Outlook 2019 no Windows 11 não indexa? Corrija o travamento com o PDF iFilter certo (Adobe vs nativo)

Após migrar para o Windows 11 com Outlook 2019 (POP/SMTP e PST), a pesquisa nunca termina de indexar? O culpado costuma ser um PDF iFilter antigo da Adobe. Veja como confirmar em minutos e corrigir atualizando o filtro ou restaurando o nativo do Windows.

Índice

Contexto: Outlook 2019 no Windows 11 com PST e a indexação que não termina

Quando o Outlook usa contas POP/SMTP e armazena tudo em um arquivo .PST, o Windows Search precisa “ler” cada item (e‑mails, anexos e propriedades MAPI) para construir o índice que torna a busca instantânea. Se algo impede a leitura eficiente — especialmente de PDFs — o contador de “itens restantes a indexar” fica praticamente parado e, dentro do Outlook, as pesquisas retornam “sem resultados” ou resultados incompletos.

Sintoma	O que você observa
Indexação não progride	“Itens restantes a indexar” cai poucos números em horas, mesmo com o PC ocioso.
Pesquisa no Outlook falha	Busca por termos conhecidos não encontra mensagens; “Alguns resultados podem estar ausentes porque os itens ainda estão sendo indexados”.
Leitura de PDFs parece travar	O processo `SearchProtocolHost.exe` fica por muitos segundos em um mesmo PDF (anexo do e‑mail), com I/O baixo e sem erro visível.
Consumo de recursos “morno”	CPU modesta (<10–15%), disco quase ocioso; ainda assim a fila não anda.

Causa raiz: PDF iFilter desatualizado da Adobe bloqueando a fila

O Windows Search usa iFilters para extrair texto de diferentes tipos de arquivo. Em muitas instalações, uma versão antiga do Adobe PDF iFilter — geralmente trazida por uma instalação antiga do Acrobat Pro — substitui o filtro nativo do Windows para a extensão .pdf. Esse filtro antigo causa leituras extremamente lentas (segundos por arquivo) pelo SearchProtocolHost.exe, o que afeta todos os PDFs que o indexador encontrar, incluindo anexos de e‑mail dentro do seu PST. Resultado: a fila empaca e a indexação do Outlook nunca conclui.

Por que isso atinge especialmente perfis com PST (POP/SMTP)

No modelo PST, todas as mensagens e anexos residem localmente — ou seja, o indexador precisa varrer todo o PST.
Anexos PDF são muito comuns e, quando lidos por um iFilter problemático, transformam a varredura em um gargalo.
Mesmo que você já tenha tentado reconstruir o índice, reparar Office, rodar SFC/DISM ou criar um novo perfil, o problema persiste porque a causa está no filtro de conteúdo.

Como confirmar rapidamente com o Process Monitor (Procmon64)

Em poucos minutos você consegue verificar se o gargalo está nos PDFs:

Abra o Procmon64 e pare a captura (Ctrl+E). Limpe o log (Ctrl+X).
Defina filtros (Filter…):

INCLUDE:   Process Name   is   SearchProtocolHost.exe
INCLUDE:   Operation      is   ReadFile
INCLUDE:   Event Class    is   File System

EXCLUDE:   Result         is   FAST IO DISALLOWED
EXCLUDE:   Detail         contains   Non-cached
EXCLUDE:   Path           begins with   C:\Windows
EXCLUDE:   Path           begins with   C:\ProgramData

Reinicie a captura e deixe o Windows Search trabalhar por alguns minutos.
Se você ver leituras em .pdf que ficam paradas por vários segundos (ou repetem o mesmo deslocamento), o iFilter de PDF é o principal suspeito.

Observação: você pode ver também atividades do SearchFilterHost.exe e do SearchIndexer.exe; o importante é observar ReadFile muito lentos em PDFs.

Solução recomendada — Atualizar o PDF iFilter da Adobe

Na maioria dos casos, instalar um PDF iFilter mais recente da Adobe resolve imediatamente.

Passo a passo

Instale um pacote recente do Adobe PDF iFilter para 64‑bit (ex.: pacote do Acrobat 11.0.4 x64). Feche o Outlook antes.
Reinicie o serviço Windows Search ou o PC: net stop WSearch net start WSearch
Reconstrua o índice: Opções de Indexação → Avançado → Reconstruir. Para abrir rápido: control /name Microsoft.IndexingOptions
Confirme em Opções de Indexação → Avançado → Tipos de Arquivo → PDF se o filtro aparece como “PDF Filter”. Em instalações problemáticas costuma aparecer “Acrobat Pro Filter”.

Resultado esperado: a leitura de PDFs volta a ocorrer em frações de segundo e a indexação tende a concluir da noite para o dia, dependendo do volume do PST.

Dicas de compatibilidade

No Windows 11 x64, use iFilter 64‑bit. Misturar 32/64 bits costuma causar problemas sutis.
Se você mantiver produtos Adobe, garantir o pacote de iFilter atualizado reduz a chance de regressões futuras.

Solução alternativa — Restaurar o iFilter nativo do Windows para PDFs

Se você não puder instalar o pacote mais recente da Adobe, force o uso do iFilter nativo do Windows alterando o PersistentHandler do .pdf no Registro.

Qual valor procurar

Chave	Valor problemático (Adobe)	Valor recomendado (nativo Windows)
`HKCR\.pdf\PersistentHandler`	`{F6594A6D-D57F-4EFD-B2C3-DCD9779E382E}`	`{1AA9BF05-9A97-48C1-BA28-D9DCE795E93C}`

Como aplicar

Feche o Outlook.
Execute o Prompt de Comando como Administrador e confira o valor atual: reg query "HKCR\.pdf\PersistentHandler" /ve
Para usar o iFilter nativo do Windows: reg add "HKCR\.pdf\PersistentHandler" /ve /d "{1AA9BF05-9A97-48C1-BA28-D9DCE795E93C}" /f
Reinicie o Windows Search e reconstrua o índice: net stop WSearch net start WSearch control /name Microsoft.IndexingOptions → Avançado → Reconstruir

Nota: se você já aplicou a solução recomendada (iFilter atualizado da Adobe), manter o CLSID da Adobe atualizado é aceitável.

Solução opcional — Usar um iFilter de terceiros confiável

Outra alternativa é instalar um leitor de PDF que forneça seu próprio iFilter (por exemplo, ferramentas como o SumatraPDF costumam trazer um filtro leve). Após instalar:

Restaure primeiro o iFilter nativo (procedimento acima) para “limpar” handlers anteriores.
Instale o leitor de sua preferência.
Abra Opções de Indexação → Avançado → Tipos de Arquivo → PDF e confirme que o novo filtro está sendo usado.
Reconstrua o índice.

Otimize e estabilize a indexação (opcional mas recomendado)

Forçar o indexador a não reduzir a velocidade por backoff

Durante a indexação inicial, você pode desativar o mecanismo de backoff (que reduz a atividade para poupar recursos). Lembre-se de reverter depois.

HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Windows Search\Gathering Manager\DisableBackOff (DWORD) = 1
HKLM\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows\Windows Search\DisableBackoff (DWORD) = 1

Política equivalente: Configuração do Computador → Modelos Administrativos → Componentes do Windows → Pesquisa → Disable indexer backoff = Habilitado.

Comandos para aplicar e reverter

:: Aplicar (elevar a prioridade durante a indexação)
reg add "HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Windows Search\Gathering Manager" /v DisableBackOff /t REG_DWORD /d 1 /f
reg add "HKLM\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows\Windows Search" /v DisableBackoff /t REG_DWORD /d 1 /f

\:: Reverter (recomendado após concluir o índice)
reg add "HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Windows Search\Gathering Manager" /v DisableBackOff /t REG\_DWORD /d 0 /f
reg add "HKLM\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows\Windows Search" /v DisableBackoff /t REG\_DWORD /d 0 /f

Suspender temporariamente a indexação de mensagens do Outlook

Deixe o Windows Search varrer primeiro arquivos do sistema/usuário e só depois os itens do Outlook:

HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Windows Search\PreventIndexingOutlook (DWORD) = 1
HKLM\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows\Windows Search\PreventIndexingOutlook (DWORD) = 1

Política equivalente: … → Pesquisa → Prevent indexing Microsoft Office Outlook = Habilitado. Para reativar a indexação do Outlook, retorne os valores para 0 e reconstrua o índice.

Monitore o progresso com o Procmon64

Verifique se os arquivos são lidos rapidamente e em sequência.
Se leituras longas persistirem em PDFs, volte à seção de iFilter.
Complementarmente, acompanhe em Opções de Indexação o número de “itens indexados”.

Outras boas práticas que ajudam

Desative temporariamente o antivírus apenas durante a reconstrução, se possível, para eliminar impacto de real-time scanning.
Mantenha o PST em SSD local, evite armazená-lo em pastas sincronizadas/compactadas durante a indexação.
Garanta que a unidade tenha a opção NTFS “Permitir que arquivos nesta unidade tenham conteúdo indexado” habilitada.
Se necessário, execute o ScanPST.exe para checar a integridade do PST (corrupções também podem atrasar a leitura, embora o vilão mais comum aqui seja o iFilter).
Em Opções de Indexação → Modificar, deixe marcados apenas locais relevantes.

Guia prático passo a passo

Validar o cenário: em Opções de Indexação, confirme que Microsoft Outlook está selecionado e veja se o contador de itens está “travado”.
Testar rapidamente: use o Procmon64 com os filtros recomendados e observe o comportamento em PDFs.
Escolher a correção:
- Preferencial: atualizar o Adobe PDF iFilter (se tiver Acrobat instalado).
- Alternativa: restaurar o iFilter nativo via PersistentHandler.
- Opcional: testar um iFilter de terceiros leve.
Reiniciar o Windows Search e reconstruir o índice.
Otimizar: aplicar temporariamente DisableBackOff, pausar a indexação do Outlook se a sua biblioteca de arquivos for grande.
Verificar: em Tipos de Arquivo → PDF, o filtro deve aparecer como “PDF Filter”; a leitura de PDFs no Procmon deve levar frações de segundo.
Reativar ajustes: volte DisableBackOff e PreventIndexingOutlook para 0 depois que o índice terminar.

Comandos úteis prontos para copiar

:: Abrir Opções de Indexação
control /name Microsoft.IndexingOptions

\:: Reiniciar Windows Search
net stop WSearch
net start WSearch

\:: Checar qual handler está associado a PDFs
reg query "HKCR.pdf\PersistentHandler" /ve

\:: Forçar o handler nativo do Windows para PDFs
reg add "HKCR.pdf\PersistentHandler" /ve /d "{1AA9BF05-9A97-48C1-BA28-D9DCE795E93C}" /f

\:: Acelerar temporariamente a indexação (não esqueça de reverter)
reg add "HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Windows Search\Gathering Manager" /v DisableBackOff /t REG\_DWORD /d 1 /f
reg add "HKLM\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows\Windows Search" /v DisableBackoff /t REG\_DWORD /d 1 /f

\:: Suspender temporariamente a indexação do Outlook (reverter depois)
reg add "HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Windows Search" /v PreventIndexingOutlook /t REG\_DWORD /d 1 /f
reg add "HKLM\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows\Windows Search" /v PreventIndexingOutlook /t REG\_DWORD /d 1 /f

Checklist rápido

[ ] Em Opções de Indexação, confirme Microsoft Outlook selecionado e clique em Avançado → Reconstruir após qualquer alteração de iFilter.
[ ] Em Tipos de Arquivo → PDF, verifique o filtro em uso (“PDF Filter” recomendado).
[ ] Reinicie o serviço Windows Search (WSearch) sempre que alterar Registro/iFilter.
[ ] Se o índice travar em PDFs, aplique a atualização do iFilter; se não puder, troque o PersistentHandler; opcionalmente teste um iFilter de terceiros.
[ ] Só depois reative a indexação do Outlook (se a tiver desabilitado).

Perguntas frequentes

Isso também afeta perfis com OST/Exchange?

Sim, anexos PDF lentos também atrapalham, mas o impacto é mais perceptível em PSTs POP/SMTP porque todo o histórico está local e precisa ser varrido. Em OST com Exchange/Outlook 365, parte da busca pode ocorrer no servidor, mascarando o problema.

O que significa “Search <0w>” que às vezes aparece no campo de busca do Outlook 2019?

É um detalhe cosmético/visual. Não é a causa do problema de indexação.

Já reconstruí o índice e reparei o Office. Por que não adiantou?

Porque a raiz está no iFilter. Enquanto o handler de PDF permanecer lento, a fila de indexação continuará travada independentemente de perfis novos, SFC/DISM ou reparos do Office.

Como saber que “deu certo”?

No Procmon, leituras de PDFs passam a durar milissegundos por arquivo, em sequência.
Em Opções de Indexação, os itens indexados sobem rapidamente sem “pausas longas”.
No Outlook, a busca volta a responder quase instantaneamente, inclusive por termos dentro de anexos.

E se eu não tiver nenhum produto Adobe instalado?

Outros softwares podem registrar handlers próprios. Use o procedimento do PersistentHandler para verificar quem é o responsável pelos PDFs e, se necessário, forçar o nativo do Windows ou instalar um iFilter mais leve.

É seguro editar o Registro?

Sim, desde que feito com cuidado. Faça backup e crie um Ponto de Restauração do Sistema antes. Siga os comandos exatamente como mostrados.

Resumo e conclusão

Quando a indexação do Outlook 2019 no Windows 11 não termina (especialmente com contas POP/SMTP e PST), o vilão frequente é um PDF iFilter da Adobe desatualizado. O diagnóstico é simples com o Procmon64: leituras de PDFs demoradas pelo SearchProtocolHost.exe. As correções são diretas:

Atualizar o PDF iFilter da Adobe (solução recomendada).
Restaurar o iFilter nativo do Windows ajustando o PersistentHandler.
Considerar um iFilter de terceiros leve.

Reinicie o Windows Search e reconstrua o índice após qualquer alteração. Opcionalmente, desative backoff e pause temporariamente a indexação do Outlook para acelerar a construção inicial. Em seguida, reverta esses ajustes. Na prática, com o iFilter correto, a indexação que parecia “levar um século” costuma concluir durante a noite, e a busca volta a ser instantânea.

Anexo técnico rápido

Componente	Função	Como aparece
`SearchIndexer.exe`	Gerencia o catálogo de índice e coordena o trabalho.	Serviço “Windows Search”.
`SearchProtocolHost.exe`	Navega nas fontes (sistema de arquivos, MAPI/Outlook) e envia arquivos para filtragem.	Processo por usuário.
`SearchFilterHost.exe`	Carrega o iFilter específico para extrair texto de um tipo de arquivo.	Processo isolado (protege contra travamentos).
iFilter de PDF	Extrai texto de PDFs (inclusive anexos de e‑mail) para o índice.	Em Tipos de Arquivo → PDF: “PDF Filter” (recomendado) ou “Acrobat Pro Filter” (problemático).

Mapa de chaves e políticas usadas neste guia

Chave/Política	Valor	Uso
`HKCR\.pdf\PersistentHandler`	`{1AA9BF05-9A97-48C1-BA28-D9DCE795E93C}` (nativo) / `{F6594A6D-D57F-4EFD-B2C3-DCD9779E382E}` (Adobe)	Define qual iFilter manipula PDFs.
`HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Windows Search\Gathering Manager\DisableBackOff`	`1` para acelerar; `0` padrão	Evita redução automática de velocidade durante uso.
`HKLM\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows\Windows Search\DisableBackoff`	`1` para acelerar; `0` padrão	Política equivalente ao ajuste acima.
`HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Windows Search\PreventIndexingOutlook`	`1` para pausar; `0` para reativar	Pausa temporariamente a indexação do Outlook.
`HKLM\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows\Windows Search\PreventIndexingOutlook`	`1` para pausar; `0` para reativar	Política equivalente ao ajuste acima.

Boas práticas de segurança

Antes de editar o Registro, exporte as chaves envolvidas e crie um Ponto de Restauração.
Evite rodar várias reconstruções consecutivas do índice; corrija o iFilter primeiro, depois reconstrua.
Mantenha o Windows e o Office atualizados; atualizações trazem correções de estabilidade do Windows Search.

Resultado prático

Após atualizar o PDF iFilter da Adobe (ou restaurar o nativo), reiniciar o serviço e reconstruir o índice, a leitura de PDFs pelo SearchProtocolHost.exe volta a ser rápida. Na maioria dos ambientes, a indexação que antes parecia interminável conclui durante a noite, e a pesquisa do Outlook recupera respostas quase instantâneas, com resultados completos inclusive de anexos.