Como abrir, importar e exportar arquivos .PST no novo Outlook (Microsoft 365) em 2025

Atualizou para o novo Outlook e não encontra a opção Arquivo > Abrir & Exportar > Importar/Exportar? Este guia explica, em linguagem direta, como abrir, importar e exportar arquivos .PST em 2025 — e quando usar alternativas mais robustas como In‑Place Archive e Microsoft Purview para migrar e manter conformidade.

Índice

Adicionar .PST ao novo Outlook (Office 365)

Panorama 2025. O novo Outlook para Windows já permite anexar arquivos .PST diretamente e navegar nas mensagens; em muitos locatários a experiência é somente leitura para conteúdo do correio (e‑mails) e está sendo expandida em ondas para contatos e calendários.

Como abrir um .PST no novo Outlook

No novo Outlook, clique em ⚙️ Settings (Definições).
Acesse Files > Outlook Data Files.
Escolha Add file e selecione o seu .pst.

Importante: em diversos cenários organizacionais, a abertura de .PST no novo Outlook requer que o Outlook Clássico também esteja instalado na mesma arquitetura do Windows (x86 32‑bit ou x64 64‑bit). Se a opção não aparecer, é sinal de que o recurso ainda está em liberação no seu locatário ou faltam os pré‑requisitos.

Boas práticas ao trabalhar com .PST: abra somente para consulta, mantenha o arquivo local (não em rede) e planeje migrar o conteúdo para a sua caixa no Exchange Online assim que possível.

Recursos liberados em ondas

Fase 1 – Abrir .PST e ler/pesquisar mensagens: disponível de forma ampla.
Fases seguintes – Exportar para .PST e capacidades adicionais (por exemplo, ler conteúdo de calendários guardados em .PST): em distribuição graduada durante 2025.

Exportar para .PST no novo Outlook

O recurso de exportar dados para .PST foi disponibilizado em 2025. Observações de campo apontam desempenho inferior ao do Outlook Clássico em caixas extensas. Para operações volumosas/urgentes, prefira o Clássico ou o fluxo de exportação via Purview (eDiscovery).

Dica: é possível executar novo Outlook e Outlook Clássico lado a lado no mesmo computador. O Clássico permanece suportado pelo menos até 2029, servindo como “rede de segurança” enquanto o novo cliente amadurece.

Importar/migrar conteúdo do .PST para a sua conta Microsoft 365 (recomendações)

Opção A — Migrar com Outlook Clássico (arrastar & soltar)

Quando usar: você quer que e‑mails, pastas e itens do .PST passem a viver no servidor (Exchange Online), ficando acessíveis no novo Outlook, na Web e no telemóvel.

No Outlook Clássico: Arquivo > Abrir & Exportar > Abrir arquivo de dados do Outlook e selecione o .pst.
No Centro de administração do Exchange, habilite a Caixa de Arquivo Online (In‑Place Archive) do utilizador, se aplicável.
No Outlook Clássico, arraste e solte (ou use Mover pasta) as pastas/mensagens do .PST para a caixa principal ou para o In‑Place Archive do utilizador.

Vantagens: elimina a dependência de ficheiros locais frágeis, melhora a pesquisa/descoberta, habilita políticas de retenção e acesso consistente em todos os clientes (novo Outlook, Web e mobile).

Opção B — Importar em massa com Microsoft 365 Import Service (Purview)

Quando usar: há muitos .PST (ex.: de vários colaboradores) e você deseja importar em lote para caixas/arquivos online.

No Microsoft Purview, escolha Importar .PST via network upload (AzCopy) ou envio de disco.
Mapeie cada .PST para a caixa de correio de destino (principal ou arquivo) e inicie o trabalho de importação.

Quando preferir o Purview: migrações corporativas, consolidação de legados e eliminação de .PST espalhados por estações e partilhas. Além de escala, você ganha trilha de auditoria e controles de conformidade.

Tabela de decisão rápida

Cenário	Ferramenta recomendada	Cliente	Prós	Contras/Observações
Abrir e consultar um .PST pontual	Abrir .PST	Novo Outlook	Rápido; sem migração	Frequentemente só leitura; requer Clássico instalado em alguns ambientes
Migrar 1 usuário com poucos .PST	Arrastar & soltar	Outlook Clássico	Controle total do que mover; simples	Processo manual; depende do cliente desktop
Migrar dezenas/centenas de .PST	Import Service	Purview (portal)	Escalável; mapeamento em CSV; auditoria	Exige permissões e preparação (AzCopy, mapeamento)
Exportar para .PST rapidamente	Exportar .PST	Outlook Clássico	Mais veloz e previsível	Requer app instalado; arquivo local
Exportação defensável (auditoria, DSAR/LGPD)	eDiscovery / Content Search	Purview	Cadeia de custódia; filtros; relatórios	Curva de aprendizado; permissões

Exportação e conformidade: quando usar .PST e quando usar Purview

Se você recebeu uma solicitação formal (auditoria, litígio, DSAR/LGPD), a abordagem recomendada é usar Microsoft Purview eDiscovery/Content search para localizar itens e exportar em .PST (ou mensagens individuais), preservando cadeia de custódia e metadados. O novo Outlook possui exportação, mas para coletas defensáveis e cenários de grande volume, Purview é a via adequada.

Ex‑colaboradores: acesse e‑mails antigos sem depender de .PST

Caixas inativas (Inactive Mailboxes): aplique retenção antes da saída; ao remover o usuário, a caixa torna‑se inativa e permanece disponível para eDiscovery/exportação sem licenciamento contínuo.
Restaurar/mesclar conteúdo: é possível restaurar (mesclar) a caixa inativa dentro de outra caixa ativa quando necessário, inclusive o arquivo online.

Essa abordagem substitui o hábito de arquivar dados de ex‑funcionários em .PST locais, melhora governança e reduz risco de perda/corrupção.

Ler apenas um .PST no novo Outlook

Para cenários de consulta:

Settings > Files > Outlook Data Files > Add file.
Se a opção não aparecer, o recurso pode ainda estar sendo disponibilizado no seu locatário ou o Outlook Clássico (mesma arquitetura x86/x64) não está instalado.

Exportar .PST a partir do novo Outlook

O recurso existe em 2025 e evolui gradualmente, mas em caixas grandes pode ser consideravelmente mais lento do que no Clássico. Para demandas urgentes ou volumosas, execute a exportação no Outlook Clássico ou via Purview eDiscovery (com relatórios de exportação e controle de permissões).

Contatos e calendários quando não há .PST

Contatos: no Outlook Clássico, exporte para .CSV; no novo Outlook, em People > Manage contacts > Import contacts, importe o CSV.
Calendário: para trocas pontuais, use .ICS (importar/assinar). Para migrações maiores, mova os dados via Outlook Clássico direto para a caixa no servidor.

Se o seu .PST estiver corrompido

Use a ferramenta SCANPST.EXE (Inbox Repair Tool) para diagnosticar e reparar. Faça um backup do arquivo antes. Caminhos comuns em instalações Microsoft 365/Office 2019+ incluem:

C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST.EXE
C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST.EXE

Abra o utilitário, aponte para o .pst, clique em Start e depois Repair, repetindo até não haver erros.

Por que evitar .PST no dia a dia corporativo?

Risco de corrupção e perda: arquivos locais são frágeis, propensos a corrupção e difíceis de fazer backup confiável.
Não suportado em rede: .PST em partilhas/LAN/WAN não é suportado; pode causar bloqueios e corrupção.
Governança limitada: dificulta retenção, eDiscovery e auditoria centralizada.
Alternativa moderna: use a caixa no Exchange Online com In‑Place Archive (inclui auto‑expansão) e políticas de retenção.

Quando permanecer no Outlook Clássico (temporariamente)

Se faltam recursos críticos para o seu dia a dia (ex.: exportações pesadas, automações específicas), mantenha o Clássico instalado e execute lado a lado até que o novo Outlook alcance paridade para o seu cenário. O Clássico segue suportado pelo menos até 2029.

Checklist de migração prática

Abrir .PST no novo Outlook? Settings > Files > Outlook Data Files > Add file (pode exigir Clássico instalado na mesma arquitetura).
Migrar tudo para o Microsoft 365? Use o Outlook Clássico para arrastar/soltar para a caixa ou In‑Place Archive. Para grandes volumes, use o Purview Import Service.
Exportação para .PST com conformidade? Prefira Purview eDiscovery/Content Search; gere relatórios e mantenha trilha de auditoria.
Ex‑colaboradores? Adote Caixas Inativas e eDiscovery em vez de .PST locais.
Exportar pelo novo Outlook? Disponível, porém lento em caixas grandes; use o Clássico se o prazo for crítico.

Passo a passo detalhado: migração com Outlook Clássico

Preparar
- Verifique cotas e habilite In‑Place Archive do utilizador.
- Garanta espaço em disco e conectividade estável.
- Feche o novo Outlook enquanto migra com o Clássico (evita bloqueios).
Abrir o .PST no Clássico (Arquivo > Abrir & Exportar > Abrir arquivo de dados do Outlook).
Reparar (opcional): execute SCANPST.EXE se houver indícios de corrupção.
Mover por lotes:
- Arraste pastas inteiras para a Caixa de Correio – <usuário> ou In‑Place Archive.
- Priorize caixas/pastas menores primeiro para validar desempenho.
- Evite interromper o cliente até o fim do upload (sincronização ao Exchange Online).
Verificar: pesquisa, contagem de itens por pasta e integridade no novo Outlook e na Web.
Encerrar: feche o .PST no perfil e arquive o arquivo em cofre/backup, se necessário.

Passo a passo: importação em massa com Purview

Privilégios: garanta que o time de migração possui as funções de Import/Export/eDiscovery no Purview/Exchange Online.
Escolha o método:
- Network upload com AzCopy (rápido, sem mídia física).
- Drive shipping (útil quando a largura de banda é limitada).
Preparar mapeamento: crie o CSV indicando arquivo .PST → caixa de destino (principal ou arquivo).
Criar trabalho na página de Importação e aplicar filtros (opcional) por data, remetente etc.
Executar e monitorar o progresso; ao final, revise logs e valide amostras.

Desempenho, limites e armadilhas comuns

Export do novo Outlook: em caixas grandes, espere maior latência; para SLA apertado, use Clássico ou Purview.
.PST em rede (NAS, mapeamento de unidade): não suportado; risco de corrupção e bloqueios. Mantenha .PST somente em disco local.
Arquitetura do Office: para recursos de .PST no novo Outlook, muitos ambientes exigem o Clássico instalado com a mesma arquitetura (x86/x64).
Tamanho do .PST: arquivos antigos (ANSI) são mais limitados; considere dividir e priorizar migrações para o servidor.
Retenção e Legal Hold: ajuste políticas antes de migrar para evitar expurgos inesperados após a importação.

Perguntas frequentes (FAQ)

O novo Outlook importa .PST diretamente?
Em 2025, a abertura de .PST com leitura de e‑mails está madura; importação/escrita e leitura de calendários/contatos partiram para disponibilização progressiva. Para migrar hoje com previsibilidade, use o Outlook Clássico ou o Purview Import Service.

Posso usar .PST para arquivar usuários que saíram?
Não é recomendado. Habilite políticas de retenção e Caixas Inativas; assim você pesquisa e exporta via Purview sem depender de ficheiros locais.

Tenho um .PST corrompido. E agora?
Execute o SCANPST.EXE (Inbox Repair Tool); faça backup antes. Se a corrupção persistir, tente recuperar parcialmente e migrar o que for possível para a caixa no servidor.

Contatos e calendários do .PST aparecem no novo Outlook?
A disponibilidade está em ondas em 2025. Enquanto isso, use o Clássico para mover esses itens para a caixa do servidor ou troque calendários via .ICS. Para contatos, use .CSV (exporta no Clássico e importa no novo Outlook em People).

O Outlook Clássico será descontinuado?
Há um plano de transição por estágios, com suporte ao Clássico pelo menos até 2029. Admins terão aviso prévio antes de cortes finais.

Modelos de política e governança sugeridos

Proíbam .PST em rede via GPO/MDM e ferramentas de descoberta/limpeza de .PST.
Padronizem In‑Place Archive (auto‑expansão quando necessário) e políticas de retenção por unidade de negócio.
Centralizem migrações por meio do Purview Import Service para lotes > 10 usuários.
Estabeleçam playbook de offboarding com retenção legal + conversão para caixa inativa.
Treinem help desk para orientar leitura pontual de .PST no novo Outlook e para acionar migração quando apropriado.

Resumo (mensagem‑chave)

Para trabalhar hoje com dados de .PST no novo Outlook, abra para leitura quando disponível e migre o que for relevante para a caixa/arquivo online usando Outlook Clássico (arrastar & soltar) ou Purview Import Service. Para requisitos de conformidade (DSAR, processos), use eDiscovery. O Clássico permanece como “rede de segurança” enquanto o suporte do novo Outlook amadurece.

Apêndice — Atalhos e caminhos úteis

Novo Outlook: ⚙️ Settings > Files > Outlook Data Files > Add file
Habilitar In‑Place Archive: Exchange admin center > Recipients > Mailboxes > Manage mailbox archive
Purview Import: Portal Purview > Import > Upload (AzCopy) ou Drive shipping > Mapping CSV
eDiscovery/Export: Purview > Content search / eDiscovery (Standard) > Export results
SCANPST: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST.EXE (varia por versão/arquitetura)

Este artigo reflete o estado dos recursos em 2025 e práticas recomendadas para ambientes Microsoft 365 em países lusófonos. Ajuste conforme políticas e cronogramas do seu locatário.