Modelos Microsoft Whiteboard (.whiteboard): onde baixar, como criar e compartilhar

Quer usar modelos no Microsoft Whiteboard ou baixar arquivos .whiteboard? Este guia explica, passo a passo, onde achar os templates oficiais dentro do app, como criar os seus, salvá‑los no OneDrive e compartilhar com a sua equipa.

Visão geral: modelos do Microsoft Whiteboard e arquivos “.whiteboard”

O Microsoft Whiteboard oferece uma galeria rica de templates (modelos) integrada ao próprio aplicativo — na web, no Windows, dentro do Microsoft Teams e no mobile. Esses modelos cobrem cenários como brainstorming, planejamento de projeto, retros de sprint, mapas mentais, quadros Kanban e muito mais. Ao escolher um template, o Whiteboard cria um novo quadro pronto para ser usado e personalizado.

Já os arquivos .whiteboard são os “ficheiros” que representam cada quadro e ficam armazenados na sua área do OneDrive → Whiteboards (contas pessoais/organizacionais) ou no SharePoint do site da equipa (quando o quadro é criado num canal/meeting do Teams). Esses arquivos podem ser duplicados, partilhados e — quando criados como My Templates — reutilizados como modelos internos da sua organização.

Ponto-chave para quem procura “um repositório para baixar”: a Microsoft não mantém uma biblioteca pública para transferir pacotes de modelos no formato .whiteboard. O catálogo oficial vive dentro do próprio painel Templates do Whiteboard. Se você precisa de um arquivo .whiteboard específico, há duas vias: alguém partilha o ficheiro consigo, ou você mesmo cria e guarda o seu modelo.

Onde encontrar templates prontos no Whiteboard

O acervo oficial fica no menu Templates do aplicativo. A navegação varia pouco por plataforma:

Whiteboard (web e aplicativo para Windows)

1. Abra o Whiteboard no navegador ou no app do Windows.
2. Clique em Create (+) ou no ícone de Templates na barra lateral.
3. Explore as categorias (Brainstorming, Planejamento, Retrospectiva, Educação, Problema‑solução, Workshops, etc.).
4. Selecione um modelo e insira‑o no quadro. Ajuste textos, notas adesivas e formas conforme necessário.

Microsoft Teams

1. Em uma reunião ou canal do Teams, abra a app Whiteboard.
2. No quadro, clique em Create (+) → Templates.
3. Escolha a categoria e aplique o modelo como base de colaboração em tempo real.

iOS e Android

1. Abra o app Microsoft Whiteboard no telemóvel/celular.
2. Toque em + para criar um novo quadro e depois em Templates.
3. Navegue pelas categorias, toque no modelo desejado e comece a editar.

Plataforma	Como abrir Templates	Notas úteis
Web	Create (+) → Templates	Mesma galeria das outras plataformas, sincronizada com a conta Microsoft 365.
Windows	Barra lateral → Templates	Experiência mais fluida para quadros maiores e uso com caneta digital.
Teams	Dentro da reunião/canal → Create (+) → Templates	Ótimo para sessões guiadas com participantes remotos.
iOS/Android	+ → Templates	Ideal para revisão rápida e ajustes leves em mobilidade.

Posso baixar modelos “.whiteboard” da Microsoft?

Não há um repositório público de .whiteboard para download mantido pela Microsoft. O que existe é o catálogo interno acessível pelo painel Templates. Para obter um arquivo .whiteboard reutilizável, você tem três opções práticas:

• Salvar o seu próprio template (via My Templates), gerando um ficheiro .whiteboard na sua pasta Whiteboards → My Templates do OneDrive.
• Duplicar um quadro existente (no OneDrive/SharePoint), produzindo um clone (outro .whiteboard) que você usa como “modelo vivo”.
• Pedir a partilha do .whiteboard de um colega/equipa.

Ferramentas de terceiros (Canva, Visme, Miro, Figma etc.) possuem ótimos layouts de ideação, mas não exportam para .whiteboard. Você até pode exportar imagens ou copiar/colar conteúdos, porém não há “importação de modelo” direta para o formato nativo do Whiteboard.

Como criar e guardar os seus próprios modelos (My Templates)

O Whiteboard permite transformar qualquer quadro num template personalizado disponível na aba My Templates. Além de acelerar tarefas repetitivas, isso padroniza visuais e conteúdos da sua equipa.

1. Abra um quadro em branco e monte a estrutura do seu modelo (títulos, colunas, áreas, notas pré‑formatadas, ícones e legendas).
2. No menu de Templates, aceda a My Templates (Meus Templates) e escolha Create new template.
3. Defina um nome, descrição e, se oferecido, uma imagem de capa para identificar o modelo.
4. Pronto: o template é guardado automaticamente na sua pasta do OneDrive em Whiteboards → My Templates como um arquivo .whiteboard.

Depois de criado, o template surge na secção My Templates de todas as plataformas (web, Windows, Teams, mobile) associadas à sua conta. Assim, você e os seus colegas podem inserir aquele padrão em novos quadros com um clique.

Boas práticas ao criar My Templates

• Componentizar: use grupos de objetos e contêineres (linhas, caixas, títulos) para facilitar a edição pelos participantes.
• Orientações no próprio quadro: adicione uma caixa com instruções rápidas (ex.: “1) Tempo: 5 min; 2) Cole as ideias em amarelo; 3) Vote com ♥”).
• Padronize tipografia e cores: mantenha títulos, subtítulos, etiquetas e paletas consistentes com a identidade visual da equipe.
• Versões: se atualizar um template, guarde como “v2”, “v3” etc., para não quebrar fluxos existentes.

Reaproveitar qualquer quadro existente duplicando o arquivo

Se um quadro “normal” já ficou perfeito para virar modelo, você pode duplicá‑lo diretamente no OneDrive (ou no SharePoint do site da equipa). Essa cópia funciona como um modelo reutilizável sem mexer no original.

1. No OneDrive, vá até a pasta Whiteboards (ou ao repositório do site de equipa, se for um quadro de canal/meeting).
2. Clique nos três pontos (…) do arquivo .whiteboard desejado.
3. Selecione Copy to → Copy here (ou Copiar para → Copiar aqui no idioma do seu tenant).
4. Renomeie a cópia (ex.: “Retro Sprint – Modelo”).

Quando alguém precisar do “modelo”, basta abrir a cópia e começar a trabalhar — ou duplicá‑la novamente para manter uma versão limpa a cada uso.

Partilhar um arquivo .whiteboard como “modelo”

Existem tempos e modos de partilha ideais conforme o objetivo:

Objetivo	Como partilhar	Permissões recomendadas	Observações
Colaboração em tempo real	Partilhar o link do quadro (OneDrive/SharePoint)	Can edit (Pode editar)	Todos editam o mesmo quadro simultaneamente.
Distribuir um “modelo base”	Partilhar o arquivo .whiteboard por link	Can view (Pode ver)	Instrua os destinatários a duplicar o arquivo antes de usar.
Repositório de templates	Pasta “Modelos” no OneDrive/SharePoint	Equipa com acesso de leitura; curadores com edição	Preserve versões e uma “cópia imaculada” de cada template.

Exportar imagem de um modelo (quando você não precisa de .whiteboard)

Às vezes, tudo o que você precisa é de uma imagem (PNG) do quadro — por exemplo, para colar num documento, e‑mail ou apresentação. O Whiteboard tem uma opção de exportação simples:

1. No quadro, abra Settings (Definições).
2. Selecione Export image (Exportar imagem).
3. Escolha Standard (Padrão) ou High (Alta) resolução e guarde o ficheiro.

Exportar como imagem é útil para dar visibilidade rápida, mas não substitui o .whiteboard quando você quer que outras pessoas editem o conteúdo.

Estruture uma “biblioteca de quadros” no OneDrive

Se o catálogo interno do Whiteboard não cobrir todas as suas necessidades, compense criando uma biblioteca de quadros na pasta Whiteboards do OneDrive (ou numa biblioteca do SharePoint). A ideia é simples: manter modelos prontos como arquivos .whiteboard duplicáveis.

• Pasta‑mãe: Whiteboards → Biblioteca de Modelos.
• Subpastas por tema: Brainstorming, Retros, Planejamento, Discovery, Workshop, Educação.
• Nomeação: “[TEMA] – Nome do Modelo – v1”.
• Cartão de instruções: inclua uma caixa fixa no canto superior esquerdo com “Como usar”.
• Proprietários e curadores: defina responsáveis por revisões, padrões visuais e acessibilidade.

Elemento	Padrão recomendado	Exemplo
Nome do arquivo	[Categoria] – Nome – vN	[Retro] – Start/Stop/Continue – v3
Estrutura	Grupos nomeados e cores consistentes	Colunas “Começar/Parar/Continuar” com notas amarelas
Instrutivo	Caixa “Como usar” + tempo sugerido	“Tempo total: 30 min; Regras: 1 ideia por nota”
Governança	Curador por categoria	PO revisa templates de Retros mensalmente

Fluxos práticos (playbooks) para começar hoje

Retro de Sprint (Start/Stop/Continue)

1. Abra o Whiteboard → Templates → busque “Retrospective/Retrospectiva”.
2. Insira o template “Start/Stop/Continue”.
3. Adapte cabeçalhos, adicione um quadro de regras e um temporizador (manual via cronómetro externo, se preferir).
4. Salve como My Template para a equipa reutilizar a cada sprint.
5. No OneDrive, crie a pasta Whiteboards/Projetos/Sprint‑NN e duplique o arquivo‑base para cada cerimónia.

Mapa mental de descoberta

1. Whiteboard → Templates → “Mind map/Mapa mental”.
2. Personalize a paleta e etiquetas de ramos (Usuário, Problema, Ideias, Hipóteses).
3. Congele uma versão “limpa” como v1 na pasta de modelos; para workshops, copie e use a cópia.

Quadro Kanban leve

1. Whiteboard → Templates → “Kanban”.
2. Defina WIP, tamanhos de nota, cores por tipo de tarefa.
3. Guarde como My Template e partilhe link de visualização com a equipa para padronizar.

FAQ: dúvidas comuns sobre modelos e .whiteboard

Posso importar modelos do Miro/Jamboard para .whiteboard?
Não diretamente. É possível colar imagens, copiar texto e reconstruir a estrutura no Whiteboard, mas não há conversão automática para o formato .whiteboard.

Onde ficam guardados os ficheiros .whiteboard?
Quadros pessoais/equipa ad‑hoc ficam no OneDrive do autor, na pasta Whiteboards. Quadros criados em reuniões/canais do Teams residem no SharePoint do site da equipa (biblioteca de documentos do canal), também na pasta Whiteboards.

Consigo trabalhar offline num .whiteboard no desktop?
O Whiteboard é um serviço orientado à nuvem. Há cache de sessão, mas a edição confiável e a sincronização exigem conectividade.

Como mover um .whiteboard entre organizações (tenants)?
Não há “exportar/importar” nativo. Use partilha por acesso convidado (quando a política permitir) ou replique o conteúdo manualmente no tenant de destino. Alternativamente, exporte como imagem para documentação.

Não vejo a aba “My Templates”. Por quê?
Pode ser rollout gradual, versão desatualizada, políticas do inquilino ou exigência de que o OneDrive esteja provisionado. Verifique com o administrador e atualize os aplicativos.

Qual a diferença entre usar Templates internos, duplicar um quadro e exportar imagem?

Abordagem	Quando usar	Vantagens	Limitações
Templates (catálogo interno)	Iniciar rápido com padrões prontos	Curadoria da Microsoft, multiplataforma	Customização limitada ao proposto pelo template
My Templates (customizados)	Padronizar processos da equipa	Visual e regras sob medida; salva no OneDrive	Requer manutenção e governança
Duplicar um quadro	Reutilizar algo que já funciona	Rápido; preserva 100% do design	Se o original mudar, cópias não “herdam” ajustes
Exportar imagem	Divulgar visual estatico	Fácil de anexar/colar; sem permissões	Não editável; perde interatividade

Checklist rápido de implementação

• ☑ Mapear os 5‑10 rituais/processos que mais consomem tempo (retro, kickoff, discovery, plano semanal, lições aprendidas).
• ☑ Para cada ritual, escolher um template do catálogo e customizar para a equipa.
• ☑ Guardar como My Template e também manter uma cópia‑modelo duplicável na pasta Whiteboards/Modelos.
• ☑ Documentar regras de uso no canto do quadro.
• ☑ Definir curadores e um ciclo de revisão (por ex., trimestral).
• ☑ Treinar a equipa: como inserir templates, duplicar ficheiros e exportar imagens.

Boas práticas de segurança e partilha

• Princípio do menor privilégio: para “modelos‑biblioteca”, prefira partilha Can view e oriente a duplicação antes de editar.
• Propriedade clara: defina quem é dono do template (pessoa ou equipa) e onde ele “mora” (OneDrive vs SharePoint).
• Rótulos de confidencialidade: quando disponíveis no Microsoft 365, aplique etiquetas adequadas (Público, Interno, Confidencial).
• Versionamento: use sufixos “v1, v2, v3” e changelog no corpo do quadro ou numa nota dedicada.

Exemplos de convenções de nomeação (copie e adapte)

Tipo	Padrão	Exemplos
Template de Retro	[Retro] – [Moldura] – vN	[Retro] – Mad/Sad/Glad – v2, [Retro] – 4Ls – v1
Workshop	[Workshop] – [Tema] – vN	[Workshop] – Persona e Jornada – v3
Planejamento	[Plan] – [Quarter/Projeto] – vN	[Plan] – Q4 OKRs – v1
Ideação	[Ideação] – [Técnica] – vN	[Ideação] – Crazy 8s – v1

Erros comuns e como evitá‑los

• Editar o modelo “mestre” diretamente: sempre trabalhe numa cópia para preservar o original.
• Template poluído/complexo: mantenha as instruções claras e remova enfeites desnecessários; quadros muito densos confundem participantes.
• Permissões excessivas: para distribuição como “modelo”, partilhe em modo view e oriente a duplicação.
• Falta de padrão visual: gere um style kit (cores, fontes, tamanhos de notas) e reutilize em todos os templates.

O que vem aí (e como preparar a equipa)

A Microsoft vem ampliando o ecossistema de Templates e as capacidades de My Templates. O objetivo é facilitar cada vez mais o compartilhamento e a reutilização de modelos de forma nativa, sem depender de soluções paralelas. Enquanto essas melhorias chegam a todos os inquilinos, a estratégia mais sólida hoje é: usar o painel Templates para começar rápido e, em paralelo, manter uma biblioteca de quadros no OneDrive/SharePoint com governação leve e boas práticas.

Conclusão

Resumo em uma linha: hoje, os modelos do Microsoft Whiteboard são obtidos diretamente no painel Templates ou criados por você; não existe repositório público de arquivos .whiteboard, mas é fácil salvar, duplicar e compartilhar seus próprios templates via OneDrive.