Percebeu que os fluxos do Power Automate não encontram as respostas mais recentes do seu questionário? A alteração de outubro de 2024 na integração Microsoft Forms ↔ Excel mudou a forma de trabalhar. Este guia descreve os impactos e as melhores práticas para garantir que nenhuma resposta fique para trás antes da execução de relatórios, processos de aprovação ou painéis Power BI.
Visão geral do desafio
Quando um formulário é criado em Microsoft Forms com a opção Sincronizar com Excel, o serviço gera um livro .xlsx no OneDrive ou SharePoint e passa a preencher uma tabela (“Table1”) a cada nova resposta. Até setembro de 2024 o comportamento era em quase tempo real — os dados apareciam no Excel em segundo plano e podiam ser consumidos pelos conectores List rows present in table ou Get a row.
Desde outubro de 2024, porém, essa sincronização só ocorre quando alguém abre o arquivo no Excel para Web ou Desktop. Os formulários continuam a armazenar respostas na nuvem, mas a planilha “congelada” engana os fluxos: eles leem a tabela, não encontram linhas novas e geram retornos vazios ou falhas.
Por que a Microsoft mudou?
Segundo comunicados internos e a página Microsoft 365 Roadmap, a estratégia foi descontinuar o mecanismo antigo (baseado em Graph APIs legadas) e substituí‑lo por uma arquitetura mais escalável. A transição, entretanto, gerou um gap provisório em que nenhuma API pública força a atualização do Excel. O time de produto prometeu uma nova solução de “conexão persistente” Forms → Excel, mas até setembro de 2025 não há previsão de disponibilidade geral (GA).
Consequências nos fluxos do Power Automate
- Etapas do tipo List rows present in table não retornam as últimas submissões.
- Fluxos agendados quebram silênciosamente, gerando aprovações ou notificações vazias.
- Relatórios Power BI conectados à pasta no OneDrive exibem números defasados.
- Macros VBA ou Office Scripts que leem a planilha precisam ser reexecutadas manualmente.
Caminhos hoje disponíveis
| Caminho | Como funciona | Limitações / impactos |
|---|---|---|
| Usar o gatilho “Quando uma resposta é enviada” + “Obter detalhes da resposta” | O fluxo captura o payload diretamente do Forms e, se necessário, grava-o num repositório (Excel não vinculado, SharePoint List, Dataverse, SQL). | Requer alterar o design do fluxo e manter duas fontes de dados (Forms + destino). |
| Manter um Excel “espelho” | No mesmo fluxo, após receber a resposta, execute Adicionar linha numa tabela em um segundo arquivo. | Duplica armazenamento, mas garante dados atualizados para BI, macros e usuários que preferem Excel. |
| Criar o formulário dentro do Teams | Quando o Forms é criado via + > Forms em um canal, ainda há relatos de sincronização contínua sem abrir o Excel. | Funcionalidade não documentada; precisa ser testada antes de adoção em larga escala. |
| Abrir o Excel por script/robot | Um agendador (PowerShell, Azure Automation, RPA) navega até a URL do arquivo, disparando o refresh. | Solução de contingência, consome licenças e pode quebrar se a UI mudar. |
| Migrar a fonte de dados | Criar o Forms conectado diretamente a SharePoint List, Dataverse ou SQL sem passagens por Excel. | Exige refatorar relatórios e ajustar permissões, mas remove o gargalo de sincronização. |
Importante: não há hoje comando, API ou header oculto que force o Forms a atualizar o Excel original. Métodos antigos — como criar o formulário a partir de um Excel online ou mover o arquivo para um Grupo do Microsoft 365 — foram descontinuados.
Passo a passo recomendado
- Audite seus fluxos críticos. Use a pesquisa de nuvem do Power Automate ou centre de administração para localizar passos List rows present in table que apontam para respostas do Forms.
- Substitua o conector Excel. Troque pelo gatilho Quando uma resposta é enviada e adicione a ação Obter detalhes da resposta. A partir daí, sua lógica continua igual.
- Defina um repositório de longo prazo.
- Se Excel for obrigatório, crie um segundo arquivo (não vinculado) e use Adicionar linha em tabela.
- Para cenários de BI modernos, prefira SharePoint List ou Dataverse: maior escalabilidade, versionamento e governança.
- Atualize documentação e templates. Instrua criadores de formulários a usar modelos aprovados, de preferência dentro de um canal Teams específico para evitar erros de configuração.
- Monitore o roadmap. Assim que a Microsoft liberar a nova sincronia, teste‑a num ambiente piloto, avalie métricas de velocidade e, só então, migre novamente para Excel vinculado.
Exemplo de conversão de fluxo
Antes (quebrando)
- Agendado: diariamente às 08:00.
- List rows present in table (Excel/OneDrive) → recebe zero linhas.
- Para cada linha → cria item de aprovação.
Depois (funcional)
- Gatilho: Quando uma resposta é enviada.
- Obter detalhes da resposta.
- Adicionar linha em tabela (Excel espelho) ou Criar item em SharePoint List.
- Criar item de aprovação.
Estratégias de armazenamento de longo prazo
Excel “espelho”
Ideal para equipas que dependem de funções, filtros e gráficos nativos do Excel. O ficheiro pode ficar numa biblioteca só de leitura para analistas e ter outra para serviço do Power Automate.
SharePoint List
Permite colunas calculadas, views, permissões refinadas e integração direta com Power Apps. Acolhe até 30 milhões de linhas com desempenho aceitável.
Dataverse
Solução premium para cenários enterprise. Oferece tipagem forte, relacionamentos N:N, Relevância de Pesquisa e segurança em nível de linha.
Boas práticas de design de formulários
- Evite dependências tácitas. Não confie em nomes padrão como “Form1” ou “Table1”. Obtenha IDs via fluxo ou defina nomes amigáveis.
- Bloqueie estrutura após publicar. Alterar a ordem de perguntas ou remover campos rompe transformações nos fluxos.
- Modele datatype já no Forms. Use opções de resposta (escolha, classificação, data) coerentes com o destino.
- Padronize rótulos. Facilita ETL e reduz retrabalho quando múltiplos formulários alimentam o mesmo relatório.
Checklist rápido para equipes de TI
- [ ] Todos os fluxos com Excel vinculado foram mapeados?
- [ ] Existem alertas de falhas ativas no centro de administração Power Automate?
- [ ] Os novos formulários seguem o template dentro do Teams?
- [ ] Há um plano de migração para SharePoint List ou Dataverse caso o número de respostas exploda?
- [ ] Documentação de help‑desk foi atualizada com a nova recomendação?
Perguntas frequentes (FAQ)
A sincronização volta ao normal se eu abrir o arquivo manualmente?
Sim, porém apenas até a próxima resposta. É uma solução emergencial, não escalável.
Posso usar o conector “Atualizar tabela de Excel”?
Não, pois ele também depende de a tabela conter as linhas. Se a linha não chegou, não há o que atualizar.
O bug afeta formulários existentes antes de 2024?
Sim. A mudança foi global e aplica‑se a todos os formulários que utilizam “Sincronizar com Excel”.
Existe licença extra para usar Dataverse como destino?
Para Dataverse for Teams não; para Dataverse full pode haver custo adicional conforme capacidades.
Monitoramento & roadmap futuro
Mantenha‑se atento às comunicações do Message Center. O recurso prometido será liberado primeiro para Targeted Release — acompanhe testes em tenant piloto e confirme se:
- A planilha recebe novas linhas sem abrir o Excel.
- IDs de colunas permanecem estáveis.
- O tempo de latência atende aos SLAs dos seus fluxos (<1 min, por exemplo).
Ainda que a sincronização nativa volte, vale manter o padrão de separar captura (Forms) de persistência (SharePoint ou Dataverse). Garante isolamento de falhas e flexibilidade para evoluções futuras.
Conclusão
A alteração de outubro de 2024 expôs uma dependência antes invisível entre Microsoft Forms e Excel. Embora temporária, ela impacta processos críticos em todo o ecossistema Microsoft 365. Migrar o gatilho para ler diretamente do Forms e definir um repositório confiável elimina o risco imediato. Ao mesmo tempo, monitorar o roadmap e preparar scripts de migração assegura que sua organização esteja pronta para as novidades assim que forem disponibilizadas — sem perder dados nem comprometer a continuidade operacional.