Fim de vida do Office 365 E2: como migrar para Microsoft 365 Business Basic (Nonprofit) sem perda de dados

Guia prático para substituir o legado Office 365 E2 (Nonprofit) por Microsoft 365 Business Basic (Nonprofit) sem perda de dados nem paragens: veja a ordem correta, checklist de validações e scripts úteis para executar a mudança com segurança.

Índice

Visão geral e princípio‑chave

A licença Office 365 E2 (Nonprofit) foi descontinuada e já não é disponibilizada para novas subscrições. A substituição natural para organizações sem fins lucrativos que usam e‑mail, ficheiros e colaboração online é o Microsoft 365 Business Basic (Nonprofit). O objetivo é manter o acesso a Exchange Online, OneDrive, SharePoint e Teams, removendo a licença antiga sem desencadear desprovisionamento de serviços.

Regra de ouro: atribua primeiro a nova licença Microsoft 365 Business Basic (Nonprofit) ao utilizador e apenas depois remova a licença antiga Office 365 E2. Assim evita janelas sem licença que bloqueiam Exchange/OneDrive/Teams e podem iniciar processos automáticos de desativação.

O que acontece aos dados

Não há migração de dados no sentido clássico. As caixas de correio do Exchange Online, as bibliotecas do OneDrive e os sites do SharePoint mantêm‑se associados ao mesmo utilizador.
O que muda é o direito de utilização: funcionalidades disponíveis passam a refletir o plano Business Basic. Se algo não estiver incluído nesse plano (por exemplo, aplicações de desktop do Office, arquivamento avançado ou eDiscovery alargado), a funcionalidade deixa de estar disponível após remover definitivamente o E2.
Os dados dos serviços continuam íntegros desde que o utilizador não fique, em momento algum, sem uma licença que cubra o serviço correspondente.

Checklist de ponta a ponta

Antes

Mapear serviços em uso por função/departamento: Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams, add‑ons (p.ex., Phone System, Áudio Conferencing), retenção/Legal Hold/eDiscovery, MDM/MAM.
Comparar funcionalidades do E2 com Business Basic e registar diferenças que afetem utilizadores ou processos (ex.: ausência de apps desktop do Office; limites e políticas de retenção; recursos de conformidade que exigem planos Enterprise ou add‑ons).
Definir estratégia de atribuição: preferir licenciamento baseado em grupo no Entra ID (Azure AD) para reduzir erros; planear grupo piloto e janela de implementação por lotes.
Preparar comunicação aos utilizadores sobre o que muda e como reportar incidentes.
Garantir capacidade de suporte: equipa de service desk alinhada, modelo de rollback (ex.: manter E2 em alguns utilizadores críticos durante verificação), e critérios de aceitação.

Durante

Atribuir Business Basic aos utilizadores (ou aos grupos) e aguardar o provisionamento. Validar credenciais e acesso básico: OWA/Outlook, OneDrive, Teams e SharePoint.
Verificar apps/serviços sensíveis: Teams Phone, reuniões com áudio de acesso telefónico, fluxos do Power Automate, integrações de terceiros, políticas de retenção.
Remover a licença E2 após confirmar que o novo plano cobre todas as necessidades identificadas. Faça isto por lotes e monitorize o Centro de Administração.

Depois

Reatribuir add‑ons quando necessário (Phone System, Áudio Conferencing, Exchange Online Archiving, Defender for Office 365, etc.).
Rever políticas (retenção, DLP, eDiscovery, Litigation Hold). Se alguma depender de funcionalidades não incluídas no Business Basic, considerar add‑on ou upgrade seletivo para planos adequados (p.ex., Exchange Online Plan 2, Microsoft 365 E3/E5 em utilizadores específicos).
Monitorizar alertas e relatórios no Centro de Administração: saúde do serviço, erros de provisionamento, eventos de auditoria e sinais de regressão reportados pelos utilizadores.

Diferenças relevantes entre os planos

Quadro de alto nível para orientar decisões. As designações podem variar com o tempo e entre locatários sem fins lucrativos, pelo que é essencial confirmar no seu Centro de Administração quais os service plans efetivamente incluídos.

Área	Office 365 E2 (legado)	Microsoft 365 Business Basic (Nonprofit)	Observações práticas
Exchange Online	Incluído	Incluído	Caixa mantém‑se. Verificar necessidades de arquivamento/hold.
OneDrive for Business	Incluído	Incluído	Ficheiros e partilhas preservados. Validar políticas de retenção.
SharePoint Online	Incluído	Incluído	Sites e permissões inalterados; confirmar integrações e webparts.
Microsoft Teams	Incluído	Incluído	Equipes, canais e chat mantêm‑se. Se usar Voz, reatribuir add‑ons.
Apps do Office na web	Incluídas	Incluídas	Criação/edição no navegador.
Apps do Office para desktop	Não incluídas	Não incluídas	Se necessário, avaliar Business Standard/Premium noutros perfis.
Arquivamento do Exchange	Variável por tenant	Requer add‑on/upgrade	Mailbox de arquivo e retenção avançada exigem EXO P2 ou add‑on.
eDiscovery avançado / hold	Limitado	Não incluído	Funcionalidades de conformidade avançadas exigem planos Enterprise.
Segurança avançada do e‑mail	Não incluída por padrão	Não incluída por padrão	Defender for Office 365 é add‑on opcional.
Teams Phone/Chamadas PSTN	Add‑on	Add‑on	Reaplicar Phone System/Calling Plans/Operador de terceiros.

Ordem correta das ações

Planeie e documente o escopo (quem muda, quando, critérios de sucesso, plano de reversão).
Crie um grupo de licenciamento no Entra ID (ex.: LIC‑M365‑BusinessBasic‑Users) e associe o produto Microsoft 365 Business Basic (Nonprofit) a esse grupo.
Adicione os utilizadores ao grupo (ou atribua a licença diretamente, se preferir).
Valide login e serviços essenciais em amostra piloto: OWA/Outlook, Teams, OneDrive e SharePoint. Registe capturas de ecrã e IDs de correlação de erros, se ocorrerem.
Remova a licença E2 dos mesmos utilizadores só depois de tudo confirmado. Repita por lotes até cobrir o universo definido.

Passo a passo no Centro de Administração

Licenciamento baseado em grupo

No Centro de Administração do Microsoft 365, abra Utilizadores > Grupos, crie um grupo de segurança para licenciamento.
Em Licenças do grupo, associe a Microsoft 365 Business Basic (Nonprofit) e selecione os service plans que deseja ativar (por exemplo, Exchange, Teams, SharePoint, OneDrive).
Adicione utilizadores ao grupo. O provisionamento pode levar algum tempo; acompanhe o estado na própria página de licenças e no Centro de mensagens.
Depois de validar, aceda à gestão de licenças do utilizador e remova o E2.

Atribuição direta por utilizador

Em Utilizadores ativos, selecione um utilizador, clique em Licenças e apps, marque Microsoft 365 Business Basic (Nonprofit) e aplique.
Valide acesso e serviços.
Remova Office 365 E2 desse utilizador.

Automação com PowerShell Microsoft Graph

Use os comandos abaixo como modelo. A recomendação é exportar uma lista de utilizadores para CSV, aplicar em pequenas ondas e registar logs.

# 1) Instalar e ligar ao Microsoft Graph
Install-Module Microsoft.Graph -Scope CurrentUser
Import-Module Microsoft.Graph
Connect-MgGraph -Scopes "User.ReadWrite.All","Directory.ReadWrite.All"

2) Identificar SKUs disponíveis e anotar os SkuId
Get-MgSubscribedSku | Select SkuId, SkuPartNumber, ConsumedUnits, @{N="Total";E={$_.PrepaidUnits.Enabled}}

3) Definir os SkuId (substitua pelos seus valores)
$skuBusinessBasic = "xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx"   # Microsoft 365 Business Basic (Nonprofit)
$skuOffice365E2   = "yyyyyyyy-yyyy-yyyy-yyyy-yyyyyyyyyyyy"   # Office 365 E2 (Nonprofit - legado)

4) Atribuir Business Basic a partir de um CSV (coluna UserPrincipalName)
$users = Import-Csv .\utilizadores.csv
foreach ($u in $users) {
  try {
    Set-MgUserLicense -UserId $u.UserPrincipalName `
      -AddLicenses @{SkuId=$skuBusinessBasic} `
      -RemoveLicenses @()
    Write-Host "Adicionado Business Basic a $($u.UserPrincipalName)"
  } catch {
    Write-Warning "Falha ao licenciar $($u.UserPrincipalName): $($_.Exception.Message)"
  }
}

5) Validar se todos têm a nova licença antes de remover E2
foreach ($u in $users) {
  $ok = (Get-MgUserLicenseDetail -UserId $u.UserPrincipalName |
         Where-Object {$_.SkuId -eq $skuBusinessBasic})
  if (-not $ok) { Write-Warning "Sem Business Basic: $($u.UserPrincipalName)" }
}

6) Remover E2 após validação
foreach ($u in $users) {
  try {
    Set-MgUserLicense -UserId $u.UserPrincipalName `
      -AddLicenses @() `
      -RemoveLicenses @($skuOffice365E2)
    Write-Host "Removido E2 de $($u.UserPrincipalName)"
  } catch {
    Write-Warning "Falha ao remover E2 de $($u.UserPrincipalName): $($_.Exception.Message)"
  }
}

Dica: se preferir, faça a atribuição via grupo (UI) e use apenas a secção de remover E2 por PowerShell após validar que todos os membros herdaram o Business Basic.

Validações essenciais

Exchange Online: autenticar em OWA, enviar e receber, verificar regras e assinatura, confirmar que pastas partilhadas continuam visíveis. Em ambientes com add‑ons de conformidade, confirmar retenções e auditar LitigationHoldEnabled e InPlaceHolds em caixas críticas.
OneDrive: abrir ficheiros recentes, partilhas internas/externas, sincronização do cliente, políticas de retenção e rótulos.
SharePoint: acesso a sites de equipa/comunicação, WebParts, fluxos Power Automate e permissões.
Teams: chat, reuniões e canais; se houver Teams Phone, validar chamadas internas/externas e filas de atendimento após reatribuir add‑ons.
Apps: confirmar que os utilizadores entendem que o Business Basic não inclui apps de desktop do Office; oferecer alternativas ou upgrades seletivos se necessário.

Cenários especiais e armadilhas

Caixas em hold/legal: se tiver caixas de correio em Litigation Hold ou sujeitas a políticas de retenção avançada, evitar descer o conjunto de funcionalidades sem avaliar impacto. Pode requerer manter EXO Plan 2 (ou add‑on) para esses utilizadores.
Arquivamento: se usar archive mailbox ou auto‑expanding archive, verifique os requisitos de licenciamento e decida se mantém add‑on ou faz upgrade de alguns perfis.
Teams Voz: Phone System, Calling Plans ou SBC de operador são sempre add‑ons; reatribua‑os após mover para Business Basic.
Caixas partilhadas: por padrão não requerem licença até um determinado limite; se precisarem de arquivo ou ficarem sob hold, necessitarão de licença. Confirme antes de remover qualquer licença herdada.
Integrações de terceiros: apps que consumam APIs do Graph, conectores de e‑mail ou arquivos podem exigir permissões/escopos associados ao plano anterior; teste cenários críticos.
Multi‑geo e rótulos de confidencialidade: rever políticas, locais de dados e rotas de provisionamento se o tenant usar regiões múltiplas.

Plano de comunicação

Para evitar ruído e pedidos de suporte desnecessários, comunique com antecedência:

O que muda: apps desktop do Office não incluídas; a experiência no navegador mantém‑se.
O que se mantém: e‑mail, ficheiros, equipas e permissões.
Como pedir ajuda: canal de suporte, horário e prazos de resposta.

Modelo de critérios de aceitação

Todos os utilizadores alvo autenticam e enviam/recebem e‑mail.
OneDrive abre, edita e sincroniza ficheiros recentes; partilhas ativas funcionam.
Teams inicia reuniões, chama utilizadores internos e mantém o calendário.
Políticas de retenção aplicadas como antes; auditorias sem erros.
Zero incidentes críticos por lotes durante a janela de implementação.

Resolução de problemas rápida

Sintoma	Possível causa	Ação recomendada
Utilizador perde acesso ao e‑mail após a mudança	Janela sem licença; desprovisionamento iniciado	Reatribuir Business Basic imediatamente; se necessário, reatribuir temporariamente a licença antiga para interromper o desprovisionamento e abrir ticket de suporte.
Erro ao abrir OneDrive	Service plan desativado na atribuição	Rever a seleção de service plans dentro do SKU e ativar OneDrive.
Teams sem dial‑in	Áudio Conferencing não reatribuído	Associar o add‑on ao utilizador ou ao grupo de licenciamento.
Perda de políticas de retenção	Funcionalidade dependia de plano Enterprise	Aplicar add‑on adequado ou manter/atribuir plano compatível aos utilizadores afetados.

Boas práticas para execução segura

Piloto primeiro: escolha equipas com bom perfil de feedback.
Ondas pequenas: aplicar por departamentos/lotes reduz o risco.
Registos: exporte relatórios antes/depois (licenças, grupos, políticas).
Backups de terceiros: se existirem, valide que continuam a proteger as mesmas contas após a mudança.
Sem pressa: nunca remova a licença antiga antes de confirmar acessos e serviços no novo plano.

Perguntas frequentes

É preciso migrar e‑mails e ficheiros? Não. A caixa de correio e o OneDrive continuam os mesmos; muda apenas o plano associado ao utilizador.

Vai existir indisponibilidade? Não, se a sequência correta for seguida: adicionar nova licença → validar → remover antiga. As sessões de Outlook e Teams normalmente continuam ativas.

O que acontece a recursos avançados? Requerem add‑ons ou planos superiores. Faça análise por função para decidir quem realmente precisa.

Posso usar grupo para licenças? Sim, é a abordagem recomendada para consistência e governança.

Resumo executivo

Objetivo: substituir E2 legado por Microsoft 365 Business Basic (Nonprofit) sem impactos.
Método: primeiro atribuir Business Basic, validar serviços, só depois remover E2.
Impacto técnico: dados preservados; apenas funcionalidades fora do escopo do Business Basic deixam de estar disponíveis.
Governança: licenciamento por grupo, validações formais e comunicação clara aos utilizadores.

Referência útil

Guia de procedimentos: Mover utilizadores para uma assinatura diferente (Microsoft Learn).

Resultado esperado

Continuidade de acesso a e‑mail, ficheiros e Teams sem interrupções.
Sem perda de dados, desde que a sequência “adicionar nova licença → validar → remover antiga” seja respeitada.
Funcionalidades não contempladas no Business Basic deixam de estar disponíveis após remover o E2, conforme planeado.