Ao abrir uma pasta em uma biblioteca do SharePoint Online, a mensagem “The specified list is invalid” pode surgir de forma intermitente. Neste guia, você encontra um passo a passo completo para diagnosticar, corrigir e prevenir o erro, com foco em desempenho, limites e boas práticas.
Visão geral do problema
O erro geralmente aparece ao tentar navegar diretamente para uma pasta dentro de uma biblioteca de documentos. Após recarregar a página, o conteúdo volta, mas a falha retorna com frequência. Em ambiente corporativo, isso impacta produtividade, suporte e confiabilidade da plataforma.
Na maior parte dos casos, a origem está relacionada ao List View Threshold (LVT), o limite de 5 000 itens por consulta aplicada a listas e bibliotecas do SharePoint Online. Mesmo quando a biblioteca inteira possui um número de itens muito superior aos 5 000, o que determina o erro é a quantidade de itens retornados por uma consulta (a vista padrão, uma filtragem ou a navegação dentro de determinada pasta), e não o volume total do site.
Resumo das ações recomendadas
| Etapa | O que fazer | Por que ajuda |
|---|---|---|
| Testar em outros navegadores ou em janela anônima | Abrir o mesmo endereço no Microsoft Edge, Chrome ou Firefox; limpar cache e cookies. | Descarta problemas de cache ou extensões no navegador que corrompam a sessão. |
| Verificar o limite de 5 000 itens (List View Threshold) | Em Configurações da biblioteca › Configurações avançadas e nas próprias vistas, verifique avisos de limite e o uso de colunas indexadas. | Quando a consulta ultrapassa 5 000 itens, o SharePoint pode bloquear a exibição ou apresentar falhas intermitentes. |
| Reduzir ou segmentar o volume de documentos | Mover parte dos arquivos para outra biblioteca; criar vistas filtradas com colunas indexadas; habilitar Navegação por Metadados. | Mantém cada consulta abaixo do limite, evitando sobrecarga do servidor. |
| Confirmar se outras bibliotecas grandes não falham | Comparar configurações (vistas, colunas calculadas, permissões exclusivas) entre bibliotecas. | Diferenças em configuração tornam algumas bibliotecas mais suscetíveis ao limite do que outras. |
| Acionar o suporte da Microsoft | Se a falha persistir mesmo após ajustes e sem ultrapassar o limite. | A equipe de back‑end pode analisar logs, consistência da coleção de sites e aplicar correções no tenant. |
Por que esse erro acontece
- List View Threshold (LVT) de 5 000 itens: é um mecanismo de proteção de desempenho. No SharePoint Online, esse limite não pode ser aumentado por configuração do administrador do tenant.
- Consultas que “varrem” muitos itens: a vista padrão, filtros sem índice, navegação em pastas com dezenas de milhares de arquivos ou agrupamentos que exigem leitura extensa tendem a ultrapassar o LVT.
- Colunas e vistas “pesadas”: uso de colunas de pesquisa múltipla, People Picker multi‑valor, colunas calculadas nos filtros, ordenações não indexadas e agrupamentos complexos elevam custo da consulta.
- Permissões quebradas em massa: milhares de itens com permissões exclusivas fazem o SharePoint reavaliar segurança item a item durante a consulta, piorando o tempo de resposta.
- Experiência clássica e personalizações: web parts antigas, scripts de terceiros e extensões de navegador podem introduzir sobrecarga e instabilidade intermitente.
Testes rápidos de navegador e sessão
- Abra a mesma pasta em janela anônima ou outro navegador.
- Limpe cache e cookies da origem do SharePoint.
- Desative temporariamente extensões (bloqueadores, tradutores, gerenciadores de downloads) e teste novamente.
- Se sua organização usa proxy/SSO, valide se não há prompts de credenciais pendentes ou sessões expiradas.
Se o erro desaparecer, trate a causa como cliente (perfil do navegador, cookies, extensões). Se persistir, avance para as verificações do ambiente e das bibliotecas.
Como confirmar o impacto do List View Threshold
Você pode verificar a proximidade do limite e a estrutura das vistas diretamente pela interface:
- Navegue até a biblioteca → clique no ícone de engrenagem → Configurações da biblioteca.
- Acesse Colunas indexadas para conferir se há índices criados nas colunas principais (Data, Status, Projeto, etc.).
- Em Configurações da exibição (ou “Criar exibição” para uma nova), verifique Filtros e Ordenação:
- A primeira condição de filtro deve usar uma coluna indexada e reduzir significativamente o conjunto (por exemplo: Data de Modificação é maior que [Hoje] – 180).
- Evite ordenar por colunas não indexadas em vistas grandes.
- Ao navegar em uma pasta específica, conte a quantidade de itens (arquivos + subpastas) dentro dela. Pastas com muitos milhares de itens são candidatas ao problema.
Estratégias eficazes para reduzir ou segmentar o volume
Criar vistas filtradas com colunas indexadas
O objetivo é forçar o SharePoint a buscar apenas um recorte específico de itens:
- Em Configurações da biblioteca → Colunas indexadas → Criar um novo índice. Priorize colunas:
- Data (Criado, Modificado, Data do Documento).
- Metadados de classificação (Status, Departamento, Projeto, Ano, Mês).
- Texto/Escolha de alta seletividade (com poucos valores dominantes).
- Crie uma exibição que use essa coluna indexada no primeiro filtro. Exemplos:
- Data de Modificação é maior que
[Hoje]-180(itens dos últimos 6 meses). - Status é igual a
AtivoE Projeto é igual aXYZ.
- Data de Modificação é maior que
- Evite depender de colunas calculadas nos filtros (elas não podem ser indexadas de maneira útil para o mecanismo).
- Teste: se a vista carregar sem erro e retornar significativamente menos de 5 000 itens, você está no caminho certo.
Habilitar Navegação por Metadados
A Navegação por Metadados acrescenta uma árvore de refinadores e automaticamente combina índices para manter as consultas abaixo do LVT. Para ativar:
- Em Configurações da biblioteca, acesse Navegação por metadados e filtragem.
- Adicione as hierarquias (por exemplo, Ano → Mês, Departamento, Projeto) e refinadores desejados.
- Confirme se as colunas escolhidas possuem índices criados.
Reorganizar pastas muito grandes
Se a pasta específica que gera o erro contém um volume massivo, divida‑a em subpastas lógicas. Boas estratégias:
- Por período:
/Arquivo/2023,/Arquivo/2024… - Por unidade organizacional:
/Financeiro,/Comercial,/Operações. - Por projeto/cliente: cada projeto com sua própria subpasta de primeiro nível.
O ideal é que cada subpasta raramente ultrapasse alguns milhares de itens. Mesmo com pastas, a consulta ainda precisa retornar menos de 5 000 itens.
Dividir a biblioteca em ativos e arquivo
Crie duas bibliotecas: Documentos – Ativos e Documentos – Arquivo. Mantenha somente o que é atual/operacional na primeira e mova versões finais ou documentos inativos para a segunda. Combine isso com políticas de retenção quando aplicável.
Polir vistas “pesadas”
- Evite agrupamentos em vistas gigantes. Se necessário, agrupe após reduzir o conjunto com um filtro indexado.
- Mostre menos colunas (exibição enxuta) nas vistas grandes.
- Ordene por colunas indexadas (por exemplo, Data de Modificação).
Modern Experience, permissões e outros ajustes
Preferir a experiência moderna
A experiência moderna é mais resiliente com grandes listas/bibliotecas e lida melhor com virtualização de resultados. Certifique‑se de que a biblioteca não esteja forçando modo clássico por configuração herdada.
Rever permissões exclusivas
Milhares de itens com quebra de herança podem tornar consultas muito caras. Boas práticas:
- Conceda permissões no nível da biblioteca ou de poucas pastas de primeiro nível.
- Evite permissões exclusivas em massa item a item.
- Para cenários sensíveis, avalie uma biblioteca separada com controle dedicado.
Sincronização com OneDrive como mitigação
Quando o objetivo é apenas abrir/editar arquivos, sincronizar a biblioteca no OneDrive pode contornar gargalos da interface web em pastas específicas. Isso não elimina a necessidade de correção estrutural, mas reduz o impacto no dia a dia.
Monitoramento e análise de uso
Ative relatórios de uso e insights de pesquisa para identificar termos e vistas que extrapolam o LVT. Use esses dados para ajustar índices, filtros e refinar a arquitetura da informação.
Comparando bibliotecas para isolar variáveis
Se outra biblioteca com volume semelhante não apresenta o erro, compare tecnicamente:
| Aspecto | Biblioteca A (com erro) | Biblioteca B (estável) | Observações |
|---|---|---|---|
| Vistas padrão | Ordena por coluna não indexada; agrupa | Filtro por Data indexada; sem agrupar | Replique o padrão da B na A |
| Colunas indexadas | Poucas ou inexistentes | Data/Status/Projeto indexadas | Crie índices iguais na A |
| Permissões | Muitas quebras | Herança simples | Reestruture permissões na A |
| Personalizações | Scripts, web parts antigas | Padrão moderno | Remova legados na A |
Passo a passo detalhado de correção
Ajustar a exibição padrão
- Abra a biblioteca → Exibir detalhes → Formatar o modo de exibição → Editar exibição atual.
- Em Filtros, adicione condição com coluna indexada para reduzir o conjunto (ex.: Modificado >
[Hoje]-365). - Remova agrupamentos e ordenar por colunas não indexadas.
- Salve como nova vista Ativos (12 meses) e defina como padrão.
Criar índices essenciais
- Vá em Configurações da biblioteca → Colunas indexadas → Criar um novo índice.
- Priorize: Modificado, Criado, Status, Projeto, Ano.
- Evite indexar colunas do tipo Várias linhas de texto (não suportadas) e cálculos que você pretende usar em filtros.
Habilitar Navegação por metadados
- Em Configurações da biblioteca, abra Navegação por metadados e filtragem.
- Adicione hierarquias (Ano → Mês) e refinadores (Departamento, Projeto, Status).
- Confirme que cada coluna usada na hierarquia tem índice.
Reorganizar pastas críticas
- Identifique as pastas que disparam o erro e conte itens em cada uma.
- Crie subpastas por ano e/ou projeto. Movimente itens antigos para subpastas de arquivo.
- Atualize as vistas de forma a abrir por padrão uma subpasta filtrada (quando fizer sentido).
Automação para manter a saúde da biblioteca
Arquivamento automático com Power Automate
Exemplo de fluxo recorrente (executar diariamente):
- Gatilho: Agendado (a cada 1 dia).
- Ação 1: Obter itens/arquivos da biblioteca com filtro
Modified lt addDays(utcNow(),-365). - Ação 2: Condição: se Status =
Concluídoou Aprovado. - Ação 3: Mover arquivo para biblioteca Arquivo mantendo metadados essenciais.
Benefício: o volume “ativo” fica sempre abaixo do LVT sem esforço manual.
Alertas proativos
- Crie um fluxo que verifique contagem de itens em pastas‑chave e notifique quando ultrapassar limiares (ex.: 3 500 e 4 500).
- Associe com um painel de governança: bibliotecas, itens por pasta, permissão quebrada, vistas sem índice.
Boas práticas de design de informação
- Metadados antes de pastas: prefira metadados e vistas a uma hierarquia de pastas profunda. Use pastas apenas para segmentar volumes.
- Conjunto de colunas enxuto: evite dezenas de colunas de pesquisa, principalmente multi‑valor.
- Tipos de conteúdo para padronizar e facilitar a indexação.
- Retenção e descarte: políticas que movem/arquivam documentos antigos.
- Nomeação consistente (ex.: ANO‑PROJETO‑DESCRIÇÃO) contribui para buscas seletivas.
Verificações técnicas adicionais
Impacto de colunas calculadas e agregações
- Colunas calculadas não são úteis como primeiro filtro (não indexáveis para esse propósito).
- Evite Soma/Média/Contagem em vistas grandes.
- Evite Mostrar total de itens em colunas volumosas; isso força leituras amplas.
Checklist de saúde da biblioteca
- Vista padrão tem filtro por coluna indexada.
- Navegação por metadados habilitada.
- Pastas críticas com < 5 000 itens (idealmente < 3 000).
- Sem agrupamentos/ordenar por colunas não indexadas.
- Permissões majoritariamente herdadas.
- Automação de arquivamento ativa.
Diagnóstico com PnP PowerShell (opcional)
Para administradores que desejam inspecionar volumes e ajustar configurações de forma mais eficiente:
# Autenticar no site
Connect-PnPOnline -Url "https://<tenant>.sharepoint.com/sites/<site>" -Interactive
Obter contagem de itens de uma biblioteca
Get-PnPList -Identity "Documentos" | Select Title, ItemCount
Listar colunas indexadas
Get-PnPProperty -ClientObject (Get-PnPList -Identity "Documentos") -Property Fields ` | Where-Object { $_.Indexed -eq $true }`
\| Select InternalName, Title, TypeDisplayName, Indexed
Contar itens em uma pasta específica
Get-PnPFolderItem -FolderSiteRelativeUrl "Shared Documents/Financeiro" | Measure-Object Use essas informações para decidir onde criar índices, como segmentar pastas e quais vistas precisam ser ajustadas.
Perguntas frequentes
É possível aumentar o limite de 5 000 itens no SharePoint Online?
Não. O limite é parte do serviço. O caminho é projetar vistas e índices para retornar menos itens por consulta.
Por que outra biblioteca com mais de 100 000 itens funciona e esta não?
Porque a outra provavelmente usa vistas com filtros/índices melhores, menos permissões exclusivas e menos colunas pesadas.
Pastas resolvem o problema?
Pastas ajudam a segmentar, mas se a pasta em si retornar > 5 000 itens, o erro pode ocorrer. Combine pastas com filtros indexados.
Posso usar agrupar por “Ano” ou “Cliente”?
Sim, mas somente após um filtro inicial indexado que reduza o conjunto de resultados.
Sincronizar no OneDrive é a solução?
É uma mitigação para o acesso do usuário final. A solução raiz é otimizar índices, vistas e arquitetura da biblioteca.
Plano de ação recomendado
- Confirmar a causa: reproduza o erro; verifique vistas e contagem de itens nas pastas problemáticas.
- Indexar colunas‑chave: Data, Status, Projeto, Ano.
- Refatorar a vista padrão: primeiro filtro por coluna indexada e sem agrupamentos/ordenações pesadas.
- Segmentar o volume: dividir pastas críticas; mover documentos antigos para biblioteca de arquivo.
- Habilitar metadados e refinadores.
- Automatizar arquivamento com Power Automate e configurar alertas de volume.
- Revisar permissões e simplificar quebras de herança.
- Acionar suporte se persistir após as correções ou quando não houver excesso de itens detectável.
Apêndice: colunas e indexação — o que observar
| Tipo de coluna | Pode ser indexada | Observações para vistas grandes |
|---|---|---|
| Uma linha de texto / Número / Moeda | Sim | Excelentes para filtros seletivos |
| Data e hora | Sim | Ótima como primeiro filtro (ex.: últimos 180 dias) |
| Escolha (Choice) | Sim | Prefira poucos valores dominantes |
| Pesquisa (Lookup) / Pessoa (People) | Sim | Evite multi‑valor em vistas enormes; use como segundo filtro |
| Várias linhas de texto | Não | Não use em filtros/ordenação de vistas grandes |
| Calculada | Limitado | Não serve como primeiro filtro efetivo; evite para reduzir LVT |
Conclusão
O erro “The specified list is invalid” quase sempre é um efeito colateral do List View Threshold e de consultas que retornam itens demais de uma só vez. A correção definitiva combina três frentes: (1) colunas indexadas bem escolhidas, (2) vistas enxutas com filtro inicial seletivo e (3) segmentação inteligente do volume por pastas, metadados e bibliotecas de arquivo. Como reforço, automatize o arquivamento, monitore volumes e mantenha permissões simples. Se, após isso, o problema persistir em bibliotecas que não ultrapassam os limites, registre um chamado no Centro de administração para investigação de back‑end.