Quer destacar com cores as opções escolhidas numa lista suspensa (validação de dados) no Excel para Mac? Este guia mostra, passo a passo, duas formas seguras de aplicar formatação condicional — com fórmula ou sem fórmula — além de exemplos práticos, resolução de problemas e boas práticas.
Visão geral
Adicionar cor automática às células de uma lista suspensa no Excel para Mac é totalmente possível com Formatação Condicional. A diferença é que, no Mac, a opção de criar regras com fórmula fica escondida por trás do estilo Clássico. Depois de revelar essa opção, você poderá:
- Colorir cada valor da lista (ex.: Concluído, Em progresso, Pendente).
- Combinar condições (ex.: status Concluído e data no passado).
- Aplicar cores à linha inteira, com base no valor selecionado numa coluna.
- Usar regras simples, sem fórmulas, quando precisar apenas de “contém texto”.
Por que isso parece diferente no Mac
No Windows, a caixa “Nova Regra” mostra diretamente a opção Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas. No Mac, essa opção aparece ao trocar o Estilo de Padrão para Clássico. A partir daí, todo o poder das fórmulas do Excel passa a estar disponível para a formatação condicional.
Regra com fórmula
Quando usar: quando você precisa de igualdade exata, regras compostas ou granularidade total sobre o critério. É a forma mais flexível.
Passo a passo
- Selecione todas as células que contêm a lista suspensa (validação de dados).
- Aceda a Base ➜ Formatação Condicional ➜ Nova Regra.
- No topo da caixa, em Estilo, mude de Padrão para Clássico.
- Escolha Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas.
- No campo de fórmula, introduza uma expressão que devolva VERDADEIRO para as células a colorir. Exemplo simples:
=$A1="Concluído"(ajuste$A1para a primeira célula da sua seleção). - Clique em Formatar ➜ Preenchimento/Fonte e defina a cor desejada.
- Confirme e repita o processo para cada valor que necessite de cor própria.
Exemplos práticos de fórmulas
| Objetivo | Fórmula (exemplo) | Notas |
|---|---|---|
| Colorir quando o valor é Concluído | =$A1="Concluído" | Use $ para fixar a coluna ($A) e deixar a linha relativa (1), de modo a aplicar a regra a várias linhas. |
| Colorir dois valores (ex.: Concluído ou Aprovado) | =OU($A1="Concluído";$A1="Aprovado") | Dependendo das definições regionais, o separador pode ser vírgula (,) em vez de ponto e vírgula (;). |
| Colorir valores que contêm “urgente” | =CONT.SE($A1;"urgente")>0 | Em Portugal, utilize CONTAR.SE. Os curingas * procuram o texto em qualquer posição. |
| Colorir se estiver numa lista “Amarelo” | =CONT.SE(ListaAmarelo;$A1)>0 | Crie o intervalo nomeado ListaAmarelo com os valores que devem ficar amarelos. |
| Colorir a linha inteira pelo status em A | =$A1="Em progresso" | Aplique a regra a um intervalo multicoluna (ex.: $A:$F) para tingir toda a linha. |
| Evitar falso positivo (ex.: diferenciar “Feito” de “Malfeito”) | =$A1="Feito" | Prefira igualdade exata a “contém”. |
Vantagens
- Flexibilidade total — combine
E(),OU(), curingas, intervalos nomeados, referências estruturadas de Tabela e critérios compostos. - Precisão — igualdade exata evita colorir palavras parecidas (Concluído vs Não concluído).
- Escalabilidade — com listas nomeadas (ex.: ListaVerde, ListaAmarelo, ListaVermelho) você centraliza o mapeamento e simplifica manutenções.
Regra pronta “Formatar apenas células que contenham”
Quando usar: quando precisa de um critério rápido sem escrever fórmulas, especialmente para listas curtas.
Passo a passo
- Selecione a área da sua lista suspensa.
- Vá em Base ➜ Formatação Condicional ➜ Nova Regra.
- Em Estilo ➜ Clássico, escolha Formatar apenas células que contenham.
- Configure os menus:
- Texto específico
- contendo
- No campo ao lado, digite o texto (ex.: Concluído, Em progresso).
- Defina a formatação (cor de fundo e/ou fonte) e confirme.
- Crie regras adicionais para cada palavra‑chave que precise de cor própria.
Vantagens
- Simplicidade — dispensa fórmulas e resolve casos diretos rapidamente.
- Aprendizado suave — ideal para quem está a começar com formatação condicional.
Configurações rápidas recomendadas
| Valor na lista | Cor sugerida | Tipo de regra | Critério |
|---|---|---|---|
| Concluído | Verde | Fórmula | =$A1="Concluído" |
| Em progresso | Amarelo | Fórmula | =$A1="Em progresso" |
| Pendente | Laranja | Fórmula | =$A1="Pendente" |
| Cancelado | Cinzento | Fórmula | =$A1="Cancelado" |
| Urgente | Vermelho | Texto específico | contendo “urgente” |
Aplicando cor à linha inteira
Para realçar toda a linha com base no valor de uma coluna (muito comum em quadros Kanban ou cronogramas):
- Selecione o intervalo completo da tabela (ex.:
$A:$F). - Crie uma regra com fórmula:
=$A1="Concluído". - Defina a cor de preenchimento e confirme. Todas as colunas da linha ficarão coloridas quando a célula
Ativer o valor Concluído.
Dica: se a sua lista estiver na coluna C, ajuste a fórmula para =$C1="Concluído".
Boas práticas para validação de dados
- Liste os valores válidos numa coluna auxiliar (ou numa folha de Config) e crie intervalos nomeados para cada grupo de cor (ex.: ListaVerde, ListaAmarelo, ListaVermelho).
- Evite variações ortográficas: “Em Progresso” vs “Em progresso”. Padronize a grafia na lista origem.
- Bloqueie entradas livres (validação de dados ➜ mensagem de erro) para impedir digitação fora da lista.
- Use Tabelas do Excel (Base ➜ Formatar como Tabela): referências estruturadas tornam as regras mais robustas quando a lista cresce.
Controle fino de referências com $
Na fórmula da formatação condicional, o sinal de dólar fixa partes da referência:
$A1fixa a coluna A, permitindo que a linha varie (ideal ao aplicar em várias linhas).A$1fixa a linha 1, permitindo que a coluna varie.$A$1fixa linha e coluna.
Um erro comum é esquecer o $ antes da coluna; sem ele, a regra pode referenciar a coluna errada ao ser expandida.
Quando usar “Texto específico” e quando usar fórmula
| Cenário | Recomendação | Motivo |
|---|---|---|
| Lista curta com termos exclusivos | Texto específico | Mais rápido de configurar, sem fórmulas. |
| Valores parecidos (Feito vs Não feito) | Fórmula | Igualdade exata evita falsos positivos. |
| Várias palavras‑chave por cor | Fórmula | Use listas nomeadas e CONT.SE/CONTAR.SE. |
| Aplicar regra à linha inteira | Fórmula | Precisa fixar a coluna do critério. |
Observações de compatibilidade
- Excel Online: o conjunto de recursos é mais limitado; se não encontrar as opções acima, utilize o Excel de desktop.
- Múltiplas cores na mesma célula: não há suporte nativo para gradação multicolor na mesma célula com base num único valor. Crie uma regra por cor.
- Ícones em vez de cor: em Formatação Condicional, explore Conjuntos de Ícones (ex.: ✔, ⚠, ✖) para sinalização visual sem preencher a célula.
- Portabilidade: as regras via Formatação Condicional são salvas no ficheiro e funcionam em Mac e Windows, respeitando o tema de cores.
Desempenho e manutenção
- Minimize o número de regras: prefira regras por grupo (ex.: “valores verdes” num intervalo nomeado) em vez de uma regra para cada termo esporádico.
- Área de aplicação enxuta: aplique as regras apenas nas colunas/linhas necessárias, não em colunas vazias da folha inteira.
- Ordem das regras: quando duas regras podem atingir a mesma célula, deixe a mais específica acima. Se disponível, ative “parar se verdadeiro”.
- Centralize o mapeamento: mantenha uma folha “Config” com listas nomeadas para cada cor. Alterar um item lá repercute em toda a planilha.
Exemplos completos para copiar
Quadro de status de tarefas
Premissas: a lista suspensa está em A:A. Selecione $A:$F para colorir a linha inteira.
- Verde (Concluído): fórmula
=$A1="Concluído". - Amarelo (Em progresso): fórmula
=$A1="Em progresso". - Laranja (Pendente): fórmula
=$A1="Pendente". - Cinzento (Cancelado): fórmula
=$A1="Cancelado".
Priorização por palavras‑chave
Quando o texto pode vir com variações (Alta prioridade, Urgente, Crítico):
- Crie o intervalo nomeado ListaVermelho com Urgente, Crítico, Alta prioridade.
- Regra com fórmula:
=CONT.SE(ListaVermelho;$A1)>0(ouCONTAR.SEem PT‑PT).
Validação com ícones
Se preferir sinais visuais sem cor de fundo:
- Base ➜ Formatação Condicional ➜ Nova Regra ➜ Conjuntos de Ícones.
- Escolha o conjunto (ex.: setas, semáforo, símbolos).
- Ajuste os limites conforme os valores do seu texto (p.ex., mapeando texto para números auxiliares).
Erros comuns e como resolver
- “Usar uma fórmula…” não aparece: em Nova Regra, mude o Estilo de Padrão para Clássico.
- Células certas não ficam coloridas: confira se a fórmula aponta para a primeira célula da seleção; verifique também o uso correto de
$. - Vários tons na mesma célula: não é suportado; divida o critério em regras distintas.
- “contendo” pinta palavras parecidas indesejadas: use a regra com fórmula e igualdade exata (ex.:
=$A1="Feito"). - Separador de argumentos: se a fórmula não valida, troque
;por,(ou vice‑versa) conforme a configuração regional. - Regra não cobre novos itens: expanda a área “Aplica‑se a” para abranger as novas linhas/colunas.
Passo a passo resumido para usar agora
- Selecione o intervalo com a lista.
- Base ➜ Formatação Condicional ➜ Nova Regra.
- Estilo ➜ Clássico.
- Opção 1: Usar uma fórmula ➜
=$A1="Concluído"➜ escolher cor. - Opção 2: Formatar apenas células que contenham ➜ Texto específico + contendo ➜ digitar o termo ➜ escolher cor.
- Repita para os outros valores.
Perguntas frequentes
Posso colorir o item dentro do menu suspenso em si?
Não. A cor aplica‑se à célula, não ao menu da lista.
Funciona em Tabelas do Excel?
Sim. Selecione o intervalo da Tabela e use referências fixas adequadas (ex.: $A1) ou referências estruturadas nas fórmulas.
E se eu quiser cor por intervalo de datas?
Use fórmula com E() e funções de data (ex.: =E($A1="Em progresso";$B1<=HOJE())), ajustando os separadores regionais.
Consigo reutilizar as regras noutros ficheiros?
Sim. Copie uma célula que contenha a formatação condicional e use Colar Especial ➜ Formatos no outro ficheiro.
Há impacto na performance?
Regras com fórmula em grandes áreas podem pesar. Limite a área “Aplica‑se a” e reduza o número de regras combinando termos por listas nomeadas.
Excel Online não mostra as mesmas opções?
Algumas opções estão ausentes ou simplificadas no navegador. Utilize o Excel de desktop para máxima compatibilidade.
Checklist final
- Estilo definido como Clássico na janela de Nova Regra.
- Fórmulas referenciam a primeira célula do intervalo selecionado.
- Uso correto de
$para fixar coluna/linha conforme necessário. - Uma regra por cor desejada.
- Área “Aplica‑se a” cobre exatamente o intervalo que precisa.
- Preferir igualdade exata quando existirem palavras semelhantes.
- Considerar Conjuntos de Ícones quando a cor de fundo não for ideal.
Conclusão
Ao trocar o Estilo para Clássico no Excel para Mac, você desbloqueia a criação de regras com fórmula e consegue colorir, com precisão, as opções escolhidas na lista suspensa. Para cenários simples, a regra pronta “Formatar apenas células que contenham” resolve em poucos cliques. Para necessidades avançadas, as fórmulas permitem agrupar termos por listas nomeadas, realçar a linha inteira e combinar múltiplas condições — tudo sem VBA e sem suplementos externos.