Outlook: assinaturas excluídas continuam aparecendo? Como remover de vez no Windows 10/11 e Microsoft 365

Excluiu assinaturas no Outlook, mas elas continuam surgindo no menu ao compor e‑mails? Este guia prático explica por que isso acontece (assinaturas locais vs. em nuvem) e mostra, passo a passo, como removê‑las de forma permanente no Windows 10/11 e no Microsoft 365.

Índice

Visão geral e por que assinaturas excluídas voltam a aparecer

O Outlook para Windows pode armazenar assinaturas de duas formas:

Locais (no dispositivo): arquivos salvos em %appdata%\Microsoft\Signatures. Cada assinatura tem três versões (.htm, .rtf, .txt) e uma pasta de imagens correspondente (nomeDaAssinatura_files).
Roaming (na nuvem): quando a opção de “armazenar assinaturas na nuvem” está ativa, o Outlook sincroniza as assinaturas com a conta Microsoft 365, replicando a lista entre dispositivos.

As chamadas assinaturas “fantasma” costumam aparecer quando:

Você removeu a assinatura apenas na guia padrão, mas ela ainda existe na seção Assinaturas neste dispositivo.
Restos de arquivos antigos ficaram na pasta Signatures ou no cache do Outlook (RoamCache), geralmente após migrações de perfil, upgrades ou restaurações.
A sincronização em nuvem reintroduziu entradas que foram apagadas localmente.
Políticas de TI (GPO/Intune), add‑ins corporativos ou scripts de logon recriam a assinatura a cada inicialização.

Diferenças entre Outlook clássico e novo Outlook

Antes de agir, identifique qual aplicativo você usa:

Aplicativo	Onde ficam as assinaturas	Como gerenciar	Quando este guia se aplica
Outlook para Windows (clássico)	Arquivos locais em `%appdata%\Microsoft\Signatures` e, opcionalmente, sincronização na nuvem se habilitada.	Arquivo ▶ Opções ▶ Mail ▶ Assinaturas.	Totalmente aplicável (inclui limpeza de arquivos e cache).
Novo Outlook para Windows (baseado em web)	Configurações em nuvem (as mesmas do Outlook Web).	Configurações ▶ E‑mail ▶ Redigir e responder.	Aplicável apenas à seção de sincronização; os arquivos locais não se aplicam.
Outlook Web (OWA)	Somente nuvem.	Configurações ▶ E‑mail ▶ Redigir e responder.	Arquivos locais e cache do cliente não influenciam.

Solução passo a passo

Comece pela exclusão dentro do próprio Outlook e, se necessário, avance para a limpeza de arquivos e cache. A tabela abaixo resume os caminhos e quando usar cada um.

Passo	Método	Quando usar	Observações
1	Excluir “Assinaturas neste dispositivo” Arquivo ▶ Opções ▶ Mail ▶ Assinaturas ▶ no campo Conta de e‑mail altere para Assinaturas neste dispositivo / Signatures on this device ▶ selecione e Excluir.	Primeiro passo em máquinas com assinatura local (roaming desativado).	Remove entradas que não aparecem na guia padrão.
2	Apagar arquivos da pasta de assinaturas Feche o Outlook ▶ Win+R ▶ `%appdata%\Microsoft\Signatures` ▶ delete os arquivos `.htm`, `.rtf`, `.txt` e a pasta _files do nome órfão ▶ reabra o Outlook.	Quando o passo anterior não resolve ou há assinaturas herdadas de instalações/perfis antigos.	Assinaturas válidas são recriadas ao salvar no editor.
3	Limpar cache adicional Com o Outlook fechado, limpe `%localappdata%\Microsoft\Outlook\RoamCache` ou recrie o perfil se houver corrupção persistente.	Se as assinaturas ainda persistirem após limpar a pasta Signatures.	Ajuda contra corrupção de cache/perfis roaming.
4	Verificar sincronização de assinaturas Em Arquivo ▶ Opções ▶ Mail, desmarque Store my Outlook signatures in the cloud se quiser manter controle local.	Ambientes Microsoft 365 corporativos.	Evita que a nuvem traga de volta entradas excluídas.

Excluir assinaturas neste dispositivo

Essa etapa é a mais rápida e, muitas vezes, suficiente:

Abra o Outlook (clássico).
Acesse Arquivo ▶ Opções ▶ Mail ▶ Assinaturas….
Na área superior, há um seletor de Conta de e‑mail. Troque para Assinaturas neste dispositivo (ou Signatures on this device).
Selecione qualquer assinatura que não deveria existir e clique em Excluir.
Confirme e feche a janela.

Verificação: clique em Novo E‑mail e abra o menu Assinatura no corpo da mensagem; as entradas indesejadas não devem mais aparecer.

Apagar arquivos da pasta de assinaturas

Se a lista continua poluída, limpe a pasta física de assinaturas.

Feche o Outlook.
Pressione Win+R, cole %appdata%\Microsoft\Signatures e pressione Enter.
Identifique a assinatura órfã pelo nome. Para cada uma, exclua:
- nomeDaAssinatura.htm
- nomeDaAssinatura.rtf
- nomeDaAssinatura.txt
- Pasta nomeDaAssinatura_files (contém imagens e CSS)
Abra novamente o Outlook.

Observação importante: se você mantém modelos válidos, faça backup da pasta Signatures antes de deletar (copie para outra pasta), para restaurar caso necessário.

Automatização com PowerShell

Para admins ou usuários avançados, os comandos abaixo ajudam a fazer backup e remover assinaturas órfãs rapidamente.

Backup da pasta de assinaturas:

$sig = Join-Path $env:APPDATA "Microsoft\Signatures"
$bk  = Join-Path $env:USERPROFILE ("Desktop\BackupSignatures" + (Get-Date -Format "yyyyMMdd_HHmmss"))
New-Item -ItemType Directory -Path $bk -Force | Out-Null
Copy-Item -Path $sig\* -Destination $bk -Recurse -Force
Write-Host "Backup criado em: $bk"

Remover uma lista específica de assinaturas:

$sigPath = Join-Path $env:APPDATA "Microsoft\Signatures"
$nomes = @("AssinaturaAntiga","Promo2022")  # ajuste os nomes
foreach ($n in $nomes) {
  Get-ChildItem -Path $sigPath -Filter "$n.*" -ErrorAction SilentlyContinue | Remove-Item -Force
  $folder = Join-Path $sigPath ($n + "_files")
  if (Test-Path $folder) { Remove-Item $folder -Recurse -Force }
}
Write-Host "Assinaturas removidas."

Limpar tudo e começar do zero (use com cautela):

$sigPath = Join-Path $env:APPDATA "Microsoft\Signatures"
Get-ChildItem -Path $sigPath -Recurse -Force | Remove-Item -Recurse -Force
Write-Host "Pasta de assinaturas limpa."

Limpar cache adicional do Outlook

O cache pode manter referências antigas à lista de assinaturas. Para limpar:

Saia do Outlook e aguarde alguns segundos no Gerenciador de Tarefas até o processo encerrar por completo.
Navegue até %localappdata%\Microsoft\Outlook\RoamCache.
Exclua o conteúdo da pasta (apenas arquivos de cache).
Abra o Outlook e teste novamente.

Se o problema persistir, considere recriar o perfil: Painel de Controle ▶ Correio (Mail) ▶ Mostrar Perfis ▶ Adicionar ▶ Definir como padrão. Isso força a reconstrução de configurações e caches.

Verificar sincronização de assinaturas

Em ambientes Microsoft 365, a sincronização em nuvem pode repor automaticamente assinaturas apagadas localmente.

No Outlook clássico: Arquivo ▶ Opções ▶ Mail.
Localize a opção Store my Outlook signatures in the cloud.
Se quiser controle local, desmarque a opção e aplique.

Importante: no novo Outlook e no Outlook Web, as assinaturas são sempre geridas em nuvem. Altere‑as diretamente em Configurações ▶ E‑mail ▶ Redigir e responder. Limpezas de arquivos locais não terão efeito nesses aplicativos.

Soluções avançadas

Reiniciar referências de assinatura padrão no Registro do Windows

Aviso: editar o Registro exige cuidado. Crie um ponto de restauração e exporte as chaves antes de alterar.

O Outlook mantém dois valores que definem a assinatura aplicada por padrão: NewSignature (novas mensagens) e ReplySignature (respostas/encaminhamentos). Se eles apontarem para nomes que já não existem, o menu pode se comportar de forma inconsistente.

Onde ficam (exemplo Office 2016/2019/365):

HKEYCURRENTUSER\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\MailSettings

Como limpar (deixe em branco para “nenhuma”):

Abra regedit.exe.
Navegue até a chave acima (ajuste 16.0 para sua versão, se necessário).
No painel direito, edite NewSignature e ReplySignature, deixando o campo vazio.
Feche o Editor do Registro e reinicie o Outlook.

Atalho em arquivo .reg (aplica para 16.0):

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEYCURRENTUSER\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\MailSettings]
"NewSignature"=""
"ReplySignature"=""

Reparar um perfil de Outlook corrompido

Se assinaturas voltam a aparecer sem explicação, pode haver corrupção de perfil. Sinais incluem pastas que somem/reaparecem, travamentos ao abrir preferências ou duplicidade de contas. Nestes casos:

Faça backup de dados locais relevantes (arquivos PST adicionais, se houver).
No Painel de Controle ▶ Correio (Mail), crie um novo perfil limpo.
Adicione as contas, deixe sincronizar e recrie apenas as assinaturas realmente necessárias.

Como identificar se a assinatura é local ou de nuvem

Local: existe um conjunto de arquivos .htm/.rtf/.txt na pasta %appdata%\Microsoft\Signatures. A lista muda imediatamente ao renomear/deletar esses arquivos.
Nuvem: a lista permanece a mesma em dispositivos diferentes; alterar no Outlook Web reflete no cliente (e vice‑versa). A pasta Signatures pode estar vazia.

Erros comuns e como evitar

Fechar o Outlook é obrigatório antes de mexer em arquivos; caso contrário, ele mantém a lista em memória e regrava referências ao sair.
Confundir “novo Outlook” com “Outlook clássico”: o novo app usa configurações do Outlook Web; não adianta apagar arquivos locais.
Apagar tudo sem backup: salve um snapshot da pasta Signatures para recuperar modelos válidos rapidamente.
Ignorar GPO/add‑ins: se a organização empurra assinaturas, elas serão recriadas. Verifique políticas ou scripts de logon.
Esquecer as chaves padrão NewSignature/ReplySignature: limpar os arquivos, mas manter essas chaves apontando para nomes antigos, pode causar referências “fantasma”.

Perguntas frequentes

Por que vejo a assinatura na lista, mas os arquivos não existem?
Em geral, por cache do Outlook (RoamCache) ou por sincronização em nuvem. Limpar o cache e revisar a opção de assinaturas em nuvem resolve.

Limpar o arquivo NormalEmail.dotm ajuda?
Esse arquivo define estilos de edição, não armazena assinaturas. Ele não resolve assinaturas “fantasma”.

Posso mover minhas assinaturas de uma máquina para outra?
Sim: copie a pasta %appdata%\Microsoft\Signatures inteira para o mesmo local no novo dispositivo. Se usar assinaturas em nuvem, a sincronização fará isso automaticamente, sem cópia de arquivos.

Como padronizar a assinatura na empresa?
Use GPO/Intune/Add‑ins de conformidade para provisionar modelos e bloquear alterações, mas assegure que a política não recrie assinaturas antigas.

Checklist rápido antes de encerrar

Remova entradas em Assinaturas neste dispositivo.
Apague arquivos órfãos em %appdata%\Microsoft\Signatures.
Limpe %localappdata%\Microsoft\Outlook\RoamCache com o Outlook fechado.
Revise a opção Store my Outlook signatures in the cloud.
Se necessário, zere NewSignature/ReplySignature no Registro.
Em ambientes corporativos, confirme políticas de TI e add‑ins.

Resultado esperado

Após executar a exclusão dentro do Outlook e, se preciso, remover os arquivos da pasta Signatures, as assinaturas antes excluídas deixam de aparecer imediatamente no menu suspenso Assinatura ao compor novas mensagens. As etapas de cache e sincronização só serão necessárias se o ambiente estiver reintroduzindo as entradas via nuvem ou políticas.

Informações complementares

Backup: antes de apagar arquivos, copie a pasta Signatures para restaurar modelos válidos, se necessário.
Versões: caminhos valem para Outlook desktop no Windows 10/11. No Outlook Web (OWA) e no novo Outlook, as assinaturas são geridas na nuvem e não afetam o cliente local.
Política corporativa: em ambientes gerenciados por TI, políticas de grupo podem recriar assinaturas; confirme se há scripts de logon ou add‑ins que injetem assinaturas automaticamente.

Seguindo estas orientações, você elimina definitivamente assinaturas indesejadas e mantém um inventário limpo, seja com assinaturas locais controladas por você, seja com sincronização em nuvem padronizada pela sua organização.