Precisa adicionar um quinto colaborador que só usará o Microsoft Teams no smartphone — chat, notificações e leitura de arquivos — sem inflar o orçamento? Veja opções gratuitas e de baixo custo, com passo a passo, segurança e critérios claros de escolha.
Cenário e objetivo
O desafio é simples e comum: a empresa já possui quatro licenças do Microsoft 365 e precisa incluir um quinto colaborador que usará apenas o Microsoft Teams no smartphone — para chat, notificações, reuniões ocasionais e leitura de ficheiros armazenados no SharePoint/OneDrive — sem aumentar significativamente o custo nem abrir mão da governança.
Abaixo, apresentamos duas estratégias principais, uma gratuita e outra de baixo custo, além de uma opção intermédia paga. Em seguida, você encontra um guia prático de implementação e segurança, checklists e respostas para dúvidas frequentes.
Comparativo das opções
Esta tabela resume a forma de funcionamento, vantagens e pontos de atenção de cada alternativa.
| Opção | Como funciona | Principais vantagens | Limitações / Pontos de atenção |
|---|---|---|---|
| A. Teams (versão Gratuita) | O colaborador cria uma conta gratuita do Teams usando e‑mail pessoal e é convidado para os canais da empresa. | • Custo zero • Chat, reuniões, chamadas e visualização de ficheiros do SharePoint/OneDrive partilhados nos canais | • 1 GB de armazenamento por equipa • Conta fora do locatário (tenant) corporativo, dificultando governança e compliance |
| B. Licença Microsoft 365 F1 (ou F1 Trial/Teams Exploratory) | O administrador cria um novo utilizador no Centro de Administração do Microsoft 365 e atribui a licença. O colaborador entra com credenciais corporativas via app móvel. | • Teams completo (chat, reuniões, live events) • Word, Excel, PowerPoint Online (visualizar e editar) • 5 GB de OneDrive | • Plano F1 é de baixo custo (≈ US$ 2) e não costuma ser perpétuo gratuito; a Microsoft oferece testes de 30–365 dias (“Teams Exploratory”). • Necessita gestão de identidade no Azure AD (Entra ID) |
Opção intermédia paga, mas barata
Se o teste “Teams Exploratory” expirar e a F1 não for suficiente, Microsoft Teams Essentials (≈ US$ 4) oferece reuniões mais longas e mantém o utilizador no seu locatário, porém sem apps do Office.
Decisão rápida
- Prioridade absoluta a custo zero e colaboração pontual, sem dados sensíveis: opte por Teams Gratuito e aceite os limites de governança.
- Governança, auditoria e identidade corporativa são indispensáveis: atribua Microsoft 365 F1 (ou use Teams Exploratory durante o período gratuito).
- Precisa de reuniões mais longas sem Office e quer manter o utilizador dentro do seu ambiente: avalie Teams Essentials.
Recomendações práticas
Avaliar governança versus custo
- Se a empresa exige que todos os dados permaneçam no locatário corporativo, a licença F1 (ou o “Teams Exploratory”, quando disponível) é a via mais controlada.
- Se a colaboração é pontual e o conteúdo não é sensível, a versão gratuita pode bastar, aceitando o risco de contas externas.
Provisionamento e segurança essenciais
- Mesmo em smartphones, habilite MFA para o novo utilizador.
- Considere políticas de Acesso Condicional para bloquear download em dispositivos não geridos, quando necessário.
- Para utilizadores F1, aplique políticas de proteção de apps móveis (Intune/MAM sem inscrição) para impedir cópia/colagem e gravação em armazenamento pessoal.
Comunicar claramente a experiência do utilizador
- Na versão gratuita, o colaborador usará e‑mail pessoal e pode confundir-se com “contas duplas” (pessoal x corporativa).
- Com F1 ou Essentials, haverá login único corporativo (
nome@empresa.com) e acesso ao SharePoint/OneDrive diretamente na app.
Passo a passo para Teams Gratuito com convidado
Quando escolher
Escolha esta via quando o custo zero é prioritário e a participação do colaborador será pontual, com pouco risco de exposição de informação confidencial.
Pré‑requisitos
- Confirmação interna de que contas externas podem aceder a equipas/canais específicos.
- Um Team específico para colaboração externa (evita expor equipas internas por engano).
Configurar o locatário para convidados
- No Centro de Administração do Teams, certifique-se de que o acesso de convidados está ativado.
- Revise as políticas de mensagens para convidados (envio de ficheiros, GIFs, menções, eliminação de mensagens).
- No SharePoint Admin, defina o nível de partilha externa adequado para os sites/teams que receberão convidados.
Convidar o colaborador
- Peça ao colaborador que crie uma conta gratuita do Teams com o e‑mail pessoal (se ainda não tiver).
- No Microsoft Entra ID (antigo Azure AD), adicione o convidado (B2B) pelo e‑mail pessoal.
- No Teams, adicione o convidado à equipa/canal pretendido.
Partilha de ficheiros de forma segura
- Armazene ficheiros apenas nas bibliotecas do site associado ao Team. Evite partilha ad‑hoc no OneDrive pessoal de funcionários.
- Use pastas com nomes claros como “Externo – Projeto X” e permissões restritas.
Experiência no smartphone
- O colaborador instala a app Microsoft Teams no iOS/Android.
- Entra com o e‑mail pessoal e aceita o convite da sua organização.
- Se a app solicitar alternância de organização, escolha a sua empresa no topo do cliente móvel.
Checklist de validação
- Consegue enviar e receber mensagens no canal do projeto.
- Recebe notificações no smartphone para menções e @equipa.
- Consegue abrir e ler ficheiros partilhados no canal.
- Não vê equipas internas que não lhe dizem respeito.
Riscos e mitigação
- Shadow IT e data sprawl: limite o acesso do convidado a um único Team e habilite expiração automática de acessos quando aplicável.
- Dados fora do locatário: publique apenas o estritamente necessário para a colaboração.
Passo a passo para licença Microsoft 365 F1 ou Teams Exploratory
Quando escolher
Adote esta opção quando a empresa precisa de identidade corporativa, auditoria e governança completa — e quando o colaborador precisa de uma experiência integrada no Teams, com apps online do Office.
Provisionamento no Centro de Administração
- Aceda ao Centro de Administração do Microsoft 365 e crie um novo utilizador com e‑mail corporativo.
- Atribua a licença Microsoft 365 F1 (ou ative o Teams Exploratory, quando aplicável).
- Inclua o utilizador nos grupos/teams de projeto necessários.
Endurecimento de segurança
- Ative MFA com métodos modernos (app autenticadora, notificação push).
- Crie uma política de Acesso Condicional para “Bloquear download em dispositivos não geridos” nas apps SharePoint/OneDrive/Teams, quando apropriado.
- Aplique políticas de proteção de apps móveis (Intune/MAM sem necessidade de inscrever o dispositivo) para Teams, Word, Excel e PowerPoint: impedir gravação em armazenamento pessoal, cópia/colagem e impressão.
- Configure políticas de DLP para evitar partilha acidental de dados sensíveis em chat do Teams.
Limitar a experiência apenas ao Teams
- Defina políticas de Teams que desativem apps desnecessárias para aquele perfil.
- Controle a criação de novas equipas por utilizadores F1, restringindo a criação de grupos a administradores ou a um grupo específico.
Onboarding do colaborador no smartphone
- Instale a app Microsoft Teams e entre com nome@empresa.com.
- Conclua a MFA e aceite as políticas de proteção da organização.
- Confirme acesso a teams e canais relevantes e leitura de ficheiros no app.
Checklist de validação
- Chat e menções a funcionar, com notificações móveis.
- Leitura de ficheiros no Teams sem erros e sem transferir para armazenamento pessoal.
- Reuniões a funcionar, com acesso a calendário se aplicável.
Opção intermédia com Microsoft Teams Essentials
Quando faz sentido
Se o período de trial terminou ou se precisa de reuniões mais longas sem as apps do Office, o Teams Essentials oferece uma via paga, porém ainda econômica, mantendo o utilizador dentro do seu locatário.
Provisionamento sugerido
- Adquira a licença Teams Essentials e atribua ao novo utilizador.
- Inclua-o nas equipas/canais e aplique as mesmas políticas de segurança descritas para F1 (MFA, Acesso Condicional e proteção de apps).
Limitações a considerar
- Sem apps do Office inclusas.
- Foque no uso do Teams como porta de entrada para chat, reuniões e ficheiros partilhados, com governação no seu ambiente.
Guia de governança e segurança
Princípios mínimos
- Menor privilégio: conceda acesso apenas ao que o colaborador realmente precisa.
- Segmentação: separe equipas internas de equipas com externos; use designações claras no nome.
- Tempo determinado: revise acessos periódicos e remova quando não forem mais necessários.
Controlo de dispositivos
- MAM sem inscrição para proteger dados nas apps móveis (F1/Essentials).
- Bloquear download em dispositivos não geridos via políticas de acesso.
Classificação e DLP
- Use rótulos de confidencialidade para documentos sensíveis.
- Habilite DLP para alertar e bloquear partilhas indevidas no Teams.
Auditoria e relatórios
- Ative registos de auditoria para rastrear acessos e partilhas.
- Revise relatórios de atividade do Teams para identificar uso fora do esperado.
Modelos de configuração sugeridos
Perfil “Convidado grátis”
| Área | Configuração |
|---|---|
| Teams | Convidado apenas num Team específico; políticas de mensagens restritivas; partilha de ficheiros só no canal do projeto. |
| SharePoint | Site com partilha externa habilitada apenas para aquele Team; pastas “Externo – Projeto X”. |
| Revisão | Expiração de acesso e revisão mensal de permissões. |
Perfil “F1/Essentials”
| Área | Configuração |
|---|---|
| Identidade | Conta corporativa com MFA obrigatório. |
| Dispositivo | MAM sem inscrição; bloqueio de download em dispositivos não geridos. |
| Apps | Teams habilitado; apps supérfluas desativadas por política. |
| Dados | DLP ativa no Teams; rótulos para conteúdo confidencial. |
Custos e orçamentação
Para decisões rápidas, considere os três cenários:
- Custo zero: Convidado no Teams Gratuito. Ótimo para interação pontual, maior disciplina de partilha requerida.
- Baixo custo: Microsoft 365 F1 (≈ US$ 2). Experiência e governança corporativas.
- Intermédio: Teams Essentials (≈ US$ 4). Reuniões mais longas, identidade no seu locatário, sem Office.
Inclua no orçamento o tempo do administrador para provisionamento, políticas e suporte inicial ao utilizador móvel.
Perguntas frequentes
É possível limitar o acesso apenas ao Teams, sem e‑mail corporativo?
Sim. No perfil F1/Essentials, foque no Teams e desative apps desnecessárias por política. Em muitos cenários F1, o correio não faz parte do escopo de uso do colaborador. O convidado consegue ler documentos no smartphone?
Sim. Quando a partilha é feita no canal, os ficheiros abrem na app do Teams ou no visualizador móvel do SharePoint/OneDrive. Para edição, prefira licenças corporativas (F1) e políticas de proteção de apps. Posso impedir que o utilizador descarregue ficheiros para o armazenamento pessoal do telemóvel?
Sim, com políticas de Acesso Condicional e proteção de apps móveis (F1/Essentials). No cenário de convidado gratuito, esse controlo é mais limitado. Como evitar confusão com “contas duplas” no smartphone?
Comunique claramente: no modelo gratuito ele usa e‑mail pessoal e alterna para a sua organização no Teams; com F1/Essentials, usa nome@empresa.com com login único. É fácil migrar de convidado gratuito para F1/Essentials?
Sim. Crie a conta corporativa, atribua a licença, transfira o utilizador para os mesmos teams/canais e, se necessário, remova o acesso do convidado antigo.
Erros comuns e como evitar
- Compartilhar fora do Team certo: use um Team dedicado a externos; evite partilha por link aberto.
- Não aplicar MFA: mesmo em uso móvel, MFA é obrigatório para mitigar roubo de credenciais.
- Permitir apps em excesso: reduza a superfície desativando apps/power‑ups que não agregam ao trabalho do colaborador.
- Esquecer revisão de acessos: defina uma cadência (mensal ou por projeto) para verificar membros e permissões.
Encerramento de acesso com segurança
Se era convidado gratuito
- Remova o convidado do Team.
- Revogue o acesso B2B no diretório.
- Revise e, se necessário, mova ficheiros do projeto para uma área interna.
Se tinha F1/Essentials
- Bloqueie o início de sessão do utilizador e retire a licença.
- Se usava MAM, aplique selective wipe para remover dados corporativos das apps.
- Transfira propriedade de ficheiros/Teams conforme a política de offboarding.
Indicadores de sucesso
- Tempo de onboarding até o primeiro login móvel concluído com MFA.
- Percentagem de mensagens respondidas e participação em reuniões do colaborador.
- Eventos de DLP ou tentativas de download bloqueadas (F1/Essentials).
- Ausência de partilhas indevidas fora dos canais autorizados.
Conclusão
Se o objetivo é custo zero absoluto, utilize a versão gratuita do Teams e aceite as limitações de governança e o uso de conta pessoal pelo colaborador.
Se a prioridade é manter tudo dentro do ambiente Microsoft 365 com identidade, políticas e auditoria, atribua uma licença F1 (ou recorra ao Teams Exploratory durante o período gratuito). Caso necessite de reuniões mais longas sem apps do Office, considere Teams Essentials como meio-termo económico.