Outlook: como corrigir o erro “A file error occurred” ao criar assinatura no Windows

Ao tentar criar ou editar uma assinatura no Outlook para Windows, alguns utilizadores veem o alerta “A file error occurred” (“ocorreu um erro de ficheiro/arquivo”). Este guia prático mostra como resolver rapidamente com a Reparação do Office e traz um conjunto de verificações para evitar que o erro volte.

Índice

O que é o erro “A file error occurred” ao criar assinatura no Outlook

Esse erro aparece quando o Outlook não consegue gravar os ficheiros da assinatura na pasta de utilizador. No Outlook clássico para Windows, cada assinatura é composta por três ficheiros (.htm, .rtf, .txt) e, se contiver imagens, por uma subpasta com os recursos da assinatura. Tudo fica, por predefinição, em %APPDATA%\Microsoft\Signatures. Se o Outlook não tiver permissão de escrita, se a pasta estiver corrompida, ou se algum componente do Office estiver danificado, o editor de assinaturas falha e mostra a mensagem.

Importante: As instruções abaixo aplicam‑se ao Outlook clássico para Windows. Se estiver a usar o Novo Outlook para Windows, as assinaturas são geridas em Definições/Configurações → Correio → Redigir e responder e sincronizam com a nuvem. Mesmo assim, as dicas de atualização e de suplementos também ajudam.

Solução imediata que resolve na maioria dos casos

Reparar a instalação do Outlook/Office costuma restaurar os componentes que gravam as assinaturas e limpa ficheiros de configuração danificados.

Feche todas as aplicações do Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, etc.).
Abra Painel de Controlo/Controle → Programas → Programas e Funcionalidades.
Selecione Microsoft 365/Office (ou Outlook, se aparecer em separado) e clique em Alterar/Change.
Execute Reparação Rápida (Quick Repair).
Se não resolver, repita escolhendo Reparação Online (Online Repair).
Abra o Outlook e crie a assinatura novamente.

Resultado observado em casos reais: após a reparação, a criação/edição de assinaturas volta a funcionar normalmente.

Por que a reparação funciona

Restaura bibliotecas do Office usadas pelo editor HTML da assinatura.
Repara associações de ficheiros e registos de componentes COM, muitas vezes afetados por atualizações mal concluídas.
Volta a criar pastas e permissões padrão que o Outlook espera encontrar.

Outras ações eficazes se o erro voltar

As etapas seguintes atacam as causas mais comuns: ficheiros de assinatura corrompidos, permissões, interferência de suplementos e software de segurança.

Recriar a pasta de assinaturas

Feche o Outlook.
Prima Win+R, digite %APPDATA%\Microsoft\Signatures e carregue em Enter.
Renomeie a pasta para Signatures_old (não elimine; mantém um backup).
Abra o Outlook e crie a assinatura; a pasta será recriada do zero.

Se a pasta estiver corrompida, este procedimento elimina a causa sem perdermos uma cópia de segurança.

Testar sem suplementos

Um suplemento (por exemplo, antivírus, corretores de texto ou add-ins de reuniões) pode interferir no editor de assinaturas.

Abra o Outlook em modo de segurança: Win+R → outlook.exe /safe → Enter.
Se o erro desaparecer, desative suplementos em Ficheiro/Arquivo → Opções → Suplementos (Add‑ins) → Ir (COM Add‑ins) e reative um a um até encontrar o causador.

Verificar permissões e antivírus

Confirme que tem leitura/escrita em %APPDATA%\Microsoft\Signatures. Teste criando um ficheiro simples com o Bloco de Notas/Notepad nessa pasta.
Se usar políticas de segurança (Windows Defender com Controlled Folder Access/Acesso a pastas controladas ou antivírus de terceiros), permita o OUTLOOK.EXE criar e alterar ficheiros nessa localização.
Verifique se a pasta Signatures não está com atributo Só de leitura/Read‑only.

Atualizar o Office

Mantê-lo atualizado evita regressões em componentes do editor. Em Ficheiro/Arquivo → Conta → Opções de Atualização → Atualizar agora, instale as últimas correções.

Criar um novo perfil do Outlook

Perfis danificados podem impedir que o Outlook leia/escreva configurações do utilizador, incluindo assinaturas.

Feche o Outlook.
Abra Painel de Controlo/Controle → Correio/Mail → Mostrar Perfis.
Clique em Adicionar, crie um novo perfil e configure a(s) conta(s).
Marque Pedir para selecionar um perfil ou defina o novo perfil como predefinido e teste.

Dica: contas Exchange/Microsoft 365 e IMAP mantêm e-mails no servidor; dados locais (pst, arquivos) devem ser salvaguardados antes de trocar o perfil.

Checklist de diagnóstico rápido

Verificação	Como fazer	Indício de problema	Solução recomendada
Abrir pasta de assinaturas	`%APPDATA%\Microsoft\Signatures`	Pasta vazia, sem permissões ou não abre	Recriar pasta; verificar permissões/antivírus
Modo de segurança do Outlook	`outlook.exe /safe`	Erro desaparece	Desativar suplemento que causa conflito
Atualizações do Office	Ficheiro/Arquivo → Conta	Atualizações pendentes	Atualizar agora e testar
Reparação do Office	Painel de Controlo → Alterar	Erro persiste após Reparação Rápida	Executar Reparação Online
Perfil do Outlook	Correio/Mail → Perfis	Configurações quebradas, erros diversos	Criar novo perfil

Onde o Outlook guarda as assinaturas no Windows

Conhecer a estrutura ajuda a identificar exatamente o que está a falhar e a fazer cópias de segurança ou migrações.

Elemento	Local/Extensão	Função
Pasta de assinaturas	`%APPDATA%\Microsoft\Signatures`	Armazena todas as assinaturas do utilizador
Assinatura HTML	`NomeDaAssinatura.htm`	Usada em mensagens HTML (padrão)
Assinatura RTF	`NomeDaAssinatura.rtf`	Usada em mensagens RTF
Assinatura texto simples	`NomeDaAssinatura.txt`	Usada em mensagens de texto simples
Recursos (imagens)	`NomeDaAssinatura_files\*`	Imagens e CSS referenciados no HTML

Causas comuns e como identificar

Ficheiros corrompidos: falhas do sistema, encerramento forçado ou limpezas agressivas removem ficheiros essenciais. Sintoma: a pasta existe, mas os ficheiros não abrem ou têm tamanho zero. Correção: recriar a pasta de assinaturas.
Permissões inadequadas: o Windows ou o antivírus bloqueia escrita. Sintoma: consegue abrir a pasta, mas não criar ficheiros. Correção: ajustar permissões/antivírus.
Suplementos em conflito: add-ins que interceptam a composição de e-mail. Sintoma: em /safe funciona. Correção: desativar ou atualizar o suplemento.
Componentes do Office danificados: DLLs ou registos COM quebrados. Sintoma: outros erros no Word/Outlook. Correção: Reparação do Office.
Políticas de TI: empresas podem restringir assinaturas. Sintoma: opção “Assinaturas…” cinzenta; alterações não persistem. Correção: confirmar com a equipa de TI.
Redirecionamento de pastas/perfil itinerante: quando AppData\Roaming está em rede/offline, a escrita pode falhar. Correção: testar com sessão local ou garantir disponibilidade da rede.
Espaço em disco/quotas: falta de espaço impede gravação. Correção: libertar espaço e tentar de novo.

Prevenção para não voltar a ver o erro

Mantenha o Office atualizado e evite interromper atualizações.
Evite que AppData\Roaming seja limpo por ferramentas de “otimização”.
Se usar antivírus, crie exceção para o OUTLOOK.EXE gravar na pasta de assinaturas.
Guarde uma cópia da pasta Signatures antes de formatações ou migrações de PC.
Limite o tamanho das imagens na assinatura (ficheiros grandes são mais propensos a bloqueios por segurança).

Procedimento completo detalhado

Se preferir seguir um roteiro de ponta a ponta, utilize a sequência abaixo:

Feche o Outlook e todas as apps do Office.
Abra a pasta de assinaturas com Win+R → %APPDATA%\Microsoft\Signatures e confirme se consegue criar um ficheiro texto. Se não conseguir, avance para permissões/antivírus.
Recrie a pasta: renomeie para Signatures_old e volte a abrir o Outlook. Teste criar a assinatura.
Teste sem suplementos: outlook.exe /safe. Se funcionar, identifique e desative o add‑in problemático.
Atualize o Office e faça a Reparação Rápida. Persistindo, execute Reparação Online.
Crie um novo perfil no Painel de Controlo → Correio/Mail e teste.

Soluções avançadas para administradores

Em ambientes geridos, estas ações ajudam a acelerar a correção para vários utilizadores.

Restabelecer permissões na pasta de assinaturas

Num Prompt de Comando com privilégios elevados, a partir de %APPDATA%\Microsoft:

icacls Signatures /reset /T
attrib -R -S -H Signatures

Isto remove atributos de sistema/ocultos e redefine ACLs da pasta de assinaturas e subpastas.

Automatizar a recriação da pasta com PowerShell

$sig = Join-Path $env:APPDATA 'Microsoft\Signatures'
if (Test-Path $sig) {
  $backup = "$sig`$(Get-Date -Format yyyyMMddHHmmss)"
  Rename-Item $sig $backup -ErrorAction SilentlyContinue
}
New-Item -ItemType Directory -Path $sig -Force | Out-Null
Write-Host "Pasta de assinaturas recriada em $sig"

Notas sobre políticas

Se a organização impõe assinaturas centralizadas, o botão Assinaturas… pode estar desativado e a criação local bloqueada por GPO.
Redirecionamentos de AppData para partilhas de rede lentas podem gerar erros intermitentes; se possível, use cache local.

Fluxo de decisão rápido

Erro apareceu ao criar assinatura? → Repare o Office.
Reparação não resolveu? → Recrie a pasta Signatures.
No modo seguro funciona? → Desative o suplemento causador.
Sem permissões na pasta? → Ajuste permissões/antivírus.
Persistência do problema? → Atualize o Office e crie novo perfil.

Perguntas frequentes

Reparar o Office apaga e-mails ou documentos?
Não. A reparação atua sobre os ficheiros do Office e respetiva configuração. Poderá ser necessário iniciar sessão novamente após Reparação Online.

Perdi as minhas assinaturas antigas. Posso recuperá‑las?
Se renomeou a pasta para Signatures_old, copie os ficheiros de volta para Signatures. Se um ficheiro específico estiver corrompido, recrie apenas aquela assinatura.

O erro ocorre só numa conta de e-mail?
Sim, é possível. Teste definindo a assinatura noutra conta no mesmo perfil. Se só falhar numa conta, remova e adicione essa conta ou teste com um novo perfil.

Uso o Novo Outlook. Onde crio a assinatura?
Vá a Definições/Configurações → Correio → Redigir e responder. As assinaturas sincronizam com a sua conta Microsoft 365. Se o erro persistir, atualize o app e desative temporariamente suplementos.

É seguro executar a Reparação Online?
Sim. É um processo oficial da Microsoft que reinstala componentes do Office. É comum solicitar ligação à Internet e pode exigir autenticação na sua conta após concluir.

Exemplo prático de resolução

Num caso típico, o utilizador tentava criar a assinatura e o Outlook mostrava “A file error occurred”. Após fechar as aplicações do Office, abrir o Painel de Controlo/Controle e executar a Reparação Rápida (seguida de Reparação Online quando necessário), o editor de assinaturas voltou a funcionar, permitindo criar e guardar a assinatura sem erros.

Resumo final

O erro “A file error occurred” ao criar assinaturas no Outlook está quase sempre ligado a ficheiros e permissões da pasta Signatures ou a componentes do Office danificados. Na prática, a ordem de eficácia é: Reparar o Office, recriar a pasta de assinaturas, testar sem suplementos, verificar permissões/antivírus, atualizar o Office e, se necessário, criar um novo perfil. Com este roteiro, a maioria dos cenários é resolvida rapidamente e de forma permanente.