Transformar rapidamente uma planilha em uma lista vertical pode poupar horas de trabalho na hora de preparar um catálogo ou guia telefônico no Word ou no Adobe InDesign. A seguir você verá métodos 100 % confiáveis para empilhar colunas de Empresa ► Site ► Telefone em um único bloco de texto, mantendo os zeros à esquerda e evitando copiar‑colar manual.
Quando a lista vertical é indispensável?
No InDesign, o recurso Data Merge (Mesclagem de Dados) só reconhece saltos de parágrafo como separadores de registro. Ou seja, cada campo precisa ficar em uma nova linha, exatamente nesta ordem:
Agência Alpha www.alpha.com 01123445678 Agência Beta www.beta.com 02198765432
Se você tentar importar uma tabela em colunas, o InDesign reorganizará os dados de forma imprevisível. É por isso que a conversão ainda é parte essencial do fluxo de trabalho editorial.
Resumo das abordagens mais eficazes
| Abordagem | Como fazer | Vantagens | Pontos de atenção |
|---|---|---|---|
| Fórmulas de Matriz Dinâmica (Excel 365 / 2021+) | Supondo seus dados em A1:Cn, clique em uma célula vazia, por exemplo E1. Cole a fórmula =IFNA(TOCOL(HSTACK(A1:Cn,"")),"").Para eliminar uma última célula vazia, use DROP(...,-1). Pressione Enter: o Excel “despeja” o resultado em uma única coluna, já no formato correto. | Automático, sem macros; reflete qualquer mudança na planilha original. | Disponível apenas em versões modernas de Excel 365/2021; em versões mais antigas use Power Query ou VBA. |
| Word ► Converter Tabela em Texto | Copie a tabela no Excel (Ctrl + C). No Word, cole‑a (Ctrl + V). Selecione a tabela → Layout da Tabela ▸ Converter em Texto. Escolha Marcas de parágrafo como delimitador e confirme. | Funciona em qualquer versão do Office, sem fórmulas. | O conteúdo não se atualiza se o Excel mudar; podem surgir linhas em branco entre registros — exclua-as com Localizar ▸ Substituir ▸ ^p^p … ^p. |
| Mala Direta do Word (Tipo “Diretório”) | No Word, crie um novo documento: Correspondências ▸ Iniciar Mala Direta ▸ Diretório. Selecione a planilha como origem de dados. Insira os campos <Empresa><Quebra de Linha><Site><Quebra><Telefone>. Finalize a mesclagem em Concluir e Mesclar ▸ Editar documentos individuais. | Escala para milhares de registros; permite layout avançado (etiquetas, tabloides, etc.). | Configuração mais longa; requer noções de Mala Direta. |
| Power Query | Dados ▸ Obter e Transformar ▸ De Tabela/Intervalo. No Editor do Power Query, selecione todas as colunas e clique em Transformar ▸ Desagrupar Colunas ▸ Avançado. Use Atribuir índice para criar a ordem Empresa ► Site ► Telefone. Coluna Personalizada para concatenar; em seguida, Transformar ▸ Colunas Dinamizadas. Feche e carregue como conexão ou como nova planilha. | Compatível com Excel 2016+; atualiza com um clique (Atualizar Tudo). | Curva de aprendizado maior; atenção ao tipo de dados (Texto vs Número). |
| Macro VBA (Bônus) | Pressione Alt + F11 para abrir o Editor VBA. Insira um módulo e cole: Sub EmpilharColunas() Dim src As Range, tgt As Range, i As Long Set src = Range(“A1”, Cells(Rows.Count, 3).End(xlUp)) Set tgt = Range(“E1”) For i = 1 To src.Rows.Count tgt(3 * i – 2).Value = src(i, 1).Value tgt(3 * i – 1).Value = src(i, 2).Value tgt(3 * i).Value = src(i, 3).Text Next i End Sub Execute a macro: Executar ▸ EmpilharColunas. | Roda em qualquer Excel para Windows; personalizável. | Macro precisa de permissões; impossível em Excel Online. |
Por que os zeros à esquerda somem (e como evitar)
Telefones de centrais com prefixos como “011” ou “021” são fragilizados quando o Excel interpreta a coluna como número. Para mantê‑los intactos:
- Antes de digitar ou colar, selecione a coluna ⟶ Ctrl + 1 ▸ Número ▸ Texto.
- Se o dado já estiver na planilha, use um apóstrofo:
'02198765432. Ele sinaliza ao Excel que é texto, mas não aparece no resultado. - Para formatação padronizada, combine com a função
TEXT():=TEXT(D2;"00000 0000").
Todos os métodos citados (fórmulas, Word, Power Query, VBA) respeitam os zeros quando o campo de origem é texto.
Exportando para o InDesign sem dor de cabeça
O InDesign aceita .txt (UTF‑8) ou .docx. Depois que sua lista vertical estiver pronta no Excel ou Word:
- Salve como Texto Sem Formatação (.txt), certificando‑se de escolher UTF‑8.
- No InDesign, abra Janela ▸ Utilidades ▸ Mesclagem de Dados e selecione o arquivo .txt como fonte.
- Crie um Marcador de Texto (Ctrl + Shift + X) e insira os campos mesclados.
- Clique em Criar documento mesclado para gerar o layout final.
Dica: se o documento precisar ser refeito mensalmente, mantenha a pasta do .txt sempre no mesmo caminho; assim a mesclagem encontra a fonte automaticamente.
Fluxo de trabalho recomendado para projetos contínuos
- Mantenha a planilha‑mãe e não edite a versão empilhada.
- Use Power Query ou matriz dinâmica para gerar a lista vertical em uma aba auxiliar.
- Exporte essa aba como .txt direto do Excel (Salvar como ▸ Texto UTF‑8).
- Pronto: a cada atualização de dados você só precisa clicar em Atualizar Tudo ▸ Salvar e reabrir o InDesign.
FAQ — Perguntas frequentes
Preciso instalar algo para usar TOCOL ou HSTACK?
Não. As funções chegam via atualizações mensais do Microsoft 365. Se não aparecerem, verifique em Arquivo ▸ Conta ▸ Opções de Atualização ▸ Atualizar Agora.Meu Excel é 2010. Qual método devo escolher?
Opte pelo Word ▷ Converter em Texto ou pela macro VBA; ambas funcionam em versões antigas.Por que o Word insere linha em branco entre registros?
O problema ocorre quando a tabela copiada contém linhas vazias ou quando algum registro tem células mescladas. Elimine células mescladas, depois use Localizar/ Substituir para trocar ^p^p por ^p.Power Query está cinza no meu menu. Como ativar?
No Excel 2016, Power Query é parte da guia Dados. Verifique se você não abriu a planilha em modo Somente Leitura ou se está usando a versão Starter, que não inclui o suplemento.
Checklist final
- ✅ Telefone formatado como Texto.
- ✅ Lista vertical sem linhas extras.
- ✅ Arquivo .txt em UTF‑8.
- ✅ Caminho do arquivo estável para reimportações.
- ✅ Teste uma amostra no InDesign antes de mesclar centenas de registros.
Conclusão
Converter colunas de Empresa, Site e Telefone em um bloco vertical não precisa ser um gargalo no seu projeto editorial. Com as fórmulas de matriz dinâmica, Power Query, a clássica opção Converter em Texto do Word ou mesmo uma macro VBA, você escolhe o método que melhor combina velocidade, automatização e compatibilidade. O mais importante é garantir que o campo de telefone seja tratado como texto — assim nenhum zero à esquerda se perde no caminho.