Tem um arquivo .pst com mensagens antigas e agora usa apenas o Novo Outlook (desktop) ou o Outlook na Web do Microsoft 365? Veja como abrir para leitura imediata ou importar tudo para a sua caixa de correio em nuvem, com passos práticos, alertas e boas práticas.
Visão geral do problema e soluções
O formato .pst é o ficheiro de dados do Outlook para armazenar mensagens, contactos, eventos e tarefas em modo local. O Novo Outlook (Windows e macOS) e o Outlook na Web não suportam abrir nem importar ficheiros .pst diretamente. A forma mais simples, fiável e sem custos adicionais é usar o Outlook clássico para Windows (Win32), incluído nas subscrições Microsoft 365 que trazem as aplicações de ambiente de trabalho (por exemplo, Microsoft 365 Personal/Família). Depois, pode apenas abrir o .pst para leitura ou migrar o conteúdo para a sua caixa de correio em nuvem arrastando as pastas.
Tabela de decisão rápida
| Cenário | O que fazer | Passos essenciais |
|---|---|---|
| Apenas ler/consultar mensagens antigas | Instalar e usar o Outlook clássico (Win32); é indispensável para lidar com .pst. | 1) Na página da sua conta Microsoft 365, descarregue e instale as aplicações do Office (inclui Outlook). 2) Abra o Outlook clássico (não o “Novo Outlook”). 3) Aceda a Ficheiro → Abrir e Exportar → Abrir Ficheiro de Dados do Outlook e selecione o .pst. 4) As pastas do .pst aparecem na barra lateral para pesquisa e leitura. |
| Migrar conteúdo para a caixa de correio em nuvem | Depois de abrir o .pst no Outlook clássico, arraste as pastas/mensagens para a caixa principal; sincronizam-se com a nuvem. | 1) Abra o .pst como acima. 2) Na lista de pastas, arraste a(s) pasta(s) desejada(s) do .pst para a sua Caixa de Entrada (ou outra pasta) da conta atual. 3) Aguarde a sincronização concluir; os itens ficam disponíveis no Outlook na Web e Novo Outlook. |
| Sem vontade de instalar Outlook | Usar visualizadores de terceiros (apenas leitura): Kernel PST Viewer, Free PST Viewer, etc. | 1) Instale um visualizador confiável. 2) Abra o .pst para consultar/exportar itens. 3) Limitado a leitura; não permite enviar/responder diretamente nem migrar de forma automática. |
Pontos-chave que precisa de saber
- O Novo Outlook e o Outlook na Web não abrem nem importam .pst. Desative o “Novo Outlook” ou use o Outlook clássico para Windows.
- Trabalhe sempre com o .pst numa pasta local que não sincronize com OneDrive/Dropbox/Google Drive para evitar bloqueios e corrupção.
- “Abrir ficheiro de dados” mantém a estrutura original e metadados; “Importar” pode alterar atributos como estado de leitura/última modificação.
- Para volumes muito grandes ou ambientes empresariais, um administrador pode usar o Serviço de Importação PST do Exchange Online para upload direto ao servidor.
Antes de começar: verificação de licenças e preparação
- Confirme que a sua subscrição inclui as aplicações de ambiente de trabalho (Microsoft 365 Personal/Família, Business Standard, etc.). O Outlook clássico não está incluído no Office Home & Student.
- Localize o seu .pst e faça uma cópia de segurança. Trabalhe sempre numa cópia (backup primeiro).
- Mova o .pst para um caminho simples, por exemplo
C:\PST\arquivo-antigo.pst, fora de pastas sincronizadas. - Se o ficheiro for muito grande, certifique-se de que tem espaço em disco e uma ligação estável para sincronização posterior.
Abrir um .pst no Outlook clássico para leitura imediata
Este método é o mais rápido para consultar o conteúdo sem alterar nada. Funciona mesmo que não queira migrar tudo.
- Instale as aplicações do Office a partir da sua conta do Microsoft 365 e abra o Outlook clássico (procure “Outlook” no menu Iniciar; o ícone do clássico é o do conjunto Office).
- No Outlook, clique em Ficheiro → Abrir e Exportar → Abrir Ficheiro de Dados do Outlook.
- Selecione o ficheiro
.pstna pasta local e confirme. - Na barra lateral, verá uma nova raiz de pastas (normalmente com o nome do ficheiro). Navegue, pesquise e leia as mensagens.
Dicas de pesquisa e desempenho
- Para pesquisas mais rápidas, deixe o Windows concluir a indexação. Pode verificar em Opções → Pesquisa → Indexação do Outlook.
- Evite abrir muitos .pst em simultâneo; cada .pst adiciona carga ao Outlook.
Como fechar o .pst após terminar
No painel de pastas, clique com o botão direito na raiz do .pst e escolha Fechar “Ficheiro de Dados do Outlook”. Isto remove o ficheiro do perfil sem o apagar do disco.
Migrar mensagens do .pst para a caixa de correio em nuvem
Se pretende que as mensagens antigas fiquem disponíveis no Outlook na Web e no Novo Outlook, o objetivo é movê-las do .pst para a sua caixa de correio atual (nuvem). Há duas abordagens.
Método recomendado: arrastar e largar
- Abra o .pst (como descrito acima).
- No painel de pastas, selecione uma pasta do .pst (por exemplo, Arquivo).
- Arraste-a para a árvore de pastas da sua conta principal (por exemplo, diretamente para Caixa de Entrada ou para uma pasta criada por si, como Arquivo Antigo).
- Repita para outras pastas conforme necessário.
- Deixe o Outlook sincronizar. Pode acompanhar no rodapé do Outlook a contagem de itens “Em curso de envio/receção”.
Vantagens: preserva a estrutura, é simples e mantém os metadados o mais intactos possível. Nota: mover grandes volumes pode demorar; faça por lotes (por exemplo, ano a ano).
Alternativa: assistente Importar/Exportar
- No Outlook clássico, vá a Ficheiro → Abrir e Exportar → Importar/Exportar.
- Escolha Importar de outro programa ou ficheiro e selecione Ficheiro de Dados do Outlook (.pst).
- Defina a opção de duplicados (não importar duplicados é a mais segura).
- Selecione a pasta de destino na sua conta (por exemplo, uma pasta “Arquivo Antigo”).
- Inicie e aguarde a conclusão. Os itens serão carregados para a nuvem.
Quando usar: útil se quiser combinar conteúdos automaticamente numa pasta de destino específica, em vez de arrastar várias pastas.
Estratégias para grandes volumes
- Migre por anos/assuntos: crie pastas “Arquivo 2018”, “Arquivo 2019” e arraste por blocos.
- Evite exceder cotas: verifique o espaço da sua caixa. Se necessário, exporte apenas o essencial.
- Deixe o PC ligado e o Outlook aberto até terminar a sincronização; pausas frequentes atrasam o processo.
Sem instalar Outlook: leitura com visualizadores de .pst
Se não quer instalar o Outlook clássico, pode usar visualizadores gratuitos/de terceiros para consultar o conteúdo do .pst. São úteis para buscas pontuais e exportações isoladas (em formatos como EML/PDF), mas não sincronizam com a nuvem nem substituem o Outlook.
- Escolha ferramentas com boa reputação e suporte a Unicode (para ficheiros .pst modernos).
- Use apenas para leitura/extração; para migrar para o Microsoft 365, mais cedo ou mais tarde precisará do Outlook clássico ou de uma solução empresarial.
macOS e outros cenários
- No macOS, o Novo Outlook para Mac também não importa .pst. A via mais simples é usar temporariamente um PC Windows com Outlook clássico para abrir e migrar, ou recorrer a um visualizador para leitura.
- Computador emprestado: se usar um PC de terceiros, trabalhe sempre a partir de uma cópia do .pst e remova o perfil do Outlook no final.
Boas práticas para uma migração segura
- Backup primeiro: mantenha uma cópia do .pst intacta antes de qualquer operação.
- Pasta local não sincronizada: guarde o .pst fora de pastas monitorizadas por OneDrive/Dropbox.
- Sincronização seletiva: mova apenas pastas necessárias para não encher a caixa.
- Validar licenças: confirme que a sua subscrição inclui as apps de ambiente de trabalho (Outlook clássico).
- Desinstalar depois: se instalou o Outlook clássico só para esta tarefa, pode removê-lo quando acabar.
Resolução de problemas e erros comuns
| Sintoma/Erro | Causa provável | Como resolver |
|---|---|---|
| “Não é possível abrir o ficheiro .pst” | Ficheiro corrompido ou em uso por outro processo (sincronização em nuvem) | Feche apps de sincronização; mova o .pst para C:\PST. Use a ferramenta de reparação ScanPST (Instalação do Office) numa cópia do ficheiro. |
| Mensagens a demorar a aparecer no Outlook na Web | Sincronização ainda em curso | Deixe o Outlook clássico ligado até terminar. Migre por lotes menores para acelerar. |
| Duplicados após importar | Importação repetida sem filtros | Use a opção Não importar duplicados no assistente ou prefira “Abrir” e arrastar pastas específicas. |
| .pst muito grande (> 20–30 GB) | Histórico antigo massivo; anexos pesados | Arquive por anos; remova anexos dispensáveis; compacte o ficheiro em Ficheiro de Dados → Definições → Compactar. |
| Pesquisa lenta em itens do .pst | Indexação incompleta | Em Opções do Outlook → Pesquisa, verifique o estado da indexação e aguarde a conclusão. |
| Não encontro o “Outlook clássico” | Apenas o Novo Outlook instalado | Instale as apps do Office da sua subscrição. No Windows, procure “Outlook (Microsoft 365)” no menu Iniciar. |
Entender “Abrir” vs. “Importar”
| Critério | Abrir .pst | Importar .pst |
|---|---|---|
| Velocidade de início | Muito rápida (imediato para leitura) | Mais lenta (processa todos os itens) |
| Preservação de metadados | Mais fiel ao original | Pode ajustar campos (ex.: lido/não lido) |
| Disponível no Outlook Web/Novo Outlook | Não (fica apenas no PC até mover) | Sim (itens importados sincronizam) |
| Risco de duplicados | Baixo (apenas leitura) | Médio (depende das opções de importação) |
| Melhor para | Consulta pontual, triagem | Integração total no correio em nuvem |
Dicas de organização pós‑migração
- Crie uma hierarquia Arquivo → Ano → Assunto para manter o histórico legível.
- Configure Políticas de Retenção (se disponíveis na sua conta) para gerir automaticamente a idade dos itens.
- Use Pastas de Pesquisa para “Por ler”, “Anexos grandes”, “De mim” etc.
Quando considerar o Serviço de Importação PST do Exchange Online
Em ambientes empresariais, equipas de TI podem recorrer ao serviço de importação do Exchange Online para volumes massivos, com upload em rede ou envio de discos. Isto exige permissões administrativas e não se destina a contas pessoais. Para um utilizador individual, instalar o Outlook clássico e arrastar pastas continua a ser o caminho mais simples e económico.
Perguntas frequentes
Posso importar .pst diretamente no Outlook na Web?
Não. O Outlook na Web não tem mecanismo para abrir ou importar ficheiros .pst. É necessário usar o Outlook clássico para mover o conteúdo e, só então, os itens aparecerão na Web.
O Novo Outlook suporta .pst?
Não. O Novo Outlook não abre nem importa .pst. Use o Outlook clássico (Win32) para abrir e migrar.
É obrigatório “Importar” ou posso apenas “Abrir”?
Não é obrigatório importar. Abrir o .pst já permite consultar, pesquisar e responder a partir da sua conta principal (as respostas novas ficam na sua caixa atual). Importe ou arraste para a nuvem apenas se quiser que o histórico fique disponível no Novo Outlook e na Web.
Tenho um Mac. E agora?
Para migrar, a solução mais direta é usar um PC Windows temporariamente com o Outlook clássico. Para leitura, um visualizador de .pst pode bastar.
Como evito encher a minha caixa de correio?
Migre seletivamente: apenas anos/pastas essenciais. Considere guardar o restante em .pst offline como arquivo frio.
O meu .pst está corrompido. O que posso fazer?
Use a ferramenta ScanPST (Reparação da Caixa de Entrada) numa cópia do ficheiro. Depois, tente abrir novamente no Outlook clássico.
Há risco ao usar .pst dentro de pastas do OneDrive?
Sim. Sincronizadores podem bloquear o ficheiro e causar corrupção. Trabalhe com .pst em pastas locais não sincronizadas.
Qual é o limite de tamanho de um .pst?
Os .pst modernos (Unicode) suportam dezenas de GB, mas ficheiros gigantes degradam o desempenho. Prefira dividir por períodos/assuntos.
Posso apagar o .pst depois da migração?
Recomendamos manter um backup por algum tempo. Só elimine quando tiver a certeza de que tudo está sincronizado e validado.
O Outlook clássico é pago à parte?
Não, desde que a sua subscrição Microsoft 365 inclua as aplicações de ambiente de trabalho. Caso contrário, não terá o Outlook clássico.
Checklist rápida
- ✅ Subscrição com apps desktop confirmada.
- ✅ Cópia de segurança do .pst feita.
- ✅ .pst movido para pasta local não sincronizada.
- ✅ Outlook clássico instalado e aberto.
- ✅ .pst aberto em Ficheiro → Abrir e Exportar.
- ✅ Pastas arrastadas para a conta em nuvem (se for migrar).
- ✅ Sincronização concluída e verificada na Web.
Resumo final
Para aceder ou migrar mensagens guardadas em ficheiros .pst no ambiente Microsoft 365 atual, a solução mais simples e confiável é instalar o Outlook clássico (Win32) incluído na sua subscrição. Abrir o .pst basta para leitura imediata; para ter o histórico no Outlook na Web e no Novo Outlook, arraste as pastas/mensagens para a sua caixa de correio em nuvem e aguarde a sincronização. Visualizadores de terceiros servem para consulta rápida quando a instalação do Outlook não é viável, mas não substituem o processo de migração. Com backup feito, pasta local não sincronizada e migração por lotes, o procedimento é seguro, previsível e sem custos adicionais.