Aprenda, passo a passo, como descobrir quem está com um arquivo aberto no SharePoint e como liberar o bloqueio com segurança. Veja opções nativas (coautoria, painel de detalhes, “SharePoint Viewers”), dicas de check‑out e soluções quando o bloqueio é seu ou de outra pessoa.
Visão geral: por que o SharePoint diz que o arquivo está “em uso”
No SharePoint (e bibliotecas do OneDrive conectadas a sites), a mensagem de que um arquivo está “em uso” normalmente significa que existe um bloqueio ativo — alguém abriu o documento para edição (ou visualização exclusiva), o cliente de sincronização está processando, há um check‑out em andamento, ou há uma política que impede exclusão/alteração no momento. A boa notícia é que a plataforma oferece jeitos práticos de identificar quem está usando o arquivo e como liberar a edição ou a exclusão.
O que o SharePoint mostra nativamente
Quem visualizou recentemente (SharePoint Viewers)
O SharePoint possui um recurso que revela as pessoas que visualizaram o arquivo e quando fizeram isso. Ao passar o cursor sobre um documento, surge um cartão com “Visualizadores” e horários de acesso.
Como ativar (se disponível no seu ambiente):
- No site, clique no ícone de Engrenagem (Configurações).
- Abra Conteúdos do site → Configurações do site.
- Entre em Gerenciar funcionalidades do site (Manage Site Features).
- Procure SharePoint Viewers e clique em Ativar.
- Volte à biblioteca: ao pairar o cursor sobre o arquivo, o cartão exibirá quem visualizou e quando.
Limitação importante: a lista de visualizadores mostra acessos anteriores. Ela não garante que a pessoa ainda esteja com o arquivo aberto neste exato momento.
Como identificar quem está com o arquivo aberto agora
Documentos do Office (Word, Excel, PowerPoint) — coautoria em tempo real
Abra o arquivo no Office Web (navegador) ou no aplicativo de desktop. Quando o arquivo suporta coautoria, você verá as “bolhas” ou iniciais dos coautores no canto superior direito. Se alguém estiver editando, os cursores coloridos aparecem no corpo do documento — é a maneira mais confiável de saber quem está com ele aberto neste momento.
- Bloqueado para edição: se o arquivo estiver em uso de maneira exclusiva, o Office exibe mensagens como “Bloqueado para edição por <nome>” ou “Somente leitura — aberto por <nome>”.
- Salvar/AutoSave: com o AutoSave ligado, as alterações são mescladas em tempo real; se houver conflito, o Office indica o ponto exato da edição.
Painel de detalhes da biblioteca (ícone “i”)
O painel de detalhes exibe metadados e atividades recentes do item. Em muitos cenários, ele indica quem está com o arquivo bloqueado ou “Reservado para/Desprotegido por”.
- Selecione o arquivo na biblioteca.
- Clique no ícone Informações (a letra i no topo direito).
- Confira a seção de Atividade e os detalhes: procure por mensagens como “Bloqueado para edição por <usuário>” ou o campo “Reservado para”.
Ambientes com check‑out (Retirar para edição / “Desproteger”)
Se a biblioteca usa check‑out obrigatório, apenas quem retirou o arquivo pode editá-lo. Para enxergar isso na visão da biblioteca:
- No cabeçalho da biblioteca, clique em Adicionar coluna → Mostrar/ocultar colunas.
- Marque a coluna Checked Out To (em português pode aparecer como Reservado para ou Desprotegido por).
- Salve a exibição. Agora a lista mostrará quem mantém o check‑out.
Se você for proprietário do site ou tiver a permissão Override Check Out, poderá usar Descartar check‑out para liberar o arquivo (cuidado: isso descarta alterações locais não publicadas de quem fez o check‑out).
Outras situações comuns
- Arquivos que não suportam coautoria (por exemplo, PDFs, arquivos CAD, ZIP): o bloqueio costuma ser exclusivo enquanto alguém está com o arquivo aberto.
- Sincronização (OneDrive): o cliente de sincronização pode manter um bloqueio temporário durante upload/merge.
- Indexação ou antivírus corporativo: processos automáticos podem segurar o handle do arquivo por alguns instantes.
Resumo visual dos métodos
| Método | Onde ver | Mostra | Quando usar | Limitações |
|---|---|---|---|---|
| Coautoria do Office | Word/Excel/PowerPoint (Web/desktop) | Presença em tempo real (bolhas, cursores) | Arquivos do Office compatíveis | Não vale para tipos sem coautoria |
| Painel de detalhes | Biblioteca → ícone “i” | Bloqueado por <nome>, atividade | Qualquer tipo de arquivo | Mensagens variam conforme ambiente |
| SharePoint Viewers | Cartão ao passar o cursor | Quem visualizou e quando | Auditoria leve / contexto | Não garante que ainda está aberto |
| Coluna Checked Out To | Vista da biblioteca | Quem fez check‑out | Bibliotecas com check‑out | Não mostra visualização sem check‑out |
Guia prático: fluxo de decisão para saber “quem está com o arquivo agora”
- Tente abrir o arquivo no Office (Web/desktop).
- Se aparecer “Bloqueado para edição por <nome>”, você já tem a resposta.
- Se abrir em coautoria, verifique as bolhas de presença para saber quem está conectado.
- Abra o Painel de detalhes na biblioteca e confira “Bloqueado por/Reservado para”.
- Exiba a coluna Checked Out To (Reservado para) se sua biblioteca usa check‑out.
- Confirme com a pessoa (chat/Teams/Outlook): peça para fechar o arquivo após salvar.
- Se você tiver permissão, use Descartar check‑out para liberar (último recurso, com aviso prévio).
Quando o bloqueio é seu (caso mais comum)
- Feche o arquivo no Office (Web e desktop). Garante que não há sessão fantasma segurando o bloqueio.
- Feche abas do navegador onde o arquivo possa estar aberto.
- No Office desktop, vá em Arquivo → Informações e verifique se há Check‑out ativo; se sim, clique em Descartar check‑out (ou Efetuar check‑in com comentários).
- Aguarde alguns minutos: a maioria dos bloqueios transitórios expira automaticamente.
- Se estiver usando o OneDrive Sync, aguarde a sincronização concluir ou pause/retome a sincronização.
Quando o bloqueio é de outra pessoa
- Identifique o usuário pelo Office (mensagem de bloqueio/coautoria), Painel de detalhes, Viewers ou a coluna Checked Out To.
- Envie uma mensagem rápida (Teams/Outlook): “Você pode fechar o arquivo <nome> após salvar? Preciso excluir/renomear/editar. Obrigado!”.
- Se for check‑out e a pessoa estiver ausente, peça a um proprietário do site para Descartar check‑out (comunicação prévia sempre que possível).
- Alternativa segura: Salvar como cópia para dar continuidade temporária ao trabalho, evitando bloqueios — depois mescle as alterações.
Resolução de problemas: mensagens comuns e o que fazer
| Mensagem típica | Significado | Como agir |
|---|---|---|
| “Bloqueado para edição por <nome>” | Usuário mantém o arquivo aberto com bloqueio | Peça para fechar, ou aguarde expirar; se check‑out, descarte o check‑out (com permissão) |
| “Este arquivo está em uso” ao excluir | Alguma sessão/serviço detém o arquivo | Verifique Painel de detalhes; feche apps; verifique cliente de sincronização; tente novamente |
| “Item em retenção/hold de conformidade” | Política de retenção ou eDiscovery impede exclusão | Fale com o administrador de conformidade; exclusão pode ser bloqueada por regra |
| “Somente leitura — arquivo aberto por outro usuário” | Você abriu, mas sem permissão de edição exclusiva | Solicite que o outro usuário feche; ou aguarde |
| “Não foi possível fazer check‑in” | Conflito de versão/pendência de metadados | Preencha metadados obrigatórios, resolva conflitos e tente o check‑in novamente |
Check‑out x coautoria: diferenças e quando usar
| Recurso | Como funciona | Vantagens | Quando usar | Riscos/atenções |
|---|---|---|---|---|
| Coautoria (Office) | Vários editam simultaneamente; salvamento em tempo real | Agilidade, presença em tempo real | Conteúdo do Office com colaboração contínua | Arquivos não‑Office podem não suportar |
| Check‑out | Um usuário “retira” o arquivo para editar sozinho | Controle rígido de versões e metadados | Processos que exigem revisão formal antes de publicar | Risco de bloqueio prolongado se o usuário se ausentar |
Como mostrar colunas úteis na biblioteca
Para administrar bloqueios com rapidez, inclua estas colunas na visão:
- Checked Out To (Reservado para/Desprotegido por): indica quem mantém o check‑out.
- Modificado por: ajuda a identificar o último editor.
- Versão: útil para confirmar se houve publicação recente.
Passo a passo: na biblioteca, clique em Adicionar coluna → Mostrar/ocultar colunas e marque as colunas desejadas. Salve a visão (ou crie uma visão específica para suporte).
Dicas rápidas (evite bloqueios desnecessários)
- Prefira o Office no navegador para edições rápidas; a coautoria é mais fluida.
- Ative o AutoSave sempre que trabalhar com arquivos do Office no OneDrive/SharePoint.
- Feche o arquivo ao terminar, especialmente em bibliotecas com check‑out obrigatório.
- Use versões: ative o controle de versão da biblioteca para auditar alterações e reverter se necessário.
- Combinações de arquivos (por exemplo, planilhas vinculadas) podem manter sessões abertas; revise dependências.
Para proprietários e administradores (uso avançado)
Use somente se realmente necessário e com comunicação prévia.
- Descartar check‑out de outro usuário: disponível a quem possui permissão apropriada no site. Essa ação descarta alterações locais e libera o arquivo.
- Check‑in forçado: se alguém esqueceu de fazer check‑in, um proprietário pode efetivar o check‑in no item, assegurando que a versão atual volte ao fluxo normal.
- Conflitos de sincronização: no cliente do OneDrive, resolva os conflitos e finalize uploads pendentes para liberar bloqueios.
Exemplos (bibliotecas clássicas/modernas podem variar):
* Biblioteca → Selecione o arquivo → Mais → Descartar check‑out * Biblioteca → Selecione o arquivo → Mais → Fazer check‑in
Privacidade e conformidade
- A funcionalidade “Visualizadores” deve respeitar as políticas da organização. Nem todos os sites mostram esse cartão, conforme configuração e permissões.
- Se a biblioteca estiver sob retenção (policy/hold), a exclusão pode ser impedida por motivos legais ou de compliance — não é “bloqueio de uso” por um usuário específico.
Perguntas frequentes (FAQ)
Consigo ver sempre quem está com o arquivo aberto?
Quase sempre, para arquivos do Office. A coautoria e as mensagens de bloqueio revelam o usuário. Para tipos sem coautoria, use o Painel de detalhes e, se houver, a coluna de check‑out.
Posso remover o bloqueio mesmo sem falar com a pessoa?
Tecnicamente, proprietários com permissão podem descartar o check‑out. Porém, sempre avise o usuário: descartar elimina alterações locais não publicadas.
Por que o SharePoint diz que está em uso mesmo quando ninguém está editando?
Processos transitórios (sincronização, indexação, antivírus, preview) podem segurar o arquivo por alguns minutos. Tente novamente após breve intervalo.
O recurso “Visualizadores” não aparece. E agora?
Ele pode estar desativado na sua organização ou não disponível no tipo de site. Use coautoria, Painel de detalhes e colunas da biblioteca como alternativas.
Como agir se preciso excluir um arquivo em uso?
Confirme quem o abriu, peça para fechar, aguarde os serviços concluírem e, só então, exclua. Em caso de check‑out de terceiros, um proprietário pode descartar o check‑out (com ciência do usuário).
Checklist rápido para o dia a dia
- Abrir no Office → ver coautores ou “Bloqueado por <nome>”.
- Ver Painel de detalhes → confirmar bloqueio/atividade.
- Exibir coluna “Checked Out To” (Reservado para) na visão.
- Falar com a pessoa → solicitar fechamento/salvamento.
- Se necessário e autorizado → Descartar check‑out ou realizar check‑in.
Exemplos práticos
Cenário 1 — Planilha do Excel não pode ser excluída
Abra a planilha no Excel Web: aparece “Bloqueado para edição por Maria”. Abra o Painel de detalhes e confirme. Envie mensagem à Maria; após fechar, a exclusão funciona normalmente.
Cenário 2 — Documento do Word com check‑out esquecido
A coluna “Reservado para” indica João. Ele saiu de férias. Como proprietária do site, Ana descarta o check‑out (com registro de comunicação), libera o arquivo e publica a versão revisada.
Cenário 3 — PDF em uso por tempo anormal
Ninguém assumiu. O OneDrive Sync estava enviando uma versão; após concluir, o bloqueio some. Dica: pausar e retomar a sincronização acelera a liberação.
Boas práticas para equipes
- Defina regras de colaboração: quando usar coautoria e quando exigir check‑out.
- Mantenha versões habilitadas e metadados obrigatórios claros.
- Adote um canal de comunicação padrão (Teams) para avisos de “fechar arquivo”.
- Eduque sobre AutoSave e fechamento de arquivos após o uso.
Resumo executivo
Para saber quem está com um arquivo aberto agora: abra o documento no Office (coautoria revela presença), consulte o Painel de detalhes (bloqueado por <nome>) e, se aplicável, exiba a coluna Checked Out To. Para liberar, peça o fechamento, finalize sincronizações e, quando permitido, descarte o check‑out. Para histórico de quem viu, ative o recurso SharePoint Viewers.
Passo a passo detalhado: ativar “SharePoint Viewers” (se disponível)
- No site do SharePoint, clique na Engrenagem (canto superior direito).
- Selecione Conteúdos do site → Configurações do site.
- Acesse Gerenciar funcionalidades do site.
- Localize SharePoint Viewers e clique em Ativar.
- Retorne à biblioteca: ao pairar o cursor sobre um documento, veja quem o visualizou e quando.
Lembrete: “Visualizadores” indica acessos anteriores, não presença em tempo real. Use coautoria/Painel de detalhes para saber quem está com o arquivo aberto agora.
Conclusão
Para resolver o aviso de “arquivo em uso” e avançar com segurança, combine três observações: (1) coautoria do Office (presença em tempo real), (2) Painel de detalhes (bloqueio/atividade) e (3) coluna de check‑out (quando aplicável). Com esse trio, você descobre rapidamente quem está com o arquivo, evita perda de alterações e mantém a governança do conteúdo no SharePoint.