Quer deixar sua planilha muito mais clara & visual? Com formatação condicional você pinta automaticamente as respostas certas e erradas — basta dizer ao Excel para exibir OK em verde e NO em vermelho. Este guia mostra o passo a passo, explica por que às vezes as células mudam de cor “sozinhas” e ensina a resolver.
Por que usar formatação condicional para validar dados
Planilhas de controle de qualidade, check‑lists, dashboards ou relatórios operacionais costumam retornar “OK” quando tudo está certo e “NO” quando algo precisa de atenção. Colorir esses rótulos acelera a leitura, evita erros de interpretação e valoriza o visual profissional da planilha.
- Compreensão instantânea — verde remete a positivo, vermelho a alerta.
- Zero manutenção — a regra se aplica automaticamente a novos dados ou a resultados de fórmulas.
- Sem impacto nos cálculos — apenas o formato visual muda; o valor permanece intacto.
Passo a passo rápido com a faixa de opções
O Excel 365/2019 trouxe um atalho que cria a regra em segundos:
- Selecione todas as células que podem exibir OK ou NO.
- Vá em Início ▸ Formatação Condicional ▸ Realce de Regras de Células ▸ Texto que contém.
- Digite OK no campo e escolha um tom de verde (ou clique em Formatar Personalizado para cores exatas). Confirme.
- Repita o processo, desta vez digitando NO e selecionando vermelho.
Pronto! Assim que qualquer célula receber “OK”, o texto aparecerá verde; se receber “NO”, ficará vermelho.
Guia completo para todas as versões do Excel
Usuários de versões mais antigas ou quem prefere configurações detalhadas podem seguir estes passos:
- Marque o intervalo desejado (por exemplo,
A2:A500). - Clique em Início ▸ Formatação Condicional ▸ Nova Regra.
- Escolha Formatar apenas células que contenham.
- Nos controles logo abaixo, deixe Valor da célula e contém; no único campo de texto digite OK (é aqui que muita gente se confunde: é um só campo, não dois).
- Pressione Formatar ▸ Fonte, defina um verde vibrante, confirme com OK. Finalize a regra.
- Clique em Nova Regra novamente, repita os itens acima trocando o critério para NO e escolhendo vermelho como cor de fonte.
- Na lista de regras, mantenha ambas exibindo “Parar se verdadeiro” desmarcado (padrão). A ordem não importa — cada uma só reage ao seu texto.
Dica de especialista
Se o texto “OK” ou “NO” vier de fórmulas (=SE(E2>F2;"OK";"NO")), você não precisa fazer nada extra; a formatação condicional entende o resultado final da célula.
Tornando a regra insensível a maiúsculas
Por padrão o Excel ignora maiúsculas/minúsculas quando você usa “Texto que contém”. Mas se a sua versão estiver configurada para diferenciar (caso raro) ou se quiser checar outras condições (Ex.: “ok” ≠ “OK”), há dois caminhos:
| Objetivo | Fórmula sugerida |
|---|---|
| Corresponder “ok”, “Ok”, “OK” etc. | =NÃO(ÉERROS(PROCURAR("ok",$A1))) |
| Exigir coincidência exata, mantendo o “O K” maiúsculo | =EXATO($A1;"OK") |
Basta escolher Usar fórmula para determinar quais células formatar e colar a expressão acima, ajustando a referência ($A1) para a primeira célula do seu intervalo.
Aplicando a outras colunas e planilhas
Quer economizar tempo? Use o Pincel de Formatação:
- Selecione uma célula que já esteja colorindo “OK/NO”.
- Clique duas vezes no pincel (ícone de rolo de pintura) para “travar” o modo.
- Passe sobre cabeçalhos, colunas ou guias inteiras — a regra vai junto.
- Pressione Esc para sair.
Também é possível, na caixa Gerenciar Regras, editar o campo Aplica‑se a e digitar um novo intervalo (ex.: $A:$D) ou até mesmo outra aba ('Vendas 2025'!$A:$A). O Excel ajusta automaticamente as referências absolutas e relativas.
Como remover cores que aparecem sem querer
Outra pessoa formatou a pasta e agora qualquer número digitado fica laranja? Siga esta ordem de ataque:
- Limpar regras da seleção
– Pressione Ctrl + A para selecionar tudo ou marque apenas as células estranhas.
– Acesse Início ▸ Formatação Condicional ▸ Limpar Regras ▸ Da planilha inteira (ou Da seleção se preferir). - Verificar estilos de célula
– Clique em Início ▸ Estilos de Célula.
– Se houver um estilo personalizado marcado, aplique Normal ou edite/remova o estilo que pinta a célula. - Inspecionar macros e validação de dados
– Abra Desenvolvedor ▸ Macros e procure códigos que usemInterior.ColorouFont.Color.
– Confira Dados ▸ Validação de Dados ▸ Configurações ▸ Alertas de erro; embora incomum, há add‑ins que trocam cores via eventos.
Revisão de regras, estilos e macros ocultas
Para auditorias internas ou entrega de dashboards a clientes, vale documentar as formatações condicional existentes:
- Abra Início ▸ Formatação Condicional ▸ Gerenciar Regras.
- No menu suspenso Mostrar regras para, selecione Esta planilha e depois Esta pasta de trabalho.
- Use os botões mover para cima/baixo para priorizar, marque Parar se verdadeiro apenas quando necessário, e renomeie cada regra no Comentário para facilitar futuros ajustes.
Dica bônus: insira uma folha chamada “Legenda” contendo exemplos coloridos de OK e NO para orientar novos usuários.
Boas práticas de manutenção de planilhas
- Identifique visualmente as células de entrada (amarelas) e as de cálculo (cinza claro) para não confundir com as coloridas pela regra.
- Evite mesclar células; isso complica a expansão automática da formatação.
- Centralize regras em áreas de dados; dashboards devem conter apenas referências (links), preservando a lógica em abas de apoio.
- Documente‑se; anote em comentários ou em uma aba “ReadMe” o motivo das regras e o responsável pela última alteração.
- Revise periodicamente; planilhas vivas acumulam regras obsoletas que pesam no desempenho.
Conclusão
Com poucos cliques você transforma planilhas em painéis visuais onde OK salta aos olhos como sinal de sucesso e NO denuncia problemas a resolver. Se algo fugir do controle, agora você sabe onde ficam todas as configurações de formatação condicional, estilos e macros que pintam células sem pedir licença. Essa clareza não só melhora a experiência de quem usa, mas torna o arquivo mais confiável e sustentável ao longo do tempo.
Experimente na próxima verificação de qualidade: seu time vai agradecer e o relatório ganhará pontos extras de profissionalismo.