Os botões de votação do Outlook não aparecem para seus destinatários? Este guia explica as causas reais (cliente, TNEF/RTF, criptografia, add-ins e regras), o roteiro de diagnóstico e as correções que funcionam em ambientes Exchange e Microsoft 365.
Visão geral do problema
Você envia uma mensagem no Outlook marcando Usar botões de votação (por exemplo, Sim;Não ou Aprovar;Rejeitar), mas os destinatários não veem os botões. Mesmo ao alternar o formato entre HTML e Rich Text, nada muda. O remetente e os destinatários estão em contas Exchange. O que está faltando?
Como os botões de votação funcionam por baixo dos panos
Os botões de votação são uma funcionalidade do Outlook que depende de propriedades MAPI (como a lista de opções de voto) que trafegam junto da mensagem quando ela é enviada com o encapsulamento TNEF (Transport Neutral Encapsulation Format), comumente associado ao Rich Text/RTF do Outlook. Se em qualquer ponto do trajeto a mensagem for convertida exclusivamente para HTML ou Texto Simples sem preservar o TNEF, essas propriedades são descartadas e os botões desaparecem no destino.
Outro fator crítico é o cliente de email: os botões de votação são exibidos no Outlook para desktop. Em clientes baseados na web (OWA), apps móveis ou edições que não implementam esse recurso, os botões podem não ser exibidos.
Pré-requisitos para funcionar
- Ambiente Exchange: remetente e destinatários hospedados no Exchange/Exchange Online atendem ao requisito de servidor.
- Cliente suportado: visualização no Outlook para desktop (Windows). Em clientes não suportados (OWA, mobile, edições baseadas na web), as opções podem não aparecer.
- Formato e encapsulamento: preservar TNEF/RTF no trajeto é essencial. Conversão para HTML/Texto Simples sem TNEF remove os metadados de voto.
Compatibilidade por cliente
| Cliente | Exibe botões de votação | Observações |
|---|---|---|
| Outlook para desktop (Windows) | Sim | Cliente de referência para criação e voto com botões nativos. |
| Outlook na Web (OWA) | Variável | Exibição nativa dos botões pode não estar disponível. Considere alternativas de enquete (Forms). |
| Apps móveis (iOS/Android) | Não | Funcionalidade nativa de botões pode não ser suportada. |
| Outlook para Mac | Limitado | Dependendo da versão, a experiência pode diferir; valide com teste prático. |
Sintomas, causas prováveis e ação imediata
| Sintoma | Causa provável | Ação imediata |
|---|---|---|
| Destinatário não vê botões | Cliente não suportado | Abrir a mensagem no Outlook desktop. |
| Destinatário recebe winmail.dat | Conversão/remoção de TNEF em algum ponto | Revisar gateways/conectores; permitir TNEF internamente. |
| Mensagem protegida (S/MIME ou IRM) | Criptografia bloqueia a funcionalidade | Reenviar não cifrada para teste/validação. |
| Funciona com alguns destinatários, outros não | Disclaimers/regras alterando o corpo em rotas específicas | Testar sem intermediários; criar exceções para tráfego interno. |
| Em Itens Enviados não aparece Rastreio | Nenhum voto recebido ainda | Aguardar pelo menos um voto para habilitar o painel Rastreio. |
Causas comuns e correções rápidas
Cliente não suportado
- Valide que remetente e destinatários abrem a mensagem no Outlook para desktop.
- Para times que usam web/mobile, opte por alternativas de enquete (veja adiante).
Conversão de formato no caminho (TNEF/RTF removido)
- Teste intraorganização: remetente e destinatário internos, sem passar por gateways externos, sem disclaimers.
- Gateways/serviços de terceiros (DLP, assinatura automática, antivírus): desative em um teste ou crie bypass para mensagens internas com RTF.
- Políticas e conectores:
- Em Exchange/Exchange Online, verifique Remote Domains e conectores que possam forçar HTML/Texto Simples. Para internos, permita TNEF.
- Evite regras de transporte que reescrevem o corpo (assinaturas HTML globais, banners, disclaimers). Essas alterações costumam remover metadados MAPI.
Mensagem cifrada ou protegida por IRM
- Recursos como S/MIME ou Proteção de Informações (ex.: Do Not Forward) desabilitam botões de votação.
- Envie uma versão não cifrada para confirmar o funcionamento básico e depois avalie a necessidade de proteção.
Complementos (add-ins) e regras
- Inicie o Outlook em modo de segurança (sem add-ins) tanto no remetente quanto no destinatário e repita o teste.
- Desative temporariamente regras de caixa de entrada que movem/alteram mensagens para pastas personalizadas.
Configuração de envio no Outlook
- Ao redigir: Opções → Usar botões de votação e selecione o modelo (Aprovar;Rejeitar, Sim;Não, etc.).
- Para opções personalizadas: Propriedades → Usar botões de votação → Personalizado e separe por ponto e vírgula (
Opção A;Opção B;Opção C). - Se necessário, force o Rich Text na mensagem: Opções → Formatar texto → Rich Text.
Indício de conversão: winmail.dat
Se os destinatários virem um anexo winmail.dat ou anexos incomuns, é um sinal de que a mensagem foi encapsulada em TNEF e algum ponto do caminho a converteu indevidamente. Ajuste gateways e conectores conforme as recomendações acima.
Roteiro prático de diagnóstico em 5 passos
- Teste interno 100% Outlook desktop: remetente e destinatário na mesma organização, sem criptografia, com botões padrão Sim;Não e formato Rich Text.
- Sem intermediários: desvie temporariamente de qualquer gateway externo, assinatura automática, DLP ou antivírus que reescreva o corpo.
- Modo de segurança no Outlook (remetente e destinatário) e reenvie o teste para isolar add-ins.
- Verificações no Exchange: garantir TNEF permitido para tráfego interno; revisar conectores e políticas que convertam RTF para HTML/Texto Simples.
- Repetir em outro perfil/estção: novo perfil do Outlook ou outra máquina para afastar problema local.
Matriz de cenários para testes
| Cenário | Rota | Formato | Expectativa | Próximo passo se falhar |
|---|---|---|---|---|
| Intraorg. puro | Sem gateway/ETR/assinatura | RTF | Botões aparecem | Checar add-ins e regras locais |
| Com gateway | Passa por DLP/disclaimer | RTF → HTML | Botões somem | Criar exceção/bypass interno |
| Criptografada | S/MIME/IRM | Protegido | Botões não aparecem | Reenviar não cifrada para teste |
| Cliente web | OWA/mobile | HTML | Sem botões nativos | Usar enquetes do Forms |
Ajustes técnicos no Exchange
Abaixo, pontos práticos para administradores de Exchange/Exchange Online mitigarem conversões indesejadas e preservarem metadados de voto:
Remote Domains e TNEF
- Liste o estado de TNEF por domínio remoto:
Get-RemoteDomain | ft DomainName,TNEFEnabled - Para cenários com parceiros que também usam Outlook/Exchange e precisam manter botões:
Set-RemoteDomain -Identity "parceiro.com" -TNEFEnabled $true - Evite habilitar TNEF globalmente para todos os externos, pois pode gerar anexos winmail.dat em clientes não Outlook. Prefira escopo seletivo (apenas internos ou parceiros que pedirem).
Fluxo interno e regras de transporte
- Para mensagens de e para remetentes internos, crie exceções nas regras de disclaimer e DLP (condições: remetente é interno e destinatário é interno), evitando reescrita do corpo.
- Se houver agentes personalizados ou aplicações de assinaturas, valide se operam em modo de apensar (append) que não remove metadados MAPI, ou aplique exceções para RTF.
Conectores
- Em conectores de saída, não force conversão para texto simples; mantenha HTML/RTF conforme a origem sempre que possível.
- Nos conectores internos (entre organizações/tenants em coexistência), alinhe com o time parceiro a expectativa de suporte a TNEF.
Diretrizes de segurança e privacidade
- Evite usar botões de votação em mensagens que precisem de criptografia. Caso a votação seja sensível, utilize enquetes no Microsoft Forms/Teams com controle de acesso.
Boas práticas para não perder os botões
- Para votações informais e rápidas dentro da empresa, use Outlook desktop e mensagens sem criptografia.
- Evite anexar assinaturas/disclaimers inseridos por gateways em mensagens com botões. Se necessário, aplique a assinatura no Outlook do remetente, não via transporte.
- Padronize um modelo de mensagem RTF para votações internas.
Passo a passo no Outlook para configurar botões corretamente
- Crie um novo email no Outlook desktop.
- Vá em Opções → Usar botões de votação e escolha um conjunto (ex.: Sim;Não).
- Para opções personalizadas, selecione Personalizado e informe as opções separadas por ;.
- Se tiver problemas de exibição, mude o formato para Rich Text em Formatar Texto.
- Envie para um grupo pequeno de teste interno e valide a aparência no Outlook desktop do destinatário.
Como acompanhar respostas de voto
O painel Rastreio só aparece após o primeiro voto recebido. Para ver:
- Acesse Itens Enviados.
- Abra a mensagem original.
- Na faixa de opções, abra a guia Mensagem e clique em Rastreio para ver o somatório de respostas.
Alternativas que funcionam em web e mobile
Se você precisa que a votação funcione em OWA, apps móveis e diversos clientes, prefira ferramentas de enquete:
- Enquete do Outlook (Microsoft Forms): ao redigir, use o comando de Enquete para inserir uma pergunta. Os destinatários respondem em qualquer cliente, e os resultados aparecem no corpo do email e no Forms.
- Microsoft Forms/Teams: indicado para pesquisas com várias perguntas, resultados consolidados e integração com grupos.
Essas alternativas não dependem de TNEF/RTF e são resilientes a disclaimers e a editores baseados na web.
FAQ rápida
Preciso obrigatoriamente do formato Rich Text?
O ponto não é o visual do RTF, mas sim o encapsulamento TNEF que carrega as propriedades MAPI dos botões. Em geral, o Rich Text no Outlook garante esse encapsulamento.
Por que o destinatário externo não vê os botões?
Parceiros podem ter gateways que removem TNEF. Acorde um escopo para permitir TNEF entre domínios confiáveis, ou use Forms/Teams.
O novo Outlook baseado em web mostra botões?
A experiência varia. Para confiabilidade, valide no Outlook desktop; para multiplataformas, prefira enquetes do Forms.
Recebo winmail.dat. Isso é bom ou ruim?
É um indício de TNEF. Para destinatários Outlook/Exchange pode ser aceitável; para outros clientes, resulta em anexos estranhos. Restrinja TNEF a cenários em que ele é necessário.
Checklist final de resolução
- Confirmar que o destinatário usa Outlook desktop.
- Reenviar sem criptografia/IRM para validar.
- Desativar temporariamente add-ins e regras locais; testar em modo de segurança.
- Testar intraorg sem gateways/disclaimers; se funcionar, criar exceção.
- Permitir TNEF para tráfego interno e, se preciso, por domínio parceiro.
- Evitar reescrita do corpo por regras de transporte.
- Se multiplataforma for requisito, migrar para enquetes do Forms/Teams.
Exemplos de comandos úteis (Exchange Online PowerShell)
Inspecionar e ajustar domínios remotos para preservar TNEF somente onde faz sentido:
# Verifique o estado de TNEF por domínio remoto
Get-RemoteDomain | ft DomainName,TNEFEnabled
Habilite TNEF para um parceiro específico (se houver acordo)
Set-RemoteDomain -Identity "parceiro.com" -TNEFEnabled \$true
Retorne um domínio ao padr&attilde;o (decisão do Exchange)
Set-RemoteDomain -Identity "parceiro.com" -TNEFEnabled \$null Dica: não aplique TNEFEnabled $true ao domínio Default para não impactar destinatários externos não Outlook.
Exemplo de regra de transporte com exceção para internos
Ao criar uma regra de disclaimer/assinatura no Exchange, adicione exceções do tipo:
- Se: Remetente é Interno e Destinatário é Interno.
- Então: não aplicar disclaimer/edição de corpo.
Assim, mensagens internas com botões de votação não sofrem conversões no trajeto.
Guia rápido de comunicação com o usuário final
- Se você receber um email com botões, abra-o no Outlook para desktop para votar.
- Se não vir os botões, verifique se a mensagem está protegida ou se está usando um cliente não suportado.
- Para acompanhar o resultado, o remetente deve abrir a mensagem enviada e acessar Rastreio.
Quando usar botões nativos e quando usar enquetes
| Situação | Recomendado | Motivo |
|---|---|---|
| Equipe inteira no Outlook desktop | Botões nativos | Rápido, sem ferramentas adicionais |
| Usuários mistos (web, mobile, Mac) | Enquete do Forms | Compatibilidade ampla e results consolidados |
| Conteúdo sensível que precisa de criptografia | Forms/Teams | Botões nativos são desativados sob criptografia |
Resumo
Se os botões de votação do Outlook não aparecem, pense em três pilares: cliente suportado (use Outlook desktop), encapsulamento (preserve TNEF/RTF) e trajeto sem intervenções (sem reescritas por gateways/regras). Siga o roteiro de 5 passos, ajuste Remote Domains/conectores com cuidado e, quando a diversidade de clientes for requisito, migre para enquetes via Forms/Teams. Assim, você garante votos visíveis, rastreio confiável e uma experiência consistente para todos.