Está a ver a mensagem “You don’t have permission to view the recap” no Microsoft Teams? Este guia mostra, passo a passo, como diagnosticar e corrigir o problema com foco em permissões no OneDrive/SharePoint, sem depender de licenças como o Teams Premium.
Visão geral do problema
Cenário típico: o Usuário A tem licença Teams Premium, tenta abrir o Meeting Recap de uma reunião organizada pelo Usuário B e recebe o erro “You don’t have permission to view the recap”.
- Dúvida 1: O erro acontece porque o Usuário A não é o organizador?
- Dúvida 2: Se o organizador (Usuário B) mudou de departamento e já não tem Teams Premium, ele ainda consegue acessar e compartilhar o recap?
Resposta curta: o bloqueio não está na licença, e sim nas permissões dos arquivos (gravação, transcrição, notas) que ficam no OneDrive/SharePoint. O Recap é apenas uma página do Teams que referencia esses arquivos. Se o Usuário A não tiver acesso a eles, o erro aparece — mesmo que ele tenha Teams Premium.
Como o Meeting Recap funciona (o que há por trás da tela do Teams)
O Meeting Recap centraliza conteúdos da reunião:
- Gravação (normalmente um ficheiro
.mp4); - Transcrição (ficheiro associado gerado pelo Teams);
- Anotações e destaques (em tenants com Teams Premium, podem incluir capítulos, marcadores, tarefas extraídas por IA, etc.).
Esses itens não “moram” no Teams; eles são guardados em OneDrive for Business (reuniões padrão) ou SharePoint (reuniões de canal). A tela de Recap só consegue mostrar o que o utilizador tem permissão de abrir na origem:
- Reuniões padrão (não são de canal): os ficheiros ficam no OneDrive associado ao organizador da reunião (em muitos cenários atuais). Em alguns ambientes, a propriedade pode ser do iniciador da gravação. Se esse OneDrive mudar ou for desativado, o acesso quebra.
- Reuniões de canal: os ficheiros vão para a biblioteca de documentos do SharePoint do Team/Canal correspondente. O acesso depende da pertença ao Team e das permissões do site.
Tabela de causa → explicação → ação recomendada
| Fator‑chave | Explicação | Ação recomendada |
|---|---|---|
| Local de armazenamento | O recap (gravação, transcrição, etc.) fica salvo automaticamente no OneDrive for Business do organizador da reunião (para reuniões padrão). Em reuniões de canal, o armazenamento é no SharePoint do canal. | Pedir ao organizador que confirme se o ficheiro existe no seu OneDrive (ou no site do canal, se aplicável). |
| Compartilhamento | Somente quem tem link de partilha válido ou permissão direta na pasta/ficheiro consegue abrir, independentemente de possuir Teams Premium. | Solicitar ao organizador que gere um novo link com o nível correto (apenas pessoas da organização / pessoas específicas) ou conceda permissão direta ao Usuário A. |
| Mudança de conta/departamento | Se o organizador mudou de departamento ou conta, o seu OneDrive pode ter sido migrado, transferido ou desprovisionado, quebrando links antigos. | Validar se o OneDrive antigo ainda está ativo. Se não estiver, mover o ficheiro ou compartilhar a partir do novo OneDrive. Em saída de colaborador, TI pode transferir o OneDrive para outro proprietário. |
| Expiração automática | Gravações podem expirar conforme política definida no tenant (deixa de haver acesso a partir de certa data). | Confirmar com TI se a gravação expirou. Ajustar a política ou restaurar a partir da Reciclagem se ainda estiver disponível. |
| Licença Teams Premium | A licença ativa recursos avançados (resumo inteligente, capítulos, marcadores), mas não determina as permissões do OneDrive/SharePoint. | Foque em permissões de ficheiro. A ausência de Teams Premium do organizador não impede o compartilhamento dos conteúdos. |
| Link antigo ou revogado | Links de partilha podem ser revogados, ter escopo restrito (ex.: “pessoas com acesso existente”) ou prazo definido. | Emitir novo link com escopo correto (ex.: “Pessoas da organização” ou “Pessoas específicas”) e confirmar que o Usuário A está incluído. |
| Rótulos de sensibilidade / DLP | Políticas de proteção de informação podem bloquear partilhas ou exigir autenticação adicional. | Verificar se há rótulo confidencial aplicado ao ficheiro/pasta. Ajustar políticas ou pedir partilha segura para a conta do Usuário A. |
| Acesso de convidados (externos) | Participantes externos ao tenant só veem o recap se a partilha permitir e se tiverem conta/B2B válida. | Se houver convidados, usar “Pessoas específicas” e adicionar os e‑mails externos. Confirmar se conseguem autenticar. |
| Conta bloqueada ou desativada | Se o OneDrive do organizador foi bloqueado/desativado, o Teams não consegue abrir os conteúdos do recap. | TI deve reativar temporariamente ou transferir os ficheiros críticos para um proprietário substituto. |
Passo a passo prático de correção
Para o Usuário A (quem recebe o erro)
- Abra o chat ou o evento no Calendário do Teams da reunião e entre no separador Recap.
- Se surgir a mensagem de permissão, contate o organizador (Usuário B) e peça para:
- Confirmar se a gravação e a transcrição ainda existem no OneDrive/SharePoint.
- Gerar um novo link de partilha com o seu e‑mail incluído ou conceder acesso direto ao seu utilizador.
- Se a reunião foi de canal, confirme com o organizador em qual Team/Canal ela ocorreu e se você ainda pertence ao Team.
Para o Organizador (Usuário B)
- No OneDrive, procure pela pasta Recordings (ou pesquise pelo nome da reunião). Para reuniões de canal, vá ao site do SharePoint do canal → Documentos → Recordings.
- Abra o menu de partilha do ficheiro:
- Escolha “Pessoas da sua organização” (para uso interno) ou “Pessoas específicas” e adicione o e‑mail do Usuário A.
- Defina “Pode ver” (ou “Pode editar” se necessário).
- Opcional: clique em Gerir acesso → Avançado para conceder permissão direta ao utilizador ou a um grupo de segurança correspondente à equipa.
- Se existir transcrição, repita o procedimento para o ficheiro de transcrição (geralmente listado junto à gravação).
- Se o link original não abrir, copie um novo link de partilha e envie pelo chat do Teams correspondente à reunião (assim todos os itens ficam consolidados).
- Se você mudou de departamento/conta:
- Verifique se está a usar o OneDrive atual onde os ficheiros foram migrados.
- Se o OneDrive antigo foi desativado, solicite à TI a transferência dos ficheiros necessários para o seu OneDrive atual ou para uma biblioteca do SharePoint de equipa.
Para Administradores (TI)
- Confirmar políticas de gravação/expiração no centro de administração do Teams, em Meeting policies → Recording. Ajustar a expiração padrão conforme a necessidade de negócio.
- Auditar acessos no OneDrive/SharePoint: verifique logs para identificar quem acessou, compartilhou ou moveu os ficheiros de gravação/transcrição.
- Transferência de OneDrive: para colaboradores que saíram ou mudaram de conta, atribuir um novo proprietário do OneDrive para preservar conteúdos críticos (gravações e transcrições).
- Revisar rótulos de sensibilidade e DLP: garantir que as políticas não bloqueiam indevidamente partilhas internas necessárias para o negócio.
- Verificar pertença ao Team/Canal para reuniões de canal: confirmar se o utilizador ainda é membro e se não há regras adicionais de acesso no site.
Respostas diretas às dúvidas levantadas
“O problema decorre de o Usuário A não ser o organizador?”
Não. Ser organizador não é requisito para ver o recap. O que manda é a permissão de ficheiro no OneDrive/SharePoint. Se o Usuário A tiver um link válido ou permissão direta para a gravação/transcrição, ele abre o recap normalmente.
“Se o organizador trocou de departamento e perdeu o Teams Premium, ele ainda consegue acessar e compartilhar o recap?”
Sim, desde que continue a ter acesso aos ficheiros (OneDrive/SharePoint). A licença Teams Premium afeta funcionalidades avançadas (ex.: resumo inteligente), mas não controla acesso aos ficheiros. Se a conta/OneDrive do organizador mudou ou foi desativada, a TI deve transferir os ficheiros ou reatribuir acesso. Depois disso, o organizador pode partilhar novamente com o Usuário A.
Solução adotada pelo solicitante (modelo recomendado)
- Futuras reuniões: reagendar sob a nova conta do organizador (Usuário B), garantindo que os próximos recaps tenham propriedade clara e centralizada.
- Reuniões passadas: o organizador deve localizar o recap no seu OneDrive e compartilhar novamente com o Usuário A (ou com o grupo adequado).
Playbook de diagnóstico rápido
- Identifique o tipo de reunião: padrão (OneDrive) ou canal (SharePoint).
- Localize os ficheiros: gravação e transcrição existem? Estão na reciclagem? Expiraram?
- Revise o compartilhamento: o Usuário A tem permissão de leitura? Há rótulos/sensibilidade a impedir?
- Revogue/renove o link: gere um novo link ajustando o escopo correto.
- Conceda permissão direta: se o link não é opção, adicione permissões explícitas ao utilizador/grupo.
- Escalonamento para TI: se há conta migrada/desativada, peça transferência de OneDrive e ajuste de políticas.
Procedimentos detalhados
Localizar gravação e transcrição
OneDrive (reunião padrão):
- Aceda ao OneDrive do organizador.
- Procure a pasta Recordings ou pesquise pelo nome da reunião.
- Valide se há um ficheiro
.mp4(gravação) e o ficheiro de transcrição associado.
SharePoint (reunião de canal):
- Abra o site do Team → Documentos → Recordings.
- Localize a gravação e confirme se os membros do canal mantêm acesso.
Partilhar com segurança (link ou acesso direto)
- Selecione o ficheiro no OneDrive/SharePoint e clique em Partilhar.
- Escolha o escopo adequado:
- Pessoas da organização: ideal para uso interno amplo.
- Pessoas específicas: para conceder acesso somente a quem precisa (ex.: Usuário A).
- Defina a permissão: “Pode ver” (leitura) ou “Pode editar” (se necessário).
- Se preferir mais controlo, use Gerir acesso e adicione o utilizador/grupo diretamente.
- Envie o link atualizado no chat da reunião no Teams (fica fácil de encontrar no futuro).
Restaurar gravação expirada ou apagada
- Verifique a Lixeira/Reciclagem do OneDrive/SharePoint.
- Se a política de expiração removeu o item, restaure e ajuste o prazo de retenção, se necessário.
- Depois de restaurar, repartilhe o ficheiro (links antigos podem já não funcionar).
Quando o organizador mudou de departamento/conta
- Conta ainda ativa? Se sim, o próprio organizador pode partilhar novamente.
- Conta desativada? TI deve:
- Transferir o OneDrive para um novo proprietário ou para uma biblioteca partilhada.
- Garantir permissões consistentes (grupos de segurança, equipas relevantes).
- Atualizar links nos chats/reuniões, se necessário.
Informações complementares úteis aos administradores
- Política de retenção: Ajuste o tempo de expiração automática em Teams Admin Center > Meeting policies > Recording. Alinhe com requisitos legais e de negócio.
- Auditoria: Use os registos de auditoria do OneDrive/SharePoint para ver quem acedeu, partilhou ou moveu os recaps.
- Transferência de OneDrive: Se o organizador deixou a organização, atribua um novo proprietário ao OneDrive para preservar gravações essenciais e evitar perdas de acesso.
Boa prática: reduzir fricção de acesso
- Padronize onde guardar recaps: para reuniões de equipa recorrentes, prefira reuniões de canal (armazenamento no SharePoint do canal), evitando dependência exclusiva do OneDrive individual.
- Use grupos na concessão de permissões: em vez de dar acesso a indivíduos, atribua a Grupos de Segurança ou ao Microsoft 365 Group da equipa.
- Divulgue um modelo de mensagem para solicitar acesso (veja abaixo), evitando ruído na comunicação.
- Revise a expiração padrão das gravações: configure janelas que façam sentido para o negócio (nem curtas demais, nem longas demais).
Modelos prontos de mensagem
Pedir acesso ao organizador
Olá, [Nome do Organizador]!
Estou a receber a mensagem “You don’t have permission to view the recap” da reunião [Título] em [Data].
Poderia, por favor, partilhar a gravação e a transcrição comigo (leitura)? Se preferir, pode dar acesso direto ao meu utilizador [email].
Obrigado(a)!
Responder com link de partilha
Olá, [Nome]!
Repartilhei os itens do recap da reunião [Título] (gravação e transcrição).
Se não abrir, avisa-me para eu conceder permissão direta ou ajustar o escopo do link.
Obrigado(a)!
Checklist de prevenção para próximas reuniões
- Organizador correto: crie a reunião pela conta que irá manter a propriedade dos ficheiros (evita migrações posteriores).
- Reuniões recorrentes de equipa: considere fazê-las como reuniões de canal, garantindo armazenamento no SharePoint e acesso baseado em pertença ao Team.
- Partilha padrão clara: defina se a organização prefere “Pessoas da organização” ou “Pessoas específicas” para recaps sensíveis.
- Política de retenção revisada: defina prazos compatíveis com auditorias, compliance e necessidades de consulta.
- Formação rápida de utilizadores: inclua uma lâmina de “Como partilhar gravações/transcrições” no onboarding.
FAQ (Perguntas frequentes)
Convidados externos conseguem ver o recap?
Sim, se o link de partilha permitir e o utilizador externo conseguir autenticar (B2B). Em conteúdo sensível, prefira “Pessoas específicas”.
O recap existe mesmo sem gravação?
Sim, a página pode mostrar notas/destaques e transcrição (se ativada). Porém, sem gravação, alguns elementos não estarão presentes.
A transcrição não aparece, por quê?
Pode ter sido desativada por política, removida, não iniciada durante a reunião, ou guardada noutro local. Verifique as políticas e o OneDrive/SharePoint.
Mudei de departamento e perdi o Teams Premium: ainda partilho recaps antigos?
Sim. A licença não impede a partilha. O que importa é que os ficheiros ainda estejam acessíveis na sua conta/OneDrive ou tenham sido devidamente transferidos.
Links antigos deixaram de funcionar
Links podem expirar ou ser revogados. Emita um novo link ou conceda acesso direto.
Exemplos de fluxos de decisão
Se é reunião padrão → confirme OneDrive do organizador → ficheiro existe? Não → verificar reciclagem/expiração → restaurar. Sim → partilha correta? Não → gerar novo link ou acesso direto. Sim → testar com utilizador-alvo.
Se é reunião de canal → confirme pertença ao Team → ficheiro no SharePoint do canal → permissões herdadas válidas? Ajustar no site se necessário.
Erros comuns e como evitá-los
- Supor que a licença resolve permissão: Teams Premium não concede leitura a ficheiros.
- Esquecer da transcrição: partilhar só a gravação não basta se o recap referencia a transcrição.
- Reenviar links antigos: sempre gere um novo link após restauro ou migração.
- Ignorar migrações de conta: quando o organizador muda de conta, planeje transferência dos recaps antigos.
Resumo final
O erro “You don’t have permission to view the recap” ocorre quase sempre por permissões inadequadas dos ficheiros subjacentes no OneDrive/SharePoint. A solução passa por localizar os ficheiros, rever partilhas, gerar novos links ou conceder permissão direta. Mudanças de departamento/conta e políticas de expiração são os maiores vilões. Garanta que futuras reuniões usem o organizador correto (ou canal quando fizer sentido) e que as políticas de retenção e partilha estejam alinhadas ao negócio.
Apêndice: tabela de referência rápida
| Cenário | Sinal | Como confirmar | Solução |
|---|---|---|---|
| Permissão ausente | Erro de acesso no Recap | Ver “Gerir acesso” do ficheiro | Adicionar utilizador/grupo com “Pode ver” |
| Link expirado | Link abre página de erro | Ver detalhes do link de partilha | Gerar novo link com escopo correto |
| Expiração de gravação | Item ausente | Lixeira do OneDrive/SharePoint | Restaurar e redefinir expiração |
| Migração de conta | Links antigos quebrados | Verificar OneDrive antigo/novo | Transferir ficheiros e repartir |
| Reunião de canal | Participante saiu do Team | Ver pertença ao Team | Reincluir no Team ou dar acesso no site |
| Rótulo de sensibilidade | Pedido de autorização extra | Ver rótulos aplicados | Remover/ajustar rótulo conforme política |
Com este guia, você tem um roteiro completo: identifica onde estão os ficheiros, avalia o motivo do bloqueio e, sobretudo, corrige o acesso de forma segura e sustentável para os próximos encontros.