Relatório de Participantes do Microsoft Teams expira? Onde fica salvo? Este guia direto ao ponto explica a disponibilidade no cliente de desktop, o armazenamento associado ao Exchange Online, limites (Admin Center por 30 dias, reuniões muito grandes) e os passos para acessar e garantir retenção.
Visão geral da pergunta
Os relatórios de participação (também chamados de attendance reports) do Microsoft Teams geram um registro com quem entrou, quando entrou/saiu e por quanto tempo permaneceu em uma reunião. Apesar de parecerem “simples”, esses relatórios participam de várias áreas do Microsoft 365: chat da reunião, Exchange Online (caixa de correio do organizador), políticas de retenção e, em alguns casos, o Teams Admin Center (TAC) para visão administrativa.
Este artigo detalha, de forma prática e comprovada em cenários do dia a dia, se há expiração no app de desktop, onde os dados ficam, limites conhecidos (como reuniões muito grandes ou desligamento do organizador) e como acessar e baixar o CSV, além de dicas de governança para evitar surpresas.
Resumo rápido para quem tem pressa
- Sem expiração no cliente do Teams (organizador): enquanto o organizador mantiver acesso ao chat da reunião, o relatório permanece acessível no aplicativo de desktop.
- Armazenamento: os dados ficam associados à conta do Exchange Online do organizador e são disponibilizados pelo chat da reunião e pela aba Gravações e Transcrições no Teams (não é um arquivo oculto do Outlook).
- Quando some:
- Organizador sai da empresa (conta removida/desativada): o acesso é perdido.
- Teams Admin Center (TAC): a visualização administrativa costuma ficar disponível por 30 dias — limite do TAC, diferente do cliente.
- Reuniões muito grandes (~120+ participantes): podem ocorrer inconsistências no relatório.
- Como acessar no desktop: abra o chat da reunião → Gravações e Transcrições → localize Relatório de Participantes e baixe o CSV.
O que é exatamente o Relatório de Participantes
É um conjunto de dados gerado pelo Teams que lista participantes, horários de entrada/saída e duração de presença. Pode haver múltiplos registros por pessoa (por exemplo, se alguém caiu e voltou), além de distinções por tipo de ingresso (app, web, telefone). Em webinars ou eventos com inscrição, ele pode incluir campos adicionais.
Na prática, serve para auditoria, presença em treinamentos, reconciliação de horas e qualidade de participação em reuniões corporativas.
Há expiração no aplicativo de desktop?
Para o organizador: não há uma expiração automática no cliente do Teams. Se o organizador ainda acessa o chat daquela reunião, conseguirá abrir a aba Gravações e Transcrições e encontrar o Relatório de Participantes (inclusive em reuniões encerradas há meses).
Essa disponibilidade está ligada ao objeto do chat e à caixa de correio do organizador no Exchange Online. Ou seja: enquanto a conta existir e as políticas de retenção permitirem, o conteúdo fica visível no cliente.
Importante: visibilidade no cliente ≠ visibilidade no Teams Admin Center. No TAC, há limites diferentes (ver adiante).
Onde o relatório é armazenado
O relatório é exposto via Teams, mas os dados ficam associados à conta do Exchange Online do organizador, vinculados ao contexto do chat da reunião. Ele não é um “arquivo oculto do Outlook” que você encontraria navegando por pastas MAPI/itens ocultos. Na interface do usuário, o caminho de acesso é sempre o chat da reunião e a aba Gravações e Transcrições.
Por isso, é comum que, se o organizador perder acesso ao chat (por exemplo, por desligamento), o relatório deixe de estar visível para ele e, muitas vezes, para os demais.
Quando o relatório some ou deixa de aparecer
Organizador saiu da organização
Se a conta do organizador for removida ou desativada, o acesso ao relatório geralmente é perdido. Planeje-se: se alguém está prestes a sair, exporte os arquivos necessários com antecedência.
Limite do Teams Admin Center
No Teams Admin Center, a visibilidade de relatórios é tipicamente limitada a 30 dias. Esse limite é administrativo, pensado para diagnósticos e conformidade rápida, e não representa a disponibilidade no cliente do Teams para o organizador.
Reuniões muito grandes
Em reuniões com mais de aproximadamente 120 participantes, já foram observados comportamentos inconsistentes (entradas duplicadas, lacunas temporais, demora na geração, etc.). Em eventos massivos, considere baixar o CSV logo após a reunião e validá-lo, ou usar mecanismos complementares (ex.: registro de webinar).
Políticas de retenção e eliminação
A disponibilidade “sem expiração” no cliente pressupõe que políticas de retenção de chat e mailbox não eliminem mensagens/artefatos vinculados. Se sua organização aplica retenção/eliminação (Microsoft Purview/Compliance), confirme com a TI quais chats e por quanto tempo são retidos.
Reuniões de canal
Em reuniões de canal, o chat vive no canal onde a reunião aconteceu. Logo, a trilha de acesso ao relatório segue o canal correspondente (e as políticas do time/canal).
Como acessar no aplicativo de desktop
- Abra o Teams no app de desktop.
- Vá até o chat da reunião (use a busca pelo título da reunião, se necessário).
- Clique na aba Gravações e Transcrições (Recording & Transcripts).
- Procure por Relatório de Participantes (Attendance report).
- Baixe o CSV se precisar arquivar, compartilhar ou tratar em Excel/Power BI.
Dica: em séries de reuniões, cada ocorrência gera um relatório próprio. Certifique-se de abrir o chat da ocorrência correta (a data do chat costuma ajudar).
Diferenciando cliente de desktop e Teams Admin Center
| Aspecto | Cliente do Teams (Organizador) | Teams Admin Center (TAC) |
|---|---|---|
| Quem acessa | Organizador com acesso ao chat da reunião | Administradores do Teams |
| Disponibilidade | Sem expiração automática (depende de chat/conta/retentivas) | Janela de ~30 dias para os relatórios |
| Local lógico | Chat da reunião → Gravações e Transcrições | Interface do TAC, visão administrativa |
| Objetivo principal | Uso cotidiano do organizador e registro da reunião | Suporte operacional/auditoria rápida |
Boas práticas de retenção e governança
- Faça backup: baixe e arquive o CSV do relatório quando o registro de presença tiver valor legal/operacional.
- Planeje desligamentos: se o organizador vai deixar a empresa, transfira a propriedade das reuniões (quando aplicável) ou exporte os relatórios antes da saída.
- Coordene com a TI: políticas de Retention podem impactar a visibilidade. Garanta que chats de reuniões críticas sejam retidos pelo período adequado.
- Reuniões de canal: lembre-se de que o acesso está ligado ao canal (e às permissões do time).
- Grandes audiências: acima de ~120 participantes, valide o CSV e, se necessário, complemente com logs de inscrição ou relatórios de webinar/town hall.
Matriz de cenários e desfechos
| Cenário | O que esperar | Como proceder |
|---|---|---|
| Organizador ativo e com acesso ao chat | Relatório visível no cliente de desktop | Acessar via Chat → Gravações e Transcrições → Baixar CSV |
| Organizador desligado/conta removida | Relatório pode não estar mais acessível | Planejar exportação prévia; avaliar necessidades de retenção |
| Admin precisa ver relatório antigo | No TAC, relatórios após ~30 dias podem não aparecer | Solicitar ao organizador (se ainda ativo) ou buscar exportações/arquivos |
| Reunião com ~120+ participantes | Possível inconsistência/delay | Baixar CSV cedo; validar; cruzar com listas de inscrição, se houver |
| Série recorrente | Cada ocorrência tem relatório próprio | Abrir o chat da ocorrência certa ao consultar/baixar |
| Reunião de canal | Relatório acessível via canal | Abrir o canal → chat da reunião → Gravações e Transcrições |
Passo a passo completo no cliente de desktop
- No Teams, abra Chat e pesquise pelo nome da reunião ou filtre por Data.
- Abra o chat da reunião correspondente à ocorrência desejada.
- Acesse a aba Gravações e Transcrições (Recording & Transcripts).
- Na lista de artefatos da reunião, localize Relatório de Participantes (Attendance report).
- Clique em Baixar para obter o arquivo .CSV.
- Se preferir, abra o CSV no Excel ou carregue no Power BI para análises (duração média por participante, picos de entrada/saída, etc.).
Observação: dependendo das políticas da sua organização, a nomenclatura dos artefatos pode variar ligeiramente, mas o caminho de acesso é o mesmo.
Diferenças de acesso por tipo de reunião
- Reunião padrão (ad hoc/canal privado): artefatos ficam no chat daquela instância.
- Série recorrente: cada ocorrência cria seu próprio conjunto de artefatos, incluindo relatório de participantes.
- Reunião de canal: o chat & artefatos residem no canal (permissões e políticas do time aplicam-se).
- Webinar/Town hall: podem expor dados adicionais (ex.: inscrição). Ainda assim, mantenha a prática de baixar o CSV após o término.
Solução de problemas
O relatório não aparece na aba
- Confirme se você está no chat correto (ocorrência certa, especialmente em séries).
- Verifique se você é o organizador ativo com acesso ao chat.
- Confira se há políticas de retenção que possam ter removido itens antigos do chat.
- Para reuniões muito grandes, aguarde alguns minutos e atualize o Teams; em seguida, tente novamente e baixe o CSV assim que disponível.
O CSV está incompleto ou com duplicidades
- Em audiências grandes (~120+), isso pode ocorrer. Valide amostras, cruze com listas de convite/inscrição e registre exceções.
- Se houver várias entradas para a mesma pessoa, isso normalmente indica quedas e reconexões (o que é esperado em redes instáveis).
Preciso que outras pessoas acessem
- O organizador é quem tem a linha direta de acesso no cliente. Se for necessário compartilhar, baixe e distribua o CSV conforme as políticas internas.
- Para administradores, lembre da janela de ~30 dias no TAC. Passado esse período, o organizador (se ainda ativo) continua sendo a melhor fonte.
Dicas práticas e complementares
- Backup e auditoria: não dependa apenas do cliente. Baixe o CSV para reter histórico de longo prazo.
- Transição de organizador: se possível, transfira a propriedade da reunião antes da saída do organizador, ou exporte os relatórios necessários.
- Políticas de chat/Exchange: alinhe com a TI regras de retenção para que reuniões críticas mantenham o histórico pelo tempo devido.
- Rotina pós-reunião: estabeleça um checklist para reuniões de treinamento/compliance: encerrar, validar relatório, exportar CSV, arquivar conforme política.
- Padronize nomes de reunião: inclua data no título para facilitar a localização do chat e do relatório meses depois.
Checklist rápido para equipes
- Antes do evento: confirme quem é o organizador e se ele permanecerá na organização no período de retenção.
- Durante/ao final: identifique o chat correto e valide a geração do relatório.
- Imediatamente após: baixe o CSV e armazene em local corporativo aprovado.
- Em até 24h: verifique consistência (especialmente se houve 120+ participantes).
- Mensalmente: revise com a TI as políticas de retenção aplicáveis a chats de reuniões críticas.
Perguntas frequentes
O relatório expira no aplicativo de desktop do Teams?
Não para o organizador, desde que ele mantenha acesso ao chat da reunião. A aba Gravações e Transcrições permanece mostrando o relatório.
Onde o relatório fica armazenado?
Os dados ficam associados à conta do Exchange Online do organizador, expostos via chat da reunião e pela aba Gravações e Transcrições. Não é um arquivo oculto do Outlook que você abriria por fora do Teams.
Por que no Admin Center só vejo 30 dias?
Porque o TAC tem uma janela administrativa para relatórios. É diferente da disponibilidade no cliente para o organizador, que depende do chat e das políticas de retenção.
Se o organizador sair da empresa, o relatório some?
Na prática, o acesso do organizador é perdido com a remoção/desativação da conta. Planeje exportações ou transferência de propriedade antes da saída.
Reuniões de canal têm comportamento diferente?
O relatório é acessado pelo chat do canal onde a reunião ocorreu. Verifique as permissões do time/canal.
Posso recuperar um relatório de uma série antiga?
Sim, desde que você abra o chat da ocorrência correta e ainda tenha acesso ao histórico. Lembre-se de que políticas de retenção podem afetar itens muito antigos.
Qual o formato ao baixar?
CSV (comma-separated values), ideal para tratar em Excel ou Power BI.
Por que vejo linhas duplicadas para a mesma pessoa?
É comum quando o participante caiu e reconectou, ingressou de mais de um dispositivo ou alternou entre clientes (web/desktop/telefone).
Exemplo de fluxo de trabalho recomendado
- Antes da reunião: defina organizador responsável e local de arquivamento (SharePoint/OneDrive corporativo).
- Após a reunião: organize o chat por data, acesse Gravações e Transcrições, localize Relatório de Participantes e baixe o CSV.
- Validação: em reuniões >120 pessoas, amostre 5–10 nomes e confirme a presença com a lista de convite/inscrição.
- Arquivamento: nomeie o arquivo com YYYY-MM-DDNome-da-ReuniãoAttendance.csv e salve no local corporativo acordado.
- Compartilhamento controlado: evite anexos em e-mail; prefira compartilhar o link do arquivo armazenado em repositório oficial, respeitando permissões.
Conclusões e recomendações finais
Para o organizador, o Relatório de Participantes do Teams não “expira” no cliente de desktop: ele continua visível enquanto houver acesso ao chat e nenhuma política de retenção o tenha removido. No lado administrativo (TAC), a disponibilidade é limitada a ~30 dias, e isso costuma gerar confusão; pense no TAC como uma janela de diagnóstico, não como o cofre de longo prazo.
Para evitar riscos, adote uma rotina de download e arquivamento do CSV após reuniões críticas, especialmente em eventos com grande audiência (~120+). Se o organizador vai sair da empresa, antecipe-se com transferência de propriedade (quando aplicável) ou exportações. E, por fim, alinhe com a TI as políticas de retenção de chat/Exchange para que a disponibilidade prática no cliente esteja de acordo com as exigências do seu negócio.