Precisa que vários membros da equipe editem o mesmo cronograma do Microsoft Project em tempo real diretamente no SharePoint? A boa notícia é que isso já é possível dentro do ecossistema Microsoft 365; a má notícia é que nem todas as ofertas do Project entregam o recurso de co‑edição simultânea. Este guia explica, em detalhes, como escolher a licença certa, preparar o ambiente e adotar as melhores práticas para colaboração contínua sem bagunçar seus projetos.
Por que “Microsoft Project Office 365” não existe
O nome Office 365 evoluiu para Microsoft 365, mas o Project continuou sendo um produto separado, com várias variantes:
- Project Standard e Project Professional – aplicativos de área de trabalho.
- Project Server – implantado on‑premises.
- Project Online – serviço PPM completo na nuvem.
- Project for the web – a experiência moderna, criada do zero para co‑edição em tempo real.
Entender essas variantes é o primeiro passo para evitar licenças e arquiteturas mal dimensionadas.
Comparativo rápido dos produtos
| Produto | Instala onde? | Co‑edição simultânea? | Observações principais |
|---|---|---|---|
| Project Standard (desktop) | PC local | Não | Voltado a planos individuais; sem integração a Project Online/Server. |
| Project Professional (desktop) | PC local | Não* | Inclui Team Planner, recursos de portfólio e sincroniza com Project Online/Server. |
| Project for the web | Navegador | Sim | Interface leve, colunas personalizadas, co‑edição em tempo real. |
| Project Online (Plan 1/3/5) | Nuvem Microsoft | Edição sequencial | PPM robusto com governança, filas de aprovação, relatórios avançados. |
| Project Server | Data center próprio | Edição sequencial | Mesmo conjunto de recursos do Project Online, mas hospedado localmente. |
*O aplicativo Professional continua monousuário; a colaboração ocorre via check‑in/out em Project Online.
Edição sequencial = múltiplos usuários podem abrir, mas apenas um faz alterações por vez.
Planos de assinatura e licenciamento
Para habilitar co‑edição ao menor custo possível, foque nestes três planos:
- Project Plan 1 – somente Project for the web (sem aplicativo desktop). Indicado para equipes enxutas.
- Project Plan 3 – combina Project for the web + Project Online + Project Professional. Bom equilíbrio entre simplicidade e capacidade.
- Project Plan 5 – tudo do Plan 3 acrescido de análise de portfólio, demand management e relatórios avançados.
Todos os planos podem ser testados gratuitamente por 30 dias. O trial do Plan 3, por exemplo, dá acesso imediato ao navegador (Project for the web) e permite baixar o aplicativo desktop Professional pelo portal de downloads da própria assinatura.
Escolhendo a solução certa para co‑edição
Quando priorizar Project for the web
- Co‑edição em tempo real: várias pessoas digitam simultaneamente, semelhante ao Word Online.
- Curva de aprendizado curta: colunas editáveis, drag‑and‑drop, visual Gantt simplificado.
- Colaboração M365 nativa: arquivos e comentários ficam em grupos do Microsoft 365, facilitando uso no Microsoft Teams.
- Automação: integra com Power Automate para avisos e lembretes automáticos.
Dica de implementação: crie um Site de Equipe no SharePoint, escolha a lista de membros e adicione a web part “Projetos” para exibir o cronograma diretamente na página inicial. Convide os participantes; não é preciso instalar nada no computador deles.
Quando escolher Project Online com Project Professional
- Necessidade de linhas de base, Earned Value, múltiplos calendários, WBS complexa.
- PMO formal que exige fluxo de aprovação stage‑gate.
- Projetos de longa duração com gestão de capacidade de recursos e relatórios de portfólio.
Nesse modelo, a colaboração não é em tempo real. Cada gerente faz check‑out para editar o arquivo via Project Professional, depois faz check‑in e publica as alterações. Enquanto isso, outros usuários podem abrir o plano em modo somente leitura ou modificar tarefas diferentes em draft schedules, evitando conflitos.
E o Project Server?
Opte por Project Server apenas se políticas de segurança ou conectividade impedirem usar a nuvem pública. Todo o trabalho de manutenção (patches, upgrades, SQL, backup) passa a ser responsabilidade da equipe de TI, o que encarece a operação.
Estratégia de adoção em quatro passos
- Diagnóstico de maturidade
Aplique um questionário de readiness para medir conhecimento de conceitos como linha de base, desvio e gerenciamento de recursos. Quanto mais baixa a maturidade, maior o valor do Project for the web. - Piloto de 30 dias
Habilite o trial Plan 1 ou Plan 3, importe um cronograma .MPP existente (até 3000 tarefas) e convide 5–10 usuários chaves. Monitore dificuldades, custom fields necessários e integrações. - Definição de governança
Estabeleça convenções de nomenclatura, obrigatoriedade de preenchimento de campos, hierarquia de tarefas e porte máximo dos projetos antes de partirem para produção. - Escalonamento e treinamento
Depois de validar o piloto, configure licenças para todos, documente processos no SharePoint e ofereça treinamento formal de 4 h aos gerentes de projeto. Use materiais visuais curtos (vídeos de 3 min) para usuários ocasionais.
Boas práticas para co‑edição sem dor de cabeça
Estruturar antes de convidar
Garanta que Work Breakdown Structure, durações e datas‑marco estejam minimamente definidas. Co‑edição em arquivo “em branco” gera retrabalho.
Permissões granulares
No Project for the web, atribua funções de Project Member aos colaboradores e deixe Project Admin para quem realmente precisa alterar campos públicos ou excluir projetos.
Notificações inteligentes
Use Power Automate para disparar e‑mails apenas quando campos críticos (Ex.: Start Date) forem alterados; do contrário, o excesso de alertas mata a experiência de co‑edição.
Integração com o Teams
Adicione o aplicativo Project em um canal dedicado. Assim, cada mudança aparece no feed de Atividades, aumentando a visibilidade sem exigir que os usuários abram o navegador externo.
Mitos comuns desmistificados
- “Preciso do Project Professional para co‑edição.”
Falso. Basta o Project for the web, que roda 100% no navegador. - “Project Online permite edição simultânea se eu usar o Project Web App.”
Parcialmente errado. O PWA permite que várias pessoas editem diferentes tarefas no modo Task Update, mas não a mesma linha ao mesmo tempo. - “Project Standard é suficiente para equipes pequenas.”
Só se a equipe for de uma pessoa. Ele não compartilha dados nem participa de co‑edição.
Como importar um .MPP para Project for the web
- Abra project.microsoft.com e clique em New → Import from Project Desktop.
- Selecione o arquivo .MPP (máx. 30 MB) e confirme o mapeamento de campos.
- Após a importação, revise datas e durações; Project for the web converte automaticamente as dependências tradicionais em vínculos de Finish‑to‑Start.
Limite importante: linhas de base e campos calculados personalizados não são importados; avalie se é aceitável para seu processo.
Construindo relatórios executivos
Mesmo usando o Project for the web, você pode obter KPI robustos via Power BI:
- Clone o template oficial “Project for the web Power BI Report” e conecte‑o ao Dataverse.
- Agende atualização diária para que gerentes acompanhem cronograma, custo e risco em tempo real.
Migração e futuro do portfólio
A Microsoft vem investindo pesadamente em Project for the web, Roadmap e integração com Dynamics 365. Embora o Project Online continue recebendo suporte, os novos recursos chegam primeiro na plataforma moderna. Assim, workloads simples tendem a migrar para o Project for the web, enquanto o Project Online se mantém como solução quando governança e EPMO exigem controle de portfólio avançado.
Checklist final antes de colocar o cronograma em produção
- ✔️ Escolheu o Project Plan 1/3/5 adequado.
- ✔️ Confirmou se a equipe realmente precisa de co‑edição simultânea.
- ✔️ Criou site de equipe no SharePoint com as permissões certas.
- ✔️ Importou ou construiu o cronograma base.
- ✔️ Configurou alertas de alteração e adicionou o projeto no Teams.
- ✔️ Documentou o processo de check‑in/out (se adotou Project Online).
Conclusão
Se a prioridade é colaboração em tempo real e simplicidade, Project for the web é a resposta: ele roda no navegador, salva dados no Dataverse e se integra ao SharePoint e ao Microsoft Teams sem esforço. Caso sua organização precise de recursos tradicionais de gestão de portfólio, linhas de base e relatórios altamente configuráveis, opte por Project Online (Plan 3 ou Plan 5) e utilize o Project Professional para publicações estruturadas via check‑in/out. Já o Project Server só faz sentido em cenários onde a nuvem pública não é viável. Tomando essas decisões, você garante que o cronograma seja editado por múltiplas mãos sem perder controle, desempenho nem histórico.