Quer enviar um ficheiro/arquivo como cópia no New Outlook (Windows/OWA) em vez de um link do OneDrive? Este guia explica o que mudou, como anexar como cópia sempre que precisar, limitações atuais e quando escolher link vs cópia.
Visão geral da pergunta
No New Outlook (Windows e Outlook na Web/OWA), muitos utilizadores notaram que o botão “Anexar” passou a preferir o anexo na nuvem — que nada mais é do que um link de partilha do OneDrive embutido no corpo do e‑mail. A dúvida é: como anexar um ficheiro/arquivo como cópia (o anexo tradicional), e se existe uma forma de tornar isso o padrão.
Resposta curta
- Sim, dá para anexar como cópia no New Outlook (Windows/OWA).
- Não há uma definição nativa para tornar “Anexar como cópia” o padrão (status observado em ago–set/2024 e sujeito a mudanças futuras).
- Ao inserir um link do OneDrive, pode ajustar permissões diretamente no cartão do anexo no corpo do e‑mail.
O que mudou no New Outlook
O New Outlook adotou uma experiência unificada mais próxima do OWA (Outlook na Web). Com isso:
- Ao escolher “Anexar ficheiro/arquivo” e navegar pelo OneDrive, o comportamento padrão é inserir um link partilhado (o chamado cloud attachment).
- O cartão do anexo no corpo do e‑mail exibe o nome do ficheiro, ícone e um menu (setinha/chevron) para alternar entre link e cópia e ajustar permissões de acesso.
- Links do OneDrive facilitam colaboração, controlo de edição e redução do tamanho do e‑mail, mas dependem de permissões e acesso do destinatário.
Como anexar como cópia (sempre que precisar)
Se quiser o anexo tradicional (um arquivo incorporado no e‑mail), faça assim:
Passo a passo no New Outlook (Windows/OWA)
- Abra uma nova mensagem e clique em Anexar ficheiro/arquivo.
- Escolha OneDrive e selecione o ficheiro, ou arraste e solte do seu computador.
- Quando o anexo aparecer no corpo (normalmente como “Partilhar link/Share link”), clique na setinha/chevron ao lado do nome do anexo.
- Selecione “Anexar” / “Attach” (pode surgir como “Anexar como cópia”).
Resultado: o ficheiro é inserido como cópia no e‑mail. Os destinatários não editam o original no OneDrive.
Dica rápida
Se arrastar um ficheiro local e ele virar link, abra o menu do cartão do anexo e troque para “Anexar (cópia)”.
Posso definir “Anexar como cópia” como padrão?
Não há, até o período indicado (ago–set/2024), uma opção nativa no New Outlook/OWA para tornar “Anexar como cópia” o comportamento padrão. Caso este recurso seja importante para sua rotina, utilize o caminho Ajuda → Feedback e envie seu pedido à Microsoft. Como prática, guarde este guia e repita o procedimento manual sempre que necessário.
Workaround relatado pela comunidade (pode variar)
Alguns utilizadores relataram que, ao anexar via link, abrir Definições/Configurações do anexo e marcar apenas “Nunca perguntar ao anexar” (desmarcando as duas primeiras opções) reduz prompts e tende a favorecer o envio como anexo tradicional. Não é configuração oficial de “padrão cópia” e pode não funcionar para todos.
Quando usar link do OneDrive vs. anexar como cópia
| Critério | Link do OneDrive (anexo na nuvem) | Anexar como cópia (arquivo) |
|---|---|---|
| Objetivo | Colaboração, coedição, manter versão única | Envio estático, “prova documental” do estado do ficheiro |
| Acesso | Depende de permissões do link | Independente do OneDrive; chega com o e‑mail |
| Edição após o envio | Atualizações no OneDrive refletem para todos | Conteúdo imutável para o destinatário |
| Tamanho do e‑mail | Mantém a mensagem leve | Conta para o limite de anexo do servidor |
| Controlo/Revogação | Permite revogar ou expirar o link | Não é possível revogar após o envio |
| Compliance e auditoria | Regista acessos/edições no OneDrive | Sem trilho de auditoria no ficheiro enviado |
| Acesso offline do destinatário | Requer Internet para abrir a versão atual | Disponível offline após descarregar |
| Partilha externa | Pode falhar por políticas da organização | Mais previsível para contactos externos |
Casos de uso recomendados
Use link do OneDrive quando
- Precisa de colaboração (coedição no Word/Excel/PowerPoint).
- Vai atualizar o conteúdo após o envio (documento “vivo”).
- O ficheiro é grande e poderia ultrapassar limites de anexo.
- Quer controlar permissões (apenas destinatários, apenas leitura, etc.).
Use cópia (arquivo) quando
- O destinatário é externo e pode não ter acesso ao OneDrive/tenant.
- Necessita de registar o estado exato do documento no momento do envio.
- Quer reduzir fricção (abrir sem login, sem permissões adicionais).
- Está a enviar um comprovativo, PDF final, imagem ou arte final.
Como ajustar permissões quando optar por link
- Depois de inserir o ficheiro do OneDrive (como link), clique no cartão do anexo.
- Abra o menu de Permissões e escolha, por exemplo:
- Qualquer pessoa com o link (ou equivalente)
- Apenas destinatários
- Somente pessoas da minha organização
- Defina se é Leitura ou Leitura + Edição, conforme necessário.
Resolução de problemas (troubleshooting)
| Sintoma | Causa provável | Como resolver |
|---|---|---|
| Destinatário externo não abre o link | Permissão restrita (ex.: apenas organização) | No cartão do anexo, mude para “Qualquer pessoa com o link” ou “Apenas destinatários” |
| Pedido de login recorrente | Políticas da organização exigem autenticação | Envie como cópia se a colaboração não for necessária |
| E‑mail devolvido por tamanho | Anexos excedem o limite do servidor | Envie via link do OneDrive ou compacte (ZIP) e/ou divida |
| Destinatário edita o documento por engano | Permissão de edição ativa | Altere para apenas leitura no cartão do anexo |
| Versão divergente após feedback | Enviou cópia quando precisava de versão única | Prefira link com coedição para consolidar comentários |
Boas práticas para anexos no New Outlook
- Defina o objetivo antes de anexar: colaboração contínua (link) vs evidência estática (cópia).
- Nomeie os ficheiros de forma clara (ex.:
Proposta-Cliente-2024-09-v1.pdf). - Para conteúdo final, exporte para PDF e envie como cópia para evitar alterações.
- Ao incluir dados sensíveis, avalie as políticas de DLP e preferências de segurança.
- Para múltiplos ficheiros, use uma pasta no OneDrive e partilhe o link com permissões adequadas.
- Com grandes equipas, evite múltiplas cópias divergentes: use link e coedição.
Guias rápidos por tarefa
Transformar link em cópia
- No cartão do anexo (que mostra “Partilhar link”), clique na setinha/chevron.
- Escolha “Anexar (cópia)”.
Transformar cópia em link
- Remova o anexo em cópia se já estiver inserido.
- Clique em Anexar ficheiro → selecione a versão no OneDrive → insira como link.
- Defina as permissões no cartão do anexo.
Checklist de decisão: link ou cópia?
- Precisa que o destinatário edite? → Link do OneDrive.
- Precisa provar o estado exato do documento hoje? → Cópia.
- O ficheiro é grande (risco de bloqueio)? → Link do OneDrive.
- O destinatário é externo com acesso incerto? → Cópia.
- Vai atualizar o conteúdo depois? → Link do OneDrive.
- Assinatura/arquivo final imutável? → Cópia (PDF).
Perguntas frequentes (FAQ)
Existe um botão para tornar “Anexar como cópia” o padrão?
Não de forma nativa no New Outlook/OWA (status observado em ago–set/2024). Use o menu do cartão do anexo para mudar caso a caso e envie feedback à Microsoft pelo menu Ajuda.
Por que meu anexo virou link automaticamente?
Porque o New Outlook privilegia o conceito de anexo na nuvem. Ao selecionar ficheiros do OneDrive, ele insere um link partilhado por padrão.
Posso ajustar quem pode abrir o link?
Sim. No cartão do anexo, altere as permissões (por exemplo, “Apenas destinatários”, “Qualquer pessoa com o link”, “Apenas organização”, leitura/edição).
Quais são os riscos de enviar cópia?
Depois que a cópia sai, não há controle de revogação. Se o documento for sensível, avalie criptografia, proteção por senha (ZIP) ou partilha via OneDrive com permissões.
O que fazer se o destinatário não consegue abrir o link?
Abra o cartão do anexo e relaxe as permissões temporariamente (se permitido) ou troque para “Anexar (cópia)”.
Modelo de mensagem para partilha via link
Se optar por link e precisar orientar o destinatário, use este texto:
Olá,
Estou a partilhar o documento através de um link do OneDrive. Caso não consiga abrir, avise-me para eu ajustar as permissões ou enviar como anexo em cópia.
Obrigado(a)!
Fluxo alternativo relatado (opcional)
Em Anexar ficheiro via link → Definições/Configurações, alguns utilizadores desmarcam as duas primeiras opções e deixam apenas “Nunca perguntar ao anexar” ativo. Este ajuste pode reduzir prompts e tornar o fluxo menos intrusivo quando prefere enviar como cópia. Não é garantia de “padrão cópia” e pode variar por conta/tenant.
Exemplos práticos
Enviar proposta final para cliente externo
- Exportar para PDF.
- Anexar como cópia (garante versão estável e acesso imediato).
Documento interno em revisão contínua
- Inserir como link do OneDrive com permissão de edição para a equipa.
- Manter uma única versão atualizada e comentários centralizados.
Políticas, limites e atenção à segurança
- Limites de anexo mudam entre organizações e podem bloquear mensagens grandes — links ajudam a contornar.
- Dados sensíveis: quando possível, use links com permissões restritas e, se aplicável, expiração de acesso.
- Controlo pós-envio: só o link permite revogar acesso sem reenviar e‑mail.
- Arquivamento e registos: se precisa guardar o estado exato, prefira cópia ou anexe um PDF “de publicação”.
Erros comuns e como evitá-los
- Mandar cópia quando precisava de colaboração: os comentários espalham-se. Prefira link com edição.
- Mandar link sem verificar permissões: destinatário não abre. Ajuste para “Apenas destinatários” ou “Qualquer pessoa com o link”, conforme política.
- Enviar imagem gigantesca em cópia: risco de bloqueio. Considere link ou compressão.
Tutorial resumido (passos chave)
- Clique em Anexar ficheiro.
- Escolha OneDrive ou arraste do PC.
- No cartão do anexo, abra o menu ao lado do nome.
- Selecione “Anexar (cópia)” para enviar o arquivo embutido.
- Se for link, ajuste as permissões conforme o público.
Resumo (TL;DR)
- O New Outlook insere link do OneDrive por padrão ao buscar ficheiros na nuvem.
- Para cópia, use o menu do cartão do anexo e escolha “Anexar (cópia)”.
- Não há definição nativa para tornar cópia o padrão (status observado em ago–set/2024).
- Ajuste permissões no cartão do anexo quando optar por link.
- Se quiser o padrão “cópia” no futuro, envie Feedback pelo menu Ajuda.
- Workaround comunitário: deixar apenas “Nunca perguntar ao anexar” marcado pode reduzir prompts (pode não funcionar para todos).
Glossário rápido
- Anexo na nuvem / Cloud attachment: um link do OneDrive inserido no e‑mail.
- Cartão do anexo: bloco que aparece no corpo do e‑mail com nome do ficheiro, ícone e menu de opções.
- Anexar como cópia: insere o ficheiro dentro da mensagem, como no “Outlook clássico”.
Nota final: Funcionalidades e rótulos podem variar com atualizações do produto e do tenant. Se algo estiver diferente no seu ambiente, procure o menu do cartão do anexo e opções equivalentes a “Anexar (cópia)” ou “Attach as copy”.