Pagou o Microsoft 365 e ficou na dúvida se o Adobe Acrobat Pro “vem junto”? Este guia direto ao ponto explica o que está incluso, como funcionam as integrações com a Adobe, quando usar o Reader gratuito, e como coletar assinaturas eletrônicas no ecossistema Microsoft.
Resumo rápido para quem está com pressa
- O Microsoft 365 não inclui Adobe Acrobat Pro/Standard. São assinaturas separadas, de empresas diferentes. O que existe são apps e conectores que integram os dois ecossistemas.
- Para ler, preencher e assinar você mesmo um PDF simples, o Adobe Reader (gratuito) com a ferramenta Preencher e Assinar resolve na maioria dos casos.
- Para coletar assinaturas de terceiros com trilha de auditoria, use o eSignature nativo do Microsoft 365 (onde disponível) ou integre um provedor como Adobe Acrobat Sign/DocuSign — que exigem licenças à parte.
- Para editar conteúdo de PDF sem Acrobat Pro, abra o PDF no Microsoft Word para converter em .docx, edite e exporte como PDF. Pode haver perda de formatação. Se precisar de OCR, combinar/dividir PDFs, editar texto direto no PDF etc., Acrobat Pro (ou equivalente) é o caminho.
Dica rápida: se você instalou ou alterou visualizadores, defina o aplicativo padrão de PDF no Windows (e o visualizador no Teams) para evitar que um arquivo abra no app “errado”.
Adobe Pro/Reader vem com o Microsoft 365?
Não. O Microsoft 365 e a Adobe são ofertas distintas. Você pode usar o Microsoft 365 sem ter Adobe, e pode ter Adobe sem Microsoft 365. O que muitas vezes causa confusão são as integrações oficiais entre os dois mundos — úteis, mas que não significam que o Acrobat Pro esteja “incluso”.
O que costuma confundir
- Adobe Acrobat dentro do Teams: a TI pode definir o Adobe Acrobat como visualizador/editor de PDF no Teams por meio de um app corporativo. É um conector; os recursos Pro continuam atrelados à licença da Adobe de cada usuário.
- Pré-instalações e trials: alguns computadores vêm com trial do Acrobat. Quando expira, permanece o Reader gratuito — e a experiência muda, gerando a sensação de que “veio com o Microsoft 365 e parou de funcionar”.
- Funcionalidades nativas do Microsoft 365: Word converter PDF para .docx, OneDrive/SharePoint com anotações e o eSignature nativo. Tudo isso existe sem Adobe, mas complementa — não substitui — o Acrobat Pro em cenários avançados.
Definindo o aplicativo padrão de PDF no Windows
Para evitar “guerra de visualizadores”, ajuste o padrão do sistema:
- Windows 11: Configurações > Apps > Aplicativos padrão > pesquise por “PDF” > em “.pdf”, escolha Adobe Acrobat Reader (ou o app desejado).
- Windows 10: Configurações > Apps > Aplicativos padrão > Escolher aplicativos padrão por tipo de arquivo > localize “.pdf” e selecione o app preferido.
Opcional (Teams): peça à TI para definir o Adobe Acrobat como visualizador padrão no Teams. Usuários também podem escolher “Abrir no Teams”, “Abrir no navegador” ou “Abrir no aplicativo” ao visualizar um PDF.
Editar PDF sem Acrobat Pro usando o Word
Para mudanças pontuais de conteúdo, vale usar o que você já tem:
- No Word, clique em Arquivo > Abrir e selecione o PDF.
- O Word converte para .docx. Faça as edições necessárias.
- Finalize em Arquivo > Salvar como ou Exportar > PDF.
Atenção: pode haver perda de formatação, principalmente em PDFs com layout complexo, tabelas densas, fontes não incorporadas ou PDFs “escaneados” (imagem). Para OCR, edição direta no PDF, padronização profissional e automações, o Acrobat Pro (ou ferramentas equivalentes) são mais adequados.
Quando o Acrobat Pro faz diferença
- Editar texto e objetos diretamente no PDF com precisão tipográfica.
- OCR de PDFs escaneados, reconhecimento de campos e criação de formulários.
- Combinar, dividir e organizar páginas em lotes.
- Redação de conteúdo sensível e aplicação de políticas de proteção.
- Automação com ações rápidas e fluxos corporativos.
Microsoft 365 tem “e‑sign” e preenchimento de formulários?
Há dois cenários distintos — e a escolha da ferramenta muda bastante conforme a necessidade.
Cenário A — Você mesmo preenche e assina
Para formulários comuns (campos de texto, caixas de seleção, assinatura do próprio usuário):
- Use o Adobe Reader (gratuito) com a ferramenta Preencher e Assinar. Não exige licença Pro e atende a maioria dos casos do dia a dia.
- Como alternativa, o Word e o Edge ajudam em edições simples e anotações. Para um fluxo formal de assinatura com trilha, veja o Cenário B.
Cenário B — Você precisa coletar assinaturas de terceiros (com trilha e auditoria)
No ecossistema Microsoft 365, você tem três caminhos principais:
eSignature nativo do Microsoft 365
- Serviço nativo para solicitar assinaturas de pessoas internas e externas, com proteção criptográfica e trilha de auditoria.
- Disponibilidade por região/tenant: o rollout tem sido gradual (EUA, Reino Unido, Canadá, UE e APAC, com expansão prevista). Verifique no Centro de Administração e nas comunicações de produto da sua organização.
- Integração com o Word: a funcionalidade de Solicitar assinatura diretamente no Word agiliza o fluxo: o Word gera o PDF, coleta as assinaturas e armazena o documento final no SharePoint/OneDrive, tudo com acompanhamento de status.
- Quando usar: equipes que desejam padronização e governança sem depender de provedores externos, em documentos de uso geral (contratos simples, aprovações internas, declarações).
Integração com provedores externos (Adobe Acrobat Sign, DocuSign, e outros)
- Instaláveis no Teams, Outlook, Word e SharePoint via apps e add-ins corporativos. A TI controla quem pode instalar/usar.
- Exigem licenças do próprio provedor. Não fazem parte do Microsoft 365 por padrão.
- Diferenciais comuns: suporte a requisitos avançados (ex.: assinaturas qualificadas, carimbos de tempo especializados, integrações com CRMs/ERPs, modelos complexos, fluxos condicionais, KBA, assinatura presencial em loja, etc.).
Alternativas simples de mercado
- Para usos ocasionais, existem editores/serviços gratuitos que permitem assinar e pequenas edições. Avalie com critério, especialmente segurança, limites do plano gratuito e privacidade.
Regra prática para decidir
- Sou eu quem assina e o formulário é simples: Adobe Reader com Preencher e Assinar.
- Preciso coletar assinaturas e acompanhar status/auditoria: eSignature nativo do Microsoft 365 (se disponível) ou um provedor integrado como Adobe Acrobat Sign/DocuSign (licenças à parte).
- Preciso editar conteúdo de PDF com fidelidade: Acrobat Pro ou ferramenta equivalente.
Tabela comparativa rápida
| Recurso | Reader gratuito | Word (converter PDF) | eSignature nativo M365 | Adobe Acrobat Sign | Acrobat Pro |
|---|---|---|---|---|---|
| Ler/Comentar PDF | Sim | Não é leitor; converte | N/A | Sim (com app) | Sim |
| Preencher e assinar você mesmo | Sim (Fill & Sign) | Limitado | N/A | Sim | Sim |
| Coletar assinaturas de terceiros | Não | Não | Sim (com trilha) | Sim (com trilha) | Via Acrobat Sign |
| Editar texto direto no PDF | Não | Converte para .docx | Não | Não | Sim |
| OCR / Reconhecer PDF escaneado | Não | Parcial (depende) | Não | Não | Sim |
| Combinar/Dividir PDFs | Não | Não | Não | Via serviço | Sim |
| Licença inclusa no Microsoft 365 | Leitor gratuito | Sim (Word) | Sim (onde disponível) | Não | Não |
Passo a passo essenciais
Solicitar assinatura no Word com eSignature do Microsoft 365
- Abra o documento no Word (desktop ou web) e finalize o conteúdo.
- Use o comando Solicitar assinatura no Word.
- Informe os signatários, a ordem de assinatura, vencimento e mensagens.
- O Word gera um PDF para assinatura e envia os convites automaticamente.
- Acompanhe o status e baixe o PDF final assinado no SharePoint/OneDrive.
Observação: se a opção não aparecer, sua organização/região ainda pode não estar habilitada. Verifique com a TI.
Usar o Adobe Reader para preencher e assinar
- Abra o PDF no Adobe Reader.
- Acesse Ferramentas > Preencher e Assinar.
- Insira textos, marque checkboxes e adicione sua assinatura.
- Salve uma cópia do documento assinado.
Definir o Adobe Acrobat como visualizador padrão no Teams
Para usuários:
- No Teams, ao abrir um PDF, escolha Abrir com e selecione Adobe Acrobat quando disponível.
- Em configurações do Teams, ajuste a preferência de abertura de arquivos conforme sua política organizacional.
Para administradores (TI):
- No Centro de administração do Teams, instale e permita o app do Adobe Acrobat para os usuários/ grupos-alvo.
- Defina políticas para que o Adobe Acrobat seja o visualizador padrão de PDFs no Teams.
- Teste com um conjunto-piloto e, em seguida, amplie para toda a organização.
Boas práticas de segurança e conformidade
- Validade jurídica: a assinatura eletrônica “simples” cobre a maioria dos cenários cotidianos, mas requisitos avançados (ex.: assinatura qualificada, carimbo ICP‑Brasil, eIDAS, certificação de identidade) variam por país e setor. Consulte sua área jurídica para documentos sensíveis.
- Trilha e retenção: garanta que os documentos assinados e os logs de auditoria sejam armazenados em repositórios governados (SharePoint/OneDrive, com políticas de retenção e rótulos de confidencialidade).
- Proteção de dados: avalie onde ficam hospedados os serviços de eSignature e quais dados pessoais são coletados (KYC, verificação por SMS/e‑mail, etc.).
- Padronização: forneça templates e fluxos aprovados, reduzindo erro humano e acelerando o ciclo de assinatura.
Erros comuns e como evitar
- Achar que o Microsoft 365 “traz” o Acrobat Pro: não traz. Se você viu o app no Teams ou um trial no PC, são integrações/instalações à parte.
- Editor padrão trocado sem querer: defina o app padrão de PDF no Windows/Teams após instalar qualquer leitor/visualizador novo.
- Abrir PDF pesado no Word e perder layout: para preservar design e fontes, use ferramentas de edição de PDF (Acrobat Pro ou equivalentes).
- Escolher o serviço errado para coleta de assinaturas: se precisa de trilha de auditoria, alertas, lembretes e controles finos, opte pelo eSignature nativo do Microsoft 365 ou por um provedor integrado (com licenças adequadas).
Fluxo de decisão rápido
- Quero só ler/imprimir/comentar: Reader gratuito ou visualizador do Teams/SharePoint/Edge.
- Vou preencher e assinar sozinho: Reader → Preencher e Assinar.
- Preciso coletar assinaturas de outras pessoas: eSignature do Microsoft 365 (se disponível) → caso precise de recursos avançados, integrar Adobe Sign/DocuSign.
- Quero editar o conteúdo do PDF: tentativa rápida no Word (conversão) → se não der fidelidade, Acrobat Pro ou equivalente.
Checklist para TI
- Confirmar escopo e regiões do eSignature nativo habilitados no tenant.
- Definir política de visualizador de PDF no Teams e aplicativo padrão no Windows gerenciado.
- Publicar templates de assinatura e guias de uso no SharePoint.
- Mapear licenças necessárias (Adobe Sign/DocuSign) se houver requisitos avançados.
- Configurar retenção, DLP e rótulos de confidencialidade para documentos assinados.
Perguntas frequentes
Se eu pagar o Microsoft 365, ganho desconto no Adobe?
Não por padrão. Empresas podem negociar acordos com parceiros, mas isso não é parte da assinatura comercial comum.
Posso usar o eSignature nativo para assinaturas qualificadas?
O eSignature nativo cobre a assinatura eletrônica “simples” na maior parte dos casos. Requisitos qualificados (ex.: eIDAS QES, ICP‑Brasil A3/A1) normalmente exigem provedores e certificados específicos. Avalie com jurídico e, se necessário, use um provedor integrado que ofereça esse nível.
O Edge “assina” PDFs?
O Edge permite anotações e inserir texto. Para um fluxo formal de coleta de assinaturas com trilha de auditoria, use o eSignature nativo do Microsoft 365 ou um provedor integrado.
O que é “o Adobe que veio com o MS 365”?
Geralmente é um app no Teams ou um trial pré-instalado pelo fabricante. Nem um, nem outro significam que o Acrobat Pro esteja incluso na sua assinatura Microsoft.
Vale a pena tentar o Word antes de comprar uma solução de PDF?
Sim, para edições simples. Se o layout for crítico, ou se você precisa de OCR, formularização avançada e manipulação de páginas em escala, uma solução dedicada como o Acrobat Pro poupa tempo e retrabalho.
Resumo em uma linha
O Microsoft 365 não inclui Adobe Acrobat Pro: use o Reader gratuito para preencher/assinar você mesmo; para coletar assinaturas com trilha, adote o eSignature nativo do Microsoft 365 (onde disponível) ou integre Adobe Acrobat Sign/DocuSign — lembrando que estes têm licenças próprias.
Observações complementares úteis
- Variações regionais: recursos e disponibilidade do eSignature nativo podem mudar conforme país/região e política do tenant. Use datas e comunicados oficiais da sua organização como referência.
- Experiência no Teams: definir o Adobe Acrobat como visualizador padrão melhora comentários/anotações, mas não concede recursos Pro sem a licença correspondente.
Nota de terminologia: em Portugal, lê-se “assinatura eletrónica”; no Brasil, “assinatura eletrônica”. Neste guia usamos “eletrônica” por padrão, mas os conceitos são equivalentes.