Quer ler em vez de ouvir? — O Cloud Voicemail do Microsoft Teams converte automaticamente as mensagens de voz em texto e entrega o resultado no corpo do e‑mail, com o áudio original como anexo. Assim, pode decidir em segundos se precisa de voltar a ligar ou se basta arquivar.
Visão geral da experiência
Quando alguém deixa um recado no número atribuído ao seu utilizador do Teams Phone, o serviço Cloud Voicemail grava o áudio, envia‑o para o motor de reconhecimento de voz da Microsoft e gera duas coisas:
- Transcrição — corpo de texto inserido directamente na mensagem de correio electrónico que chega à caixa de entrada do Exchange Online.
- Anexo .mp3 — o ficheiro de som original, caso queira confirmar o que foi dito ou avaliar entoação.
O resultado é visível no Outlook (desktop, Web ou móvel) e no cliente Teams, tanto em computadores como em smartphones. O comportamento é consistente em todos os sistemas operativos suportados.
Como o processo funciona por trás dos bastidores
O diagrama conceptual é simples:
- A chamada não atendida é desviada para o endpoint de Cloud Voicemail.
- O serviço grava o áudio no formato Teams Media e inicia a transcrição em tempo real.
- Depois de concluída, cria um item na caixa de correio do Exchange Online do destinatário.
- Se o administrador tiver activado também a Translation for transcriptions, o texto pode ser traduzido automaticamente para o idioma preferido do utilizador.
Todo o processamento ocorre nos datacenters da Microsoft sob as mesmas salvaguardas do Microsoft 365, incluindo encriptação em repouso e em trânsito, controlo de acesso baseado em funções e registos de auditoria.
Requisitos de licenciamento
| Plano Microsoft 365 / Teams | Teams Phone Standard | Transcrição incluída |
|---|---|---|
| Microsoft 365 E5 | Sim (integrado) | Sim |
| Microsoft 365 E3 + Teams Phone Standard | Adquirido à parte ou como “Add‑on” | Sim |
| Microsoft 365 Business Voice (retirado em 2024, mas ainda suportado) | Incluído | Sim |
| Teams Phone Mobile / Teams Phone with Calling Plan | Incluído | Sim |
Dica: Se o seu inquilino utiliza Serviços Direct Routing ou Operador Conectado, basta que as licenças acima estejam atribuídas; não é necessária nenhuma licença adicional para o próprio voicemail.
Activar (ou confirmar) a transcrição no Centro de Administração do Teams
- Navegue para Voice ▶ Voicemail policies.
- Abra a política Global (Org‑wide default) ou crie uma nova.
- Certifique‑se de que Voicemail e Voicemail transcription estão On.
- Opcional: ligue Translation for transcriptions se quiser que o texto seja automaticamente traduzido para o idioma de exibição do utilizador.
- Guarde e atribua a política aos utilizadores visados; pode fazê‑lo em massa a partir da lista de utilizadores.
A propagação costuma demorar poucos minutos, mas em organizações grandes pode levar até seis horas. As mensagens de voz recebidas antes da mudança não são retroactivamente transcritas.
Definir o idioma da saudação e da transcrição
O motor de voz usa três parâmetros para decidir que língua aplicar:
- Idioma do cliente Teams — o que o utilizador escolheu em Settings ▶ General ▶ Language.
- Idioma da caixa de correio — definido no Exchange Online (habitualmente herdado do perfil Azure AD).
- Idioma da saudação personalizada — configurado pelo próprio utilizador em Calls ▶ Configure voicemail.
Se todos coincidirem, a mensagem legal “Transcrição automática — sujeito a falhas” aparecerá nesse idioma; caso contrário, o sistema opta pelo idioma de saudação. Actualmente, o Cloud Voicemail suporta mais de 40 idiomas para transcrição, incluindo Português (Portugal) e Português (Brasil).
Limitações a ter em conta
- Qualidade do áudio — ruído de fundo, eco ou microfones de baixa fidelidade reduzem a precisão.
- Sotaques regionais muito fortes podem confundir o motor, embora melhorias em 2025 tenham aumentado a taxa de acerto em até 18 % para o português europeu.
- Chamadas superior a 5 minutos — apenas os primeiros 120 segundos são transcritos para conservar recursos.
- Conteúdo sensível — números de cartões, NIF ou dados médicos não são automaticamente mascarados; políticas de DLP continuam recomendadas.
- Se a transcrição falhar (timeout ou idioma não suportado), o utilizador recebe o e‑mail com o áudio e uma nota “Não foi possível gerar a transcrição”.
Boas práticas para maximizar a precisão
1. Gravação limpa
Utilize headsets certificados para Teams e evite ambientes ruidosos.2. Saudação contextual
Grave uma saudação que peça ao chamador para falar claramente e evitar “uh… mmh…”.3. Idioma consistente
Alinhe o idioma da saudação, do cliente e da caixa de correio; isto reduz a possibilidade de o motor assumir a língua errada.4. Revisão periódica
Use relatórios de Qualidade de Chamadas (Call Quality Dashboard) para identificar dispositivos e locais com grande número de transcrições falhadas.
Resolução rápida de problemas
| Sintoma | Provável causa | Acção recomendada |
|---|---|---|
| Não recebe transcrição | Política de voicemail sem “Transcription” | Verificar Voicemail policies e garantir que está atribuída |
| Texto misturado de idiomas | Idioma da saudação diferente do idioma do cliente | Gravar nova saudação ou alinhar idioma no Teams |
| Palavras trocadas ou ilegíveis | Ruído ou microfone de baixa qualidade | Substituir dispositivo ou usar cancelamento de ruído |
| Chamadas longas não transcritas | Limite de 120 s excedido | Nenhuma — regra de serviço; ouvir o áudio completo |
Perguntas frequentes (FAQ)
Posso desactivar apenas a transcrição e manter o voicemail?
Sim. Basta desligar Voicemail transcription; o audio continua a ser guardado.
A transcrição consome armazenamento adicional?
O texto ocupa poucos kilobytes; o impacto é irrelevante quando comparado ao próprio ficheiro .mp3.
Existe custo adicional por tradução automática?
Não; está incluída na mesma licença, desde que a opção esteja activa na política.
O motor reconhece palavrões?
Palavrões são traduzidos para asteriscos (“”) por omissão, protegendo o destinatário.
É possível arquivar as transcrições em eDiscovery?
Sim. Como o item é armazenado no Exchange Online, obedece às Retention Policies e pode ser pesquisado no Microsoft Purview.
Checklist final para administradores
- ✔️ Licenças Teams Phone atribuídas aos utilizadores‑alvo.
- ✔️ Política de voicemail com transcrição e (opcional) tradução activadas.
- ✔️ Idioma do cliente, caixa de correio e saudação alinhados.
- ✔️ Headsets certificados implantados nos postos de trabalho.
- ✔️ Plano de monitorização via Call Quality Dashboard.
Conclusão
Transformar correio de voz em texto no corpo do e‑mail deixa de ser um luxo e passa a ser parte integrante do Microsoft 365. Sem add‑ons, sem integrações complexas e sem custos ocultos, qualquer organização com Teams Phone pode oferecer uma experiência moderna aos utilizadores, reduzindo atrasos na resposta, melhorando a acessibilidade e acelerando fluxos de trabalho. Active hoje mesmo — bastam alguns cliques no Centro de Administração e, a partir da próxima chamada, a sua caixa de entrada falará por si.