Mensagens enviadas sumindo do “Itens Enviados” e caindo no “Itens Excluídos”? Este guia completo traz diagnóstico rápido, causas prováveis e correções detalhadas para Outlook no Windows, Mac e Outlook Web, com passos práticos para voltar a salvar corretamente as cópias dos e-mails enviados.
Visão geral do problema
De repente, as mensagens deixaram de permanecer em Itens Enviados (também chamado de Itens Enviados/Enviados em algumas interfaces) e passaram a ser movidas para Itens Excluídos (Itens Eliminados/Lixeira em variantes de idioma). O comportamento costuma começar “a partir de certa data” e persiste com qualquer novo envio — inclusive quando se envia para si mesmo.
Na maioria dos casos, a causa está em regras de caixa de entrada/saída criadas no Outlook ou no Outlook Web App (OWA) que acionam após o envio, porém há outros fatores que podem provocar resultados semelhantes, como opções de salvamento desmarcadas, perfil ou cache corrompidos, políticas corporativas, complementos e antivírus.
Sinais e sintomas
- O e-mail aparece por poucos segundos em Itens Enviados e logo some, reaparecendo em Itens Excluídos.
- Algumas mensagens permanecem, outras somem — frequentemente as que têm anexos, palavras‑chave ou destinatários específicos.
- No OWA, o problema pode não ocorrer, ou ocorrer apenas no desktop (ou vice‑versa), sugerindo origem no cliente ou no servidor.
- Em caixas de correio compartilhadas, o efeito pode aparecer apenas ao enviar “Em nome de” ou “Enviar como”.
Causas prováveis
- Regra após envio (Outlook/OWA) movendo itens enviados para Itens Excluídos por condição (palavra, destinatário, anexo, categoria, importância, etc.).
- Opção “Salvar cópias dos itens enviados” desmarcada ou cache inconsistente do Outlook.
- Armazenamento quase cheio ou política server‑side tratando automaticamente pastas padrão.
- Complementos/antivírus interferindo no momento em que a cópia seria gravada.
- Perfil/arquivo OST corrompido (modo cache) ou entrega configurada para PST local com comportamento inesperado.
- Políticas corporativas (retenção/arquivamento) que movem ou excluem itens enviados — especialmente se um novo rótulo/política começou a valer na data do problema.
Diagnóstico rápido
- Faça um envio de teste para si mesmo com assunto “Teste sem anexo” e observe a pasta Itens Enviados por 1–2 minutos.
- Repita no OWA (navegador). Se no OWA funciona, o problema tende a ser do cliente de desktop (regra local, complemento, perfil).
- Inicie o Outlook em Modo de Segurança (Windows:
Win+R→outlook.exe /safe). Se funcionar, revise complementos. - Crie uma regra temporária de rastreio “após enviar” que apenas adicione uma categoria. Se a categoria aparece, regras estão disparando.
- Verifique uso de armazenamento no OWA e limpe itens muito grandes/antigos.
Soluções sugeridas (passo a passo)
| Ordem | Ação recomendada | Onde ajustar | Observação prática |
|---|---|---|---|
| 1 | Verificar regras de caixa de entrada | Outlook para desktop: Arquivo ▸ Gerenciar Regras e Alertas. Outlook Web (OWA): Configurações ▸ Mail ▸ Regras | Regras criadas em apenas um cliente às vezes não aparecem nos outros. Desative ou exclua qualquer regra que mova mensagens enviadas. |
| 2 | Checar espaço armazenado | OWA ▸ Configurações ▸ Geral ▸ Armazenamento | Caixa quase cheia pode gerar comportamentos estranhos; limpe mensagens grandes ou antigas. |
| 3 | Reconfirmar a opção “Salvar cópias dos itens enviados” | Arquivo ▸ Opções ▸ Correio ▸ Salvar cópias de mensagens na pasta Itens Enviados | Se já estiver marcada, desmarque, feche o Outlook, abra novamente e marque de novo (força a redefinição do cache). |
| 4 | Reparar o Office | Configurações do Windows ▸ Aplicativos ▸ Microsoft 365 ▸ Modificar ▸ Reparação Online | Corrige arquivos de instalação corrompidos que possam afetar pastas especiais. |
| 5 | Criar um novo perfil | Painel de Controle ▸ Correio ▸ Mostrar Perfis ▸ Adicionar | Não exclua o perfil antigo; use o novo para testar se a sincronização volta ao normal. |
Como executar cada solução em detalhes
Verificar regras de caixa de entrada
No Outlook para Windows
- Acesse Arquivo ▸ Gerenciar Regras e Alertas.
- Na aba Regras de E-mail, procure por regras do tipo após enviar a mensagem, com palavras específicas no assunto, com anexos, de/para pessoas, etc.
- Desmarque para desativar ou selecione e clique em Excluir. Em caso de dúvida, exporte antes (Opções ▸ Exportar Regras), desative todas e teste.
- Verifique também regras aplicadas a caixas compartilhadas (se você envia como outra caixa). O comportamento pode vir da caixa de destino.
No Outlook Web (OWA)
- Entre nas Configurações (ícone de engrenagem) ▸ Mail ▸ Regras.
- Revise regras “após enviar” e desative qualquer uma que mova ou exclua mensagens.
- Se aparecer a mesma regra no OWA e no desktop, desative nos dois lugares para garantir.
Dica: às vezes uma regra antiga e esquecida foi criada para limpar o Itens Enviados com anexos. Procure por condições como “tamanho” ou “tem anexo”.
Checar espaço armazenado
Com a caixa quase cheia, o Outlook/Exchange pode apresentar comportamento anômalo. Veja como ganhar espaço com o mínimo de impacto:
- No OWA: Configurações ▸ Geral ▸ Armazenamento exibe pastas mais pesadas e sugere limpeza.
- No Outlook Windows: classifique Itens Enviados por Tamanho e elimine anexos antigos (Arquivo ▸ Ferramentas ▸ Limpeza de Caixa ajuda a localizar itens grandes).
- Considere Arquivamento (online ou PST) para mensagens antigas que precisam ser guardadas mas não necessariamente ativas.
Reconfirmar “Salvar cópias dos itens enviados”
Outlook Windows
- Vá em Arquivo ▸ Opções ▸ Correio.
- Em Salvar mensagens, marque Salvar cópias de mensagens na pasta Itens Enviados.
- Se já estiver marcado, desmarque, feche o Outlook, reabra e marque novamente. Isso reconstrói metadados locais relacionados à pasta de enviados.
Outlook Web
- Em Configurações ▸ Mail ▸ Redigir e responder, confirme a opção de salvar mensagens enviadas.
Outlook para Mac
- No “novo Outlook”: Outlook ▸ Configurações ▸ E-mail e verifique a seção de envio/salvamento. No “Outlook clássico”: Preferências ▸ Redação → manter cópia em Enviados.
Reparar o Office
Se o problema começou após atualização, a reparação online corrige arquivos e registros de integração das pastas padrão.
- No Windows, abra Configurações ▸ Aplicativos, localize Microsoft 365 – Apps para Empresas, clique em Modificar e escolha Reparação Online.
- Concluída a reparação, reinicie o PC e teste novamente.
Criar um novo perfil
Perfis danificados “esquecem” como mapear pastas especiais (Enviados/Excluídos) ou apresentam regras invisíveis.
- Feche o Outlook.
- Abra o Painel de Controle → Correio → Mostrar Perfis → Adicionar.
- Configure a mesma conta e, temporariamente, marque Pedir para usar este perfil ao iniciar.
- Abra o Outlook com o novo perfil, faça um envio de teste e verifique se o problema cessou.
- Se tudo funcionar, migre gradualmente assinaturas, arquivos de dados e configurações do perfil antigo.
Dicas complementares
- Políticas de retenção: em contas corporativas, a TI pode aplicar rótulos ou políticas que movem ou excluem itens enviados após determinado período. Confirme se não houve mudança na mesma data em que o problema começou.
- Modo cache (OST): redefinir o arquivo OST soluciona muitas inconsistências. Feche o Outlook, localize o OST do perfil, renomeie para .old e volte a abrir o Outlook para ele reconstruir.
- Antivírus/complementos: desative temporariamente. Se em Modo de Segurança o problema some, reative um a um para identificar o causador.
Verificações específicas por plataforma
| Plataforma | O que conferir | Como testar | Correção típica |
|---|---|---|---|
| Outlook Windows | Regras “após enviar”, opção de salvar enviados, complementos | outlook.exe /safe e envio de teste | Desativar regra; reativar opção de salvar; reparar Office |
| Outlook Web | Regras de caixa, rascunhos persistentes | Envio de teste no navegador | Desativar regra no OWA; revisar rótulos/retentores |
| Outlook Mac | Preferências de Redação/Envio, plug-ins | Desativar complementos e enviar | Reativar salvamento; reconstruir perfil local |
| iOS/Android | Envio por app móvel vs desktop | Comparar resultado por dispositivo | Se só no móvel: reinstalar app; se só no desktop: revisar regras |
| POP/IMAP | Entrega em PST e mapeamento de pastas | Ver se “Enviados” local difere do servidor | Padronizar para Exchange/ Microsoft 365 quando possível |
Testes controlados para isolar a causa
- Sem complementos: execute em modo seguro. Se funcionar, reative complementos até identificar o culpado.
- Sem regras: exporte regras, desative todas e teste. Se normalizar, reative seletivamente para achar a regra problemática.
- Sem cache: temporariamente desmarque Usar Modo Cache do Exchange (Windows → Conta → Alterar → Desmarcar). Se em modo online funciona, reconstrua o OST.
- Novo perfil: se apenas o novo perfil funciona, mantenha-o como padrão.
Para administradores Microsoft 365/Exchange
Se o usuário fizer parte de um ambiente corporativo, estas verificações ajudam a confirmar causas server‑side.
Listar regras server‑side do usuário
# PowerShell
Connect-ExchangeOnline
Get-InboxRule -Mailbox usuario@dominio.com | ft Name,Enabled,Priority,From,SentTo,DeleteMessage,MoveToFolder
Procure regras Enabled que incluam DeleteMessage ou MoveToFolder apontando para Deleted Items.
Checar rótulos/políticas de retenção aplicados
# Ver políticas vinculadas
Get-RetentionPolicy -Identity "NomeDaPolitica" | fl
Ver tags relevantes para Enviados
Get-RetentionPolicyTag | where {$_.Type -eq "SentItems"} | ft Name,Type,RetentionAction,AgeLimitForRetention
Confirme se não há tag de SentItems com ação agressiva ou idade efetiva mínima.
Auditar movimentações atípicas
# Exemplo de consulta básica de auditoria unificada (ajuste datas/usuário)
Search-UnifiedAuditLog -StartDate (Get-Date).AddDays(-7) -EndDate (Get-Date) -Operations MailItemsAccessed -UserIds usuario@dominio.com
Útil para validar se a movimentação foi por regra, usuário, cliente móvel ou serviço.
Matriz de sintomas e correções
| Sintoma | Possível causa | Correção |
|---|---|---|
| Todo envio cai imediatamente em Itens Excluídos | Regra “após enviar” | Desativar/excluir regra no Outlook e no OWA |
| Apenas e-mails com anexo somem | Regra filtrando anexos/tamanho | Editar condição da regra ou removê-la |
| No OWA funciona, no desktop não | Complemento/antivírus/perfil | Modo seguro, desativar complementos, novo perfil |
| Começou após “data X” | Política ou regra criada nessa data | Revisar mudanças de TI e histórico de regras |
| Ocorre só ao enviar de dispositivo móvel | Cliente móvel ou cache do app | Reinstalar app; limpar cache; atualizar |
Boas práticas para evitar recorrência
- Mantenha o número de regras baixo e documente as ativas. Nomeie regras com propósito claro (ex.: “Mover enviados com anexo > 10MB para Pasta X”).
- Evite regras que apaguem diretamente; prefira mover para uma Pasta de Revisão para checagem manual.
- Revise complementos após atualizações do Office e do sistema operacional.
- Monitore o uso de armazenamento e adote arquivamento recorrente.
- Para caixas compartilhadas, alinhe expectativas de cópias em Itens Enviados (quem guarda a cópia — remetente, caixa compartilhada ou ambos).
Procedimentos avançados
Reconstruir o arquivo OST (modo cache)
- Feche o Outlook.
- Abra Painel de Controle ▸ Correio ▸ Arquivos de Dados e anote o caminho do OST.
- Renomeie o arquivo para .old.
- Abra o Outlook e aguarde a sincronização completa; faça um envio de teste.
Revisar complementos de forma segura
- Arquivo ▸ Opções ▸ Suplementos.
- Gerenciar COM Add-ins → Ir….
- Desmarque todos, recarregue o Outlook, e vá reativando um a cada 24 horas de uso até identificar o conflito.
Verificar se a entrega está em PST (IMAP/POP)
Se a conta não for Exchange/Microsoft 365, a cópia de enviados pode estar apenas local. Considere migrar para Exchange Online para melhor consistência entre dispositivos.
Perguntas frequentes
Por que começou “do nada” em uma data específica?
É comum que uma regra antiga seja habilitada por engano, uma nova regra tenha sido criada (por exemplo, para lidar com anexos grandes) ou que uma política corporativa tenha sido alterada na data em questão.
Posso perder e-mails devido a antivírus?
Raramente um antivírus “apaga” e-mails, mas ele pode atrasar a gravação da cópia ou interferir no momento do envio. O modo seguro do Outlook ajuda a confirmar.
Enviar de uma caixa compartilhada muda algo?
Sim. Dependendo de como a organização configurou, a cópia pode ficar na caixa do remetente, na caixa compartilhada ou em ambas. Isso é diferente de “mover para Excluídos”, mas pode confundir a localização dos itens enviados.
Por que no OWA tudo funciona e no Outlook, não?
Quando o OWA funciona, o problema costuma ser local (regra do cliente, complemento, perfil ou cache). Siga os passos 1, 3 e 5 do passo a passo.
Preciso excluir meu perfil antigo?
Não. Crie um novo para teste. Se for bem‑sucedido, mantenha o antigo inativo por alguns dias e depois remova com segurança.
Checklist final de resolução
- Regras conferidas e ajustadas (desktop e OWA).
- Armazenamento com folga saudável.
- Opção de salvar cópias em Itens Enviados reativada e testada.
- Office reparado quando necessário.
- Novo perfil validado, se aplicável.
- Complementos revisados e apenas os essenciais reativados.
Resultado esperado
Após seguir a lista — especialmente a verificação de regras e a reconfirmação do salvamento de enviados — os e-mails enviados voltam a aparecer na pasta Itens Enviados de forma consistente. Se o problema persistir, mantenha o novo perfil e acione o suporte oficial da sua organização, anexando capturas de tela das regras, informações de armazenamento e o horário de testes realizados. Isso acelera o diagnóstico e o fechamento do chamado.