Recebe muitos e‑mails numa caixa compartilhada e precisa que a equipa tome conhecimento e aja rapidamente? Combinando Microsoft Power Automate, Teams e Planner é possível transformar qualquer mensagem que chegue à shared mailbox numa publicação num canal do Teams e numa tarefa rastreável—sem intervenção manual.
Por que automatizar a chegada de e‑mails?
Caixas partilhadas são um recurso clássico de atendimento (ex.: suporte@empresa.com, rh@empresa.com). Sem automatização, alguém precisa:
- verificar a caixa,
- encaminhar ou avisar o grupo,
- criar manualmente lembretes ou tarefas para que nada se perca.
Esse processo é lento, sujeito a falhas e não deixa rasto de quem faz o quê. Ao usar um fluxo no Power Automate, ganha‑se velocidade, transparência e métricas de ciclo de resposta.
Visão geral da solução
O fluxo terá apenas três peças:
- Gatilho: When a new email arrives in a shared mailbox (V2).
- Ação 1: publicar mensagem num canal de uma equipa no Teams.
- Ação 2: criar tarefa num plano do Planner (ou Project for the Web, To Do, Lists… conforme preferência).
O segredo está no gatilho: ele observa diretamente a caixa partilhada, ignorando a caixa pessoal do utilizador que cria o fluxo.
Pré‑requisitos e boas práticas
- Permissões: a conta criadora do fluxo precisa de Full Access ou Send As sobre a caixa. Sem isso, o conector do Outlook não lista a shared mailbox.
- Licenciamento: os conectores Outlook, Teams e Planner são Standard; estão incluídos na maioria dos planos Microsoft 365 Business e Enterprise.
- Ambiente: publique o fluxo num Environment de produção para aproveitamento de controlos de governança (DLP, logs, alertas).
- Nomeclatura: use nomes descritivos—SB‑Suporte‑Para‑Teams‑Planner—facilita a auditoria.
Passo a passo detalhado
Criar o fluxo
- Aceda ao portal do Power Automate (make.powerautomate.com).
- Escolha Create › Automated cloud flow. Dê um nome amigável.
Configurar o gatilho
- No painel de gatilhos, pesquise shared mailbox e selecione When a new email arrives in a shared mailbox (V2).
- No campo Mail box address introduza
suporte@empresa.com(não o seu e‑mail pessoal). - Opcional: defina pastas específicas (
/Inbox/Novo) ou condições rápidas (Only with attachments).
Publicar no Teams
- Adicione nova etapa “+ Add an action”.
- Procure Microsoft Teams > Post a message in a channel.
- Escolha Equipa e Canal (ex.: Suporte TI ▶ Incidentes).
- Construa a mensagem. Exemplo:
📧 Novo e‑mail recebido de @{triggerOutputs()?['from']}:
Assunto: @{triggerOutputs()?['subject']}
Pré‑visualização: @{substring(triggerOutputs()?['bodyPreview'],0,200)}... - Se quiser minimizar dados sensíveis, partilhe apenas um resumo ou meta‑dados.
Criar tarefa no Planner
- Clique em “+ Add an action” novamente.
- Escolha Planner > Create a task.
- Selecione Plano e Bucket (ex.: Incidentes).
- Mapeie campos:
- Title:
@{triggerOutputs()?['subject']} - Description: inclua ligação “Open original e‑mail” com
@{triggerOutputs()?['webLink']}. - Due date: se no assunto existir “URGENTE”, defina
utcNow()+P1D; caso contrário, deixe vazio.
- Title:
- Grave e teste.
Dica de UX – tarefas ricas
O Planner suporta anexos, check‑lists, cores e prioridades. Use‑os para orientar o time:
- Anexe o ficheiro .eml com o e‑mail completo (útil para histórico).
- Adicione etiquetas (Bug, Pedido, Dúvida) via Labels.
- Crie subtarefas (check‑list) com passos de resolução.
Condições e filtragem avançada
Nem todo correio merece virar post ou tarefa. Adicione um bloco Condition logo após o gatilho. Exemplos:
| Critério | Ação |
|---|---|
| Assunto contém “teste” | Ignorar (terminar fluxo) |
| De endereço “vip@cliente.com” | Marcar prioridade alta no Planner |
| Destinatário inclui “@@” (grupo) | Mencionar @equipa no Teams para notificar todos |
Pontos de atenção
| Aspeto | Detalhes práticos |
|---|---|
| Permissões | A conta criadora do fluxo precisa de Full Access ou Send As. Peça ao administrador Exchange se não aparecer a shared mailbox. |
| Licenciamento | Outlook, Teams e Planner são conectores Standard; não exigem licença Premium. |
| Filtragem | Use condições para bloquear SPAM e mensagens irrelevantes. |
| Limitações | Power Automate executa até uma vez por minuto e tem quotas de ações diárias (5k na licença padrão). |
| Segurança | Para conteúdo sensível, divulgue apenas meta‑dados no Teams e mantenha o corpo do e‑mail restrito no Planner. |
Monitorização e alertas
Depois de publicar em produção, clique em Analytics > Runs para ver taxas de sucesso, duração e falhas. Aumente a resiliência:
- Active Retry Policy nas ações de Teams e Planner (ex.: 3 tentativas, exponencial).
- Crie um Child Flow que notifica administradores via e‑mail se houver cinco falhas seguidas.
- Use Environment Variables para mover entre produção e homologação sem alterar passos.
Escalando para vários canais
Se cada categoria de e‑mail tiver canal próprio (Comercial, Financeiro, Legal), opte por uma switch case baseada em assunto ou pasta:
switch(triggerOutputs()?['To'])
case 'compras@':
Post in Channel 'Compras'
Create Task in Plan 'Procurement'
case 'financeiro@':
Post in Channel 'Financeiro'
...
Manter tudo num único fluxo simplifica a manutenção e evita contas de serviço duplicadas.
Automatização versus regras do Outlook
Regras de transporte apenas movem ou reenviam e‑mails; não integram Planner nem Teams. O graph de comunicados e tarefas do Power Automate é a única via suportada pela Microsoft para esse tipo de integração profunda.
Integração com Power BI
Quer ter métricas de SLA? Inclua uma etapa “Add a row into a table” (Excel ou Dataverse). Colete:
- Hora de chegada do e‑mail.
- Hora de criação da tarefa.
- Responsável atribuído.
- Tempo até conclusão (preenchido num outro fluxo disparado ao concluir a tarefa).
Depois crie um dashboard no Power BI com indicadores de backlog e tempo médio de resposta.
Boas práticas de governança
- Classifique o fluxo como Business Critical no Center of Excellence.
- Exija code review antes de publicar alterações.
- Armazene a versão exportada (
.zip) no repositório Git da equipa.
Perguntas frequentes (FAQ)
Como limitar o tamanho da mensagem no Teams?
Use a função substring(bodyPreview, 0, 500) ou crie condicional que posta ficheiro .eml como anexo em vez de texto.
Posso substituir o Planner por To Do?
Sim, troque a ação Create a task por Add a to‑do (V3). Os campos são semelhantes.
É possível mover automaticamente o e‑mail para arquivo?
Adicione a ação Move email (V2) após a criação da tarefa, apontando para a pasta Arquivo.
Conclusão
Automatizar a chegada de e‑mails de uma caixa partilhada para o Teams e o Planner elimina fricção, distribui a informação no local onde a equipa trabalha e regista responsabilidades. Com apenas três ações no Power Automate, qualquer organização lusófona pode criar um processo moderno, rápido e auditável—sem código.