Precisa separar faturas do Microsoft 365 por região para auditoria e, se possível, pagar em moeda local? Este guia explica por que o MOSA não atende, quando migrar para o MCA, como estruturar Perfis de Faturação e como mitigar impactos do NCE nas licenças.
Visão geral e decisão MOSA × MCA
Organizações que compram Microsoft 365 sob MOSA (Microsoft Online Subscription Agreement) têm a faturação centralizada por tenant, com capacidades limitadas para segmentar faturas por regiões/países. Já o MCA (Microsoft Customer Agreement) introduz a arquitetura de Conta de Faturação → Perfis de Faturação → Secções de Fatura (invoice sections), permitindo separar consumos, notas fiscais e documentos em linhas de reporte distintas.
Resposta direta à pergunta comum: se a meta é emitir faturas separadas por região de forma nativa, sim, é limitação do MOSA. A solução suportada é migrar para o MCA, onde é possível criar Perfis de Faturação e associar subscrições a secções específicas.
Resumo curto
- Fatura por região: Requer MCA com Perfis de Faturação e Secções de Fatura.
- Moeda local: Determinada pelo Sold‑to (país/região) da conta de faturação. Todos os perfis abaixo da mesma conta herdam a mesma moeda. Para moedas diferentes por região, crie contas de faturação separadas.
- NCE e flexibilidade: Em MCA/NCE, reduzir lugares de licenças por utilizador só é possível até 7 dias após compra/renovação; depois, apenas no fim do termo. Em MOSA havia maior flexibilização com crédito proporcional.
Quando migrar para o MCA
Considere a migração quando pelo menos um dos pontos for verdadeiro:
- Requisito de auditoria para faturas por região/país, centro de custo ou projeto.
- Necessidade de segregação de impostos e número fiscal local por jurisdição.
- Exigência de fluxos de aprovação e limites de compra por unidade regional.
- Desejo de alinhar-se ao NCE e unificar governança de compras/licenciamento.
Se o único objetivo é separar faturas mantendo a mesma moeda, um único MCA com múltiplos Perfis de Faturação resolve. Se, além disso, você precisa de moedas diferentes por região, planeie múltiplas contas de faturação, cada uma com Sold‑to no país correto.
Como emitir faturas regionais no MCA
O MCA organiza a faturação em camadas que ajudam a isolar consumos e documentos fiscais:
- Conta de Faturação: define Sold‑to, moeda, condições de cobrança e impostos. É a “raiz” que determina a moeda da fatura.
- Perfil de Faturação: representa uma entidade de cobrança com fatura própria (endereços, contactos, PO, etc.). Ótimo para separar faturas por região quando a moeda é a mesma.
- Secção de Fatura (invoice section): subsegmenta um perfil para centros de custo, projetos ou departamentos.
Entendendo Sold‑to, moeda e impostos
A moeda da fatura e o enquadramento fiscal (ex.: NIF/CNPJ, regras de IVA/ICMS) derivam do Sold‑to na conta de faturação. Perfis de Faturação não alteram moeda; eles herdam a moeda da conta. Para faturar em BRL no Brasil e EUR em Portugal, são necessárias duas contas de faturação, uma com Sold‑to Brasil e outra com Sold‑to Portugal.
| Elemento | Onde se define | Impacto em fatura/moeda | Notas práticas |
|---|---|---|---|
| Sold‑to (país/região) | Conta de Faturação | Define moeda e regime fiscal | Não varia por Perfil; exige contas separadas para moedas diferentes |
| Perfil de Faturação | Dentro da conta | Gera fatura separada, herda a moeda | Ideal para separar regiões com mesma moeda |
| Secção de Fatura | Dentro do perfil | Segmenta linhas em relatórios/fatura | Use para centros de custo, projetos e POs |
| Endereço/Impostos | Conta/Perfil | Regras fiscais e campos legais no documento | Valide NIF/CNPJ e isenções locais |
Planeamento de migração e implicações do NCE
Desde o New Commerce Experience (NCE), a gestão de licenças por utilizador (M365 e afins) muda de paradigma:
- Janela de 7 dias após compra/renovação: permite cancelar ou reduzir lugares sem penalidade.
- Fora da janela: só pode aumentar lugares; reduções apenas na renovação do termo.
- Termo anual: custo menor, menor flexibilidade.
- Termo mensal: mais flexível, porém com preço geralmente superior.
| Critério | MOSA | MCA sob NCE |
|---|---|---|
| Faturas por região | Limitado; sem Perfis nativos | Suportado via Perfis de Faturação e Secções |
| Moeda por região | Única por tenant | Por conta (Sold‑to). Perfis herdam a mesma moeda |
| Redução de lugares | Crédito proporcional após cancelamento | Até 7 dias; depois apenas na renovação |
| Termos de subscrição | Mensal/Anual | Mensal/Anual em NCE com regras rígidas |
| Governança de compras | Básica | Estruturas claras por conta/perfil/secção |
Arquiteturas de faturação por região
Padrão com moeda única
Quando todas as regiões podem receber fatura na mesma moeda (por exemplo, EUR na UE), opte por uma única conta de faturação e crie um Perfil de Faturação por região:
- Conta de Faturação: Sold‑to = Portugal (EUR)
- Perfis: Iberia, BeNeLux, DACH, Nordics
- Secções: Centros de custo/projetos dentro de cada perfil
Multimoeda por país/região
Se cada região precisa de moeda local, estruture múltiplas contas de faturação com Sold‑to específico:
- Conta BR (Sold‑to Brasil, BRL) → Perfis Sudeste, Sul, Nordeste
- Conta PT (Sold‑to Portugal, EUR) → Perfis Lisboa, Porto
- Conta AO (Sold‑to Angola, AOA) → Perfis Luanda
| Região | Conta de Faturação | Moeda | Perfis | Exemplos de Secções |
|---|---|---|---|---|
| Brasil | BA‑BR (Sold‑to BR) | BRL | Sudeste, Sul, Nordeste | PO‑Marketing, CC‑TI, Projeto‑ERP |
| Portugal | BA‑PT (Sold‑to PT) | EUR | Lisboa, Porto | CC‑Comercial, CC‑Operações |
| Angola | BA‑AO (Sold‑to AO) | AOA | Luanda | Projeto‑Filial, CC‑Suporte |
Passo a passo sugerido
- Mapeie requisitos: quais países emitem fatura própria, quais moedas, que identificadores fiscais (NIF, CNPJ) e que endereços legais precisam aparecer.
- Escolha a arquitetura:
- Mesma moeda em todas as regiões: uma Conta de Faturação com múltiplos Perfis.
- Moedas diferentes por região: múltiplas Contas, uma por país/região.
- Planeie o calendário NCE: alinhe a migração com janelas de renovação para evitar ficar bloqueado com lugares em excesso.
- Defina convenções de nomes para Conta/Perfil/Secção (ex.:
BA‑PT,PF‑PT‑Lisboa,SEC‑PT‑PO‑MKT). - Crie os Perfis de Faturação e Secções conforme o desenho.
- Associe subscrições de cada região ao respetivo Perfil/Secção.
- Teste com uma compra de baixo risco e valide:
- Moeda, impostos e dados fiscais na fatura.
- Endereço, PO, contactos de faturação corretos.
- Comunique internamente o novo fluxo de compras, regras do NCE e prazos.
- Audite mensalmente a alocação de subscrições e ajuste secções conforme centros de custo.
Governança, papéis e controlos
Defina uma estrutura clara de responsabilidades para reduzir ruído e retrabalho.
| Atividade | Responsável | Aprovador | Consultado | Informado |
|---|---|---|---|---|
| Desenho da arquitetura de faturação | Finanças | Direção | TI, Fiscal | Regiões |
| Criação de Conta/Perfis/Secções | Admin Billing | Finanças | TI | Regiões |
| Compra/renovação de licenças | Procurment | Finanças | TI | Regiões |
| Gestão de lugares e NCE | TI | Finanças | RH | Regiões |
| Auditoria mensal de faturas | Finanças | Fiscal | TI | Direção |
Erros comuns e como evitar
- Esperar moeda diferente por Perfil: Perfis herdam a moeda da Conta. Para multimoeda, crie Contas separadas.
- Adiar a migração sem olhar o calendário: fora da janela de 7 dias do NCE, você não consegue reduzir lugares até a renovação.
- Falta de normalização de nomes: torne o cruzamento entre faturas e centros de custo automático com nomes padronizados.
- Esquecer do número fiscal local: valide NIF/CNPJ/NUIT antes da primeira fatura para evitar reemissão.
- Confundir parceiro com Microsoft: se você compra via parceiro, as faturas podem vir do parceiro; este guia assume compra direta. Ajuste o desenho conforme o canal.
Matriz de decisão rápida
| Necessidade | Solução | Observações |
|---|---|---|
| Faturas separadas, mesma moeda | MCA com Perfis de Faturação | Uma Conta, vários Perfis/Secções |
| Faturas separadas, moedas diferentes | Múltiplas Contas de Faturação | Cada Conta com Sold‑to e moeda próprios |
| Flexibilidade mensal de lugares | Termos mensais (NCE) | Maior custo unitário; planeie budget |
| Preço anual otimizado | Termos anuais (NCE) | Menos flexível para “true‑down” |
Exemplo prático de configuração
Suponha uma organização com operações em Brasil, Portugal e Moçambique, exigindo auditorias locais e moedas BRL/EUR/MZN.
| País | Conta | Sold‑to | Moeda | Perfis | Secções (exemplos) |
|---|---|---|---|---|---|
| Brasil | BA‑BR | Brasil | BRL | Sudeste, Sul, Nordeste | CC‑TI, PO‑Marketing, Projeto‑Loja |
| Portugal | BA‑PT | Portugal | EUR | Lisboa, Porto | CC‑Comercial, CC‑Operações |
| Moçambique | BA‑MZ | Moçambique | MZN | Maputo | Projeto‑Expansão, CC‑Suporte |
Fluxo de trabalho:
- Crie as três Contas de Faturação com os Sold‑to e números fiscais corretos.
- Em cada Conta, crie perfis por região metropolitana/filial.
- Associe as subscrições M365 usadas na filial/local à secção adequada.
- Implemente uma política: novas compras só podem usar perfis/ secções cadastrados.
- Revise mensalmente a distribuição de lugares e ociosidade, observando a janela NCE.
Regras do NCE sem dor de cabeça
- Para equipas voláteis (projetos, temporários), prefira termos mensais.
- Para headcount estável, termos anuais reduzem custos.
- Mantenha um calendário único com as datas de início/renovação por subscrição e perfil.
- Automatize alertas para os 7 dias NCE, evitando perder a janela de ajuste.
Checklist antes, durante e depois
Antes
- Levantamento de países, moedas e requisitos fiscais.
- Definição de arquitetura (uma Conta × múltiplas Contas).
- Nomeação padrão e plano de numeração de PO/centro de custo.
- Mapeamento de subscrições atuais por região.
Durante
- Criação de Contas/Perfis/Secções.
- Associação de subscrições e validação fiscal.
- Compra piloto e validação de fatura.
Depois
- Auditoria mensal e reconciliação com ERP.
- Revisão semestral de termos e headcount.
- Treinamento contínuo para requisitantes de licenças.
Perguntas frequentes
Perfis de Faturação existem no MOSA? Não de forma equivalente ao MCA. Para estruturar faturas por região, o MCA é o caminho suportado.
Separar por região garante moeda local? Não. A moeda é definida no nível da Conta de Faturação (Sold‑to). Para moedas diferentes, utilize contas separadas.
Perco flexibilidade ao migrar para o MCA? Em linha com o NCE, reduções de lugares só nos primeiros 7 dias após compra/renovação e, depois disso, apenas na renovação.
Consegui separar faturas, mas o imposto saiu errado. Por quê? Normalmente é endereço/Sold‑to ou número fiscal incorreto. Revise os dados e repita a emissão no ciclo seguinte.
Preciso de aprovação por valor antes da compra. Use políticas internas: todo pedido deve referenciar Perfil, Secção e PO. Restrinja permissões de compra a um grupo reduzido.
Posso mover subscrições entre perfis? Sim, mas planeie o momento para não afetar a faturação do período e garanta que os relatórios de auditoria reflitam a mudança.
Boas práticas de implementação
- Estruture por camadas: Conta por país, Perfil por região, Secção por centro de custo.
- Padronize descrições de secções com o código do departamento e do projeto.
- Registe campos fiscais (NIF, CNPJ, endereço) com validação de formato e responsáveis claros pela manutenção.
- Integre com o ERP: mapeie perfis/secções para centros de custo e projetos contábeis.
- Documente decisões de termos (mensal vs anual) com justificativas e owners.
Modelo de política interna de compras
Exemplo que pode ser adaptado:
- Toda compra/renovação de Microsoft 365 deve indicar Perfil de Faturação e Secção de Fatura válidos.
- Pedidos sem PO e sem centro de custo serão rejeitados.
- Reduções de lugares só ocorrerão dentro da janela NCE de 7 dias ou na renovação. Para equipas sazonais, priorizar termo mensal.
- Finanças aprova a criação/alteração de Perfis e revê faturas mensalmente.
Como comunicar às regiões
Explique de forma simples:
- O que muda: faturas por região através de Perfis, novas regras de prazos NCE.
- O que fazer: sempre selecionar Perfil/Secção corretos ao requisitar licenças.
- Onde pedir ajuda: canal único com TI/Finanças para dúvidas de faturação.
Conclusão e recomendação
Para obter faturas separadas por região no Microsoft 365, a migração de MOSA para MCA é o caminho suportado. Se apenas a segmentação de faturas é necessária, organize tudo em Perfis de Faturação e Secções sob uma única conta. Se também for requisito moeda local por região, crie contas de faturação distintas com Sold‑to específico por país. Planeie a migração em linha com as regras do NCE para evitar custos inesperados: use termos mensais para equipas variáveis e anuais para equipas estáveis. Com boa governança (nomes padronizados, papéis definidos, validação fiscal e auditorias mensais), sua organização alcança conformidade, clareza e previsibilidade no processo de faturação regional.
Nota: Regras tributárias e disponibilidade de recursos podem variar por país e canal de compra. Valide endereços, números fiscais e impostos com seu time fiscal e, se aplicável, com o parceiro de licenciamento.