Perde alterações em rascunhos quando dois utilizadores editam a mesma mensagem entre o Outlook Clássico e o Novo Outlook? Veja a causa, a correção confirmada e as melhores práticas para sincronizar rascunhos em caixas partilhadas do Exchange — sem dores de cabeça nem retrabalho.
Contexto e cenário típico
Equipes que trabalham em caixas de correio partilhadas (shared mailboxes) costumam preparar respostas complexas em conjunto. No entanto, é comum que um utilizador escreva o rascunho no Novo Outlook (Windows) e outro, no Outlook Clássico (desktop). O resultado indesejado? Ao reabrir o rascunho, o texto volta a uma versão antiga — as correções desaparecem.
Este comportamento não é “azar”; ele decorre de como o Outlook sincroniza rascunhos em modo cache e de como o Draft é temporariamente guardado no dispositivo. A boa notícia: há uma correção simples e confirmada, além de boas práticas que eliminam quase todos os cenários de perda.
O que está a acontecer nos bastidores
O Outlook Clássico, quando usa Modo Exchange em cache sem cachear explicitamente as pastas partilhadas, pode manter uma versão local do rascunho da caixa partilhada no ficheiro .ost do utilizador. Se outro cliente (Novo Outlook ou Outlook na Web) gravar uma alteração diretamente no servidor, o Outlook Clássico pode repor o conteúdo com base no que está local, caso a pasta partilhada não esteja em sincronização contínua. Daí surgem as “voltas ao estado anterior”.
Além disso, edição simultânea da mesma mensagem em dois clientes diferentes não oferece coautoria em tempo real. O último a gravar geralmente vence, podendo sobrescrever o texto do colega.
Correção confirmada
Siga a combinação abaixo para solucionar o problema de forma consistente.
Ativar o cache de pastas partilhadas no Outlook Clássico
- Abrir Outlook Clássico (desktop).
- Ir a Ficheiro (Arquivo) → Definições da Conta (Configurações de Conta) → Definições da Conta…
- Selecionar a conta Exchange ligada à caixa partilhada → Alterar → Mais definições…
- No separador Avançadas, assinalar:
- Download shared folders (Transferir pastas partilhadas)
- Download Public Folder Favorites (Transferir Favoritos de Pastas Públicas) — opcional, mas recomendado
- Clique em Aplicar → OK → Seguinte → Concluir.
Essa opção faz o Outlook sincronizar continuamente as pastas partilhadas (incluindo Rascunhos) com o servidor, evitando que uma versão local desatualizada apague alterações feitas noutros clientes.
Evitar edição simultânea
Para rascunhos partilhados, combine com a equipa que apenas um dispositivo/cliente vai manter o rascunho aberto de cada vez:
- Abra, edite e feche o rascunho num único cliente antes de o colega continuar.
- Se precisa muito de alternar: crie um “turno” curto. Ex.: “Joana edita até 10:30; Rui continua depois”.
- Se tiverem de colaborar ao mesmo tempo, usem Outlook na Web (OWA) durante a revisão — ambos trabalham diretamente no servidor, reduzindo conflitos.
Como verificar se funcionou
- No Outlook Clássico, confirme no canto inferior que o estado está Ligado ao Microsoft Exchange (ou “Ligado”). Evite Trabalhar Offline.
- Crie um rascunho na caixa partilhada, escreva um texto de teste e aguarde ao menos alguns segundos para a sincronização.
- No Novo Outlook (ou OWA), abra o mesmo rascunho e edite um trecho curto. Feche o rascunho.
- Reabra no Outlook Clássico. O conteúdo deve refletir a alteração feita noutro cliente. Faça o inverso (edite no Clássico) e confirme se o Novo Outlook recebe a atualização.
Resultado no mundo real
Após ativar o cache de pastas partilhadas em todas as máquinas que acedem à caixa partilhada e evitar a edição simultânea, as alterações passam a sincronizar corretamente entre os PCs e clientes, eliminando o “efeito bumerangue” de rascunhos a voltar ao texto antigo.
Sinais comuns e como corrigir
| Sintoma | Causa provável | Ação recomendada |
|---|---|---|
| Rascunho atualiza de Novo Outlook → Clássico, mas não no sentido inverso | Outlook Clássico em Modo Exchange em cache sem Download shared folders | Repetir a ativação do cache de pastas partilhadas no Clássico |
| Rascunho não aparece no telemóvel | App móvel demora a sincronizar pastas partilhadas | Forçar sincronização na app ou abrir pelo Outlook na Web |
| Mudanças perdidas depois de enviar | Mensagem reaberta como rascunho enquanto o cliente estava offline | Confirmar estado “Ligado” antes de editar; evitar reabrir offline |
| “Conflitos de sincronização” aparecem ocasionalmente | Gravações quase simultâneas em clientes diferentes | Fechar o rascunho num cliente antes de abrir noutro; usar OWA na revisão |
| Rascunho some da pasta e reaparece depois | Sincronização tardia de pastas partilhadas ou filtros de vista | Ativar cache de pastas partilhadas e limpar filtros/ordenações |
| Envio falha após muitas edições | Anexo pesado + latência + OST quase cheio | Reduzir anexos, aguardar sincronização completa e verificar espaço em disco |
Boas práticas para trabalho colaborativo
- Um editor por vez: combine “turnos” curtos para evitar gravações simultâneas.
- Sinalize rascunhos em edição: adicione “– EM EDIÇÃO por [Nome]” no assunto. Isso desencoraja aberturas acidentais por terceiros.
- Use OWA para revisões rápidas: quando dois precisam mexer quase ao mesmo tempo, a revisão via navegador minimiza conflitos.
- Verifique o estado de ligação: antes de editar, assegure-se de que o Outlook está “Ligado”.
- Sincronização consciente: após uma grande alteração, aguarde alguns segundos para o ícone de sincronização estabilizar antes de fechar.
Quando nada disso resolver
- Atualizações: confirme que todos estão na versão recente do Outlook (Microsoft 365 atualizado).
- Tipo de conta: garanta que a caixa partilhada é Exchange Online ou Exchange com suporte; contas POP/IMAP não sincronizam rascunhos entre clientes.
- Energia e rede: verifique se “Modo Avião”, economizador de bateria ou poupança de energia do Windows não estão a suspender a sincronização.
- Add-ins: desative temporariamente suplementos que interponham ao gravar/enviar (teste em modo seguro do Outlook).
- Armazenamento: confirme espaço livre em disco para o .ost e ausência de erros de disco.
- Perfis: se o perfil do Outlook é antigo/corrompido, considere criar um perfil novo e repetir a configuração.
Alternativa rápida: faça a revisão final pelo Outlook na Web (OWA). Como ambos trabalham no servidor, as versões não entram em conflito.
Procedimento de teste recomendado (checklist)
| Verificação | Como fazer | Resultado esperado |
|---|---|---|
| Cache de pastas partilhadas | Rever a opção no separador Avançadas das Definições da Conta | Caixinha Download shared folders assinalada |
| Estado de ligação | Olhar a barra de estado do Outlook Clássico | “Ligado ao Microsoft Exchange” |
| Ida e volta de rascunho | Editar no Clássico → fechar → abrir no Novo Outlook (e vice-versa) | Texto idêntico em ambos após poucos segundos |
| Conflitos | Evitar abrir a mesma mensagem em dois clientes | Nenhuma janela de conflito; sem perdas de conteúdo |
Comparativo rápido entre clientes
| Cliente | Onde grava o rascunho | Risco de conflito | Recomendação |
|---|---|---|---|
| Outlook Clássico (desktop) | OST local + sincronização com Exchange | Médio sem cache de pastas partilhadas; baixo com cache ativado | Ativar Download shared folders em todas as máquinas |
| Novo Outlook (Windows) | Nuvem (Exchange/Graph) | Baixo, se o Clássico também está corretamente configurado | Evitar edição simultânea com o Clássico |
| Outlook na Web (OWA) | Nuvem (servidor) | Baixo | Ótimo para revisão final conjunta |
FAQ — Perguntas frequentes
Posso coeditar um rascunho ao mesmo tempo em dois clientes do Outlook?
Não. O e-mail não oferece coautoria em tempo real como documentos do Office. O último a gravar pode substituir mudanças do outro. Prefira um editor por vez ou use OWA para reduzir riscos.
Ativar o cache de pastas partilhadas aumenta o tamanho do OST?
Sim. Quanto mais pastas (e histórico) da caixa partilhada, maior o .ost. Planeie espaço em disco e, se necessário, aplique políticas de retenção ou arquivamento.
POP/IMAP suportam rascunhos partilhados entre clientes?
Não. POP/IMAP não têm a mesma semântica de pastas partilhadas do Exchange. Use Exchange Online/Exchange suportado.
Depois de ativar as opções, ainda perdi texto. Por quê?
Normalmente ocorre se algum cliente estava offline, se houve gravação quase simultânea, ou se a opção não foi aplicada em todas as máquinas que acedem à caixa partilhada.
Devo ativar também “Download Public Folder Favorites”?
É opcional e recomendado quando a equipa usa Pastas Públicas. Não é obrigatório para o problema de rascunhos, mas melhora a consistência de acesso.
Erros comuns e como evitá-los
- Esquecer de aplicar em todas as máquinas: se um único PC permanecer sem cachear pastas partilhadas, pode reintroduzir o problema.
- Trabalhar offline sem perceber: em viagens, VPN instável ou pouso de portátil, o Outlook pode cair em estado desconectado. Verifique sempre o estado antes de editar.
- Janelas múltiplas do mesmo rascunho: fechar abas redundantes e garantir que apenas uma instância está aberta.
- Anexos gigantes no meio da revisão: adie anexos pesados para o final ou use um link do OneDrive/SharePoint para reduzir bloqueios de sincronização.
Considerações de desempenho e manutenção
Ativar o cache de pastas partilhadas melhora a coerência, mas traz algumas implicações:
- Tamanho do OST: caixas partilhadas volumosas aumentam o ficheiro local. Monitore espaço e avalie Arquivo Automático/Políticas de retenção.
- Primeira sincronização: pode demorar mais na primeira abertura após a alteração. Deixe o Outlook estabilizar antes de iniciar grandes edições.
- Rede: ligações móveis instáveis (hotspot) podem introduzir atrasos. Prefira rede fixa durante revisões críticas.
Ambientes geridos (TI)
Se a sua organização gere perfis por política, peça para padronizar:
- Ativar Modo Exchange em cache e Download shared folders para todos os utilizadores que acedem a caixas partilhadas.
- Definir diretrizes operacionais: sem edição simultânea; indicação “em edição” no assunto; uso de OWA para revisões urgentes.
- Formar a equipa sobre estados de ligação, problemas de sincronização e limites de anexos.
Checklist de bolso
- Cache de pastas partilhadas ativado no Outlook Clássico (em todos os PCs).
- Sem edição simultânea do mesmo rascunho.
- Estado do Outlook: Ligado ao Exchange.
- Testes de ida e volta concluídos com sucesso.
- OWA disponível como “via rápida” para revisões em conjunto.
Resumo executivo
Problema: ao alternar entre Novo Outlook e Outlook Clássico, os rascunhos de caixas partilhadas por vezes voltam a versões antigas, anulando correções.
Correção confirmada: ativar Download shared folders (e, se pertinente, Download Public Folder Favorites) no Outlook Clássico em todas as máquinas que acedem à caixa partilhada.
Boas práticas: evitar edição simultânea; garantir estado online; preferir OWA durante revisões com dois utilizadores.
Resultado: alterações propagam-se corretamente entre clientes, eliminando perdas e garantindo que todos veem exatamente o mesmo texto.
Com estas medidas, a maioria dos casos de perda de alterações em rascunhos partilhados é eliminada, garantindo que os dois utilizadores vejam exatamente o mesmo conteúdo, independentemente do cliente Outlook utilizado.