Aprenda a usar várias assinaturas no Novo Outlook para Windows. Entenda por que o menu pode desaparecer, como criar modelos, ativar roaming signatures no tenant do Microsoft 365 e quais alternativas manter até a TI concluir os ajustes.
Por que as várias assinaturas “somem” no Novo Outlook
O Novo Outlook para Windows (a versão unificada baseada na experiência do Outlook na Web) mudou a forma de guardar assinaturas. Em vez de depender de ficheiros locais, o produto passou a utilizar assinaturas na nuvem (roaming signatures), que acompanham o utilizador em todos os Outlooks modernos. Quando a organização adiou ou desativou esse recurso — por exemplo, mantendo o parâmetro PostponeRoamingSignaturesUntilLater em $true — o Novo Outlook oculta o painel de múltiplas assinaturas e remove as opções de assinatura padrão por tipo de mensagem. É exatamente por isso que muitos migraram e deixaram de ver: “+ Nova assinatura”, “Assinatura padrão para novas mensagens” e “Assinatura padrão para respostas/encaminhamentos”.
Diagnóstico rápido: descubra o que está bloqueado
- No Novo Outlook, abra Definições (⚙) → Contas → Assinaturas.
- Se aparecer o botão “+ Nova assinatura”, as roaming signatures estão operacionais no seu tenant. Crie quantas precisar.
- Se não aparecer o botão ou não houver opções distintas para “novas mensagens” vs “respostas/encaminhamentos”, a política do tenant provavelmente está a bloquear/adiar o recurso.
- Se o Novo Outlook estiver instável (falhas ao abrir o painel, botões sem resposta), faça a reparação da aplicação no Windows para corrigir ficheiros corrompidos.
Respostas rápidas: o que funciona em cada cenário
| Linha de ação | O que fazer | Quando funciona |
|---|---|---|
| Criar manualmente várias assinaturas | ⚙ Definições → Contas → Assinaturas → + Nova assinatura → dê um nome e escreva o conteúdo → Guardar. Repita para cada modelo. Ao redigir, use Inserir → Assinatura e escolha a versão desejada. | Apenas se o tenant tiver as roaming signatures ativadas (o painel de múltiplas assinaturas está disponível). |
| Reparar o Novo Outlook | Definições do Windows → Aplicações → Outlook (Novo) → Opções avançadas → Reparar. | Resolve instalações corrompidas; não altera políticas do tenant. |
| Voltar temporariamente ao Outlook Clássico | Use o comutador “Voltar ao Outlook clássico” (quando disponível) e trabalhe com as suas múltiplas assinaturas como antes. | Garante o uso de múltiplas assinaturas enquanto a equipa de TI ajusta o Novo Outlook. |
| Ativar roaming signatures no tenant | (Requer privilégios de Administrador Global no Microsoft 365). Execute: Set-ExecutionPolicy RemoteSigned Install-Module ExchangeOnlineManagement Import-Module ExchangeOnlineManagement Connect-ExchangeOnline Set-OrganizationConfig -PostponeRoamingSignaturesUntilLater $false | Torna as assinaturas armazenadas na nuvem visíveis e sincronizadas nos vários Outlooks. |
Passo a passo para utilizadores sem permissões administrativas
Criar e alternar entre várias assinaturas (quando o painel está disponível)
- Abra Definições (ícone de engrenagem) → Contas → Assinaturas.
- Clique em + Nova assinatura, escolha um nome curto (ex.: Comercial PT, Suporte BR) e cole o conteúdo da assinatura.
- Repita para cada variação (idioma, marca, departamento, campanha).
- Ao redigir um e‑mail, selecione Inserir → Assinatura → escolha a assinatura desejada.
Limitação atual: no Novo Outlook, não é possível definir assinaturas diferentes como padrão para “novas mensagens” e “respostas/encaminhamentos” (recurso presente no Outlook Clássico e no Outlook na Web). Se essa distinção for crítica para si, use uma das alternativas sugeridas abaixo.
Alternativa 1 — Usar o Outlook na Web
O Outlook Web suporta múltiplas assinaturas e permite definir padrões distintos para novas mensagens e respostas/encaminhamentos. É a forma mais simples de manter a produtividade enquanto o Novo Outlook evolui ou enquanto a TI ativa as roaming signatures no tenant.
Alternativa 2 — Voltar temporariamente ao Outlook Clássico
Se a opção estiver disponível na sua instalação, use o comutador “Voltar ao Outlook clássico”. O Outlook Clássico mantém as preferências de assinatura que já utilizava (incluindo a definição de assinaturas padrão por tipo de mensagem).
Alternativa 3 — Modelos rápidos (sem alterar políticas)
Se precisa de alternar textos com rapidez durante a redação, considere estas abordagens que funcionam mesmo sem o painel de assinaturas:
- Modelos (add‑in “My Templates”): guarde blocos de texto — como saudações e assinaturas simplificadas — e insira com dois cliques.
- Bloco único + variações: mantenha uma assinatura base e, conforme o caso, cole apenas a linha de campanha/idioma no final com um atalho pessoal.
- Copiar e colar a partir de um ficheiro: guarde um ficheiro “assinaturas.txt” com as versões mais usadas; é simples e não depende de políticas.
Passo a passo para administradores do Microsoft 365
Quando ativar roaming signatures
Ative quando os utilizadores pedirem múltiplas assinaturas no Novo Outlook ou quando houver inconsistências entre dispositivos. O recurso centraliza assinaturas na caixa de correio, garantindo uma experiência alinhada entre Outlook para Windows (novo), Outlook na Web e demais clientes modernos compatíveis.
Pré‑requisitos e notas
- Permissões: Administrador Global ou equivalente para alterar
OrganizationConfig. - Ferramentas: PowerShell com o módulo
ExchangeOnlineManagement. - Propagação: alterações organizacionais podem demorar algum tempo a refletir-se em todos os clientes e perfis.
Comandos PowerShell (ativar)
Execute a sequência abaixo numa sessão elevada de PowerShell:
Set-ExecutionPolicy RemoteSigned
Install-Module ExchangeOnlineManagement
Import-Module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline
Set-OrganizationConfig -PostponeRoamingSignaturesUntilLater $false
Verificar o estado atual
Connect-ExchangeOnline
Get-OrganizationConfig | fl PostponeRoamingSignaturesUntilLater
Reverter (se necessário)
Set-OrganizationConfig -PostponeRoamingSignaturesUntilLater $true
Boas práticas de rollout
- Piloto controlado: ative para um conjunto reduzido de utilizadores e recolha feedback.
- Comunicação: informe que as assinaturas passarão a sincronizar entre clientes e que, no Novo Outlook, o painel voltará a mostrar o botão “+ Nova assinatura”.
- Higiene: incentive a remover assinaturas duplicadas ou desatualizadas para evitar que o utilizador escolha versões antigas.
Como usar assinaturas diferentes para novas mensagens e respostas
No momento, o Novo Outlook não expõe esta configuração. Para obter esse comportamento hoje:
- Outlook na Web: defina Assinatura padrão para novas mensagens e Assinatura padrão para respostas/encaminhamentos. Aplique essas predefinições no navegador.
- Outlook Clássico: mantém o suporte legado para padrões distintos.
- Sem padrões? Crie duas assinaturas (ex.: Formal e Respostas curtas) e selecione manualmente via Inserir → Assinatura no Novo Outlook.
Boas práticas para assinaturas profissionais
Independentemente do cliente, mantenha as assinaturas leves, claras e consistentes com a identidade visual da organização. Eis recomendações que evitam problemas de entrega e formatação:
- Conteúdo essencial: Nome, função, organização, telefone/telemóvel, e‑mail, website. Acrescente links de suporte e redes apenas se realmente úteis.
- Tipografia segura: Prefira fontes padrão (Arial, Calibri, Segoe UI). Evite tamanhos excessivos.
- Imagens: Se usar logotipo, mantenha ficheiros pequenos e forneça texto alternativo. Evite grandes banners em todas as mensagens.
- Separadores simples: Use linhas horizontais ou caracteres “—” em vez de tabelas complexas que quebram em clientes antigos.
- Versionamento: Nomeie as assinaturas com o objetivo (Comercial‑PT, Suporte‑BR) para facilitar a escolha.
- Políticas: Verifique se a organização exige disclaimers legais, etiquetas de confidencialidade ou marcas de campanha.
Modelos prontos para copiar
Versão HTML mínima
<div style="font-family:Segoe UI,Arial,Helvetica,sans-serif;font-size:12.5px;line-height:1.4">
<strong>Ana Martins</strong> | Gestora de Conta<br>
ACME Tecnologia, Lda.<br>
📞 +351 21 000 0000 • ✉️ ana.martins@acme.example<br>
🌐 www.acme.example<br>
<span style="color:#6b6b6b">Esta mensagem pode conter informação confidencial.</span>
</div>
Versão texto simples
Ana Martins | Gestora de Conta
ACME Tecnologia, Lda.
📞 +351 21 000 0000 • ✉️ ana.martins@acme.example
🌐 www.acme.example
Esta mensagem pode conter informação confidencial.
Conjunto “Novas mensagens” e “Respostas curtas”
(Use no Outlook Web para padrões distintos, ou no Novo Outlook selecione manualmente em Inserir → Assinatura.)
| Nome | Conteúdo sugerido | Quando usar |
|---|---|---|
| Assinatura – Nova | Versão completa com logotipo pequeno, título, contactos e aviso legal compacto. | Novo contacto, primeiro envio para cliente, propostas. |
| Assinatura – Respostas | Versão breve: nome, função, telefone e link. | Threads longas, respostas rápidas. |
Erros comuns e como resolver
- “Não encontro o botão + Nova assinatura”: provavelmente o tenant adiou/desativou as roaming signatures. Peça à TI a alteração de política ou use Outlook Web/Clássico.
- “As assinaturas aparecem duplicadas”: depois de ativar a nuvem, limpe versões antigas, deixando apenas as que vai utilizar.
- “A imagem sai como anexo”: reduza dimensões/tamanho do ficheiro e evite formatos exóticos. Prefira PNG/JPEG simples.
- “O botão de assinaturas não abre”: repare o aplicativo em Definições do Windows → Aplicações → Outlook (Novo) → Opções avançadas → Reparar.
- “Quero forçar via registo (Registry)”: o Novo Outlook não usa o mesmo mecanismo local do Outlook Clássico. A chave de registo não reativa o painel. Ajuste no tenant.
Perguntas frequentes (FAQ)
O Novo Outlook já permite assinatura padrão diferente para novas mensagens e respostas?
Ainda não. Essa granularidade existe no Outlook Web e no Outlook Clássico. No Novo Outlook, crie variações e insira manualmente ou trabalhe no Outlook Web até a atualização chegar.
O Outlook Web funciona mesmo se a minha organização tiver adiado as roaming signatures?
Sim. O Outlook Web tem gestão própria de assinaturas e continua a oferecer múltiplas assinaturas e padrões por tipo de mensagem, independentemente da política de roaming do Novo Outlook.
Sou administrador. Ativei o recurso, mas alguns colaboradores ainda não veem o painel completo. O que fazer?
Peça que reiniciem o Outlook, confirmem a conta em uso e aguardem a sincronização. Em casos raros, a reparação do aplicativo ajuda a limpar estados antigos.
Posso impor um rodapé corporativo em todas as mensagens?
Sim, via regras de transporte no Exchange Online ou soluções de assinatura centralizada. Contudo, mesmo com rodapés automáticos, convém manter assinaturas pessoais concisas.
Checklist de resolução (passo a passo)
- Abrir Definições → Assinaturas: existe o botão + Nova assinatura?
- Sim: crie as versões necessárias e use Inserir → Assinatura ao compor e‑mails.
- Não: confirme com a equipa de TI se as roaming signatures estão adiadas. Solicite a ativação no tenant.
- Enquanto isso: trabalhe no Outlook Web (suporte total) ou no Outlook Clássico.
- Se o painel falhar: repare o aplicativo no Windows.
Notas de governação e conformidade
- Mantenha uma biblioteca controlada de assinaturas aprovadas (texto e HTML) para garantir consistência de marca e conformidade legal.
- Se usar rodapés obrigatórios (disclaimer), padronize o texto por região (PT/BR/MZ/AO) e valide com o departamento jurídico.
- Evite coleções extensas de imagens em assinaturas para reduzir falsos positivos de SPAM e minimizar peso de mensagens.
Resumo prático para utilizadores lusófonos
- Teste rápido: ⚙ Definições → Contas → Assinaturas. Se vir “+ Nova assinatura”, crie quantas precisar.
- Não aparece? É quase certo que o administrador bloqueou ou adiou as roaming signatures.
- Solução definitiva: um administrador deve executar o cmdlet PowerShell acima.
- Enquanto isso: use o Outlook Clássico ou a versão Web para manter múltiplas assinaturas em produção.
Guia de implementação para equipas de TI (resumo executivo)
| Etapa | Objetivo | Resultado esperado |
|---|---|---|
| Piloto | Validar impacto e UX | Utilizadores piloto com painel de assinaturas habilitado e feedback recolhido |
| Ativação | Definir PostponeRoamingSignaturesUntilLater para $false | Assinaturas na nuvem habilitadas para o tenant |
| Higienização | Remover modelos obsoletos | Lista enxuta e padronizada de assinaturas |
| Comunicação | Treinar utilizadores | Instruções claras sobre criação e seleção de assinaturas |
Conclusão
O suporte a múltiplas assinaturas no Novo Outlook depende diretamente da ativação das roaming signatures no tenant. Enquanto a política não for ajustada, o produto oculta o painel avançado de assinaturas e não permite padrões distintos para novas mensagens e respostas. Para o utilizador final, as saídas imediatas são: utilizar o Outlook na Web (controle total de assinaturas) ou voltar temporariamente ao Outlook Clássico. Para a equipa de TI, a solução estrutural é simples e segura: ativar o recurso via PowerShell, normalizar os modelos e comunicar as novas rotinas. Assim, a organização ganha consistência visual, menos suporte reativo e uma experiência alinhada entre clientes.