Desde 13/01/2025, respostas do Microsoft Forms só chegam ao Excel quando o ficheiro/arquivo é aberto no Excel para a Web. Este guia explica o que mudou, como identificar o impacto e os melhores contornos para manter Power BI, Power Automate, Planner e integrações a funcionar.
Falha na sincronização automática Forms → Excel: o que mudou
Até meados de janeiro de 2025, a ligação nativa do Microsoft Forms com o Excel mantinha uma sincronização em segundo plano: novas respostas eram empurradas para a tabela vinculada mesmo sem ninguém abrir a planilha. A alteração lançada a 13 de janeiro de 2025 substituiu esse comportamento por um modo “on open”: as respostas só são transferidas quando o ficheiro é aberto no Excel para a Web. Em termos práticos, a planilha deixa de receber dados automaticamente — e tudo o que dependia dela passa a ficar desatualizado.
A Microsoft reconheceu o inconveniente e indicou estar a trabalhar numa melhoria, mas sem prazo (ETA) público para restabelecer a sincronização transparente. Enquanto isso, equipas que ligavam Power BI, Power Automate, Planner e Outlook diretamente à planilha do Forms passaram a sofrer quebras ou atrasos.
Quem é afetado
- Formulários pessoais e de grupos/Teams (não há diferença relevante: ambos exigem abrir o Excel Web).
- Relatórios em Power BI que leem a planilha do Forms como fonte.
- Fluxos Power Automate que fazem Update a row ou dependem do surgimento imediato de linhas.
- Workflows de aprovação, geração de tarefas no Planner e envios de e‑mail que usam campos da planilha.
Por que isso acontece (em termos práticos)
O conetor nativo Forms → Excel passou a operar por sincronização sob demanda: quando a planilha é aberta no Excel Web, um processo de “ingestão” lê as respostas novas e insere linhas na tabela. Sem abertura, nada acontece. Esse desenho pode reduzir custos de processamento e conflitos de edição, mas quebra cenários de automação 100% sem intervenção humana.
Impacto comum relatado
| Área afetada | Consequência prática |
|---|---|
| Power Automate | Ações Update Row falham porque a linha ainda não existe. |
| Power BI / Dashboards | Dados ficam obsoletos até que alguém abra a planilha. |
| Flows de aprovação | Processo trava ou exige intervenção manual. |
| Workflows com Planner/Outlook | Tarefas deixam de ser geradas; e‑mails não contêm dados atualizados. |
Como diagnosticar no seu tenant (passo a passo)
- Confirme a origem dos dados: identifique relatórios/flows que leem diretamente a planilha criada pelo Forms (ficheiro .xlsx no OneDrive/SharePoint).
- Teste controlado: submeta uma resposta no Forms e, sem abrir a planilha, verifique se a nova linha aparece na Table1. Em geral, não aparecerá.
- Abrir no Excel para a Web: abra o ficheiro no navegador; observe a chegada das novas linhas após alguns instantes. Se aparecerem agora, a alteração de comportamento está confirmada.
- Revisar logs do Power Automate: procure erros como “Row not found” ou falhas intermitentes após o trigger do Forms.
- Verificar Power BI: datasets que antes atualizavam “sozinhos” a partir dessa planilha passam a apresentar dados desfasados até o próximo “abrir no Excel Web”.
Contornos (workarounds) testados pela comunidade
| Abordagem | Como funciona | Limitações |
|---|---|---|
| Manter o Excel Web sempre aberto | Abrir a planilha no navegador e instalar uma extensão de auto‑refresh (ex.: Easy Auto Refresh) para recarregar a página a cada n minutos. | Consome máquina/banda; pausa após ± 2 h sem entradas; exige PC 24 × 7. |
| Permissão de edição para todos | Dar acesso Editar em vez de Apenas Leitura; quando qualquer utilizador abrir o ficheiro, ele sincroniza. | Ainda depende de abertura manual; não resolve cenários 100 % automáticos. |
| Power Automate duplo | • Flow 1: When a response is submitted → Add row numa tabela externa. • Flow 2: copia/atualiza esse ficheiro no OneDrive a cada X min. | Maior complexidade; custo de execuções; monitorar limites de serviço. |
| Planilha auxiliar + VLOOKUP/XLOOKUP | Gravar campos extra (ex.: “Resposta de Aprovação”) numa segunda tabela (Table2) e usar fórmula na planilha principal. | Resolve falhas de Update Row, mas não devolve sync nativo. |
| Migrar fonte de dados | Armazenar respostas em SharePoint List, Dataverse ou consumir via Microsoft Graph/Forms API e carregar no Power BI. | Requer reconstruir relatórios/fluxos; depende de licenças. |
Como aplicar cada contorno (guias práticos)
Manter o Excel para a Web aberto com auto‑refresh
- Abra o ficheiro do Forms no Excel para a Web (OneDrive/SharePoint).
- Instale uma extensão de recarregamento automático no seu navegador e configure a cada 2–5 minutos.
- Desative sleep de abas e opções de economia de energia do sistema para evitar pausas.
- Mantenha a sessão com uma conta de serviço dedicada, para reduzir risco de alguém fechar a aba.
Observações: é uma solução de “sobrevida”. Use apenas em ambientes temporários ou de baixo risco, pois depende de um navegador ligado 24×7.
Dar permissão de edição para catalisar sincronizações
- Partilhe o ficheiro com equipas que normalmente consultam os resultados apenas em leitura.
- Instrua-as a abrir o ficheiro (Excel Web) antes de esperar dados atualizados em relatórios ou automações.
Funciona como “sincronização coletiva”: sempre que alguém abrir, novas respostas fluem. Ainda assim, não garante automatização total.
Power Automate “duplo” (buffer + distribuição)
Objetivo: deixar de depender da planilha nativa do Forms para automações críticas. Em vez disso, gravar cada resposta numa fonte estável e, opcionalmente, manter um espelho para consumo de utilizadores.
- Flow 1 — Captura e gravação
- Trigger: Forms — When a new response is submitted.
- Action: Forms — Get response details.
- Destino: a) Excel (tabela própria “BufferResponses” num .xlsx dedicado) ou b) SharePoint List (recomendado para robustez) ou c) Dataverse (se disponível).
- Boas práticas: grave também um ResponseId e a DataHoraRecebida para rastreio.
- Flow 2 — Distribuição (opcional)
- Trigger: Recurrence a cada X minutos.
- Ações: ler os itens novos do repositório estável e atualizar/copiar um ficheiro “de consumo” para equipas que ainda preferem Excel.
Vantagens: evita falhas de Update Row na planilha nativa e garante que processos descendentes recebam dados sem depender de abrir o Excel Web.
Planilha auxiliar + XLOOKUP/VLOOKUP
Se o seu fluxo adiciona campos de aprovação ou enriquecimento, grave-os em Table2 (auxiliar) e faça referência na planilha principal via fórmula. Exemplo de XLOOKUP (separador “;” típico em PT-BR/PT-PT; troque por “,” se o seu Excel usar vírgulas):
=XLOOKUP([@ResponseId];Table2[ResponseId];Table2[EstadoAprovacao];"")
Para Excel mais antigo, use VLOOKUP/PROCV com chave na primeira coluna. Lembre-se de fixar o intervalo (com nomes de tabela) para evitar quebras.
Migrar fonte de dados
SharePoint List: oferece colunas tipadas, permissões granulares e melhor integração com Power Automate.
Dataverse: adequado para volumes maiores, relacionamentos e integrações avançadas.
Microsoft Graph/Forms API: para equipas com conhecimentos de chamadas HTTP; uma abordagem é capturar respostas e persistir no destino de sua escolha.
Em todos os casos, redirecione relatórios Power BI para a nova fonte e mantenha uma janela de coexistência até completar a migração.
Recomendações práticas imediatas
- Mapeie dependências: documente relatórios/flows que leem a planilha do Forms e priorize a correção desses pontos.
- Centralize a automação numa planilha ou lista “buffer”: use Power Automate para inserir cada nova resposta num Excel independente ou numa lista SharePoint. Aponte relatórios e integrações para esse repositório estável.
- Monitore falhas: inclua retry policies, scopes com run after e alertas por e‑mail/Teams para erros como “linha não encontrada”.
- Acompanhe o Roadmap: monitore o centro de mensagens do Microsoft 365 e incentive a comunidade a votar no Feedback Portal (ID
4d772b20‑b5d1‑ef11‑95f5‑6045bdb154fd).
Arquiteturas recomendadas para garantir continuidade
| Padrão | Quando usar | Como funciona | Prós | Contras |
|---|---|---|---|---|
| Buffer em Excel | Equipes pequenas, baixo volume, dependência forte de planilhas. | Flow grava linhas numa Tabela “BufferResponses.xlsx”. | Fácil de adotar; baixo atrito de mudança. | Menor robustez; suscetível a bloqueios de ficheiro. |
| Lista SharePoint | Processos operacionais e integrações com Planner/Outlook. | Flow insere itens; Power BI lê via conector SharePoint. | Permissões, colunas tipadas, bom desempenho. | Necessita ajuste de relatórios/fluxos existentes. |
| Dataverse | Escala, relacionamentos, ALM e governança. | Modelo de dados sólido; integra-se com Power Apps/BI. | Confiável e escalável; regras de negócio. | Licenciamento e curva de aprendizagem. |
| Ingestão via Graph | Equipes com maturidade técnica e necessidade de controle fino. | Flow/Funcionalidade chama API, persiste no destino escolhido. | Flexibilidade máxima; evita dependência do Excel. | Maior complexidade e manutenção. |
Guia rápido: criando o “BufferResponses.xlsx”
- No OneDrive/SharePoint, crie um ficheiro Excel chamado BufferResponses.xlsx com uma Tabela (por exemplo, TableResponses) contendo colunas: ResponseId, DataHoraRecebida, e todos os campos do seu Forms.
- No Power Automate:
- Crie um fluxo Automated cloud flow: trigger When a new response is submitted.
- Adicione Get response details.
- Acrescente Add a row into a table (Excel Online (Business)) apontando para BufferResponses.xlsx.
- Mapeie ResponseId e carimbo de data/hora (utcNow()), mais os campos do formulário.
- Se precisar de enriquecimento (ex.: decisão de aprovação), grave numa segunda Tabela (TableApprovals) e relacione com XLOOKUP.
- No Power BI, troque a fonte para BufferResponses.xlsx (ou para a Lista SharePoint). Configure atualização programada.
Boas práticas para fluxos resilientes
- Idempotência: trate ResponseId como chave primária para evitar duplicação ao reprocessar.
- Política de repetição: defina retry nas ações de escrita; use Scope com Run after para capturar falhas.
- Controlo de concorrência: quando necessário, ative Concurrency Control no trigger para preservar ordem de processamento.
- Registos: acrescente uma Tabela/Lista de Processamento com estado (Sucesso/Erro) e mensagem, facilitando auditorias.
Como manter dashboards úteis sem a sincronização nativa
- Power BI: aponte para o repositório estável; use atualização programada adequada ao SLA do negócio.
- Dashboards em tempo quase real: reduza o intervalo de atualização (dentro de limites aceitáveis) e, se viável, use fontes que suportem DirectQuery (Dataverse).
- Comunicação: adicione na página do relatório um indicador “Última atualização” e instruções de acionamento de atualização, se necessário.
FAQ — dúvidas frequentes
Excel para Desktop ativa a sincronização?
Não. A ingestão automática é disparada quando o ficheiro é aberto no Excel para a Web. Abrir no desktop não substitui essa etapa.
Se eu clonar a planilha, a sincronização volta?
Não. A mudança é no mecanismo de sincronização do Forms, não apenas no ficheiro. Clonar não restaura a sincronização em segundo plano.
Posso editar a estrutura (colunas) da planilha do Forms?
Não recomendado. Alterações estruturais (mover/renomear colunas, intervalos, nomes de tabela) podem dificultar futuras correções ou a retomada da sincronização.
Há risco de perda de dados?
As respostas permanecem no Forms. O problema está na cópia para o Excel. Enquanto não sincronizar, os dados ficam inacessíveis na planilha — mas ainda existem no Forms.
Como consigo “quase tempo real” no Power BI?
Evite a planilha do Forms. Direcione para SharePoint List/Dataverse (ou para o seu buffer) e aumente a frequência de atualização programada.
Modelo de comunicação interna
Use o texto abaixo (ajuste à sua realidade) para avisar equipas e partes interessadas:
A partir de 13/01/2025, a sincronização automática entre Microsoft Forms e Excel passou a ocorrer apenas quando a planilha é aberta no Excel para a Web. Isso pode causar desatualização temporária em relatórios e automações que dependem da planilha do Forms. Estamos a implementar um repositório estável (SharePoint/Excel buffer) e a redirecionar os fluxos e dashboards. Pedimos que, até à conclusão, quem necessitar de dados imediatos abra o ficheiro no Excel Web para forçar a sincronização.
Checklist de mitigação e migração
- Levantar todos os objetos dependentes (flows, relatórios, apps).
- Escolher padrão de dados (Excel buffer, SharePoint, Dataverse, API).
- Implementar Flow 1 (captura) e validar idempotência.
- Redirecionar relatórios/integrações para a nova fonte.
- Instrumentar monitorização e alertas.
- Desativar dependências antigas gradualmente.
- Documentar arquitetura e pontos de manutenção.
Monitorização e alertas recomendados
- Alertas de erro no Power Automate com resumo das exceções e ResponseId afetados.
- Métricas: contagem diária de respostas capturadas, tempo médio entre submissão e persistência, taxa de falhas por ação.
- Painel de saúde: lista de últimos 20 ResponseId, estado de processamento e carimbos de tempo.
Políticas e governança
- Uso de contas de serviço para flows críticos (gestão de permissões centralizada, menor risco de falhas por troca de password ou licença).
- Separação entre ficheiro de captura (buffer) e ficheiro “de consumo” (equipa usuária).
- Evitar edição manual em tabelas de ingestão automática; criar camadas de transformação separadas.
Boas práticas adicionais
- Para formulações em Excel, prefira XLOOKUP/PROCX (mais robusto que VLOOKUP/PROCV).
- Em relatórios, inclua uma legenda de atualização e explicite a cadência (ex.: “atualiza a cada 30 minutos”).
- Antes de trocar a fonte de dados no Power BI, parametrize o caminho; isso facilita migrações futuras.
Observações complementares
- A mudança afeta Forms individuais e de grupos (criadas via Teams).
- Os dados continuam seguros no Forms; apenas a cópia em Excel deixou de atualizar sozinha.
- Não edite manualmente a estrutura da planilha gerada pelo Forms — isso pode complicar futuras correções.
- Se precisar de refresh “quase em tempo real” no Power BI, configure atualização programada (gateway/OneDrive) apontando para a planilha que o seu flow mantém atualizada.
Resumo executivo
A atualização de 13/01/2025 removeu a sincronização em segundo plano entre Microsoft Forms e Excel. Enquanto a Microsoft não reativa o recurso (sem ETA), não dependa da planilha nativa do Forms para automações críticas. Em vez disso, direcione respostas para um repositório estável (Excel buffer, SharePoint ou Dataverse) via Power Automate; use extensões de auto‑refresh apenas como medida temporária. Com monitorização e boas práticas, é possível manter Power BI, Power Automate, Planner e Outlook operacionais, evitando paragens silenciosas e relatórios desatualizados.