Se os Quick Steps do Outlook insistem em enviar mensagens em Calibri, este guia mostra duas formas práticas e testadas de impor Arial 13 pt (ou a fonte corporativa que você precisar) em todas as mensagens disparadas por Quick Steps no Microsoft 365.
Contexto e escopo
Em muitas organizações, a aparência do e‑mail é parte da identidade visual. Apesar de ajustar a fonte padrão em Arquivo ▸ Opções ▸ Correio ▸ Papéis de Carta e Fontes, é comum ver mensagens criadas por Quick Steps saindo em Calibri. Essa divergência ocorre porque o editor de e‑mail do Outlook utiliza o mecanismo do Word e carrega um modelo específico chamado NormalEmail.dotm, além de respeitar o estilo Normal do documento de e‑mail.
Este artigo foca no Outlook em Windows (clássico) do Microsoft 365. Em variantes recentes do “Novo Outlook” ou no macOS, a disponibilidade e o comportamento de Quick Steps podem ser diferentes; se esse for o seu caso, valide as opções de edição de estilos e modelos disponíveis no seu cliente.
Entendendo por que Quick Steps ignora “Papéis de Carta e Fontes”
Quando você clica em um Quick Step que cria uma nova mensagem, o Outlook inicia um “documento de e‑mail” que:
- é renderizado pelo Word;
- carrega o modelo de e‑mail
%AppData%\Microsoft\Templates\NormalEmail.dotm; - aplica o estilo Normal como base do corpo da mensagem.
As preferências de Papéis de Carta e Fontes controlam a aparência de novas mensagens e respostas de forma geral, mas Quick Steps pode priorizar o NormalEmail.dotm ou o estilo Normal efetivo no momento da composição. Em outras palavras: se o modelo e/ou o estilo estiverem configurados com Calibri, é Calibri que você verá — mesmo que as opções de Papéis de Carta apontem para Arial.
Duas soluções confirmadas
A seguir, um resumo das duas abordagens que funcionam de forma consistente para alinhar a fonte dos e‑mails disparados por Quick Steps.
| Abordagem | Passos resumidos | Observações importantes |
|---|---|---|
| A. Editar o modelo NormalEmail.dotm | 1. Feche o Outlook. 2. Abra o Word. 3. Carregue %AppData%\Microsoft\Templates\NormalEmail.dotm.4. Defina a fonte (Página Inicial ▸ Fonte ▸ Arial 13 pt). 5. Salve e feche o Word. 6. Reabra o Outlook. | • Quick Steps herda a formatação desse modelo, não das definições de Assinaturas e Papéis de Carta. • Se houver erro ao salvar, abra o Word como Administrador ou copie o .dotm para a área de trabalho, ajuste, salve e substitua o original. |
| B. Atualizar o estilo “Normal” dentro do Outlook | 1. Crie uma nova mensagem. 2. Digite um texto com a fonte desejada (Arial 13 pt) e selecione-o. 3. Formatar Texto ▸ Estilos → clique com o botão direito em Normal → Atualizar “Normal” para corresponder à seleção. 4. Ainda em Estilos, escolha Alterar Estilos ▸ Definir como Padrão. | • Método prático que dispensa editar o .dotm.• Afeta também a fonte de novas mensagens comuns, alinhando tudo ao padrão corporativo. |
Passo a passo detalhado — Abordagem A (modelo NormalEmail.dotm)
Antes de começar
- Certifique-se de que o Outlook esteja fechado. Se preferir, finalize o processo no Gerenciador de Tarefas.
- Você precisará do Word, pois o editor de e‑mail usa o mecanismo do Word.
Localizando o modelo
O caminho padrão do modelo é:
%AppData%\Microsoft\Templates\NormalEmail.dotmVocê pode colar esse caminho na barra de endereços do Explorador de Arquivos e pressionar Enter. Se o arquivo não existir, o Word/Outlook o recriará conforme necessário. Não confunda com Normal.dotm (modelo do Word para documentos), pois eles são distintos.
Editando a fonte do corpo do e‑mail
- Abra o Word.
- Vá em Arquivo ▸ Abrir ▸ Procurar e navegue até
%AppData%\Microsoft\Templates\. - Selecione NormalEmail.dotm. Se não aparecer, altere o filtro para “Todos os Arquivos”.
- Com o modelo aberto, acesse a guia Página Inicial e, no grupo Fonte, defina:
- Família: Arial
- Tamanho: 13 (ou o valor corporativo, ex.: 12 pt/14 pt)
- Cor: conforme a diretriz de identidade (geralmente Automática).
- Opcional: clique no iniciador de caixa de diálogo de Fonte (seta no canto do grupo), ajuste espaçamento/avançado se necessário e clique em Definir como Padrão.
- Salve o arquivo (Ctrl+S) e feche o Word.
- Abra o Outlook e teste um Quick Step que cria nova mensagem.
Se não conseguir salvar o modelo
- Executar como Administrador: Feche tudo, clique com o botão direito no atalho do Word e escolha Executar como administrador. Abra o
.dotm, ajuste e salve. - Método de cópia: Copie NormalEmail.dotm para a Área de Trabalho, edite, salve e depois substitua o original em
%AppData%\Microsoft\Templates\(confirme a substituição quando solicitado). - Bloqueios de perfil: em ambientes com perfis redirecionados/virtualizados, confirme se a pasta Roaming do usuário permite gravação. Em caso de bloqueio, envolva a equipe de TI.
Vantagens e quando escolher
- Garante herança consistente para todos os Quick Steps e modelos de nova mensagem.
- Ideal quando você precisa de uniformidade total entre usuários (também é a base para distribuição em massa).
Passo a passo detalhado — Abordagem B (atualizar o estilo “Normal” no Outlook)
Por que funciona
O corpo do e‑mail usa o estilo Normal. Ao redefinir esse estilo para Arial 13 pt no próprio editor de e‑mail, você orienta o Outlook a usar essa formatação como padrão de composição — e Quick Steps passa a obedecer.
Como fazer
- Abra o Outlook e clique em Novo E‑mail.
- No corpo, digite um texto curto, selecione-o e aplique a formatação corporativa (ex.: Arial 13 pt).
- Na guia Formatar Texto, localize o painel Estilos:
- Se o painel lateral não estiver visível, pressione Ctrl+Alt+Shift+S (ou use o iniciador no grupo Estilos).
- No painel, clique com o botão direito em Normal e escolha Atualizar “Normal” para corresponder à seleção.
- No menu Alterar Estilos, escolha Definir como Padrão.
- Feche a janela de mensagem sem salvar. Crie outra mensagem via Quick Step e verifique se a formatação persiste.
Vantagens e quando escolher
- Mais rápido; não requer abrir o Word nem lidar com arquivos do sistema.
- Excelente para ajuste individual (um usuário, um computador).
Como validar o resultado
- Crie uma nova mensagem pelo botão padrão e confirme que o corpo está em Arial 13 pt.
- Dispare um Quick Step que cria nova mensagem. Digite algumas palavras e use Formatar Texto ▸ Fonte para checar família e tamanho.
- Se o Quick Step for de Responder ou Encaminhar, lembre-se: o HTML do remetente original pode impor estilos. Faça um teste com uma nova mensagem “em branco” criada por Quick Step para isolar a variável.
Erros comuns e como resolver
- Continua Calibri mesmo após os ajustes:
- Confirme se você editou NormalEmail.dotm, e não Normal.dotm.
- Verifique se o estilo Normal foi realmente atualizado (abra uma nova mensagem e inspecione o painel Estilos).
- Alguns Quick Steps podem inserir texto pré-formatado. Edite o Quick Step e limpe qualquer formatação “colada”.
- Assinatura “volta” para Calibri:
- Abra Arquivo ▸ Opções ▸ Correio ▸ Assinaturas e edite a assinatura para usar a fonte corporativa.
- Se a assinatura foi criada colando de outro app, pode carregar estilos ocultos; recrie-a manualmente no editor de assinaturas.
- Respostas/Encaminhamentos ignoram Arial:
- Em Papéis de Carta e Fontes, configure também as fontes de Responder/Encaminhar.
- Mensagens HTML vindas de terceiros podem impor estilos in‑line. Use Limpar Formatação antes de digitar sua resposta, se adequado.
- Não consigo salvar o
.dotm: verifique permissões, aplicativos que travam o arquivo e ferramentas de perfil (FSLogix, redirecionamento). Use o método de cópia ou o Word como Administrador.
Boas práticas para equipes de TI
- Coordene com GPO/Intune: se a organização aplica políticas de fonte, é possível que a fonte local seja revertida em atualizações. Valide com a equipe de TI para evitar “efeito sanfona”.
- Distribuição em massa: padronize o
NormalEmail.dotme faça sua cópia para o perfil do usuário em logon. Considere variáveis de idioma e caminhos de perfil. - Backup e reversão: sempre renomeie o arquivo existente para
NormalEmail.bakantes de substituir. Assim, o retorno é imediato. - Não dependa de modelos .oft pré-formatados: eles podem gravar formatação rígida que conflita com a identidade visual. Prefira manter o padrão no
.dotme no estilo Normal. - Separação de responsabilidades: NormalEmail.dotm (corpo), Assinaturas (bloco de assinatura) e Papéis de Carta (preferências gerais) devem contar a mesma história. Documente a diretriz para usuários.
Distribuição do NormalEmail.dotm para vários usuários
Abaixo, três exemplos de automação que têm funcionado em ambientes gerenciados. Adapte os caminhos ao seu cenário.
Script de logon (Batch)
@echo off
setlocal
set TEMPLATES=%APPDATA%\Microsoft\Templates
if not exist "%TEMPLATES%" mkdir "%TEMPLATES%"
copy /Y "\\servidor\share\Modelos\NormalEmail.dotm" "%TEMPLATES%\NormalEmail.dotm"
endlocal
PowerShell (perfil do usuário)
$Templates = Join-Path $env:APPDATA "Microsoft\Templates"
New-Item -ItemType Directory -Force -Path $Templates | Out-Null
Copy-Item "\\servidor\share\Modelos\NormalEmail.dotm" -Destination (Join-Path $Templates "NormalEmail.dotm") -Force
PowerShell (Intune / Script de correção)
$Source = "C:\ProgramData\Empresa\Modelos\NormalEmail.dotm"
$Dest = Join-Path $env:APPDATA "Microsoft\Templates\NormalEmail.dotm"
if (Test-Path $Source) {
New-Item -ItemType Directory -Force -Path (Split-Path $Dest) | Out-Null
Copy-Item $Source -Destination $Dest -Force
Write-Output "Modelo aplicado ao perfil."
} else {
Write-Error "Arquivo-fonte não encontrado."
}
Dica: se vários idiomas/locais exigirem fontes distintas, armazene variantes do arquivo (NormalEmailpt-BR.dotm, NormalEmailpt-PT.dotm, etc.) e selecione dinamicamente pelo locale do usuário.
Checklist rápido para padronização
- Defina a fonte corporativa (ex.: Arial 13 pt) no
NormalEmail.dotmou no estilo Normal do Outlook. - Garanta que as Assinaturas usem a mesma fonte/tamanho.
- Configure Responder/Encaminhar em Papéis de Carta e Fontes com a mesma família.
- Recrie Quick Steps que injetam texto pré-formatado ou limpe a formatação dentro deles.
- Valide com dois cenários: Nova Mensagem e Quick Step que cria e‑mail.
- Monitore se GPO/Intune sobrescrevem o comportamento; se sim, alinhe a política.
Diferenças entre HTML, RTF e Texto Sem Formatação
- HTML: padrão atual; respeita estilos, fontes e cores. É o foco deste guia.
- RTF: pode converter estilos de forma imprevisível ao chegar ao destinatário; evite para comunicação externa.
- Texto sem Formatação: ignora fontes e estilos; útil para integração com sistemas legados, mas não para identidade visual.
Se sua organização alterna o formato de mensagem por política, confirme que HTML está habilitado para preservar a fonte corporativa.
Casos especiais: respostas, encaminhamentos e conteúdo colado
- Respostas/Encaminhamentos: o conteúdo original pode vir com CSS in‑line que não será substituído automaticamente. Aplique Limpar Formatação antes de digitar seu texto, quando compatível com a política.
- Colar de outras aplicações: ao colar conteúdo da Web ou de documentos, prefira “Manter somente texto” (Ctrl+Alt+V → Texto sem formatação), e depois aplique o estilo Normal.
- Modelos .oft herdados: revise o HTML interno; eles podem conter
<span style="font-family: calibri;">que forçam Calibri. Sempre que possível, rebaseie noNormalEmail.dotm.
Segurança, conformidade e acessibilidade
- Acessibilidade: verifique contraste de cores e tamanho mínimo legível; 13 pt em Arial costuma ser adequado, mas valide com sua equipe de acessibilidade.
- Idiomas lusófonos: use uma família de fontes presente em todas as estações e que renda bem em PT‑BR e PT‑PT (Arial, Tahoma, Verdana são escolhas comuns).
- Conformidade: documente as configurações e salve capturas de tela para auditoria interna.
FAQ — Perguntas frequentes
Preciso fazer os dois métodos (A e B)?
Não. Um dos dois é suficiente. A abordagem A (modelo NormalEmail.dotm) dá o controle no nível do arquivo‑modelo. A B (estilo Normal) é mais direta e costuma resolver sem edição de arquivos. Escolha o que melhor se adapta ao seu fluxo e governança. Isso afeta também mensagens criadas sem Quick Steps?
Sim. Ambas as abordagens alinham a base do editor de e‑mail. O objetivo é consistência: Nova Mensagem, Responder/Encaminhar e Quick Steps passam a falar a mesma “língua visual”. Qual a diferença do NormalEmail.dotm para o Normal.dotm?
NormalEmail.dotm é o modelo específico para o editor de e‑mail do Outlook (WordMail). Normal.dotm é o modelo de documentos do Word. Alterar um não substitui o outro. O que fazer se o Quick Step inclui texto que sempre volta para Calibri?
Edite o Quick Step e remova qualquer trecho pré-formatado. Na primeira execução, cole o texto como “somente texto” e deixe a formatação por conta do estilo Normal. E se eu precisar reverter ao padrão da Microsoft?
Feche o Outlook, exclua ou renomeie NormalEmail.dotm. Ao reabrir, o Outlook/Word recria o modelo com as configurações padrão. Funciona para tamanhos como 12 pt ou 14 pt?
Sim. Escolha o tamanho que sua identidade visual exigir. O mecanismo é o mesmo; apenas ajuste na etapa de edição do estilo/modelo. Por que meu destinatário vê outra fonte?
Se o destinatário força “texto sem formatação” ou se o servidor/aplicativo intermediário altera HTML/CSS, a renderização pode mudar. Aplique fontes seguras para a Web e evite CSS complexo.
Exemplos de Quick Steps que se beneficiam da padronização
- Nova mensagem para a equipe: inicia e‑mail para uma lista, já com Cc/Cco e assunto padrão.
- Solicitar aprovação: cria e‑mail com corpo‑modelo. Sem padronização, o corpo pode sair em Calibri; com o modelo/estilo ajustado, fica em Arial 13 pt.
- Encaminhar para TI com prefixo: mantém a mesma fonte do corpo ao inserir observações.
Matriz de decisão — qual método usar?
| Cenário | Recomendação | Motivo |
|---|---|---|
| Precisa resolver agora para um usuário | B. Estilo Normal | É mais rápido e não exige direitos elevados. |
| Padronização entre dezenas/centenas de usuários | A. Modelo NormalEmail.dotm | Arquivo único distribuível por GPO/Intune/script. |
| Ambiente com políticas de TI rígidas | A (com governança) + validar B | Evita conflito com políticas; mantém estilo consistente. |
| Quick Steps com corpo pré-preenchido | Ambos + limpar formatação do texto | Garante que o HTML final use o estilo Normal corporativo. |
Resumo executivo
Problema central: Quick Steps insistindo em Calibri, apesar de “Papéis de Carta e Fontes” configurados.
Soluções confirmadas:
- A. Editar
NormalEmail.dotm(fonte base do editor). - B. Atualizar o estilo Normal dentro do Outlook e Definir como Padrão.
Dicas complementares: alinhar com GPO/Intune, distribuir o .dotm pronto para vários usuários e, se necessário, reverter apenas renomeando/excluindo o arquivo para que o Outlook recrie o padrão.
Resultado esperado: mensagens criadas por Quick Steps passam a exibir corretamente Arial 13 pt (ou sua fonte corporativa), garantindo conformidade visual em toda a comunicação.
Conclusão
Para que Quick Steps respeitem a fonte corporativa no Outlook (Microsoft 365), o segredo é ajustar o ponto de verdade do editor de e‑mail: o modelo NormalEmail.dotm e/ou o estilo Normal. Com um desses métodos implementado, você encerra a “guerra de fontes”, reduz retrabalho de comunicação, e entrega consistência visual — do e‑mail individual ao disparo em massa via automações do Outlook.