Precisa ver a mesma tarefa do Microsoft Planner em dois planos ao mesmo tempo? Explicamos por que ainda não é possível sem duplicar, o que fazer no lugar e como montar visões consolidadas, fluxos no Power Automate e um plano “mestre” sem bagunçar sua governança.
Visão geral da pergunta
Uma dúvida recorrente em equipes que trabalham com boards do Microsoft Planner é: “consigo exibir a mesma tarefa, simultaneamente, em dois planos diferentes — por link ou via Power Automate — sem criar cópias?”. A resposta curta é não. A resposta útil é: há formas seguras de trabalhar como se isso existisse, minimizando retrabalho e garantindo visibilidade para todas as áreas envolvidas.
Resposta direta e por que isso acontece
Não é possível que uma única tarefa pertença a dois planos ao mesmo tempo. No Planner, a tarefa é um item que vive dentro de um plano específico (que, por sua vez, pertence a um grupo do Microsoft 365). Essa associação é única. Por isso:
- Ao “copiar” uma tarefa para outro plano, você cria uma nova tarefa, sem vínculo nativo com a original.
- Qualquer mudança (título, datas, status, checklists) deverá ser repetida manualmente ou parcialmente por automação — não há sincronismo completo.
Entender essa limitação evita expectativas incorretas e orienta uma arquitetura de trabalho sustentável.
Caminhos práticos (workarounds) que funcionam
Plano “mestre” com múltiplas vistas
A melhor alternativa é centralizar a tarefa em um único plano e usar recursos nativos para dar visibilidade a outras frentes:
- Baldes (buckets) para separar áreas, squads ou etapas.
- Rótulos para marcar temas, produtos, clientes, sprints.
- Filtros e grupos para gerar “vistas” por responsável, prioridade, data de conclusão, rótulo, etc.
Com isso, cada equipe enxerga o que importa sem que você precise duplicar tarefas.
Visão consolidada sem duplicar tarefas
O aplicativo Tarefas do Planner e To Do (no Microsoft Teams ou na Web) centraliza suas tarefas de vários planos em um só lugar. Você pode:
- Visualizar por Responsável, Prioridade, Data ou Plano.
- Alternar entre Lista, Quadro e Gráficos para acompanhar carga de trabalho e progresso.
- Sem duplicar nada: é apenas uma camada de visualização sobre os planos existentes.
Referência por link
Mantenha a tarefa no plano original e compartilhe o link dela em páginas, wikis ou na descrição de uma tarefa “espelho” no outro plano. Isso não replica a tarefa, mas facilita o acesso e reduz dúvidas. Atenção às permissões: todos que clicarem no link precisam ter acesso ao plano da tarefa original.
Quando duplicar é inevitável
Há cenários (ex.: contratos, compliance, auditoria, clientes externos) em que cada área precisa manter o seu próprio plano. Se a duplicação for inevitável:
- Defina uma Fonte de Verdade (SoT): qual plano “manda” na informação.
- Padronize o que deve ser atualizado primeiro (título, datas, status) e em qual ordem.
- Inclua na descrição das cópias um link de referência para a tarefa original e um carimbo como “Origem: Plano X | Tarefa #123”.
- Restrinja checklists extensos aos itens essenciais para reduzir divergências entre cópia e original.
Automação parcial com Power Automate
O Power Automate ajuda a diminuir o retrabalho, mas não garante sincronismo total e confiável de todos os campos. Use com cautela e documente o que o fluxo cobre. Exemplos realistas:
- Fluxo A — Criação: ao criar uma tarefa no Plano A, o fluxo cria uma cópia no Plano B, replicando título, datas e prioridade, adicionando na descrição a referência à tarefa original.
- Fluxo B — Conclusão: ao concluir a tarefa no Plano A, o fluxo marca a cópia no Plano B como concluída.
Evite prometer sincronismo de comentários, anexos e mutações complexas de checklist. Essas áreas tendem a falhar ou a exigir tratamento manual, dependendo do conector e das propriedades expostas em cada ação.
O que dá e o que não dá para fazer
| Objetivo | É possível nativamente? | Como alcançar | Observações |
|---|---|---|---|
| Mesma tarefa em dois planos simultaneamente | Não | Somente copiando para outro plano | As cópias não ficam sincronizadas |
| Visão única de tarefas de vários planos | Sim | App Tarefas do Planner e To Do | Centraliza a visualização, não duplica dados |
| Referenciar uma tarefa em outro plano | Sim | Adicionar o link na descrição/Comentários/Wiki | Exige permissão de acesso ao plano original |
| Criar e concluir a cópia automaticamente | Parcial | Power Automate (gatilhos e ações do Planner) | Cobertura incompleta; documente regras e limites |
Guia rápido: plano “mestre” com múltiplas vistas
- Modele os baldes por área, etapa do processo ou produto. Ex.: “Backlog”, “Em andamento – Marketing”, “Em andamento – Produto”, “Aprovação”, “Concluídas”.
- Padronize rótulos com semântica acordada: Cliente A, Sprint 34, Alto Impacto, Incidente, OKR Q3, etc.
- Crie salvamentos de filtro (favoritos) para as vistas mais usadas: “Marketing – semana”, “Produto – bugs P1”, “Geral – atrasadas”.
- Defina convenções de título:
[Cliente] [Projeto] — [Entregável]. Ex.:[Contoso] Site — Landing Page SEM. - Use datas com critério: Data de início para planejamento, Vencimento para compromisso. Evite “datas fictícias”.
- Distribua responsabilidades: uma pessoa “dona” por tarefa, mesmo que outros contribuam.
Guia rápido: visão consolidada sem duplicação
- Abra o aplicativo Tarefas do Planner e To Do no Teams ou na Web.
- Selecione os planos que deseja acompanhar e crie vistas por Responsável, Prioridade, Rótulo ou Plano.
- Salve as vistas preferidas, fixe no canal do Teams (quando fizer sentido) e use filtros para reuniões de acompanhamento.
- Para gestores, combine os Gráficos do Planner com vistas por atraso e carga por pessoa.
Automação parcial: desenho de fluxos no Power Automate
Abaixo um desenho mínimo viável que funciona na prática e é transparente sobre o que cobre:
Fluxo A — Criar cópia no Plano B
- Gatilho: “Quando uma tarefa é criada” no Plano A.
- Ação: “Criar tarefa” no Plano B com Título, Datas, Prioridade e Bucket mapeado.
- Detalhes: “Atualizar detalhes da tarefa” no Plano B, preenchendo Descrição com referência à tarefa original, links úteis e rótulos equivalentes.
- Atribuição: se os grupos forem diferentes, mapeie responsáveis por e-mail (quando existirem nos dois grupos) ou defina um “responsável proxy”.
Fluxo B — Concluir cópia ao concluir original
- Gatilho: “Quando uma tarefa é concluída” no Plano A.
- Ação: “Atualizar tarefa” no Plano B, marcando como concluída.
- Validação: se o item não existir (fluxo A falhou), crie log e avise o dono do processo.
Importante: comentários de tarefa, anexos e mudanças complexas em checklists costumam ficar fora do escopo ou ter comportamento inconsistente. Documente esses limites no próprio cartão da tarefa (seção Descrição).
Mapa de campos: o que costuma sincronizar melhor
| Campo da tarefa | Na criação da cópia | Em atualizações posteriores | Notas práticas |
|---|---|---|---|
| Título | Suportado | Suportado (sobrescreve) | Inclua prefixo do plano/área para contexto |
| Descrição | Suportado | Parcial | Escreva a referência ao original no topo |
| Datas (início, vencimento) | Suportado | Suportado | Evite “datas placeholder” para não poluir relatórios |
| Prioridade | Suportado | Suportado | Mantenha tabela de equivalência quando existirem variações |
| Responsáveis | Parcial | Parcial | Requer que a pessoa exista no grupo do outro plano; use “responsável proxy” se não existir |
| Rótulos | Parcial | Parcial | Os rótulos são por plano; crie um espelho de semântica |
| Bucket | Suportado | Suportado | Mantenha um mapa de buckets A→B |
| Checklists | Parcial | Não confiável | É comum haver divergências; minimize uso em tarefas espelhadas |
| Comentários | Não suportado | Não suportado | Trate no plano “mestre” e evite replicar |
| Anexos | Não suportado | Não suportado | Prefira links para repositório único (OneDrive/SharePoint) |
| Status/Progresso | Suportado | Suportado | Automatize apenas a mudança para “Concluída” para reduzir riscos |
Estratégia de decisão: qual caminho seguir?
| Cenário | Recomendação | Por quê |
|---|---|---|
| Equipes diferentes só precisam ver a tarefa | App Tarefas do Planner e To Do | Centraliza a visualização sem duplicar |
| Uma equipe coordena o fluxo e outras executam | Plano mestre com buckets e rótulos | Uma única fonte de verdade reduz ruído |
| Processos formais exigem registros separados | Duplicação com governança + Power Automate parcial | Atende compliance com riscos controlados |
| Projeto transversal com dependências | Plano mestre + vistas por dependência | Simplifica acompanhamento e handoffs |
Boas práticas de governança
- Fonte de Verdade: sempre documentada na descrição da tarefa e na Wiki do time.
- Convenções de nome: padronize prefixos/sufixos. Ex.:
[Área] [Produto] — [Resultado]. - Rótulos com semântica: publique uma tabela explicando o significado de cada cor/rótulo.
- Buckets estáveis: evite renomear com frequência; isso quebra relatórios históricos.
- Checklist enxuto: use apenas para passos críticos; o restante vai para documentação de processo.
- Relatórios consistentes: defina cadência (semanal/quinzenal) e vistas padronizadas para reuniões.
- Arquivamento: mova tarefas concluídas para um bucket “Done” (ou conclua), mantendo histórico limpo.
Exemplo prático: Marketing × Produto
Situação: Marketing lança campanha e depende de Produto para um ajuste no aplicativo. Ambos querem acompanhar o mesmo item.
- Crie a tarefa no Plano mestre do projeto, bucket “Em andamento – Produto”, rótulos “Campanha Primavera”, “App”.
- No app Tarefas, salve vista “Marketing – Campanha Primavera” filtrando pelo rótulo.
- Se o time de Marketing precisar da tarefa no seu plano, crie uma cópia com o prefixo “Ref Prod:” e referência ao ID da tarefa original na descrição.
- Habilite o Fluxo B para que, ao concluir no Plano mestre, a cópia feche automaticamente.
Modelos úteis para copiar/colar
Texto de referência na descrição
🔗 Referência Origem: Plano [Nome do Plano A] Tarefa: [Título original] ID/Link: [colar link da tarefa original] ℹ️ Regras - Fonte de verdade: tarefa no Plano A - Atualizações obrigatórias: Título, Datas, Status - Comentários e anexos: apenas na tarefa original
Mapa de equivalência de buckets (exemplo)
Plano A → Plano B "Backlog" → "Intake" "Em andamento – Produto" → "Execução – Produto" "Aprovação" → "QA/Validação" "Concluídas" → "Done"
Erros comuns (e como evitar)
- Confiar na automação para “tudo”: aceite que alguns campos não ficarão sincronizados.
- Criar rótulos sem semântica compartilhada: dificulta filtros e relatórios.
- Duplicar anexos em vários planos: prefira um repositório único e referencie por link.
- Ter dois “donos” para a mesma tarefa: um responsável oficial evita buracos de responsabilidade.
- Falta de documentação dos limites: registre, no cartão, o que o fluxo cobre e o que é manual.
Perguntas frequentes
Posso arrastar uma tarefa de um plano para outro sem duplicar?
Não. Mover para outro plano é uma ação de transferência (sai de um plano e vai para o outro) ou de cópia (vira outra tarefa). Não há “espelhamento”.
O app Tarefas substitui o Planner?
Não. Ele agrega tarefas do Planner e do To Do, oferecendo vistas centralizadas. Os dados continuam nos planos originais.
Comentários e anexos podem sincronizar entre cópias?
Não de forma confiável. Trate comentários e anexos apenas na tarefa original e referencie por link nas cópias.
E se as equipes pertencem a grupos diferentes do Microsoft 365?
Mapeie responsáveis que existam nos dois grupos ou defina responsáveis “proxy”. Valide permissões para abertura de links de referência.
Como engajar a Microsoft para essa melhoria?
Registre e acompanhe seu pedido no Portal de Feedback da Microsoft solicitando suporte a “tarefa em múltiplos planos”. Quanto mais votos e detalhes de cenário, maior a visibilidade.
Checklist de implantação
- ✅ Escolha a estratégia: Plano mestre, Visão consolidada ou Duplicação controlada.
- ✅ Defina a Fonte de Verdade e documente no cartão.
- ✅ Padronize buckets, rótulos e convenções de título.
- ✅ Modele e teste os fluxos do Power Automate (Criação e Conclusão).
- ✅ Publique um guia de “como usar” (2 páginas, com imagens/vistas).
- ✅ Combine a cadência de revisão (ex.: semanal) e a vista oficial de acompanhamento.
- ✅ Revise após 30 dias e elimine ruídos (rótulos inúteis, checklists redundantes, fluxos que falham).
Conclusão e recomendação
Embora o Microsoft Planner não permita que a mesma tarefa pertença a dois planos ao mesmo tempo, é perfeitamente viável obter visibilidade unificada e governança sem cair na armadilha de duplicações descontroladas. Use um plano mestre com rótulos e buckets bem pensados, complemente com a visão consolidada do app Tarefas e, quando necessário, aplique automação parcial no Power Automate com limites claros e documentados. Por fim, vale enviar e acompanhar feedback pedindo suporte oficial a tarefas em múltiplos planos — isso ajuda a priorizar a evolução do produto.