Como remover ou substituir um Whiteboard incorreto em reuniões do Microsoft Teams

Adicionar o quadro errado em uma reunião do Microsoft Teams pode expor informações sensíveis. Veja como trocar rapidamente o Whiteboard associado ou removê‑lo da reunião sem perder o conteúdo, preservando backups e mantendo a conformidade com políticas internas.

Por que o Whiteboard “gruda” na reunião?

O Teams registra o último quadro aberto ou criado dentro do contexto da chamada e o associa à reunião. Não há um botão de “Desvincular” como ocorre com apresentações do PowerPoint ou arquivos do OneDrive. Assim, sempre que alguém clicar em Compartilhar > Whiteboard ou acessar a guia Whiteboard na parte superior da janela, o mesmo quadro será carregado automaticamente.

Dois cenários, duas estratégias

Dependendo de quão sensível é o conteúdo e de como você planeja reutilizá‑lo, escolha uma destas abordagens:

Seu objetivo	Estratégia recomendada	Resultado prático
Apenas impedir a abertura automática, mas manter o arquivo intacto	Criar um quadro novo e deixar que ele seja o último usado.	A reunião passa a exibir o novo quadro; o antigo continua salvo no OneDrive.
Sumir com o quadro da reunião, porém conservar uma cópia	Baixar o arquivo .whiteboard como backup e, em seguida, excluir o quadro na lista da reunião.	O vínculo é removido, o arquivo online é apagado, mas você possui uma cópia local para reutilizar.

Passo a passo detalhado

1 — Localizar o arquivo do quadro no OneDrive ou SharePoint

Cada Whiteboard criado durante uma reunião é salvo na pasta Microsoft Teams Data do OneDrive (para reuniões normais) ou no site de equipe do SharePoint (para reuniões de canal). O nome do arquivo segue o padrão Whiteboard – Data [x].whiteboard. Use o campo de pesquisa do OneDrive se a pasta não estiver evidente.

2 — Fazer backup (download) do quadro original

1. No navegador, abra OneDrive ou SharePoint conforme o caso.
2. Navegue até Microsoft Teams Data.
3. Selecione o arquivo .whiteboard correspondente e clique em Download.
4. Guarde o arquivo em um local seguro, preferencialmente dentro da sua área de trabalho de projetos ou em um repositório controlado por permissões.

Dica: o arquivo é pequeno (geralmente alguns kilobytes), pois contém apenas vetores e metadados; as imagens incorporadas ficam em blobs vinculados e serão reanexadas automaticamente quando o arquivo for reaberto.

3 — Substituir o quadro padrão por um novo

1. Volte ao Microsoft Teams e entre na reunião agendada (não é necessário iniciar a chamada).
2. Na barra superior, clique na guia Whiteboard.
3. Escolha + Novo Whiteboard. Um quadro em branco será criado.
4. Adicione qualquer conteúdo temporário — por exemplo, insira um post‑it vazio — e aguarde alguns segundos para garantir que o Teams registre o novo quadro como último acessado.
5. Feche a guia ou a janela da reunião.

A partir de agora, quando o primeiro participante clicar em Compartilhar > Whiteboard, o quadro limpo será apresentado em vez do antigo.

4 — Remover definitivamente o quadro da lista da reunião

Se for imprescindível ocultar até a menção ao arquivo original dentro da reunião (por exemplo, em gravações ou em histórico de bate‑papo), siga estes passos após ter feito o backup:

1. No Teams, abra a reunião e acesse a guia Whiteboard.
2. Passe o cursor sobre o quadro que deseja excluir e clique nos três pontos (…).
3. Selecione Excluir e confirme.

O Teams excluirá o arquivo do OneDrive/SharePoint e romperá a referência na reunião. Como você fez o backup, poderá restaurá‑lo manualmente quando precisar.

5 — Restaurar ou reutilizar o quadro posteriormente

1. Acesse whiteboard.microsoft.com e clique em + Criar.
2. Nos três pontos (…) > Importar, escolha Arquivo Whiteboard (.whiteboard) e selecione o backup baixado.
3. O conteúdo reaparece em um quadro novo, desvinculado da reunião original.
4. Se quiser usá‑lo em outra reunião, basta escolher Adicionar whiteboard existente durante o compartilhamento e apontar para esse arquivo.

Perguntas frequentes

Posso simplesmente mover o arquivo para outra pasta em vez de baixá‑lo?

Não é recomendável. O Teams e o Whiteboard armazenam metadados que esperam encontrar o arquivo na pasta Microsoft Teams Data. Mover sem atualizar esses registros pode causar erros de carregamento e quadros “fantasma” na UI. Faça o download e exclua o original.

Excluir o quadro afeta gravações de reunião?

Não. As gravações em MP4/Stream já contêm o vídeo codificado no momento da captura. Entretanto, o link clicável para o quadro na aba Whiteboard desaparecerá para novos acessos.

Há impacto em políticas de retenção ou descoberta eletrônica?

Sim. Quando você faz backup local e exclusão online, o arquivo deixa de ser mantido pelas políticas de retenção do Microsoft 365 e escapa à e‑Discovery até que seja reenviado. Se sua organização exige conformidade rígida, converse com o administrador antes de excluir qualquer artefato.

É possível impedir preventivamente que usuários adicionem quadros?

Administradores podem desativar o Whiteboard em Centro de administração do Teams > Configurações de Reunião. A limitação, porém, é global; não há regra por reunião específica.

Dicas de boas práticas

• Nomeie seus quadros: clique no título no canto superior esquerdo e troque para um rótulo significativo. Fica mais fácil identificar o arquivo correto ao baixar.
• Padronize uma pasta de backup: armazenar todos os quadros de projetos longos em um único local facilita auditorias futuras.
• Use rótulos de confidencialidade: se sua locação usa Microsoft Purview, aplique um rótulo ao arquivo baixado para mantê‑lo protegido fora do ambiente do Teams.
• Automatize com PowerShell: para equipes de TI, o módulo WhiteboardAdmin permite enumerar e gerenciar quadros em lote.
• Eduque os participantes: inclua um slide de “etiqueta digital” no início das reuniões informando qual canal usar para rascunhos e brainstorming.

Resumo executivo

Quando um Whiteboard errado aparece em uma reunião do Microsoft Teams, você tem duas rotas:

1. Criar outro quadro para que ele se torne o novo padrão — rápido e sem risco.
2. Fazer backup e excluir o quadro incorreto, removendo qualquer vestígio da reunião — mais seguro, porém exige atenção à conformidade.

Ambas mantêm suas anotações vivas e evitam que a informação sensível continue sendo exibida inadvertidamente. Adote a estratégia que melhor equilibre simplicidade, governança e necessidade de recuperação futura.

Como o armazenamento funciona nos bastidores

Cada quadro é um conjunto de objetos JSON armazenado como BLOBs no Azure; o arquivo .whiteboard do OneDrive é, na verdade, um atalho que aponta para esses BLOBs. Ao baixá‑lo, você recebe um pacote “canônico” que o front‑end consegue reidratar mesmo sem conexão direta com o serviço de back‑end. Isso explica por que restaurá‑lo localmente funciona sem perda de dados.

Checklist rápido para administradores de TI

1. Habilite o audit log search para capturar eventos de criação e exclusão de quadros.
2. Crie uma política DLP que alerte quando arquivos .whiteboard forem baixados para máquinas fora do domínio gerenciado.
3. Inclua instruções de backup de Whiteboard no manual de onboarding de moderadores de reunião.
4. Monitore a pasta Microsoft Teams Data com regras de governança de ciclo de vida para evitar acumular quadros obsoletos.