerShell (
Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo). - Só vejo a Inbox de outra pessoa. → Partilhe a raiz da caixa ou garanta Pasta visível nas pastas acima e dê permissões nas subpastas necessárias.
- Como remover um acesso partilhado? → Botão direito na pasta/caixa em Partilhado comigo → Remover pasta partilhada.
- Como pôr a caixa partilhada no topo? → Definições → Contas → Partilhado comigo → Converter/Promover para Conta.
- Posso delegar para alguém de fora? → Não. Apenas para utilizadores do seu tenant.
Boas práticas e checklist de segurança
- Menor privilégio: conceda o nível mínimo (Revisor/Autor/Editor) necessário para a tarefa.
- Separação de funções: use Enviar em nome quando a transparência for necessária; reserve Enviar como para poucos casos.
- Auditoria: ative registos de auditoria de caixa de correio e revê‑os periodicamente.
- MFA e Acesso Condicional: obrigatórios para contas delegadas, especialmente se promover a caixa a Conta no novo Outlook.
- Políticas de retenção e DLP: assegure que se aplicam também às caixas partilhadas.
- Revalidação de acessos: reveja permissões em mudanças de função, férias e saída de colaboradores.
- Planos B: para tarefas que exijam funcionalidades ainda não paritárias, tenha à mão o Outlook na Web ou o clássico.
Modelo de pedido ao administrador
Assunto: Pedido de delegação no novo Outlook
Olá, Equipa de TI,
Preciso de delegar a minha caixa de correio para \ (UPN: <[assistente@contoso.com](mailto:assistente@contoso.com)>).
Solicito:
- Ler e gerir (Full Access)
- Enviar em nome (Send on behalf)
- Enviar como (Send as) \[se aplicável]
No novo Outlook, vou partilhar a raiz da minha caixa como Editor/Proprietário.
Podem confirmar quando as permissões no EAC estiverem ativas?
Obrigado/a,
\ Erros e sintomas frequentes
- Erro ao mover/apagar: verifique se a pasta tem nível Editor e se a caixa foi Convertida para Conta.
- Pastas “fantasma” ou lentidão: remova e readicione em Partilhado comigo; considere AutoMapping:$false no Full Access e adição manual.
- Envio falha em nome de: confirme a atribuição no EAC e peça ao assistente para selecionar a Conta remetente correta no compositor.
- Itens privados invisíveis no calendário: reabra a partilha do calendário e ative explicitamente “ver eventos privados”.
Resumo prático para colocar em ação
- Decida o escopo: raiz da caixa (recomendado) ou subpastas específicas.
- Partilhe no novo Outlook em Partilha e permissões com o nível certo.
- Peça ao admin para conceder Full Access e, se necessário, Send As/Send on behalf.
- No posto do(a) assistente, adicione em Partilhado comigo e avalie Converter para Conta.
- Teste: ler, mover, apagar, enviar em nome/como, ver subpastas e itens privados do calendário conforme o seu cenário.
Referências essenciais (títulos)
- Share and access another person’s mailbox or folder in Outlook — Microsoft Support
- Open and use a shared mailbox in Outlook — Microsoft Support
- Manage permissions for recipients in Exchange Online — Microsoft Learn
- Share and access a calendar with edit or delegate permissions in Outlook — Microsoft Support
- Feature comparison between new Outlook and classic Outlook — Microsoft Support
- Manage shared mailbox settings in new Outlook — Microsoft Support
- Using Microsoft To Do with flagged email from Outlook — Microsoft Support
- Import or export contacts in Outlook using a .csv file — Microsoft Support
Apêndice: exemplos de cenários
Secretariado executivo com múltiplos líderes
Crie uma convenção de pastas (por exemplo, 1‑Direção, 2‑Projetos, 3‑Aprovações) e aplique níveis de permissão distintos por pasta. Reserve Enviar como apenas para respostas institucionais; use Enviar em nome no dia‑a‑dia para maior clareza.
Empresário individual com assistente externo
Crie um utilizador no seu tenant para o(a) assistente. Atribua licença e MFA. Conceda Full Access e Send on behalf. No novo Outlook, partilhe a raiz da caixa e promova a caixa a Conta no posto do(a) assistente. Defina regras para triagem na caixa do proprietário (ex.: mover newsletters para Leituras).
Equipa de suporte com caixa funcional
Use uma caixa partilhada (ex.: suporte@) com Full Access para a equipa e Send As para mensagens consistentes de marca. No novo Outlook, adicione a caixa em Partilhado comigo e promova a Conta nos postos que precisam de regras e categorias dedicadas.
Checklist de implementação
| Etapa | Responsável | Estado |
|---|---|---|
| Partilhar raiz da caixa / subpastas | Proprietário | ☐ |
| Conceder Full Access | Admin | ☐ |
| Conceder Send on behalf / Send As | Admin | ☐ |
| Adicionar em Partilhado comigo | Assistente | ☐ |
| Converter para Conta (se necessário) | Assistente | ☐ |
| Teste de leitura/movimento/envio | Proprietário & Assistente | ☐ |
| Revisão de segurança (MFA, auditoria) | Admin | ☐ |
Boas práticas de organização de pastas
- Evite hierarquias profundas demais; priorize duas ou três camadas úteis.
- Use categorias para eixos transversais (cliente, prioridade) e pastas para fases de processo (Triagem, Em curso, Concluídos).
- Padronize nomes de subpastas e cores de categorias para facilitar o trabalho do(a) assistente.
Quando manter o Outlook clássico
Se o seu fluxo depende fortemente de suporte offline robusto, add‑ins COM específicos, tarefas avançadas de People/Contactos ou certas rotinas de delegação ainda não paritárias, planeie manter o clássico (ou usar Outlook na Web) para esses casos até que a paridade desejada chegue ao seu cenário.
Dica final: se algo essencial à sua operação não estiver estável no novo Outlook, utilize Outlook na Web ou Outlook clássico como “plano B” enquanto acompanha as melhorias de paridade.