Como separar Itens Enviados por alias no novo Outlook

Usar mais de um alias em uma única caixa do Outlook facilita separar vida pessoal e profissional, mas torna a pasta Itens Enviados um grande depósito onde tudo se mistura. Este guia mostra, passo a passo, como organizar esses e‑mails no novo Outlook — mesmo sem regras nativas — e apresenta soluções manuais, semiautomáticas e avançadas para manter cada alias em seu lugar.

Índice

Visão geral

Quem mantém dois aliases — por exemplo, nome@outlook.com (privado) e contato@outlook.com (público) — deseja, em geral, que as mensagens enviadas por cada endereço fiquem em pastas distintas. Até 2025, porém, o novo Outlook (Windows, macOS, web e aplicativos móveis) só disponibiliza regras para a Caixa de Entrada. Regras pós‑envio (anteriormente chamadas “Regras do lado do cliente” no Outlook Win32) ainda não existem nessa versão unificada.

Entendendo aliases e a pasta Itens Enviados

Um alias é apenas outro endereço que aponta para a mesma caixa de correio. Quando você envia uma mensagem a partir do alias “público”, o servidor salva a cópia em Itens Enviados da conta principal, pois tecnicamente o remetente é o mesmo usuário. Como não há diferenciação de From: na hierarquia de pastas, todo o histórico acaba no mesmo lugar.

Limitações atuais do novo Outlook

Regras de mensagens só operam em Entrada, Lixo Eletrônico e Rascunhos.
Não há eventos de ItemSend expostos para VBA ou JavaScript.
Suplementos do Office ainda não recebem gatilhos “após envio”.
A interface configura rapidamente categorias e filtros, mas não move itens automaticamente.

Por que isso acontece

A Microsoft reescreveu o Outlook no modelo “One Outlook”, que compartilha o mesmo núcleo com a versão web. Por questões de segurança, o modelo impõe que qualquer automação ocorra no servidor, e o Exchange Online até hoje não implementou regras baseadas em alias ou pasta de enviados. Como o novo cliente não executa mais VBA localmente, não há como interceptar o momento do envio.

Estratégias manuais para separar as mensagens

Subpastas em Itens Enviados

Crie duas pastas: Enviados – Público e Enviados – Privado. Após clicar em Enviar, arraste a mensagem para o destino correto. É o caminho mais simples — e totalmente confiável —, mas exige disciplina diária.

Categorias e exibições personalizadas

No painel de leitura, clique na faixa de opções Categorizar > Todas as Categorias e crie duas: “Público” (cor azul) e “Privado” (cor verde).
Antes de enviar, aplique a cor correspondente.
Salve duas exibições partindo da pasta Itens Enviados: Somente Público e Somente Privado. Com isso, basta alternar a exibição para “esconder” o conteúdo indesejado sem mover nada fisicamente.

Quick Steps (Outlook clássico Win32)

Se você ainda tem o Outlook de 32‑bits instalado, vale criar dois Quick Steps:

Público → Mover: aplica categoria azul e move para Enviados – Público.
Privado → Mover: aplica categoria verde e move para Enviados – Privado.

Um clique após o envio resolve o problema, mas requer o cliente antigo.

Automação avançada no Outlook clássico (VBA)

Usuários que não migraram podem inserir um módulo VBA no ThisOutlookSession:

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim SentFolder As Outlook.Folder
    Dim strAlias As String
    strAlias = LCase(Item.SenderEmailAddress)
    If InStr(strAlias, "contato@outlook.com") > 0 Then
        Set SentFolder = Session.GetDefaultFolder(olFolderSentMail).Folders("Enviados – Público")
    Else
        Set SentFolder = Session.GetDefaultFolder(olFolderSentMail).Folders("Enviados – Privado")
    End If
    Item.Move SentFolder
End Sub

Essa rotina verifica o alias usado em De: e move o objeto MailItem para a subpasta indicada. Lembre‑se de:

Assinar digitalmente o projeto para contornar macros bloqueadas por padrão.
Exportar o script para não perdê‑lo ao atualizar para o novo Outlook.

Alternativas externas

Separar contas em vez de aliases

Abra uma nova conta Outlook, configure contato@outlook.com como endereço principal e faça login simultâneo nos dois perfis. Cada conta exibirá sua própria pasta Itens Enviados. A desvantagem é gerenciar dois logins e perder o recurso Unified Inbox.

Add‑ins corporativos

Plataformas como CodeTwo, Exclaimer ou plataformas de compliance oferecem módulos de arquivamento que interceptam mensagens enviadas e as movem para pastas específicas de compliance. Porém, raramente identificam aliases de um mesmo mailbox; tratam cada conta como identidade distinta. Além disso, podem exigir licenças pagas e aprovação da equipe de TI.

Prós e contras resumidos

Estratégia	O que faz	Vantagens	Desvantagens
Movimentação manual	Arrastar para subpastas	Zero configuração; funciona em qualquer plataforma	Trabalho repetitivo; fácil esquecer
Categorias + exibições	Marca com cor e filtra	Uma pasta só; troca rápida de contexto	Itens continuam misturados; depende de disciplina
Quick Steps	Botão executa mover + categoria	Um clique; evita erros de arraste	Somente Outlook Win32; interação manual
VBA macro	Mover automático via código	Totalmente automático; grátis	Requer conhecimento técnico; não funciona no novo Outlook nem no Mac
Contas separadas	Cada alias vira conta	Itens enviados já ficam separados; sem scripts	Dois logins; contatos veem endereços diferentes
Add‑ins de terceiros	Intercepta e arquiva	Integração corporativa; relatórios de auditoria	Custo; configuração TI; nem todos entendem alias

Boas práticas para evitar confusão

Defina cores de categoria coerentes entre plataformas. No celular, as cores aparecem como etiquetas, facilitando a revisão rápida.
Use o campo “Assinatura” para indicar o alias que está sendo usado; isso ajuda a identificar rapidamente a conta correta dentro de Itens Enviados.
Agende uma revisão semanal da pasta principal, movendo ou arquivando qualquer mensagem que escapou à regra manual.
Mantenha as subpastas na mesma hierarquia de Itens Enviados, pois mover para arquivos locais (.pst) dificulta a busca global.
Atualize o Outlook clássico apenas em máquinas onde o macro seja realmente necessário; misturar clientes antigos e novos em um mesmo perfil pode gerar cópias de itens enviados duplicadas.

Perguntas frequentes

Posso criar a regra no Exchange Online PowerShell?
Não. Os cmdlets de New-InboxRule trabalham apenas em fluxos de entrada. Não existe parâmetro que interaja com Sent Items.

E se eu usar a caixa “Responder De” do Gmail conectado via IMAP?
Mesmo conceito: o Outlook salva a cópia de saída no Sent Items do Gmail. O rótulo padrão será [IMAP]/Sent Mail, e você precisará de filtros no Gmail (não no Outlook) para mover por alias.

O novo Outlook receberá macros?
A Microsoft anunciou que a plataforma Office‑JS ganhará eventos de envio “em breve”, mas sem data firme. Até eles chegarem, a única forma de automação permanece fora do cliente.

Consigo usar regras de transportes do Exchange (ETR)?
ETRs podem fazer cópia em Cc/Bcc para um arquivo morto ou caixa compartilhada, mas não movem a cópia que fica na pasta Sent Items.

Conclusão

Nenhum método atual do novo Outlook move itens enviados automaticamente de acordo com o alias. Se a separação é crítica, você tem três caminhos:

Permaneça no Outlook clássico e utilize VBA ou Quick Steps.
Crie contas independentes em vez de aliases.
Adote uma rotina manual com subpastas ou categorias, revisando a pasta principal com frequência.

Para muitos usuários, a solução prática é aceitar a limitação do novo Outlook e aplicar uma estratégia manual leve, reforçada por cores e exibições salvas. Quem precisa de automação total deve, por ora, permanecer no cliente Win32 ou investir em add‑ins corporativos. Este cenário pode mudar, mas enquanto o recurso não chega, essas são as abordagens viáveis para manter suas mensagens organizadas, auditáveis e fáceis de encontrar.