Pessoas que colam trechos de documentos, páginas web ou código no Outlook Web notaram perda de formatação desde junho de 2024. A seguir, explico o que mudou, por que é esperado e como manter 100% do estilo original usando a opção “Paste as is”.
Visão geral: o que mudou ao colar no Outlook Web
Desde o início de junho de 2024, o Outlook Web (outlook.office.com) passou a aplicar, por padrão, um novo comportamento de colagem chamado Paste text and merge format. Em termos práticos, quando você pressiona Ctrl + V (Windows) ou Cmd + V (macOS), o conteúdo colado adapta-se ao estilo do e‑mail em edição (fonte, tamanho base, cores padrão da assinatura e do tema). Como efeito colateral, parte da formatação rica de origem — tamanhos de fonte em títulos, cores específicas de texto e fundo, realce de sintaxe em código — é descartada.
Importante: isso não é bug. É um ajuste de experiência “por design” pensado para uniformizar o visual das mensagens e reduzir discrepâncias quando se mistura conteúdo de múltiplas fontes.
Resultado prático: quando você notará perda de formatação
- Títulos e hierarquia visual: H1/H2/H3 colados podem virar texto simples com o tamanho ajustado ao corpo da mensagem.
- Cores e destaques: realces de fundo e cores customizadas podem voltar ao padrão (preto sobre branco ou tema vigente).
- Trechos de código: estilos de code highlighting (ex.: palavras‑chave coloridas) tendem a se perder; o texto permanece, mas sem cores.
- Tabelas complexas: bordas, preenchimentos e espaçamentos refinados podem ser simplificados.
Solução oficial: como manter 100% da formatação original
A melhor prática é usar a ação de restauração disponível imediatamente após a colagem.
- Cole normalmente com Ctrl + V (Windows) ou Cmd + V (macOS).
- Observe o ícone de opções de colagem que aparece no canto inferior esquerdo da área de redação.
- Clique nesse ícone e selecione “Paste as is” (em português, costuma aparecer como “Manter formatação original” ou texto equivalente).
Essa ação reaplica a formatação exatamente como no texto de origem: tamanhos e famílias de fonte, cores de texto e fundo, negrito/itálico, links, realces e — quando disponíveis — estilos de código. É a forma recomendada para preservar layouts complexos, snippets com destaque de sintaxe e conteúdos de design (ex.: cartões de marketing exportados do Figma, Notion, Confluence, Word ou Google Docs).
O que não resolve (e por quê)
- Alternar “HTML” para “Texto simples” em Configurações > Redigir e responder > Formato de mensagem não altera o padrão de colagem; apenas define o formato do e‑mail.
- Limpar cache ou reiniciar o navegador não muda o novo comportamento — ele é parte do editor do Outlook Web.
Por que essa mudança faz sentido (e quando ela atrapalha)
Para a maioria dos usuários, o modo padrão ajuda a manter a consistência visual das mensagens, evitando e‑mails “poluídos” vindos de múltiplas fontes com fontes, tamanhos e cores conflitantes. Porém, se você envia código, especificações técnicas, newsletters ricas ou layouts, a preservação total da formatação costuma ser essencial. Nesses cenários, o passo extra “Paste as is” torna‑se parte natural do fluxo de trabalho.
Resumo rápido para não esquecer
- Colar: Ctrl + V (Win) / Cmd + V (Mac)
- Em seguida: clique no ícone de colagem no canto inferior esquerdo
- Escolha: “Paste as is” / “Manter formatação original”
Comparativo: opções de colagem e o que cada uma preserva
| Opção de colagem | O que preserva | O que pode perder | Quando usar | Como acionar |
|---|---|---|---|---|
| Paste text and merge format (padrão) | Texto, parágrafos, listas, links básicos | Hierarquia de títulos, cores de texto/fundo, realce de sintaxe | Mensagens corporativas em estilo uniforme | Cole com Ctrl + V / Cmd + V |
| Paste as is / Manter formatação | 100% do estilo original (fontes, tamanhos, cores, realces, bordas) | — | Documentos ricos, tabelas elaboradas, código com destaque | Clique no ícone que aparece após colar e escolha “Paste as is” |
| Plain text / Colar como texto | Apenas caracteres e quebras de linha | Toda a formatação rica | Quando você precisa remover qualquer estilo | Em muitos apps: Ctrl + Shift + V (varia no Outlook Web) |
Passo a passo ilustrado (sem imagens)
- No app de origem (ex.: Word, Docs, Notion, Stack Overflow), selecione o trecho a copiar.
- Copie com Ctrl + C / Cmd + C.
- Volte ao Outlook Web e cole normalmente.
- Assim que o conteúdo aparecer, procure o ícone de opções de colagem no canto inferior esquerdo da área de composição.
- Clique e selecione “Paste as is”.
- Revise visualmente; ajuste apenas o que for necessário (largura de tabelas, espaçamento).
Idiomas e rotulagens comuns
Dependendo do idioma da interface do Microsoft 365, você poderá ver rótulos como:
- Português (Brasil / Portugal): “Manter formatação original”, “Colar como está”, “Manter formatação”
- Inglês: “Paste as is”, “Keep original formatting”
Independentemente do texto exato, a descrição geralmente deixa claro que a formatação de origem será respeitada.
Como colar código com destaque preservado
Para quem trabalha com engenharia, TI ou ciência de dados, a legibilidade do código no e‑mail é crítica. Boas práticas:
- Use “Paste as is” para manter cores, tipo monoespaçado e realces quando eles existirem na fonte (ex.: um bloco do VS Code ou um post do Stack Overflow).
- Se a origem não tiver realce, formate no app de origem antes de copiar (ex.: aplicar tema claro/escuro e fonte monoespaçada).
- Evite colar blocos gigantescos; prefira trechos pequenos, com comentários e link para o repositório (quando possível).
- Quando a formatação não vier completa, aplique formatação local no Outlook: selecione o trecho > defina fonte monoespaçada > ajuste tamanho e cor de fundo do bloco.
Boas práticas para conteúdo visual e marketing
- Tabelas: após “Paste as is”, verifique bordas e alinhamentos. Use a ferramenta de “Propriedades da Tabela” do editor para acertar largura e padding.
- Cards e componentes: se vierem de ferramentas como Figma/Notion, teste o envio para uma conta de prova e abra em desktop e mobile.
- Acessibilidade: contraste de cores e tamanho mínimo de fonte são essenciais para leitura em telas pequenas; ajuste se necessário.
Resolução de problemas mais comuns
Se a opção “Paste as is” não aparecer ou não funcionar como esperado, tente:
- Recarregar apenas o editor: feche o rascunho e abra outro novo, então repita a colagem.
- Desativar extensões de navegador que interferem no clipboard (ex.: formatação automática), testar novamente.
- Trocar de navegador para isolar o problema (Edge, Chrome, Firefox); o comportamento padrão não muda, mas você descarta interferências locais.
- Reportar via suporte do Microsoft 365 for Business ou enviar feedback pelo menu do Outlook Web em Ajuda > Feedback, incluindo capturas de tela e a origem do conteúdo (app/site).
Fluxos de trabalho recomendados
Para equipes que frequentemente colam conteúdo rico, padronize o seguinte:
- Antes de colar: defina se a mensagem deve seguir o estilo corporativo (padrão) ou preservar a origem (usar “Paste as is”).
- Após colar: acione o ícone e selecione a opção correta; edite apenas o essencial.
- Validação: envie para um e‑mail de teste ou para você mesmo; visualize em desktop e smartphone.
- Checklist de leitura: títulos legíveis, contraste adequado, alinhamentos, links funcionais e aparência no modo escuro.
Dúvidas frequentes
Posso desativar o novo padrão e voltar ao comportamento antigo permanentemente?
Atualmente, não há uma alternância simples no Outlook Web para “voltar ao antigo” de forma global. O método suportado é usar “Paste as is” após cada colagem quando você precisar preservar tudo.
O Gmail mantém mais formatação ao colar. O Outlook Web está com erro?
Não. Os serviços usam estratégias de colagem diferentes por padrão. No Outlook Web isso é intencional para favorecer consistência visual. Use “Paste as is” quando quiser a fidelidade total.
Ctrl+Shift+V cola como texto puro?
Em muitos apps, sim. No Outlook Web, essa combinação pode variar. O método garantido para manter o formato é colar normalmente e escolher “Paste as is”.
Trocar o formato da mensagem entre HTML e Texto simples muda algo no padrão de colagem?
Não. Essa configuração define em que formato o e‑mail será enviado/composto, mas não altera o algoritmo padrão de colagem.
Checklist rápido para preservar a formatação
- Cole com Ctrl + V / Cmd + V.
- Clique no ícone de colagem que aparece.
- Selecione “Paste as is” / “Manter formatação original”.
- Revise em desktop e mobile; ajuste contraste e tamanhos se necessário.
Dicas avançadas para quem cola “muito rico”
- Converta estilos de fonte incomuns para alternativas web‑safe (Arial, Calibri, Segoe UI) na origem antes de colar, para diminuir diferenças entre clientes.
- Compacte tabelas: bordas simples, padding moderado e largura “auto” funcionam melhor em diferentes larguras de viewport.
- Evite colar imagens colossais; se o layout depende de imagens, otimize-as na origem (resolução e peso).
- Para código: prefira trechos curtos e use “Paste as is”; se a colagem vier sem realce, aplique manualmente fonte monoespaçada.
Modelo de teste rápido
Use o bloco abaixo (copie do seu editor favorito) para validar se “Paste as is” está preservando estilos:
<h2 style="font-size:22px;color:#2453FF">Título com cor e tamanho</h2>
<p>Parágrafo com <strong>negrito</strong>, <em>itálico</em> e <span style="background:#FFF2CC">realce de fundo</span>.</p>
<pre style="background:#1E1E1E;color:#DCDCDC;padding:12px;border-radius:6px"><code>const greet = (name) => console.log(`Hello, ${name}`);</code></pre>
Boas políticas internas para equipes
- Definir quando padronizar (usar o padrão) e quando preservar (usar “Paste as is”).
- Documentar um guia rápido e fixar no wiki da equipe com exemplos e capturas.
- Auditar envios críticos (comunicação externa, marketing, diretoria) com envio‑teste antes do disparo.
Quando acionar suporte
Se, mesmo seguindo o procedimento, o botão de colagem não aparecer, ou se a opção falhar de forma recorrente, o caminho indicado é abrir um chamado pelo suporte do Microsoft 365 for Business ou enviar feedback no próprio produto via Ajuda > Feedback. Inclua detalhes como: navegador e versão, origem do conteúdo (app/site), passos para reproduzir e, se possível, uma amostra do texto.
Conclusão
O Outlook Web adotou como padrão um modo de colagem que favorece a consistência visual das mensagens. Para quem precisa de fidelidade total, o procedimento é simples: colar normalmente e, em seguida, usar “Paste as is” para restaurar a formatação original. Adote esse pequeno passo no seu fluxo e evite surpresas com cores, tamanhos de fonte e destaque de código — mantendo, ao mesmo tempo, a possibilidade de unificar o estilo quando isso for desejável.