Microsoft Teams: como anunciar gravação de terceiros (Fireflies) em tempo real

Se sua organização usa o Fireflies.ai apenas para transcrever e o aviso nativo do Teams não aparece, veja como alertar todos, em tempo real, quando a reunião começar e quando alguém entrar ou retornar — sem habilitar a gravação do Microsoft Teams.

Índice

Contexto e objetivo

O Microsoft Teams exibe avisos sonoros e visuais somente quando a gravação nativa do próprio Teams é iniciada. Quando a empresa opta por usar um transcritor de terceiros — como o Fireflies.ai — sem acionar a gravação do Teams, esse banner não aparece. O resultado prático é que os participantes só percebem a presença do transcritor por um e‑mail enviado após a reunião ou por alguma mensagem manual, o que é insuficiente para políticas de consentimento explícito e de transparência exigidas por LGPD e normas internas.

Este guia mostra soluções concretas para anunciar, de forma automática e em tempo real, que um serviço de terceiros está transcrevendo a reunião — e como reiterar o aviso quando alguém entrar ou voltar à chamada.

Por que o aviso nativo do Teams não dispara com transcritores externos

O banner/áudio do Teams é um evento interno, atrelado à funcionalidade de gravação do próprio Teams. Ele não é exposto como API nem pode ser reproduzido por apps de terceiros.
Transcritores externos (ex.: Fireflies.ai) não acionam a gravação nativa e, portanto, não deflagram o aviso padrão.
Consequência: para garantir comunicação clara de consentimento, é preciso injetar avisos via chat da reunião, cartões adaptativos ou notificações dentro do aplicativo do Teams.

O que é realista fazer (e o que não é)

Possível agora: mensagens automáticas no chat da reunião, cartões adaptativos com confirmação de leitura, avisos repetidos quando alguém entra/retorna, pinos de mensagem e sumários fixos no topo.
Não viável replicar: o mesmo banner vermelho de gravação do Teams e o beep sonoro nativo. Esses sinais são exclusivos da gravação do Teams.

Opções de implementação (visão geral)

Opção	Como funciona	Vantagens	Limitações / Observações
Zapier ou Power Automate (no‑code)	Cria-se um zap/fluxo que, ao detectar um gatilho do Fireflies (webhook, e‑mail do bot ou evento de calendário), publica mensagem automática no chat da reunião.	Sem programar um bot completo; configuração rápida; boa para MVP e validação.	Mensagem vai para o chat; não há banner/áudio dentro da chamada. Depende de um gatilho confiável do Fireflies (webhook/API ou e‑mail do serviço).
Bot personalizado no Teams	Desenvolvido com Bot Framework + API/Webhook do Fireflies. O bot monitora eventos (início de transcrição; mudanças de participantes) e publica avisos no chat ou via cartões adaptativos. Pode abrir painel lateral em app de reunião.	Notificações ricas e contextuais, inclusive reaviso quando alguém entra/retorna; extensível (consentimento, FAQ, resumo, opt-out).	Exige desenvolvimento, hospedagem e publicação no Azure AD; requer aprovação de TI e políticas de permissão.
Gravação/compliance nativa do Teams (alternativa)	Ativar a gravação do Teams para garantir aviso visual e sonoro padrão da Microsoft.	Sem desenvolvimento; atende de forma simples políticas rígidas de consentimento.	Gera arquivo de vídeo (armazenamento e retenção); não atende quem não deseja gravar mídia, apenas transcrever.

Quando usar cada opção

Precisa de algo rápido e sem código: comece com Zapier/Power Automate para avisar no início da reunião e agendar reavisos.
Precisa de reaviso em entradas/retornos e registros de consentimento por participante: implemente um bot personalizado com cartões adaptativos e controle de presença.
Requisito jurídico inflexível de alerta sonoro/visual padrão: use gravação nativa do Teams.

Guia prático: Automação com Zapier ou Power Automate

Este fluxo cobre os alertas de início da reunião e de início da transcrição. Para entradas/retornos de participantes, veja a seção do bot.

Arquitetura resumida

Gatilho: Webhook do Fireflies (ou e‑mail automático do serviço, ou início de evento de calendário).
Lógica: Compor mensagem padrão e identificar o chat da reunião (por meetingId do convite/assunto).
Ação: Postar no chat da reunião (conector do Teams), opcionalmente como Cartão Adaptativo com botão de “Li e Concordo”.

Passo a passo sugerido (Power Automate)

Disparo: “Quando uma solicitação HTTP é recebida” (para Webhook) ou “Quando uma nova mensagem chega” (Gmail/Outlook) com filtro no remetente do Fireflies.
Extrair dados: Parse do JSON ou do assunto do e‑mail (título da reunião, horário, link).
Localizar chat: Use metadados do convite (assunto + data/hora) para correlacionar com o chat thread da reunião no Teams.
Postar mensagem: Ação “Post a message in a chat or channel”. Conteúdo recomendado:
- Quem está transcrevendo (ex.: “Fireflies.ai em modo transcrição”).
- Base legal/legítimo interesse da empresa.
- Como solicitar opt-out ou edição posterior.
- Regras: não compartilhar dados sensíveis etc.
Reaviso programado: Agende nova ação em n minutos para lembrar pessoas que entrarem mais tarde (não detecta entradas, mas reduz lacunas).

Exemplo de Cartão Adaptativo (JSON)

{
  "type": "AdaptiveCard",
  "version": "1.4",
  "body": [
    { "type": "TextBlock", "size": "Large", "weight": "Bolder",
      "text": "Aviso: transcrição por terceiro ativa" },
    { "type": "TextBlock", "wrap": true,
      "text": "Esta reunião está sendo transcrita por Fireflies.ai (sem gravação nativa do Teams). Leia a política e confirme seu consentimento." }
  ],
  "actions": [
    { "type": "Action.Submit", "title": "Li e Concordo", "data": { "consent": "agree" } },
    { "type": "Action.OpenUrl", "title": "Política interna",
      "url": "about:blank" }
  ]
}

Dica: armazene as respostas (“agree/decline”) numa lista do SharePoint, Dataverse ou banco SQL para auditoria.

Boas práticas no‑code

Padronize o texto do aviso e mantenha versão (v1, v2…) para rastrear mudanças.
Use variáveis de ambiente (IDs de equipe/canais de teste e de produção).
Implemente retries para falhas temporárias do conector do Teams.
Monitore com alertas: se o gatilho não disparar por X minutos, notifique TI.

Guia prático: Bot personalizado no Teams

Se sua exigência é emitir avisos contextuais e repeti-los sempre que alguém entrar/retornar, o caminho robusto é um bot/“meeting app”.

Arquitetura de referência

Bot Framework hospedado em Azure (App Service/Functions) com registro no Azure AD.
Integração com Fireflies: webhook de “início de transcrição” e “finalização”.
Participação na reunião: o bot é adicionado à reunião (ou ao convite) para ter contexto do chat.
Eventos:
- Meeting start/end e atualizações do chat para postar avisos iniciais.
- Atualizações de participantes (quando o bot tem participação na reunião) para reagendar ou repetir avisos a ingressantes/retornantes.
Avisos: mensagens no chat e cartões adaptativos com botões de consentimento.

Fluxos essenciais

Início: ao receber webhook do Fireflies “transcrição iniciada”, o bot publica no chat:
- “Transcrição ativa por Fireflies.ai (sem gravação do Teams)”;
- base legal (legítimo interesse/consentimento, conforme política interna);
- link para política e canal de dúvidas;
- botões: “Li e Concordo”, “Tenho dúvida”.
Entrada/retorno de participante: quando detectado, o bot envia DM no chat da reunião direcionada ao usuário ou uma mensagem geral curta do tipo “Atenção, <Nome> entrou; transcrição de terceiros está ativa”.
Encerramento: ao terminar a transcrição, o bot posta resumo e orientações de acesso/retificação.

Consentimento e registro

Grave o status de consentimento por participante com timestamp, ID da reunião e versão do texto exibido.
Permita revogação: o usuário pode clicar “Revogar” e o bot registra e notifica o responsável.
Política de retenção: defina por quanto tempo manter esses registros.

Exemplo de payload de consentimento (pseudocódigo)

{
  meetingId: "<GUID>",
  userId: "<AAD-ObjectId>",
  userUPN: "pessoa@empresa.com",
  timestamp: "2025-09-17T14:07:00Z",
  action: "agree" | "decline",
  policyVersion: "v2.1",
  issuer: "TeamsRecordingNotifierBot"
}

Requisitos e governança

Registro do aplicativo no Azure AD com permissões mínimas necessárias.
Revisão de segurança: criptografia em repouso e em trânsito, rotação de segredos.
Publicação do app no catálogo corporativo do Teams e controle de quem pode instalá-lo.

Alternativa: gravação nativa do Teams

Se a prioridade é cumprir de forma direta as exigências de consentimento sem construir soluções, habilitar a gravação nativa do Teams continua sendo a opção mais simples. Você terá avisos sonoros/visuais padronizados e trilhas de auditoria integradas. Em contrapartida, terá de lidar com armazenamento de vídeo, políticas de retenção e possíveis requisitos de anonimização/descarte.

Fluxo de consentimento recomendado

Pré-reunião: inclua no convite um rodapé padrão informando que “reuniões podem ser transcritas por terceiro”.
Início: ao detectar a transcrição, dispare aviso com cartão adaptativo solicitando confirmação.
Entradas/retornos: reenvie aviso resumido ao participante recém-chegado — preferencialmente via bot.
Pós-reunião: envie sumário com link para política de dados e canal de solicitação de edição/remoção.

Textos prontos para usar

Mensagem curta (chat)

[Aviso de Transparência] Esta reunião está sendo transcrita por um serviço de terceiros (Fireflies.ai). Não há gravação nativa do Teams. Ao permanecer, você confirma ciência e concorda com a política de privacidade da empresa. Em caso de dúvida, fale com o DPO/Compliance.

Mensagem para quem acabou de entrar

Bem-vindo(a)! Informamos que a transcrição de terceiros (Fireflies.ai) está ativa. Se preferir não participar, avise o organizador. Consulte a política de privacidade corporativa.

Rodapé para convite de reunião

Observação: reuniões desta equipe podem ser transcritas por serviço de terceiros, sem gravação de vídeo, para finalidade de documentação e melhoria de processos.

Tabela comparativa detalhada

Critério	Zapier/Power Automate	Bot personalizado	Gravação nativa do Teams
Tempo de implantação	Baixo	Médio/Alto	Baixo
Custo inicial	Baixo	Médio	Nulo/Baixo
Alerta em tempo real	Sim (início); entradas/retornos via lembrete programado	Sim (início e entradas/retornos)	Sim (padrão nativo)
Registro de consentimento individual	Básico (com cartões adaptativos)	Completo (customizável)	Nativo do Teams (para gravação)
Complexidade técnica	Baixa	Alta	Baixa
Dependência de terceiros	Média (conectores)	Média (Azure/Graph/Bot)	Baixa (produto Microsoft)

Checklist de segurança e conformidade

Base legal mapeada (consentimento, legítimo interesse etc.).
Texto de aviso revisado por Jurídico/Privacidade.
Registro de consentimentos armazenado de forma segura e com retenção definida.
Governança: quem pode habilitar/desabilitar a transcrição; quem revisa logs.
Planos de contingência: o que fazer se o gatilho do webhook cair.

Erros comuns e como evitar

Confiar só em e‑mail pós-reunião: insuficiente; sempre avise dentro do chat.
Textos longos: prefira mensagens curtas com link interno para política.
Falta de reaviso para atrasados: programe lembretes ou implemente bot.
Auditoria fraca: salve consentimentos com horário e versão do texto.

Métricas para acompanhar

Taxa de confirmação (cliques em “Li e Concordo”).
Tempo até o primeiro aviso após início da transcrição.
Percentual de participantes sem reaviso (entraram após o primeiro aviso e não receberam mensagem).
Incidentes (solicitações de exclusão/retificação; reclamações).

Plano de adoção em fases

Piloto: equipe pequena; fluxo no‑code; mensagens padronizadas.
Expansão: cartões adaptativos + registro de consentimento.
Escala: bot personalizado com detecção de entradas/retornos e painel de auditoria.

FAQ rápido

Existe um aplicativo pronto que toca o aviso sonoro do Teams?
Não. O alerta nativo é exclusivo da gravação do Teams.

Consigo reavisar automaticamente quem entra depois?
Sim, com um bot personalizado (ideal) ou com lembretes programados via no‑code (parcial).

Preciso gravar vídeo para cumprir consentimento?
Não necessariamente. Você pode apenas transcrever, desde que comunique de forma clara e registre o consentimento conforme a política da empresa.

Posso impedir que o Fireflies acesse partes da reunião?
Isso depende da sua política e da configuração do serviço. Uma abordagem é pausar a transcrição quando dados sensíveis forem tratados e registrar a pausa no chat.

Resumo executivo

Não há hoje um app “pronto” que reproduza o banner/áudio nativo do Teams para transcrições de terceiros.
Para avisos dentro da reunião, escolha entre:
- Automação no‑code (Zapier/Power Automate) que posta no chat quando a transcrição começa; e
- Bot personalizado que integra Fireflies + Teams, reavisando entradas/retornos e registrando consentimentos.
Se a organização exige o aviso padrão e sonoro, a via mais simples é ativar a gravação nativa do Teams.

Modelos de governança (prontos para copiar)

Política curta de uso

Transcrição por Terceiros – Diretrizes
1) Escopo: reuniões de <área> podem ser transcritas por Fireflies.ai.
2) Finalidade: documentação e melhoria de processos.
3) Transparência: aviso em chat no início e para quem entrar/retornar.
4) Dados sensíveis: pausar transcrição; registrar pausa e motivo.
5) Direitos do titular: canal de contato e prazos de atendimento.
6) Retenção: registros de consentimento por <N> meses.

Matriz RACI

Atividade	Responsável (R)	Aprovador (A)	Consultado (C)	Informado (I)
Texto de aviso	Compliance	Jurídico	TI, RH	Usuários finais
Implantação do fluxo	TI	Gestor de TI	Compliance	Organizadores
Auditoria e relatórios	Compliance	DPO	TI	Diretoria

Conclusão

Se o objetivo é anunciar a transcrição de terceiros em tempo real sem ativar a gravação do Teams, você tem dois caminhos eficazes: começar com um fluxo no‑code (rápido e de baixo esforço) e, quando precisar de avisos contextuais por participante, migrar para um bot personalizado. Para requisitos de consentimento estritos — incluindo o aviso sonoro e visual padrão — a alternativa direta é usar a gravação nativa do Teams. Com as práticas e modelos acima, você implementa transparência, reduz riscos e mantém a experiência de reunião simples para todos.