Outlook 365 exibe e‑mails em Aptos: como voltar a Calibri/Arial (versão 2312)

Após a atualização do Outlook 365 para a versão 2312 (04/01/2024), muitas caixas de entrada passaram a exibir mensagens recebidas em Aptos. Veja por que isso acontece e como voltar a enxergar Calibri/Arial nas composições e no dia a dia.

Contexto: por que os e‑mails começam a aparecer em Aptos

Com a atualização 2312, o Microsoft 365 trocou a fonte padrão dos aplicativos Office: Aptos substituiu a Calibri. No Outlook clássico para Windows (Win32), o motor de edição é o Microsoft Word. Isso significa que várias preferências de formatação — como conjuntos de fontes e estilos — são herdadas diretamente do Word e, em especial, do modelo NormalEmail.dotm. Quando esse modelo assume Aptos como padrão, partes da experiência do Outlook podem “empurrar” a nova fonte para o corpo das mensagens, impactando:

• Mensagens recebidas: a área de leitura pode renderizar o texto com base em estilos internos do Word/Outlook quando o HTML do remetente é simples, quando há trechos em texto sem formatação (plain text) ou quando há colagens com formatação parcial.
• Respostas, encaminhamentos e assinaturas: como são redigidos no editor do Outlook (Word), seguem os estilos e conjuntos de fontes ativos no Word, incluindo Quick Parts e Blocos de Construção.
• Tamanho da fonte: a atualização redefiniu o tamanho “Normal” em alguns ambientes para 11 pt; por isso, composições podem “cair” de 12 pt para 11 pt após o update se o padrão do Word não for ajustado.

Resultado: mesmo se o remetente tiver usado Calibri ou Arial, você pode ver Aptos, e suas preferências pessoais de “Fonte para redigir” parecem ser ignoradas em determinadas situações.

Quem é afetado

O comportamento descrito aplica‑se ao Outlook clássico para Windows, presente no Microsoft 365 Apps (Canal Atual/Empresa/Preview) e no Office LTSC quando atualizado para a base que contém a fonte Aptos. O novo Outlook para Windows (baseado na web) e o Outlook na web têm comportamento distinto e não utilizam o arquivo NormalEmail.dotm; portanto, as etapas abaixo focam o cliente clássico de desktop.

Resumo rápido dos workarounds que funcionam hoje

Se você precisa de uma solução prática enquanto a Microsoft não oferece um controle oficial para “Fonte de exibição de mensagens recebidas”, aplique os passos da tabela a seguir. Em seguida, veja o passo a passo detalhado mais abaixo.

Objetivo	Passos sugeridos	Observações
Voltar a usar Calibri/Arial em novos e‑mails	Outlook ► Arquivo/Ficheiro › Opções › Email/Correio › Papel de carta e fontes. Defina Calibri (ou outra) para: “Novo e‑mail”, “Responder/Encaminhar” e “Texto simples”.	Funciona, mas não muda a aparência de mensagens recebidas nem de colagens de texto.
Remover Aptos das respostas, assinaturas e Quick Parts	Abra o Word ► Design (ou Estrutura) › Fontes › Personalizar fontes. Crie um conjunto “Calibri/Calibri” (ou o par que preferir) e clique Definir como padrão. Depois, ainda na faixa Design, escolha Conjunto de estilos › Word 2007 e salve como padrão.	Essas ações atualizam o modelo NormalEmail.dotm usado pelo Outlook, afetando assinaturas, respostas e componentes reutilizáveis.
Quando “Conjunto de estilos” aparecer cinzento	Certifique‑se de que o cursor esteja dentro do corpo da mensagem (no Outlook) ou num documento aberto (no Word).	É uma limitação da interface: o menu só ativa se houver conteúdo editável.
Evitar que tamanho caia de 12 pt para 11 pt	No mesmo diálogo Papel de carta e fontes, ajuste manualmente o tamanho da fonte para 12 pt em cada categoria (novo, resposta, texto simples).	O Outlook herda o tamanho “Normal” do Word; alterá‑lo resolve.
Dar feedback à Microsoft	Vote ou crie item no portal Outlook · Community (microsoft.com).	Quanto mais votos, maior a chance de surgir uma configuração oficial para “Fonte de exibição dos e‑mails recebidos”.

Passo a passo completo e comentado

Configurar as fontes do Outlook para escrita

1. No Outlook, aceda a Arquivo/Ficheiro › Opções › Email/Correio › Papel de carta e fontes.
2. Na aba Personalizar papel de carta, selecione Fonte para:
   • Novo e‑mail
   • Responder ou encaminhar
   • Redigir e ler mensagens em texto sem formatação
3. Escolha Calibri ou Arial e defina o tamanho desejado (ex.: 12 pt). Confirme em OK.

Importante: isso define a sua experiência de composição, mas não força a renderização de mensagens recebidas se o Word/Outlook decidirem aplicar os estilos do conjunto padrão. Por isso, siga também a etapa no Word.

Definir um conjunto de fontes e estilos no Word que o Outlook irá herdar

1. Abra o Word e crie um documento em branco.
2. Vá em Design (ou Estrutura) › Fontes › Personalizar fontes.
3. Em Fonte de cabeçalho e Fonte do corpo, selecione Calibri (ou o par desejado, por exemplo Arial/Arial).
4. Dê um nome ao conjunto, como “Calibri/Calibri – Email”, e clique em Definir como padrão.
5. Ainda em Design, clique em Conjunto de estilos e escolha Word 2007, que mantém uma hierarquia de estilos mais compatível com muitos templates usados no Outlook. Confirme como padrão.

Ao fazer isso, o Word grava uma versão atualizada dos seus padrões, e o Outlook passa a usá‑los ao redigir, responder, inserir Quick Parts e aplicar assinaturas.

Reaplicar assinaturas, Quick Parts e modelos após mudar os padrões

Assinaturas e componentes reutilizáveis costumam “carregar” a fonte do momento em que foram criados. Depois de atualizar o conjunto de fontes/estilos, faça o seguinte:

1. Abra um novo e‑mail e insira cada Quick Part uma vez. Se surgir em Aptos, selecione o texto e aplique Calibri/Arial; depois, atualize o Quick Part com Inserir › Partes Rápidas › Salvar Seleção na Galeria de Partes Rápidas, substituindo o existente.
2. Edite as assinaturas em Arquivo/Ficheiro › Opções › Email › Assinaturas. Dentro do editor de assinaturas, selecione todo o conteúdo e defina Calibri/Arial, tamanho e espaçamentos novamente.
3. Se você usa modelos de e‑mail (.oft), abra cada um, aplique a nova fonte e salve por cima.

Corrigir o tamanho “Normal” para 12 pt

Se seus e‑mails passaram a surgir em 11 pt após a atualização, ajuste:

1. No Outlook, aceda a Arquivo/Ficheiro › Opções › Email › Papel de carta e fontes.
2. Defina explicitamente 12 pt em Novo e‑mail, Responder/Encaminhar e Texto simples. Confirme.

Esse ajuste previne que respostas fiquem inconsistentes quando há mescla de estilos do documento com o seu estilo “Normal”.

Quando nada parece surtir efeito: redefinir o NormalEmail.dotm

O arquivo NormalEmail.dotm guarda estilos e blocos de construção usados pelo editor de e‑mail. Se ele estiver “viciado” em Aptos, pode recriá‑lo:

1. Feche o Outlook e o Word.
2. No Explorador, navegue até %APPDATA%\Microsoft\Templates.
3. Localize NormalEmail.dotm e faça um backup (copie para outra pasta) — isso também guarda seus Quick Parts.
4. Renomeie o arquivo original para algo como NormalEmail.old.
5. Abra o Word, crie o conjunto de fontes Calibri/Calibri e aplique o Conjunto de estilos Word 2007 como padrão (conforme descrito acima).
6. Abra o Outlook; um novo NormalEmail.dotm será criado. Refaça as configurações de Papel de carta e fontes no Outlook.

Nota: se você dependia de Quick Parts, será preciso recriá‑los ou importar o conteúdo do backup manualmente.

Por que mensagens recebidas ainda podem aparecer em Aptos

Mesmo após todos os ajustes, há casos em que o painel de leitura exibirá Aptos, por exemplo:

• Mensagens em texto simples (plain text) – o Outlook aplica o estilo “Normal” da sua configuração local para exibir o conteúdo.
• Trechos colados de outras aplicações – especialmente quando vêm sem metadados CSS; o Outlook tenta “harmonizar” o trecho com o estilo do documento, podendo usar Aptos se essa for a fonte ativa do conjunto.
• Mensagens HTML minimalistas – quando o remetente não força uma font-family específica, a renderização pode recorrer à fonte padrão local.

Para esses casos pontuais, use o atalho Ctrl + Shift + F (Formatar Fonte) durante a redação da resposta para normalizar a tipografia antes de enviar.

Limitações conhecidas (no momento)

• Mesmo após aplicar as etapas no Word e no Outlook, e‑mails em texto simples e conteúdo colado podem voltar a exibir Aptos.
• Até agora, não existe uma chave de registro ou política administrativa documentada que desative globalmente a nova fonte em mensagens recebidas.
• A mudança faz parte da atualização de identidade visual do Microsoft 365; além da fonte, cores de tema e alguns estilos foram ajustados.

Recomendações práticas para o dia a dia

1. Aplique as duas etapas no Word (conjunto de fontes + conjunto de estilos). Isso resolve cerca de 90% dos casos, inclusive para Quick Parts e assinaturas.
2. Para mensagens recebidas que ainda mostrem Aptos, use Ctrl + Shift + F e aplique Calibri/Arial somente onde necessário.
3. Incentive colegas a registrar feedback. Uma opção oficial de “exibir na fonte original” deve ganhar prioridade se houver demanda suficiente.

Dicas extras de produtividade e consistência visual

• Prefira colar como texto sem formatação (Ctrl + Shift + V em várias aplicações, ou Manter somente texto no menu de colagem do Outlook). Depois aplique Calibri/Arial.
• Use estilos (Normal, Cabeçalho, Lista) ao invés de formatar manualmente cada trecho; isso reduz “quedas” para Aptos quando o documento é reprocessado.
• Crie um modelo de mensagem base com seu cabeçalho, rodapé e espaçamentos definidos em Calibri/Arial e salve como .oft. Ao iniciar um e‑mail a partir desse modelo, a chance de drift tipográfico diminui.
• Evite múltiplas fontes na mesma mensagem (Arial no corpo, Calibri na assinatura, etc.). A mistura aumenta a chance de substituições na cadeia de resposta.

Checklist de diagnóstico rápido

1. O problema ocorre apenas na leitura ou também em respostas/encaminhamentos?
2. Você já definiu Calibri/Arial em Papel de carta e fontes nas três categorias (novo, resposta, texto simples)?
3. O Word está com o conjunto de fontes definido para Calibri/Calibri e o Conjunto de estilos para Word 2007?
4. As assinaturas foram atualizadas após a mudança de padrão do Word?
5. Há Quick Parts antigos salvos com Aptos? Refaça-os após definir os padrões.
6. O arquivo NormalEmail.dotm foi regenerado, se necessário?

Perguntas frequentes

Alterar a fonte em “Papel de carta e fontes” faz e‑mails recebidos voltarem a Calibri/Arial?

Não. Essa configuração controla principalmente a composição (novo, resposta e texto sem formatação). A exibição de mensagens recebidas depende de como a mensagem foi criada (HTML com CSS, RTF, texto simples) e de como o Outlook/Word mapeiam os estilos locais.

Por que “Conjunto de estilos” aparece desativado no Word?

Porque o Word só habilita o seletor quando há um documento em edição e o cursor está dentro do conteúdo. Abra um em branco e clique no corpo para ativar.

Há alguma política do M365 Apps ou chave de registro para forçar Calibri em tudo?

Até o momento, não há uma política oficial ou chave documentada que substitua a exibição de mensagens recebidas. Administradores podem, porém, distribuir um NormalEmail.dotm corporativo com fontes e estilos definidos.

Posso padronizar via modelo corporativo?

Sim. Crie um NormalEmail.dotm mestre (com o conjunto de fontes/estilos desejado) e distribua‑o para %APPDATA%\Microsoft\Templates via logon script, GPO de arquivos ou gerenciador de perfis. Alinhe também as assinaturas com HTML padronizado.

Isso afeta o Outlook para Mac ou o novo Outlook baseado na web?

O processo é diferente. O Outlook para Mac e o novo Outlook não usam NormalEmail.dotm e têm outro pipeline de renderização. Este guia cobre o cliente clássico para Windows.

Exemplos práticos de antes e depois

Cenário	Antes de aplicar as correções	Depois das correções
Responder a e‑mail HTML simples (sem CSS de fonte) colando um parágrafo do Word	Resposta alterna entre Aptos (parágrafos novos) e fonte do remetente em trechos citados	Resposta permanece em Calibri 12 pt do início ao fim
Assinatura criada antes do update	Assinatura aparece em Aptos 11 pt	Assinatura reaplicada em Calibri 12 pt, espaçamentos corrigidos
Quick Part inserido numa resposta em cadeia longa	Bloco entra em Aptos, destoando do corpo	Bloco atualizado respeita Calibri/Arial do conjunto do Word

Boas práticas de HTML nas assinaturas

Para reduzir substituições inesperadas, alinhe suas assinaturas com um HTML limpo:

• Defina font-family explícita (ex.: font-family: Calibri, Arial, sans-serif;).
• Use line-height consistente (ex.: 1.3–1.5) e evite misturar <span> aninhados sem necessidade.
• Evite colar imagens diretamente do Word; prefira arquivos otimizados e o recurso “Inserir Imagem”.

Quando abrir um chamado ao suporte

Considere envolver a equipe de TI quando:

• As alterações em Papel de carta e fontes e no conjunto de fontes/estilos do Word não têm efeito algum.
• O arquivo NormalEmail.dotm é recriado a cada inicialização do Outlook (pode haver políticas ou permissões a corrigir).
• Há complementos (add‑ins) que injetam HTML e forçam estilos próprios, levando suas respostas a Aptos.

Conclusão

O “salto” para Aptos veio de uma atualização maior da identidade do Microsoft 365. No Outlook clássico, o segredo para recuperar consistência visual é alinhar duas camadas: a configuração de composição do Outlook e os padrões herdados do Word via NormalEmail.dotm. Ajustando o conjunto de fontes (Calibri/Arial), aplicando o conjunto de estilos Word 2007 e revisando assinaturas/Quick Parts, você normaliza a experiência em cerca de 90% dos cenários. Para os casos restantes — como trechos em texto simples — aplique a correção pontual com Ctrl + Shift + F e considere somar sua voz no portal de feedback da Microsoft para acelerar uma configuração oficial de exibição na fonte original.