Quer partilhar uma página do Microsoft Loop para leitura sem riscos de edição? Veja como usar o “Can view”, o que isso realmente aplica, limitações atuais, e as melhores práticas para equilibrar colaboração e controlo de acesso em organizações lusófonas.
Visão geral
O Microsoft Loop permite partilhar páginas individuais em modo somente leitura através do tipo de partilha “Can view”. Isto é útil quando precisa publicar informação estável (políticas, guias, roadmaps, atas) para um público amplo, preservando a autoria e evitando alterações indesejadas.
Contudo, há limitações importantes: permissões preexistentes na workspace prevalecem e ainda não existe um modo nativo de comentário‑apenas ou de workspace read‑only para subconjuntos de utilizadores. Estas nuances impactam a forma de partilhar e governar conteúdos no Loop.
O que está disponível hoje
Pré‑requisitos
Para criar e partilhar páginas no Loop, é necessário ter uma subscrição do Microsoft 365 que inclua a aplicação Loop (desktop ou móvel). Planos elegíveis (conforme informação do produto): Business Standard, Business Premium, E3, E5, A3 e A5 (com o suplemento “Extra Features” quando aplicável). [1]
- As políticas de partilha externa/externos convidados respeitam as configurações da sua organização (Entra ID/SharePoint/OneDrive).
- Funcionalidades podem variar por região, canal de atualização e políticas do inquilino (tenant).
Como criar um link de “visualização” (Can view)
- Abra a página no Loop.
- Clique em Share ▸ Page link.
- Em Settings, escolha um dos escopos de partilha:
- People with existing access – partilha o link apenas com quem já tem acesso.
- Specific people – concede acesso a pessoas/grupos específicos.
- Selecione Can view para gerar o link de só‑leitura e partilhe‑o com o público desejado. [1]
| Cenário de partilha | Opção recomendada | Comportamento para o destinatário |
|---|---|---|
| Publicar para equipa interna sem novos convites | People with existing access + Can view | Quem já via a página continua a ver; quem tinha edição continua a editar (não é revogado). [1] |
| Enviar para um grupo específico (ex.: Direção) | Specific people + Can view | Acesso só‑leitura para as pessoas/grupos indicados, desde que não tenham edição prévia na workspace. [1] |
| Partilha com parceiros/externos | Specific people + Can view | Depende da política do tenant para externos; quando permitido, acesso como visitante somente leitura. [1] |
Limitações atuais (o que ainda não dá para fazer)
| Limitação | Detalhe | Fontes |
|---|---|---|
| Direitos preexistentes | Quem já tinha permissão de edição na workspace continua a editar a página, mesmo que receba um link “Can view”. É necessário revogar a edição ao nível do utilizador/grupo. | [1] |
| Granularidade insuficiente | Não é possível definir direitos de leitura/edição por página para membros já adicionados à workspace. Para controlar o acesso, é preciso partilhar cada página individualmente para novos destinatários com o perfil correto. | [2] |
| Sem “comentário‑apenas” ou “workspace read‑only” | Ainda não existe um modo oficial de atribuir “comentar” ou “somente leitura” à workspace inteira para alguns utilizadores. A equipa do produto reconhece a lacuna e avalia melhorias. | [2] |
O que “Can view” realmente permite (e o que não permite)
| Ação | Comportamento típico em “Can view” | Observações |
|---|---|---|
| Visualizar conteúdo | Permitido | Inclui leitura de texto, tabelas, listas de tarefas (sem marcar/desmarcar), imagens e blocos. |
| Expandir/colapsar secções | Permitido | Não altera o conteúdo; apenas o estado de visualização do leitor. |
| Editar texto, itens, checklists | Bloqueado | Para editar, o utilizador precisa de permissão de edição. |
| Comentar | Não disponível | Não há “comentário‑apenas” nativo no Loop no momento. [2] |
| Copiar conteúdo | Geralmente possível | Leitores podem copiar texto capturado na tela; proteções adicionais dependem de políticas de DLP/rótulos da organização. |
| Duplicar página | Bloqueado para quem só tem leitura | Quem já tem edição pode duplicar; quem só lê não. |
| Partilhar novamente | Limitado | Respeita as políticas de partilha do tenant. Preferir “Specific people” para evitar reencaminhamentos indesejados. |
Boas práticas e padrões de governação
- Partilhar fora da workspace quando necessário – Para impedir edições de membros atuais, partilhe a página apenas com novos grupos ou destinatários que ainda não tenham acesso global. [1]
- Revisar permissões periodicamente – Use o painel Manage access do Loop ou o OneDrive para ver quem tem edição e revogar quando necessário. [3]
- Nomear para sinalizar intenção – Prefixos como
[RO],[Somente Leitura]ou[Publicado]ajudam os leitores a reconhecer o status. - Preferir “Specific people” – Minimiza a propagação não intencional e evita que permissões preexistentes interfiram com a sua intenção de leitura.
- Grupos em vez de indivíduos – Use grupos da organização para facilitar a rotação de membros sem reconfigurar a partilha em cada página.
- Fluxo de feedback separado – Como não há “comentário‑apenas”, recolha feedback via Formulários, Planner/Tasks, ou um canal/Thread dedicado no Teams. [2]
- Auditoria e conformidade – Se a sua organização aplica DLP, rótulos de sensibilidade e registos, confirme que o conteúdo do Loop está incluído nas políticas relevantes.
- Treinar responsáveis de conteúdo – Defina um papel de “Publicador” para páginas RO (prepara, valida, publica, revê permissões e ciclo de vida).
Modelos de partilha por objetivo
| Objetivo | Quem precisa ver | Configuração sugerida | Notas de risco |
|---|---|---|---|
| Política interna | Todos da unidade | Specific people (grupo da unidade) + Can view | Evitar “People with existing access” se a workspace tem muitos editores. |
| Roadmap do produto | Stakeholders e direção | Specific people (grupo “Stakeholders”) + Can view | Criar “versões congeladas” por trimestre para histórico. |
| Partilha com parceiro | Convidados externos | Specific people + Can view | Validar política externa do tenant; rever termos de confidencialidade. |
| Relato de status | Gestores | People with existing access + Can view | Quem já tem edição manterá esse poder; ajuste antes se necessário. |
Passo a passo para governar páginas “somente leitura”
- Defina a intenção: quem precisa ver e quem precisa editar.
- Verifique quem já edita: em Manage access, liste membros com edição.
- Revogue edições desnecessárias: remova indivíduos/grupos que não devem mais editar.
- Partilhe a página com Specific people + Can view para novos públicos.
- Documente o ponto de controlo: registe a data, o público e o responsável pela página RO.
- Audite regularmente: mensal ou trimestralmente, confirme se as permissões permanecem adequadas. [3]
Resolução de problemas
“A pessoa ainda consegue editar, mesmo com link ‘Can view’.”
Isto ocorre quando a pessoa já tem permissão de edição na workspace (direta ou herdada). Remova a edição em Manage access e mantenha a partilha da página como “Specific people + Can view”. [1]
“Não vejo a opção ‘Specific people’.”
Algumas organizações restringem certos tipos de link. Procure o administrador do Microsoft 365 para confirmar políticas de partilha.
“Quero comentários sem permitir edição.”
O Loop ainda não tem “comentário‑apenas”. Use um canal no Teams, um formulário ou peça comentários por e‑mail, vinculando a página RO. [2]
“Preciso impedir cópia/print.”
Em geral, leitores podem copiar o que veem. Para proteções adicionais, alinhe com DLP/rótulos de sensibilidade da sua organização e reavalie se o Loop é o suporte adequado para aquele conteúdo.
Perguntas frequentes (FAQ)
“Can view” muda permissões de quem já é membro da workspace? Não. Quem já possui edição mantém a edição até ser removido ou alterado manualmente. [1] Consigo aplicar “somente leitura” para toda a workspace para um grupo? Não há um modo “workspace read‑only” por grupo de utilizadores no momento. [2] Existe “comentário‑apenas” (sem editar) no Loop? Não oficialmente. A equipa reconhece a lacuna e avalia melhorias. [2] Posso partilhar com “Anyone with the link”? Depende das políticas do seu tenant; muitas organizações desativam essa opção. Prefira “Specific people”. Como revogar rapidamente um acesso concedido por link? Use Manage access para remover o link ou o utilizador. Revogue edição herdada na workspace, se aplicável. [3] Quem tem “Can view” consegue duplicar ou mover a página? Não. Apenas quem tem edição na página/workspace consegue duplicar/mover. O “Can view” bloqueia reações ou @menções? Leitores não podem alterar o conteúdo; comportamentos sociais variam e, em geral, pressupõem edição — não conte com eles em RO. Posso usar grupos para partilhar “Specific people”? Sim. É recomendado para simplificar gestão de entradas/saídas. Consigo auditar quem abriu a página? Os registos dependem das políticas de auditoria do Microsoft 365. Confirme com o administrador. Como dar feedback à Microsoft sobre estas lacunas? Use Settings ▸ Help & feedback ▸ Send feedback dentro da aplicação para priorização pelo produto. [1]
Checklist rápida (imprimir e usar)
| Etapa | Responsável | Estado | Observações |
|---|---|---|---|
| Confirmar quem precisa editar vs. ver | Dono da página | ☐ | Reduzir edições ao mínimo necessário. |
| Revisar membros com edição na workspace | Administrador de conteúdo | ☐ | Remover edições indevidas antes de publicar. |
| Partilhar com “Specific people + Can view” | Dono da página | ☐ | Preferir grupos (equipa, direção, parceiros). |
| Configurar canal de feedback | Gestor | ☐ | Teams, Formulário, ou outro. |
| Auditar permissões mensalmente | Administrador de conteúdo | ☐ | Usar Manage access ou OneDrive. [3] |
Erros comuns e como evitá‑los
- Confiar em “People with existing access” sem limpar edições – Resultado: quem já edita continua a editar. Mitigação: revogue edições antes.
- Partilhar por indivíduo – Resultado: manutenção trabalhosa. Mitigação: partilhe por grupos.
- Assumir que RO impede cópia – Resultado: vazamento involuntário. Mitigação: alinhe com DLP/rótulos e escolha o suporte certo para conteúdo sensível.
- Usar Loop como repositório final – Resultado: gestão de ciclo de vida confusa. Mitigação: defina política de arquivamento e versões publicadas.
Exemplo prático: publicar um guia interno
- Crie/valide o guia na workspace do projeto.
- Em Manage access, remova edições de quem não deve mais escrever.
- Partilhe a página com o grupo “Todos‑RH” usando Specific people + Can view.
- Crie um Formulário “Sugestões para o guia” e coloque o link no topo da página.
- Reveja permissões e feedback a cada trimestre; publique uma versão “Qx‑AAAA”.
Resumo executivo
Hoje, o Microsoft Loop permite partilhar páginas em modo somente leitura via Can view, mas não remove direitos de edição já atribuídos, não oferece granularidade por página para membros existentes e não dispõe de comentário‑apenas nem de um modo workspace read‑only. A abordagem vencedora é partilhar seletivamente cada página, gerir ativamente permissões e estabelecer um canal paralelo de feedback. [2][3]
Referências (sem hiperligações)
- [1] “Is it possible to share a Loop page, but only give permission to view and not edit?” – Microsoft Q&A
- [2] “Microsoft Loop workspace permissions” – Microsoft Q&A
- [3] “How Loop Permissions Work” – SharePoint Maven
Se a sua organização precisa de comentários sem edição ou de read‑only por workspace, recomende essas capacidades através de Settings ▸ Help & feedback ▸ Send feedback no Loop para influenciar o roadmap. [1]