Se o seu fluxo de mensagens parou de repente no Microsoft 365 e os usuários receberam erros de “endereço não reconhecido como remetente válido” ou “suspeita de envio de spam”, você não está sozinho. Entender por que o serviço coloca um remetente na lista Restricted entities — e, mais importante, aprender a evitar novos bloqueios — é fundamental para manter a comunicação corporativa sem interrupções.
O que causa o bloqueio automático
O Exchange Online Protection (EOP) e o Microsoft Defender for Office 365 monitoram continuamente padrões de envio. Quando sinais clássicos de spam ou abuso são detectados, o endereço, a caixa de correio ou todo o remetente compartilhado passa a integrar a lista Restricted entities. Entre os gatilhos mais comuns estão:
- Rajadas de e‑mails idênticos (ex.: mala direta para dezenas de destinatários em segundos);
- Taxa de envio superior a 30 mensagens por minuto ou 10 000 por dia;
- Falta de cabeçalhos de autenticação SPF, DKIM ou DMARC corretos;
- Índice elevado de bounces (endereços inválidos) ou reclamações de spam (junk);
- Conteúdo com características típicas de spam (palavras‑chave, ausência de link de descadastramento, anexos executáveis).
Como identificar se você está na lista Restricted entities
Nem sempre o erro retornado ao usuário menciona explicitamente a lista restrita. Para confirmar:
- Acesse o Microsoft Defender portal com uma conta de administrador global;
- Navegue até Email & collaboration → Review → Restricted entities;
- Pesquise pelo endereço ou ObjectID do remetente problemático.
Se o objeto estiver listado, o serviço recusará todas as tentativas de envio — inclusive para contatos internos — até que a restrição seja removida.
Desbloqueio imediato passo a passo
- Mobilize o administrador global. Usuários comuns não possuem permissão para remover entidades restritas.
- Remova o remetente da lista. Na tela Restricted entities, marque a caixa ao lado do endereço e clique em Release.
- Monitore a propagação. Na maioria dos inquilinos (tenants) o desbloqueio leva poucos minutos, mas pode chegar a 1 hora.
- Abra um chamado se necessário. Caso a entidade não apareça na lista — ou se a exclusão não surtiu efeito — use Centro de administração → Suporte para criar um ticket.
Dica: Inclua no chamado o Message Trace ID do e‑mail rejeitado para acelerar a análise pela Microsoft.
Boas práticas para evitar reincidência
| Área | Recomendações-chave |
|---|---|
| Limites de envio | Fique abaixo de 10 000 mensagens/dia e 30 mensagens/minuto por caixa. Para múltiplos remetentes, distribua a carga. |
| Mail‑merge | Divida campanhas em lotes menores (por ex. 50–100 contatos), insira intervalo de 5–10 s e personalize assunto/corpo para reduzir e‑mails idênticos. |
| Autenticação | Implemente SPF + DKIM + DMARC. Reprove falsificação (reject) e publique política p=quarantine ou reject para sinalizar comprometimento. |
| Conteúdo | Inclua link claro de descadastro, evite palavras “grátis”, “promoção”, “$$$” no assunto e nunca anexe .exe, .js ou .bat diretamente. |
| Higiene de lista | Valide endereços periodicamente; remova hard bounces; use dupla confirmação (double opt‑in). |
| Monitoramento | Configure alerta no Defender quando um usuário entrar em Restricted entities; responda antes que o bloqueio afete a empresa inteira. |
Cenários reais que geram bloqueio em cadeia
Múltiplos remetentes compartilhando o mesmo domínio
Se várias caixas enviam pela mesma assinatura SPF — e uma delas dispara spam — o serviço pode atribuir pontuação negativa ao domínio inteiro. Em minutos, todos os outros remetentes começam a falhar, mesmo enviando poucos e‑mails legítimos.
Campanhas de candidatura a emprego
Profissionais buscam emprego com mala direta para centenas de RHs. Ao usar o e‑mail corporativo, a conta é detectada como spammer, bloqueando inclusive mensagens internas críticas.
Integrações de sistemas legados
ERP ou CRM que dispara notificações sem cabeçalhos DKIM confiáveis, ou com endereço no‑reply@ não monitorado, levanta sinal no EOP. Se o sistema envia dezenas de alertas em sequência (burst), a probabilidade de bloqueio aumenta.
Checklist permanente de conformidade
- ✅ Autenticação 100% alinhada (SPF passa, DKIM assina, DMARC informa).
- ✅ Burst control: limitar velocidade via ferramenta de marketing ou script PowerShell.
- ✅ Conteúdo human‑friendly: linguagem natural, dados relevantes, personalização.
- ✅ Lista limpa: endereços confirmados e sem bounces.
- ✅ Monitoramento: alerta automático + dashboard de envios diários.
Implementando monitoramento proativo no Defender
Para não ser surpreendido novamente, configure uma Política de alerta personalizada:
- Em Microsoft Defender portal → Settings → Alerts, crie novo alerta.
- Evento alvo: User restricted from sending email.
- Ação: notificar time de TI via Teams ou e‑mail para suporte N1.
Dessa forma, o setor de suporte age no mesmo minuto em que o remetente é bloqueado, evitando gargalos nos processos de negócio.
Procedimento detalhado de desbloqueio via PowerShell (opcional)
Caso prefira automação, é possível liberar o usuário pelo Exchange Online PowerShell v3:
# Conecte-se ao Exchange Online
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@contoso.com
Liste entidades restritas
Get-RestrictedSenderAddress
Libere usuário específico
Unblock-RestrictedSenderAddress -SenderAddress [joao@contoso.com](mailto:joao@contoso.com)
Confirme remoção
Get-RestrictedSenderAddress | ? {$\_.SenderAddress -eq '[joao@contoso.com](mailto:joao@contoso.com)'} Integre esse script a um runbook no Azure Automation para reposição 24 × 7, se apropriado.
Boas práticas de mail‑merge responsivo
Mail‑merge é a causa número 1 dos bloqueios não mal‑intencionados. Abaixo, um modelo seguro inspirado em campanhas profissionais:
- Segmentação. Agrupe contatos por interesse (ex.: clientes atuais, prospects quentes, leads frios).
- Batches de 30–50 contatos. Use cronograma progressivo (ex.: 1º lote 09:00, 2º 09:10…).
- Template com variáveis. Inclua
{Nome},{Empresa}no corpo. Assuntos únicos minimizam score de spam. - Taxa de rejeição ≤ 5 %. Se ver > 5 % de bounce, suspenda a campanha, limpe a lista e reavalie.
Dúvidas frequentes (FAQ)
Após desbloquear, meu e‑mail ainda falha. O que fazer? Use Message trace para confirmar se há outro bloqueio em nível de domínio ou conector. Verifique também regras de transporte (mail flow rules). Excluir e recriar a caixa corrige? Não, porque o objeto AAD mantém o histórico. Liberar na lista é o caminho oficial. Posso aumentar meus limites de envio? Sim, planos Exchange Online Dedicated ou licenciamento M365 E5 podem negociar limites maiores com a Microsoft. Mesmo assim, boas práticas de conteúdo são obrigatórias.
Resumo rápido
Se o Microsoft 365 disser que seu endereço “não é reconhecido” ou está “suspeito de spam”, isso significa: o remetente foi colocado em Restricted entities. O administrador deve retirá‑lo da lista e, em seguida, ajustar limites de envio, autenticação de domínio e higiene de conteúdo para que o bloqueio nunca mais volte a ocorrer.
Próximos passos recomendados
- Documente o procedimento interno de desbloqueio (quem, quando, como).
- Teste SPF, DKIM e DMARC mensalmente com ferramenta de validação.
- Implemente Rate Limiting em integrações legadas.
- Eduque usuários sobre riscos de campanhas sem opt‑in.
- Crie base de conhecimento acessível no SharePoint ou Teams.
Ao seguir estas orientações, sua organização protege a reputação do domínio, evita atraso na comunicação crítica e mantém a produtividade dos colaboradores em níveis ideais.
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