É possível criar um Webinar do Microsoft Teams a partir de um calendário ou caixa de correio partilhados? Neste guia prático, mostramos o que funciona hoje, o que ainda não funciona e como contornar as limitações para permitir gestão coletiva de eventos.
Atualizado em 22 de setembro de 2025
Visão geral
As equipas frequentemente perguntam se dá para:
- Criar um Webinar do Teams diretamente num Calendário Partilhado do Outlook;
- Usar a caixa de correio partilhada como organizadora, permitindo que vários membros editem e moderem o evento.
A resposta curta é: depende. Há diferenças entre Outlook Clássico e Novo Outlook, a identidade do organizador continua a ser crítica, e as licenças/políticas do Teams determinam o que é (ou não) possível.
Principais conclusões (de forma objetiva)
| Questão | Situação atual | Observações práticas |
|---|---|---|
| Webinar a partir de Calendário Partilhado (Outlook Clássico) | É possível iniciar o formulário de Webinar a partir do calendário partilhado. O processo é disparado pelo cliente Teams e o “evento” passa a viver no Teams. | Útil para arrancar rapidamente. O calendário partilhado pode não refletir todo o ciclo do Webinar (página de registo, e-mails automáticos, etc.). Para a gestão, usa-se o Teams. |
| Webinar no Novo Outlook | Não há botão de Webinar. O Novo Outlook apenas permite “Adicionar reunião do Teams”. | Crie Webinars diretamente no Teams. Envie feedback pelo menu Ajuda ▸ Enviar feedback ou na comunidade de ideias. |
| Webinar com Caixa de Correio Partilhada como Organizadora | Sem licença de Teams na caixa partilhada: não funciona. Com licença de Teams e políticas corretas: pode funcionar sob delegação, mas há limitações e não é recomendada autenticação direta da caixa partilhada. | O Webinar herda a “identidade de organizador”. O caminho suportado é criar via delegado no calendário da caixa partilhada (quando licenciado) e definir co‑organizadores no Teams para gestão coletiva. |
| Criar no Teams e “aceder” ao Calendário Partilhado | Não há integração bidirecional completa: ou cria-se no Teams (onde o evento vive) ou no Outlook (placeholder). | Para gestão colaborativa, use Co‑organizadores e Apresentadores. Para visibilidade em calendário, mantenha um compromisso espelho no calendário partilhado com o link do Webinar. |
Porque isto acontece: a identidade do organizador no Teams
No ecossistema Microsoft 365, o organizador é uma identidade do Azure AD associada ao evento. É essa identidade que governa permissões (quem muda opções de reunião, quem publica o site do Webinar, quem recebe relatórios, etc.).
- Reuniões e Webinars herdam o organizador da entidade que os cria.
- Em caixas partilhadas, a criação deve ocorrer via delegação no calendário partilhado. Em muitos cenários, a Microsoft desencoraja o início de sessão direto com a caixa partilhada.
- Para trabalho em equipa, o mecanismo suportado é co‑organizadores e apresentadores, definidos dentro do Teams, além de permissões de Full Access e Send As no Exchange para a caixa partilhada.
Procedimento no Outlook Clássico (quando disponível)
- Abrir o Calendário Partilhado (Vista Calendários ▸ selecionar a data).
- Separador Base ▸ grupo Teams ▸ escolher a Conta Teams ▸ Webinar.
- Preencher os detalhes no formulário do Teams e Publicar.
Importante: o link de registo, as comunicações automáticas e os relatórios ficam no Teams. O calendário partilhado pode mostrar apenas o envelope do convite, não a “experiência” do Webinar.
Situação no Novo Outlook
- Existe apenas o botão “Adicionar reunião do Teams” (para reuniões normais). Webinar e Town Hall são criados no Teams.
- Se precisa desta funcionalidade no Outlook, envie feedback (menu Ajuda ▸ Enviar feedback) ou registe a ideia na comunidade pública.
Caixa de Correio Partilhada como Organizadora: o que é preciso saber
O que se pretende vs. o que existe
| O que se pretende | Realidade hoje |
|---|---|
| Que a caixa partilhada seja a “dona” do Webinar para edição por qualquer membro. | Sem licença de Teams atribuída à caixa partilhada, não funciona. Com licença e políticas adequadas, dá para criar sob delegação e gerir via co‑organizadores no Teams. Início de sessão direto na caixa partilhada não é recomendado. |
Requisitos típicos
| Componente | Requisito recomendado | Notas |
|---|---|---|
| Licenciamento | Atribuir licença de Teams à caixa partilhada (quando a intenção é que seja “organizadora”). | Sem licença, funcionalidades como Webinars e Town Halls ficam indisponíveis para a caixa partilhada. |
| Permissões de Exchange | Full Access + Send As aos delegados que vão criar/editar. | Os delegados criam no calendário da caixa partilhada, para endereçar propriedade e notificações. |
| Políticas do Teams | Ativar Allow webinars em Events Policies para os organizadores. | Sem esta política, o botão de Webinar pode não aparecer no Teams. |
| Gestão no Teams | Definir Co‑organizadores e Apresentadores no formulário do Webinar. | É assim que se habilita a edição coletiva (opções, lobby, gravação, Q&A, etc.). |
| Gravações e relatórios | Planear onde as gravações e relatórios vão residir. | Caixas partilhadas tipicamente não têm OneDrive; gravações podem ir para o OneDrive do co‑organizador que inicia. |
Fluxo recomendado (quando a organização opta por licenciar a caixa partilhada)
- No Exchange/Entra ID, atribuir licença de Teams à caixa partilhada (evite habilitar início de sessão direto).
- Dar Full Access e Send As aos delegados que vão operar o calendário partilhado.
- No Teams Admin Center, garantir que a política de eventos com Allow webinars = On é aplicada a quem vai criar.
- No Outlook Clássico: iniciar o Webinar a partir do calendário da caixa partilhada (Base ▸ Teams ▸ Webinar) para disparar o formulário no Teams.
- No Teams: completar a configuração, publicar o site do evento, e adicionar co‑organizadores.
Observação: no Novo Outlook, não há formulário de Webinar. Siga diretamente pelo Teams.
Limitações e cuidados
- Mesmo licenciado, o fluxo com caixa partilhada não oferece a mesma fluidez de um utilizador normal como organizador.
- Evite início de sessão direto com a conta da caixa partilhada; mantenha a conta Disabled e opere por delegação.
- Nem todos os elementos do Webinar (e-mails automáticos, registos, relatórios) se espelham no Outlook; a fonte da verdade é o Teams.
Estratégias de contingência (o que funciona bem na prática)
- Conta de serviço dedicada (ex.: treinamento-eventos@) com licença de Teams: cria os Webinars e adiciona colegas como co‑organizadores.
- No Teams, utilizar Co‑organizadores e Apresentadores para permitir edição coletiva, gestão de lobby, gravação e Q&A.
- Para eventos recorrentes de formação interna, considerar Reuniões de Canal (visibilidade e reabertura fáceis) ou Town Hall (substituto dos antigos Live Events).
- Para visibilidade em calendários comuns, criar um placeholder no calendário partilhado com link do Webinar e instruções básicas.
Boas práticas recomendadas
- Planeamento centralizado: crie Webinars a partir de uma conta “oficial” da equipa de eventos e delegue co‑organização.
- Co‑organizadores por função: adicione quem precisa editar, iniciar, moderar, gerir Q&A ou ativar gravação.
- Governança de licenças: evite licenciar indiscriminadamente caixas partilhadas; documente exceções.
- Comunicações: configure e-mails do Webinar (confirmação, lembretes, follow‑up) e faça testes com contas externas.
- Relatórios: após o evento, exporte e partilhe métricas (inscrições, presença, duração) no espaço da equipa.
- Automação: para volume, use PowerShell + Microsoft Graph para atribuir políticas e co‑organizadores em massa.
- Feedback constante: reporte necessidades ao produto (ex.: “Webinar no Novo Outlook”).
Matriz de decisão rápida
| Cenário | Recomendação | Porquê |
|---|---|---|
| Evento externo com registo e relatórios | Webinar do Teams | Página de registo, e-mails automáticos, métricas. |
| Treino interno recorrente numa equipa | Reunião de Canal | Histórico e materiais no canal; gestão por vários membros. |
| Broadcast para grande audiência | Town Hall | Controlo de produção e escala de audiência. |
| Precisa que “pareça” vir da caixa partilhada | Conta dedicada + Send As ou placeholder no calendário partilhado | Entrega controlada, sem dependência de iniciar sessão na caixa partilhada. |
Checklists de configuração
Se optar por licenciar a caixa partilhada
- Confirmar licença de Teams na caixa partilhada.
- Configurar Full Access + Send As para os delegados.
- Aplicar Events Policy com Allow webinars = On aos organizadores.
- No Outlook Clássico, iniciar o Webinar a partir do calendário partilhado.
- No Teams, definir Co‑organizadores e publicar o site do evento.
Se optar por conta dedicada (“eventos”)
- Atribuir licença de Teams à conta dedicada.
- Configurar delegação no Outlook para que a equipa possa preparar rascunhos.
- Criar o Webinar no Teams e adicionar co‑organizadores.
- Sincronizar um placeholder em calendários partilhados com o link do evento.
Resolução de problemas comuns
| Sintoma | Causa provável | Como resolver |
|---|---|---|
| O botão Webinar não aparece no Teams | Política de eventos não permite Webinars; cache do cliente; ambiente VDI novo Teams. | Verificar Meetings ▸ Events Policies ▸ Allow webinars; limpar cache do Teams; testar fora de VDI. |
| No Novo Outlook só vejo “Adicionar reunião do Teams” | O Novo Outlook ainda não expõe o formulário de Webinar. | Criar o Webinar diretamente no Teams. |
| Criei do calendário partilhado, mas não consigo editar tudo | Falta de Full Access/Send As na caixa partilhada; não foi adicionado co‑organizador. | Rever permissões no Exchange e adicionar co‑organizadores no Teams. |
| Gravações não aparecem na caixa partilhada | Caixas partilhadas normalmente não têm OneDrive. | Designar um co‑organizador para iniciar a gravação; a gravação ficará no OneDrive desse utilizador e pode ser partilhada. |
| O link do Webinar não está no calendário partilhado | Webinar “vive” no Teams; o calendário partilhado mostra apenas o convite base. | Manter um compromisso espelho no calendário partilhado com o link de registo e notas de apoio. |
FAQ — Perguntas frequentes
Posso criar um Webinar diretamente no Novo Outlook?
Não. No Novo Outlook, só é possível adicionar uma reunião do Teams. Webinars e Town Halls são criados no Teams.
O calendário partilhado “fica dono” do Webinar?
O que determina a titularidade é a identidade do organizador. Ao iniciar do calendário partilhado (e com licenciamento/políticas adequadas), é possível alinhar a propriedade, mas a gestão completa é feita no Teams e depende de co‑organizadores.
Preciso licenciar a caixa partilhada para Webinars?
Se pretende que a caixa partilhada apareça como organizadora, sim. Sem licença de Teams aplicada à caixa partilhada, funcionalidades como Webinars/Town Halls não funcionam para ela.
É obrigatório iniciar sessão com a caixa partilhada no Teams?
Não. O modelo preconizado é delegação no calendário da caixa partilhada + co‑organizadores no Teams. Início de sessão direto da caixa partilhada é desaconselhado.
Vários colegas podem editar um Webinar?
Sim, desde que sejam definidos como co‑organizadores no formulário do Webinar no Teams.
Onde as gravações do Webinar são guardadas?
Normalmente, no OneDrive do utilizador que iniciou a gravação (ex.: co‑organizador), já que a caixa partilhada tipicamente não tem OneDrive.
Como garantir visibilidade no calendário da equipa?
Crie um placeholder no calendário partilhado com o link do Webinar e notas; a gestão do evento continua no Teams.
Consigo automatizar criação/gestão de Webinars?
Sim. Para equipas com volume, utilize PowerShell (módulo MicrosoftTeams) e/ou Microsoft Graph para aplicar políticas, permissões e papéis em massa. Teste num piloto.
No Outlook Clássico, criei via calendário partilhado, mas o Webinar “sumiu” do calendário.
É esperado que a “experiência” do Webinar (registo, e-mails) resida no Teams. Use o compromisso do calendário apenas como ponte de comunicação.
Town Hall segue as mesmas regras?
Em linhas gerais, sim: identidade do organizador, políticas de evento e gestão via Teams. Planeie licenças e co‑organização tal como no Webinar.
Exemplo de fluxo completo (recomendado)
- Definir a identidade organizadora: criar Webinars a partir de uma conta de serviço licenciada (ex.: eventos@).
- Delegar gestão: adicionar co‑organizadores (marketing, produto, suporte).
- Publicar e testar: publicar site do Webinar, enviar convites de teste, confirmar inscrição de externos.
- Sincronizar calendário: criar um compromisso no calendário partilhado com link de registo e runbook do evento.
- Pós‑evento: exportar relatórios, enviar follow‑up e partilhar gravação.
Resumo em uma frase
Neste momento, um Webinar do Teams só é plenamente gerível a partir de uma identidade de utilizador; calendários e caixas partilhadas ajudam na visibilidade, mas a solução prática e suportada para gestão coletiva é usar conta dedicada e co‑organizadores — ou licenciar a caixa partilhada e operar por delegação, aceitando as limitações.
Recursos complementares (sem links)
- Documentação oficial: agendar e gerir Webinars no Teams.
- Centro de Administração do Teams: Meetings ▸ Events Policies (Allow webinars).
- Diretrizes sobre funcionalidades do Teams com caixas de correio partilhadas.
- Políticas e licenças do Teams (incluindo Premium e add‑ons).
- Roadmap Microsoft 365: itens relacionados a “Teams Webinars – Shared Calendars/Mailboxes”.