Se no Outlook para Windows os emails só chegam quando você clica em Enviar/Receber, mas no Outlook na Web aparecem na hora, o problema está no cliente de desktop. Abaixo está um roteiro prático e completo para restaurar a receção em tempo quase real em ambiente Microsoft 365 com Exchange Online.
Sintomas e impacto
- Mensagens novas só aparecem após forçar Enviar/Receber ou após longos intervalos.
- Barra de status alterna entre Conectado e Desconectado ou mostra Trabalhar Offline.
- No Outlook na Web as mensagens chegam imediatamente, confirmando que o servidor está a entregar corretamente.
- Notificações de novo email podem falhar ou chegar em lote.
Entendendo o que causa o atraso
O Outlook para Windows mantém conexões persistentes com o Exchange Online para receber notificações de novas mensagens. Quando algo interfere nesses canais (arquivo OST corrompido, agendamento mal configurado, suplementos, antivírus com inspeção HTTPS, proxy com idle timeout agressivo, cache muito restrito, ou perfil danificado), o cliente deixa de “escutar” o push e cai para um comportamento de polling — você só vê emails quando força a sincronização.
Plano de ação rápido
- Teste sem cache: desative o Modo Cache do Exchange no Outlook clássico e observe. Se normalizar, a causa é local (OST/definições).
- Se melhorou: recrie o OST e volte a ativar o cache.
- Se não melhorou: faça Reparo Online do Microsoft 365, confirme o agendamento Ctrl+Alt+S, arranque em modo de segurança e teste noutra rede com antivírus temporariamente desativado.
- Persistindo: recrie o perfil de correio no Painel de Controlo e envolva a equipa de TI para verificar a caixa no Exchange Online.
Passo a passo detalhado
Testar sem cache no Outlook clássico
Caminho: Arquivo → Configurações de Conta → Configurações de Conta… → selecione a conta Exchange → Alterar → desmarque Usar Modo Cache do Exchange → Avançar → Concluir → reinicie o Outlook.
Interpretação: se os emails passam a chegar imediatamente, o cache local (OST) ou alguma definição local é o culpado.
Observação: várias opções abaixo exigem o Outlook clássico. Se estiver no Novo Outlook, troque temporariamente para o clássico para aplicar os ajustes.
Recriar o cache OST quando o teste online funcionou
Caminho: Arquivo → Configurações de Conta → Arquivos de Dados → Abrir Local do Arquivo → feche o Outlook → renomeie/exclua o .ost da conta → abra o Outlook para sincronizar do zero.
Por que funciona: o OST pode estar corrompido ou com índice quebrado. Recriar é mais seguro do que tentar reparar.
Reparo online do Microsoft 365 Apps
Caminho: Painel de Controlo → Programas e Recursos → selecione Microsoft 365 Apps → Alterar → Reparo Online → Reparar → reinicie o computador.
O reparo restaura componentes do Office e do Outlook que podem afetar os módulos de conectividade e sincronização.
Isolar ambiente de software e rede
- Antivírus: desative temporariamente a inspeção de HTTPS/TLS e qualquer email shield para testar. Se normalizar, crie exceções para processos do Office/Outlook e para domínios do Microsoft 365.
- Outra rede: teste num hotspot móvel. Se funcionar fora da rede corporativa, reveja proxy, SSL interception e firewall que podem encerrar conexões persistentes.
- Outro computador: com a mesma conta, ajuda a separar problema de perfil/estação versus servidor.
Medidas complementares recomendadas
Verificar se não está em modo offline
Na barra de status, o ideal é Conectado ao Microsoft Exchange. Se vir Trabalhar Offline, aceda a Enviar/Receber → Trabalhar Offline para desativar.
Agendar grupos de Enviar/Receber
Pressione Ctrl+Alt+S → em Todas as Contas, marque Agendar envio/recebimento automático a cada e defina 1–5 minutos. Garanta que a conta está marcada para Receber itens.
Dica: isso não substitui o push, mas evita longos períodos sem sincronização enquanto corrige a causa raiz.
Arranque em modo de segurança para descartar suplementos
Tecla Win+R → execute outlook.exe /safe. Se normalizar, desative complementos em Arquivo → Opções → Suplementos → Ir… e reative um a um para identificar o culpado.
Ajustar a quantidade de email em cache
Caminho: Arquivo → Configurações de Conta → Alterar → ajuste o controlo deslizante Email na cache para Todos (ou um período mais longo) e ative Baixar pastas partilhadas apenas se necessário. Menos conteúdo em cache pode gerar reindexações frequentes e quedas do canal de notificações.
Atualizações e ferramentas da Microsoft
- Atualizar agora: Arquivo → Conta do Office → Opções de Atualização → Atualizar Agora.
- SaRA (Support and Recovery Assistant): execute o assistente específico para Outlook/Exchange para diagnóstico automatizado.
Rede e segurança
O Outlook usa conexões persistentes sobre HTTPS. Proxies que encerram sessões inativas rapidamente ou que inspecionam TLS podem impedir as notificações. Garanta:
- Permissão para conexões de saída a autodiscover e outlook do Microsoft 365 em 443/TCP.
- Sem inspeção TLS para domínios do Microsoft 365 (excluir do SSL break-and-inspect).
- Idle timeout do proxy suficientemente alto para conexões do Outlook.
| Área | Sintoma típico | Causa provável | Ação recomendada |
|---|---|---|---|
| Cache OST | Email só aparece ao forçar envio/recebimento | OST corrompido ou index quebrado | Testar modo online; se normalizar, recriar OST |
| Agendamento | Sincronização em blocos a cada muitos minutos | Grupo de Enviar/Receber desativado ou intervalo alto | Configurar Ctrl+Alt+S para 1–5 min |
| Suplementos | Outlook lento ou irregular | Add-in a bloquear a sincronização | Arranque em modo seguro; desativar add-ins problemáticos |
| Antivírus/proxy | Conexão cai e volta, emails não fazem push | Inspeção TLS ou timeout agressivo | Criar exceções e aumentar idle timeout |
| Perfil | Comportamento persiste após reparo | Perfil do Outlook danificado | Recriar o perfil no Painel de Controlo |
Ferramentas nativas para fechar o diagnóstico
Estado da conexão do Outlook
Com o Outlook aberto, Ctrl + clique direito no ícone do Outlook na área de notificação → Status da Conexão. Verifique se está em Conectado e se a coluna Último erro está vazia. Quedas frequentes ou reconexões indicam interferência de rede ou idle timeout.
Teste de autoconfiguração do email
Ctrl + clique direito no ícone do Outlook → Test E-mail AutoConfiguration. Use o seu endereço e senha, marque Use AutoDiscover e verifique se as URLs de descoberta são obtidas sem erros.
Logs de sincronização
Em Pastas, abra Itens sincronizados ou Problemas de sincronização (se disponível). Erros ali ajudam a identificar add-ins ou filtragens na rede.
Recriar o perfil quando nada mais resolve
Caminho: Painel de Controlo → Correio → Mostrar Perfis → Adicionar → configure a conta Exchange → defina Sempre usar este perfil → remova o perfil antigo após confirmar que tudo funciona.
Nota: se usar arquivos de dados locais adicionais (
.pst), anote o caminho e adicione-os novamente ao novo perfil.
Sequência prática sugerida
- Teste rápido: desativar Modo Cache → observar.
- Se melhorou: recriar OST e reativar Modo Cache.
- Se não: Reparo Online → Ctrl+Alt+S (agendamento) → modo seguro (suplementos) → outra rede/antivírus desativado.
- Persistindo: recriar o perfil e envolver a TI para checar a mailbox no Exchange Online.
Observação: várias ações exigem o Outlook clássico. Se estiver a usar o Novo Outlook, troque temporariamente para o clássico para aplicar os ajustes.
Checklist rápido
| Verificação | Como fazer | Resultado esperado | Se falhar |
|---|---|---|---|
| Estado online | Barra de status ou Enviar/Receber → Trabalhar Offline | Conectado ao Microsoft Exchange | Desativar modo offline |
| Agendamento | Ctrl+Alt+S | Envio/recebimento automático ativado | Ajustar para 1–5 min |
| Modo cache | Configurações da conta Exchange | Teste sem cache funciona | Recriar OST |
| Suplementos | outlook.exe /safe | Comportamento normal em modo seguro | Desativar add-ins problemáticos |
| Rede | Testar noutra rede/hotspot | Funciona fora da rede | Rever proxy, TLS inspection, firewall |
| Integridade do Office | Reparo Online | Componentes restaurados | Recriar perfil |
Perguntas frequentes
Agendar envio/recebimento resolve definitivamente?
Ajuda a mitigar, mas não devolve as notificações em push. O objetivo é identificar a causa (cache, suplementos, rede) e corrigi-la.
Devo usar scanpst.exe no OST?
Não é recomendado. Para .ost, o procedimento correto é recriar o arquivo — o servidor tem a cópia autoritativa do conteúdo.
Reduzir o período de Email na cache atrapalha?
Períodos muito curtos podem forçar ressincronizações frequentes e atrasar atualizações. Prefira Todos ou um intervalo amplo em estações com armazenamento adequado.
O novo Outlook tem as mesmas opções?
O novo Outlook tem arquitetura diferente e não suporta todos os ajustes (COM add-ins, alguns diálogos de conta). Para este diagnóstico, utilize o Outlook clássico.
Que sinais indicam problema de rede ou segurança?
- Desconexões e reconexões frequentes no Status da Conexão.
- Funcionamento normal noutra rede ou com inspeção TLS desativada.
- Logs de sincronização com erros de timeout ou de certificado.
Boas práticas para evitar recorrência
- Manter o Office atualizado e evitar cleaners que manipulam o perfil do Outlook.
- Dimensionar o disco local para permitir cache amplo e estável.
- Excluir domínios do Microsoft 365 de inspeção TLS e aumentar idle timeout no proxy.
- Auditar periodicamente suplementos instalados e remover os não essenciais.
- Treinar utilizadores para reconhecer e desativar Trabalhar Offline acidental.
Resumo executivo
Quando emails atrasam no Outlook para Windows, mas chegam de imediato no Outlook na Web, o culpado costuma ser local: cache OST, agendamento, suplementos ou a rede do posto. O atalho mais eficaz é testar sem cache. Se funcionar, recrie o OST e reative o modo cache. Caso contrário, aplique o Reparo Online, confirme o agendamento, teste em modo seguro e numa outra rede. Persistindo, recrie o perfil e envolva a TI para inspecionar a caixa e a infraestrutura.
Apêndice técnico para equipas de TI
Para ambientes com proxy/inspeção TLS:
- Permitir e não inspecionar tráfego a endpoints do Exchange Online e de autenticação do Microsoft 365 via 443/TCP.
- Idle timeout mínimo de 30 minutos para conexões persistentes do Outlook.
- Verificar políticas de inspeção que possam quebrar certificate pinning do Office.
Para gestão via políticas:
- Rever GPOs de Cached Exchange Mode (ativação, tamanho do cache, download de pastas partilhadas).
- Validar que não há regras de firewall a bloquear long polling/streaming do Outlook.
Conclusão
Seguindo a sequência proposta — testar sem cache, reconstruir o OST, reparar o Office, ajustar agendamento, isolar suplementos e rede, e por fim recriar o perfil — você recupera a entrega em tempo quase real no Outlook para desktop de maneira estruturada e com o mínimo de interrupção para o utilizador.