Microsoft 365 Business Basic: múltiplas contas de e‑mail, licenças, alias e caixas compartilhadas (guia completo)

Precisa criar admin@ e sales@ no Microsoft 365 Business Basic e ficou em dúvida sobre licenças, alias e caixas compartilhadas? Este guia prático explica, passo a passo, quando você precisa comprar licenças, como ter vários endereços no mesmo inbox sem custo adicional e como tudo funciona no Mac.

Índice

Visão geral e resposta curta

O Microsoft 365 Business Basic permite criar múltiplas contas de e‑mail no mesmo inquilino (tenant). Porém, toda caixa de correio com login próprio — como admin@empresa.com e sales@empresa.com — exige 1 licença por usuário. Se o objetivo é apenas receber e enviar por vários endereços na mesma caixa de entrada (por exemplo, info@, vendas@, contato@), use alias, grupos ou caixas de correio compartilhadas — sem custo adicional de licença. E sim, funciona no Mac via Outlook para Mac e Outlook na Web.

Entendendo as opções: usuário, alias, grupo e caixa compartilhada

Antes de criar contas, entenda as diferenças. A tabela abaixo resume os tipos mais comuns e quando usar cada um.

Tipo	Login próprio?	Licença necessária?	Receber	Enviar como	Ideal para	Limitações
Usuário licenciado (caixa independente)	Sim	Sim (1 por usuário)	Sim	Sim (endereço principal e aliases)	Pessoas com credenciais próprias, MFA e políticas individuais	Custo por usuário; mais administração
Alias (endereços adicionais do mesmo usuário)	Não	Não (usa a licença do usuário)	Sim (na mesma caixa)	Sim, se a organização permitir “Enviar como alias”	Um usuário com vários endereços públicos (ex.: info@, contato@)	Sem login separado; auditoria/compliance menos granular
Grupo de distribuição (DL)	Não	Não	Encaminha para membros	“Enviar como” pode ser delegado	Compartilhar a caixa de entrada entre várias pessoas sem mailbox dedicada	Não tem caixa própria; só repassa; histórico fica nos membros
Grupo do Microsoft 365	Não	Não	Sim (tem caixa e calendário do grupo)	Sim (se configurado)	Equipes que precisam e‑mail + arquivos/Planner/SharePoint	Sem login próprio; governança precisa de cuidado
Caixa de correio compartilhada	Não (acesso delegado)	Não* (ver observações abaixo)	Sim (mailbox dedicada, sem licença)	Sim (“Enviar como”/“Enviar em nome de”)	Funções como sales@, suporte@ usadas por uma equipe	Sem login; políticas individuais limitadas; *licença pode ser necessária para recursos avançados

Observação importante sobre caixas compartilhadas: não exigem licença quando usadas sem login direto e dentro de limites padrão de armazenamento; recursos avançados como arquivamento ilimitado, retenção legal ou capacidades acima do padrão podem exigir licença.

Como resolver conforme o cenário

Cenário A — Duas pessoas distintas com logins próprios

Objetivo: ter admin@ e sales@ como contas totalmente separadas, cada uma com suas credenciais.

Compre 2 licenças Business Basic (uma para cada usuário/caixa).
No Centro de Administração do Microsoft 365: Usuários > Usuários ativos > Adicionar usuário.
Atribua a licença a cada novo usuário e defina o endereço principal (ex.: admin@empresa.com, sales@empresa.com).
Conclua a verificação do domínio e registros DNS (MX, CNAME, TXT) se ainda não estiver configurado.

Por quê? Toda caixa de correio com login próprio exige licença. Sem licenças disponíveis, o portal solicitará a compra de mais uma.

Cenário B — Um único usuário operando vários endereços (sem login extra)

Objetivo: ter info@, vendas@, contato@ chegando à mesma caixa de entrada e poder enviar como esses endereços.

Opção 1 — Alias de e‑mail

Adicione aliases no usuário: Usuários ativos > [usuário] > Contas de e‑mail/Alias > Adicionar (ex.: vendas@empresa.com).
Habilite na organização a capacidade de enviar como alias (configuração de Exchange).
No Outlook (Mac, Windows ou Web), selecione o campo De e escolha o alias ao compor.

Quando usar: microempresas em que uma única pessoa atende vários endereços públicos.

Opção 2 — Grupo de distribuição ou Grupo do Microsoft 365

Grupo de distribuição (DL): cria um endereço (ex.: vendas@) que encaminha para membros. Simples e sem caixa própria.
Grupo do Microsoft 365: cria um endereço de grupo com caixa do grupo, calendário, arquivos e colaboração. Útil quando mais de uma pessoa atende o canal.
Permissões de Enviar como podem ser concedidas a membros para responder usando o endereço do grupo.

Opção 3 — Caixa de correio compartilhada

Crie em Equipes e grupos > Caixas de correio compartilhadas > Adicionar (ex.: sales@empresa.com).
Conceda Acesso total e Enviar como/Enviar em nome de aos usuários que vão operar a caixa.
Os membros adicionam a caixa no Outlook e começam a receber/enviar por ela.

Quando não usar alias/grupo/compartilhada? Quando alguém precisa de login próprio, MFA, políticas de segurança dedicadas, auditoria completa e separação total. Nesse caso, crie um usuário licenciado novo.

Passo a passo rápido

Criar usuários (caixas independentes)

Verifique se há licenças disponíveis em Faturamento > Licenças/Assinaturas.
Vá a Usuários > Usuários ativos > Adicionar usuário.
Atribua a licença Business Basic e defina o endereço (ex.: admin@ / sales@).

Criar alias (mesmo usuário)

Usuários ativos > [usuário] > Contas de e‑mail/Alias > Adicionar alias (ex.: vendas@).
Habilite o envio por alias na organização (Exchange).

Criar caixa de correio compartilhada

Equipes e grupos > Caixas de correio compartilhadas > Adicionar (ex.: sales@).
Em Membros, conceda Acesso total e Enviar como/Enviar em nome de.
No Outlook, adicione a caixa compartilhada e comece a operar.

Decisão rápida: qual usar em cada caso?

Cenário	Solução recomendada	Por quê
Duas pessoas com logins e caixas independentes	Dois usuários licenciados (2 Business Basic)	Exige MFA, políticas e auditoria por indivíduo
Uma pessoa atende info@, vendas@	Alias no usuário	Sem custo extra, inbox único
Time revezando o e‑mail de vendas	Caixa compartilhada ou Grupo do M365	Endereço único, envio como “sales@”, colaboração
Redirecionar mensagens para várias pessoas	Grupo de distribuição	Simplicidade, sem mailbox própria

Funciona em Mac? Sim — e aqui vai o que você precisa saber

Outlook para Mac: visualize o campo De e escolha o endereço (principal, alias ou caixa compartilhada) na hora de enviar.
Adicionar caixa compartilhada: use a opção de adicionar caixas delegadas/compartilhadas no Outlook ou abra pelo Outlook na Web.
Sincronização: as permissões (Acesso total, Enviar como) podem levar alguns minutos para surtir efeito no cliente.
Outlook na Web: alternativa universal, igualmente funcional no Mac.

Boas práticas de segurança e governança

Não compartilhe senhas. Para caixas compartilhadas, conceda acesso delegado e “Enviar como”.
Ative MFA e políticas de acesso condicional para contas com licença.
Separação de funções: se a pessoa precisa de login próprio, crie um usuário licenciado; não force uso de caixa compartilhada.
Compliance: auditoria, retenção e eDiscovery são melhores quando há caixas independentes por pessoa.
Governança de grupos: defina donos, membros e ciclo de vida para Grupos do Microsoft 365.

Checklist de DNS e entregabilidade

Independente do tipo escolhido, garanta boa entrega configurando:

MX apontando para o Exchange Online.
SPF incluindo o domínio do Microsoft 365 para reduzir spam/forja.
DKIM assinado para o domínio (habilitado no Exchange).
DMARC com política progressiva (p=none → quarantine → reject) conforme a maturidade.

Dica: após mudar DNS, a propagação pode levar tempo; teste envio/recebimento com endereços externos.

Erros comuns (e como evitar)

Criar usuário a mais sem precisar: se você só quer vários endereços para uma pessoa, use alias ou caixa compartilhada. Evita comprar licença desnecessária.
Responder como o usuário e não como o endereço público: habilite “Enviar como alias” e treine a equipe a escolher o campo De correto.
Falta de governança: grupos sem dono e sem revisão de membros viram risco de segurança. Nomeie responsáveis e revise periodicamente.
Centralizar tudo em uma conta compartilhada com senha comum: não faça isso. Use delegação e MFA em contas licenciadas e caixas compartilhadas sem login.
Ignorar SPF/DKIM/DMARC: leva a falhas de entrega e spoofing; configure-os cedo.

Perguntas rápidas da thread (FAQ)

“Com apenas 1 Business Basic consigo 2 contas separadas?”
Não. Duas caixas independentes exigem 2 licenças.
“Um usuário com vários e‑mails (ex.: vendas@, info@)?”
Sim. Use alias, grupo ou caixa compartilhada, sem licenças extras. Lembre-se: sem login próprio.
“Funciona em Macs?”
Sim. Outlook para Mac e Outlook na Web dão suporte a alias, caixas compartilhadas e grupos.
“Quantos aliases posso criar?”
Em geral, muitos (na prática, o suficiente para micro e pequenas empresas). A recomendação é manter nomes curtos e fáceis de lembrar.
“Posso fazer login direto em uma caixa compartilhada?”
Não. Ela é acessada por delegação. Se alguém precisar de login próprio, crie um usuário licenciado.

Exemplos práticos

Microempresa com 2 pessoas

Ana (proprietária) e Bruno (vendas). Endereços desejados: admin@ e sales@. Como fazer?

Compre 2 licenças Business Basic e crie dois usuários (ana@ e bruno@), definindo admin@ como alias de Ana (se ela for a pessoa que responde) e criando caixa compartilhada sales@ com acesso para Bruno (e para Ana como backup).
Bruno responde como sales@ e, se estiver ausente, Ana assume a caixa.

Startup com canal único de contato

Querem info@, contato@, parcerias@ caindo para uma única pessoa.

Crie um único usuário licenciado e adicione aliases com esses endereços.
Habilite “Enviar como alias” e padronize a assinatura “Equipe de Parceiros”.

Loja online com atendimento em escala

Equipe de 4 pessoas revezando o suporte.

Crie caixa compartilhada suporte@ e conceda acesso total e enviar como para toda a equipe.
Crie uma regra para categorizar e distribuir mensagens por prioridade (no Outlook). Se precisar de colaboração com arquivos, use um Grupo do Microsoft 365.

Operação no dia a dia: dicas que economizam tempo

Assinaturas consistentes: padronize nome, função, telefone e site. Diferencie por endereço: sales@ com CTAs de vendas; suporte@ com links de ajuda.
Respostas preparadas: crie modelos no Outlook para perguntas frequentes (trocas, prazos, orçamento).
Regras e categorias: destaque e-mails por remetente, assunto ou palavra‑chave e mova automaticamente para pastas relevantes.
Delegação temporária: férias ou ausência? Adicione/retire membros da caixa compartilhada conforme necessário.

Quando a caixa compartilhada pode exigir licença

Armazenamento e arquivamento: se você precisar de arquivamento avançado/ilimitado ou políticas de retenção/descoberta legal, avalie atribuir licença à caixa compartilhada.
Acesso direto com login: se alguém precisa entrar na caixa com usuário e senha, isso deixa de ser “compartilhada” no sentido estrito e passa a ser um usuário licenciado.

Passos opcionais via PowerShell (admin)

Para ambientes que preferem automação, estes comandos (indicativos) ajudam a criar e delegar rapidamente. Execute no PowerShell do Exchange Online com permissões de administrador.

# Criar caixa de correio compartilhada
New-Mailbox -Shared -Name "Sales" -DisplayName "Sales" -PrimarySmtpAddress "sales@empresa.com"

Conceder acesso total (abre a caixa no Outlook para o usuário-alvo)

Add-MailboxPermission -Identity "Sales" -User "[usuario@empresa.com](mailto:usuario@empresa.com)" -AccessRights FullAccess -AutoMapping \$true

Permitir enviar como "sales@"

Add-RecipientPermission -Identity "Sales" -Trustee "[usuario@empresa.com](mailto:usuario@empresa.com)" -AccessRights SendAs

Adicionar alias a um usuário

Set-Mailbox -Identity "[usuario@empresa.com](mailto:usuario@empresa.com)" -EmailAddresses @{add="[vendas@empresa.com](mailto:vendas@empresa.com)","[info@empresa.com](mailto:info@empresa.com)"}

Nota: nomes e sintaxes podem variar; adapte ao seu ambiente e políticas.

Checklist final para implementação sem surpresas

Defina a necessidade: login próprio (licença) vs. apenas endereço adicional (alias/grupo/compartilhada).
Compre licenças suficientes para usuários com login.
Crie: usuários, alias, grupos ou caixas compartilhadas conforme o desenho.
Permissões: “Acesso total”, “Enviar como/Em nome de” conforme necessário.
DNS: MX, SPF, DKIM, DMARC em ordem.
Clientes: Outlook Mac/Web configurados; campo De visível.
Treinamento: quando responder como “sales@” ou como pessoa física; padrões de assinatura.
Governança: donos de grupos e revisões periódicas de membros.

Resumo executivo (para decisão rápida)

Sim, o Business Basic suporta múltiplas contas. O tenant comporta muitos usuários.
Uma caixa com login próprio = 1 licença. Sem exceções no cenário padrão.
Vários endereços sem custo extra: use alias, grupos ou caixas compartilhadas.
Mac totalmente suportado: Outlook para Mac e Outlook na Web.

Respostas rápidas às dúvidas da thread

“Com apenas 1 Business Basic consigo 2 contas separadas?” Não. Para duas caixas independentes, compre 2 licenças (uma para admin@ e outra para sales@).
“Um usuário com vários e‑mails (ex.: vendas@, info@)?” Sim, via alias/grupos/caixa compartilhada, sem licenças extras — porém sem login separado.
“Funciona em Macs?” Sim. Use Outlook para Mac ou Outlook na Web.

Conclusão prática

Regra de ouro: precisa de login próprio? → licença por usuário. Só precisa de vários endereços para a mesma pessoa ou equipe? → alias/grupo/caixa compartilhada (sem custo adicional). Com esse mapa, você reduz gastos, mantém segurança e entrega uma experiência profissional para clientes e fornecedores — no Windows, no Mac e no navegador.