Ao importar um CSV do Gmail no Outlook 2021, aparece o erro do “CSV translator”? Na maioria dos casos, o problema é uma coluna fantasma (CK) e/ou linhas desalinhadas no ficheiro. Aprenda a limpar o CSV no Excel/Calc, preservar acentos (UTF‑8) e concluir a importação sem duplicados.
Sintomas e mensagem de erro
Usuários relatam que, ao exportar contatos do Gmail como CSV e tentar importar no Outlook 2021, surge o aviso:
“A File Error has occurred in the CSV translator while initializing a translator to build a field map… Outlook was unable to retrieve the data from the file ‘…\contacts.csv’…”
Em outras palavras, o Outlook não consegue ler a estrutura do CSV, mesmo que o ficheiro abra normalmente no Bloco de Notas/Notepad e pareça “ok” visualmente.
Por que isso acontece
Existem dois culpados frequentes, geralmente gerados na exportação do Gmail:
- Coluna inicial em branco (CK): algumas exportações adicionam, antes da primeira coluna útil, um campo vazio (muitas vezes rotulado como CK). O Outlook interpreta esse “campo desconhecido” na hora de construir o field map e falha.
- Linhas desalinhadas: certas linhas contêm células vazias “perdidas” no meio da tabela; isso desloca valores para a direita, bagunçando o número de colunas e gerando a mesma exceção no tradutor de CSV.
Ambas as situações quebram a estrutura esperada pelo importador do Outlook e disparam o erro do CSV translator.
Solução principal passo a passo
O conserto é rápido. Basta abrir o CSV numa planilha, eliminar a coluna fantasma e alinhar as linhas. Em seguida, gravar novamente como CSV separado por vírgulas (de preferência em UTF‑8) e importar no Outlook.
Abrir o CSV em um editor de planilhas
- Excel (Windows/macOS): Abrir → Procurar → Tipo: Texto/CSV, selecione o arquivo e confirme.
- LibreOffice Calc: Ficheiro/Arquivo → Abrir, escolha o CSV e, no diálogo de importação, mantenha Separado por vírgulas e Texto entre aspas como aspas duplas.
- Google Planilhas: Ficheiro/Arquivo → Importar e selecione o CSV (depois, para baixar: Ficheiro/Arquivo → Transferir/Download → Valores separados por vírgulas).
Eliminar a coluna fantasma (CK)
- Verifique a primeira coluna: se o cabeçalho estiver vazio ou contiver “CK” e as células abaixo também estiverem vazias, trata‑se da coluna fantasma.
- Selecione toda a coluna → Botão direito → Excluir (Excel/Calc) para removê‑la.
Corrigir linhas desalinhadas
- Percorra a planilha e procure linhas com valores deslocados (campos que “entraram” nas colunas erradas).
- Quando o desalinhamento for pequeno, arraste o(s) valor(es) para a coluna correta; se a linha estiver totalmente corrompida, exclua‑a (muitas vezes é um contato sem dados úteis).
- Confirme que todas as linhas possuem o mesmo número de colunas que o cabeçalho.
Salvar corretamente (formato e codificação)
- Excel: use Ficheiro/Arquivo → Guardar como/Salvar como e escolha CSV UTF‑8 (separado por vírgulas). Isso preserva acentos (ç, ã, ê, …) e evita “caracteres estranhos” no Outlook.
- LibreOffice Calc: Ficheiro/Arquivo → Guardar como/Salvar como, marque Editar configurações de filtro, selecione Codificação: UTF‑8, Delimitador de campo: , (vírgula) e Delimitador de texto: “ (aspas duplas).
- Separador correto: se o seu sistema/gravação estiver a gerar ponto e vírgula em vez de vírgula, prefira o formato CSV UTF‑8 (no Excel ele usa vírgulas) ou ajuste o separador de lista do sistema temporariamente para “,” antes de salvar.
Importar no Outlook 2021
- Abra o Outlook.
- Aceda a Ficheiro/Arquivo → Abrir e Exportar → Importar/Exportar.
- Escolha Importar de outro programa ou ficheiro → Valores separados por vírgulas.
- Selecione o CSV corrigido → opte por Não importar duplicados (recomendado).
- Escolha a pasta Contatos do seu .pst ou da conta do Microsoft 365.
- Clique em Mapear Campos Personalizados para conferir o mapeamento (veja abaixo) e conclua.
Resultado: após remover a coluna fantasma e alinhar as linhas, o importador do Outlook lê o ficheiro sem erros.
Mapear Campos Personalizados com segurança
Conferir o mapeamento evita que dados acabem em campos incorretos. Priorize os campos mais usados abaixo (arraste do lado esquerdo para o direito, se necessário):
| Campo no CSV (exemplo) | Campo no Outlook | Observações |
|---|---|---|
| Nome, Primeiro Nome, Último Nome | Nome Próprio, Apelido/Sobrenome, Nome Completo | Se existir “Nome de exibição”, use‑o para o Nome para exibição. |
| E‑mail, E‑mail 1 | Endereço de E‑mail | Para múltiplos e‑mails, repita os campos: E‑mail 2 → E‑mail 2, etc. |
| Telefone Celular/Móvel | Telemóvel/Celular | Use o campo móvel, não o comercial. |
| Telefone Comercial, Telefone Residencial | Telefone Comercial, Telefone Principal | Evite confundir com “Telefone de Assistente”. |
| Empresa, Cargo | Empresa, Cargo | Ajuda a manter contatos profissionais organizados. |
| Endereço (Rua, Cidade, Estado, CEP) | Endereço Comercial/Residencial | Verifique a seleção entre Comercial/Residencial. |
| Anotações | Notas | Útil para observações e históricos. |
Checklist de validação antes da importação
- Primeira coluna vazia removida: sim.
- Todas as linhas com o mesmo número de colunas: sim.
- Campos muito longos: verifique e corte exceções (URLs enormes em notas podem complicar).
- Codificação UTF‑8: escolhida ao salvar o CSV.
- Separador vírgula ( , ): confirmado na exportação.
- Mapeamento conferido: sim.
- Backup: guarde uma cópia do CSV original e do PST/arquivo de dados antes de importar.
Dicas complementares úteis
| Situação | Ação recomendada |
|---|---|
| CSV com acentos (ç, ã, ê) | Gravar como CSV UTF‑8 para preservar todos os caracteres. |
| Controlar exatamente o destino de cada dado | Use Mapear Campos Personalizados no assistente do Outlook após limpar o CSV. |
| Repetir este processo com frequência | Considere exportar do Gmail como vCard (VCF) e converter para CSV “limpo” com ferramentas locais, ou padronizar uma macro/Power Query no Excel. |
| Outlook 2016 ou 2019 | O mesmo erro pode ocorrer; a correção é idêntica. |
| Excel gravou com ponto e vírgula | Escolha CSV UTF‑8 (usa vírgulas) ou mude temporariamente o separador de lista do sistema para “,”. |
| Evitar duplicados | Selecione Não importar duplicados no assistente e, se necessário, limpe duplicidades com a ferramenta nativa de contatos do Outlook. |
Fluxo alternativo quando o Excel não está disponível
LibreOffice Calc
- Abra o CSV e confirme Separado por vírgulas e aspas duplas como delimitador de texto.
- Exclua a primeira coluna vazia (CK).
- Corrija linhas desalinhadas.
- Guarde como CSV com Codificação: UTF‑8, Delimitador: ,, Texto: “.
Google Planilhas
- Importe o CSV numa planilha.
- Exclua a coluna fantasma e corrija eventual desalinhamento.
- Transfira/baixe o ficheiro como Valores separados por vírgulas (.csv).
Essas alternativas preservam a estrutura e a codificação necessárias para o Outlook.
Boas práticas para CSVs de contatos
- Um contato por linha: evite quebras de linha dentro de notas; se houver, o editor deve encapsulá‑las entre aspas.
- Sem fórmulas: valores finais apenas (texto ou números), nada de =PROCV ou similares.
- Telefones padronizados: inclua o código do país quando possível (+351, +55), o Outlook lida melhor com números internacionais padronizados.
- Campos vazios consistentes: deixe em branco sem espaços; espaços podem confundir detectores de delimitador.
- Evite vírgulas soltas sem aspas: se um campo contém vírgula (ex.: “Lisboa, PT”), ele deve estar entre aspas para não dividir colunas.
Resolução de problemas rápida
| Sintoma | Causa provável | Como resolver |
|---|---|---|
| Erro do “CSV translator” logo no início | Coluna CK vazia na primeira posição | Abrir no Excel/Calc, excluir a primeira coluna, salvar como CSV UTF‑8 |
| Importa parcialmente e falha em certas linhas | Linhas com colunas deslocadas | Corrigir manualmente ou remover linhas corrompidas; garantir cabeçalho consistente |
| Acentos viram símbolos estranhos | CSV gravado em codificação diferente (não UTF‑8) | Salvar como CSV UTF‑8 e importar novamente |
| Todos os campos vão parar numa única coluna | Separador incorreto (ponto e vírgula em vez de vírgula) | Salvar como CSV com vírgulas; ajustar o separador de lista ou usar “CSV UTF‑8” |
| Duplicados após a importação | Opção “Não importar duplicados” desmarcada ou contatos repetidos no CSV | Ativar “Não importar duplicados” e deduplicar previamente no Excel/Calc |
Automatizando a limpeza (quando você faz isso todo mês)
Se a exportação do Gmail faz parte de um processo recorrente, vale padronizar a limpeza:
- Modelo no Excel: um ficheiro com Power Query preparado para:
- Carregar o CSV do Gmail;
- Remover a primeira coluna automaticamente;
- Eliminar colunas totalmente vazias e linhas sem conteúdo;
- Reordenar e renomear campos conforme o Outlook;
- Exportar novamente para CSV UTF‑8.
- Planilhas Google com Apps Script: um pequeno script pode abrir o CSV, excluir a primeira coluna, garantir o mesmo número de campos e exportar o resultado.
A automação não só acelera a rotina como também garante consistência nos dados importados.
Compatibilidade entre versões
Embora o foco aqui seja o Outlook 2021, o mesmo comportamento já foi observado no Outlook 2016 e 2019. As etapas de correção são essencialmente as mesmas: remover a coluna CK vazia, alinhar linhas e salvar como CSV UTF‑8 separado por vírgulas.
Perguntas frequentes
Existe uma forma de exportar do Gmail já “compatível com Outlook”?
Algumas contas do Google oferecem opções diferentes de exportação. Mesmo assim, inconsistências de colunas (como a CK) podem ocorrer. A abordagem mais confiável é abrir, inspecionar e limpar rapidamente o CSV antes da importação.
Posso importar diretamente um ficheiro vCard (.vcf)?
O Outlook importa VCF, mas ficheiros com muitos contatos em lote podem exigir conversão prévia. Se você já tem o CSV e está enfrentando o erro do tradutor, a solução mais direta é a limpeza descrita neste guia.
Como evitar que notas gigantes “estourem” o CSV?
Mantenha notas razoavelmente curtas e, se contiverem vírgulas ou quebras de linha, garanta que o editor encapsule o campo em aspas duplas. Isso preserva a integridade de colunas na exportação.
O Outlook está em português de Portugal e os nomes dos menus são diferentes?
Os caminhos podem variar ligeiramente (Ficheiro vs. Arquivo), mas as opções são equivalentes. Procure sempre “Abrir e exportar → Importar/Exportar → Valores separados por vírgulas”.
Exemplo prático de revisão do CSV
Imagine um CSV onde a coluna A está vazia, a coluna B tem “Nome”, C tem “E‑mail” e D tem “Telefone”. Ao abrir:
- Exclua a coluna A (vazia).
- Verifique se a linha 2 contém valores em B, C e D. Se um e‑mail foi parar em E, arraste‑o de volta para C.
- Procure linhas com “buracos” (sequências de vírgulas sem valores) e corrija ou elimine.
- Salve como CSV UTF‑8, com vírgulas.
- Importe no Outlook usando Não importar duplicados e mapeie “Nome → Nome próprio/Apelido”, “E‑mail → Endereço de E‑mail”, “Telefone → Telemóvel/Celular”.
Erros relacionados e soluções
- “O Outlook não conseguiu concluir”: normalmente associado a linhas fora do padrão. Limpe linhas problemáticas e tente novamente.
- “Formato inválido”: confirme o separador de vírgula e a codificação UTF‑8. CSVs com ponto e vírgula, ou codificação local, são os vilões comuns.
- “Caracteres estranhos após importar”: arquivo salvo em ANSI/Windows‑1252; reexporte o CSV como UTF‑8.
Boas práticas de organização após importar
- Crie uma vista de verificação: classifique por “Data de modificação” e dê uma olhada rápida nos últimos importados.
- Etiquete/grupos: use categorias no Outlook (cores) para distinguir contatos recém‑importados e facilitar ajustes.
- Sincronização com o telemóvel/celular: confirme se os novos contatos aparecem no smartphone, evitando diferenças entre dispositivos.
Conclusão
O erro “A File Error has occurred in the CSV translator…” ao importar contatos do Gmail para o Outlook 2021 quase sempre decorre de duas causas: uma coluna inicial vazia (CK) e/ou linhas desalinhadas. A correção é direta: abrir o CSV no Excel/Calc, excluir a coluna fantasma, reorganizar as linhas, salvar como CSV UTF‑8 separado por vírgulas e importar com mapeamento conferido. Com esse ajuste simples, o Outlook aceita integralmente o ficheiro – sem duplicados e sem quebrar acentuação.
Se você realiza este procedimento com recorrência, automatize via Power Query, macro simples ou mesmo em Planilhas Google. O ganho de tempo e a consistência valem muito mais do que depurar erros na última etapa.
Resumo executivo
- Problema: CSV do Gmail contém coluna inicial vazia (CK) e/ou linhas com colunas deslocadas, provocando erro do CSV translator no Outlook.
- Solução: abrir no Excel/Calc, excluir a coluna fantasma, alinhar linhas, salvar como CSV UTF‑8 separado por vírgulas, importar no Outlook com mapeamento verificado.
- Resultado: contatos importados corretamente, sem erro, com acentos preservados e duplicados controlados.