A Microsoft desativou o recurso de Adicionar registro a reuniões em 30/06/2024. Este guia mostra como migrar para Webinar do Teams, os impactos em reuniões antigas, limitações conhecidas, soluções práticas, checklist para TI e orientações para organizadores.
Índice
O que mudou e por que importa
O antigo fluxo de “reunião com registro” foi aposentado. Na prática, isso significa que:
- Não é mais possível aplicar políticas ou criar novas reuniões comuns com formulário de inscrição embutido.
- Eventos que precisam de formulário de registro, aprovação de inscritos, e-mails automáticos e relatórios devem ser criados como Webinar.
- Reuniões com registro criadas antes de 30/06/2024 continuam aparecendo para muitos locatários; porém, não há garantia de suporte contínuo e alguns organizadores relatam erros esporádicos.
Se a sua organização usava o formulário de inscrição para treinamentos, roadshows, onboarding, workshops externos ou capturas de lead, agora o caminho suportado é o Webinar.
Resumo rápido para quem está com pressa
| Ação | Como proceder | Observações |
|---|---|---|
| Criar evento com inscrição | No Calendário do Teams: Novo → Webinar | Disponível para eventos internos e externos, com formulário, aprovação e e-mails automáticos. |
| Editar detalhes do evento | Abrir o Webinar → Gerenciar evento ou Editar | Ajuste título, data, palestrantes, perguntas do formulário e políticas de inscrição. |
| Reuniões antigas com registro | Preferir recriar como Webinar | Evita erros de inscrição e garante relatórios consistentes. |
| Erro “Registration isn’t supported…” | Use Webinar | Não há exceção de política para retornar o registro em reuniões comuns. |
Diferenças entre Webinar e a antiga reunião com registro
| Recurso | Webinar do Teams | Reunião com registro (antiga) |
|---|---|---|
| Formulário de inscrição | Personalizável, com perguntas, imagem, descrição e políticas de aprovação. | Limitado e sem evolução; descontinuado para novas criações. |
| Aprovação de inscritos | Manual ou automática, com e-mails transacionais. | Disponível, porém sem suporte futuro. |
| Capacidade e controle de público | Capacidade e regras dependem de licença e política de reunião do locatário. | Sem garantias; caminho não suportado para novos eventos. |
| Relatórios | Pré e pós-evento; exportação CSV. | Funcionalidade instável após a aposentadoria do recurso. |
| Experiência de palco | Focada em produção de evento; integração com funções avançadas em licenças superiores. | Era voltada a reuniões; experiência menos rica para eventos abertos. |
Como criar e configurar um Webinar do Teams
- Abra o Calendário no Teams e selecione Novo → Webinar.
- Preencha título, data e duração. Adicione palestrantes e coorganizadores.
- Clique em Gerenciar evento para:
- Personalizar o formulário de registro (campos, perguntas, imagem de capa, descrição clara do evento);
- Definir política de aprovação (automática ou manual) e limite de vagas;
- Configurar e-mails automáticos de confirmação, lembretes e materiais;
- Ajustar público-alvo (apenas organização, convidados externos, ou público amplo conforme a política do locatário).
- Revise as opções do evento (lobby, quem pode apresentar, microfone/câmera, chat, gravação e transcrição).
- Publique o formulário e compartilhe a página de registro no seu site, intranet, redes sociais ou convites por e-mail.
Dica: crie um modelo de Webinar para sua equipe (padrões de capa, perguntas obrigatórias e política de aprovação) e duplique para cada novo evento. Isso melhora a consistência e acelera a publicação.
Impacto em reuniões com registro já agendadas
| Situação | O que se sabe | Riscos e práticas recomendadas |
|---|---|---|
| Reuniões criadas antes de 30/06/2024 com registro habilitado | Continuam visíveis no calendário e, em muitos locatários, ainda aceitam novas inscrições. | Sem garantia de suporte futuro; há relatos de alertas ou falhas intermitentes. Boa prática: migrar para Webinar ou avisar os participantes sobre possível mudança. |
| Tentativa de criar nova reunião com registro após 30/06/2024 | A interface bloqueia a opção e exibe mensagem de não suporte ao registro. | Use Webinar; não há exceções por política. Atualize instruções internas para evitar frustrar usuários finais. |
Limitações observadas e soluções alternativas
| Necessidade | Situação atual | Workaround |
|---|---|---|
| Horário diferente para palestrantes | O formulário de Webinar padrão não separa horário de palestrantes e público. | Usar recursos avançados do Teams Premium (sala de preparação) ou enviar um convite adicional por Outlook apenas aos palestrantes com orientações de acesso antecipado. |
| Cancelar ou editar inscrições individuais | Disponível em Registro → Configuração → Gerenciar inscrições, podendo aprovar, negar e ajustar inscritos. | Se ocorrerem falhas, exporte a lista, contate o participante e reenvie o link. Documente o processo de exceção. |
| Relatórios detalhados de presença | Relatórios pré e pós-evento, com exportação CSV; há relatos pontuais de duplicidade ou lacunas. | Baixar o CSV logo após o evento e manter cópia. Complementar com gravação e insights administrativos quando aplicável. |
| Clonar evento para reutilizar formulário | Nem sempre disponível em todos os clientes. | Manter um “modelo” de Webinar para duplicação manual; documentar um checklist de publicação. |
| Controle fino de quem pode se inscrever | Dependente de política do locatário e licença. | Definir políticas no Centro de Administração do Teams para restringir a apenas internos, permitir externos, ou exigir aprovação manual. |
Boas práticas para organizadores
- Esclareça o público: indique se o evento é interno, externo ou misto; ajuste a política de registro coerente com isso.
- Padronize o formulário: mantenha perguntas que alimentem seus relatórios e CRM (ex.: cargo, área, consentimentos).
- Garanta acessibilidade: ative transcrição e legendas; descreva materiais; ofereça PDF e gravação após o evento.
- Planeje a interação: defina Q&A, enquetes e chat; treine moderadores para priorizar perguntas.
- Checagem de qualidade: teste áudio, vídeo, compartilhamento e permissões um dia antes e trinta minutos antes do evento.
Governança e administração no locatário
Como administrador, alinhe políticas e processos para que o Webinar seja o caminho oficial:
- Políticas no Centro de Administração do Teams: em Reuniões → Políticas de reunião, confirme que o Webinar está permitido e configure quem pode registrar-se (somente organização, convidados aprovados ou público externo).
- Padronização: crie uma política padrão para a maioria dos usuários e uma política mais aberta para equipes de marketing ou eventos.
- Remoção de dependências antigas: revise scripts que usavam a antiga propriedade de registro em reunião e converta fluxos para Webinar.
- Privacidade e conformidade: inclua campos de consentimento no formulário e alinhe retenção com LGPD/RGPD e políticas internas.
- Monitoramento: acompanhe mensagens do Message Center e relatórios de adoção do Teams para identificar pontos de fricção.
Checklist de migração
- Atualize guias internos substituindo “Reunião com registro” por Webinar.
- Revise eventos recorrentes: se ocorrerem após setembro de 2025, prefira recriá-los como Webinar.
- Crie um modelo de Webinar com capa padrão, perguntas obrigatórias e política de aprovação.
- Defina um runbook de operação do evento: papéis (host, moderador, produtor), trilha de áudio, roteiro e plano B.
- Prepare templates de e-mail (convite, confirmação, lembrete, pós-evento com gravação e materiais).
- Revise integrações com CRM e automação (UTM, mapeamento de campos, consentimentos, dupla confirmação se for necessário).
- Treine palestrantes e moderadores quanto ao backstage e à etiqueta do chat/Q&A.
Perguntas frequentes
Posso converter uma reunião antiga com registro em Webinar?
Não. É necessário recriar o evento como Webinar. Dica: exporte a lista de inscritos da reunião antiga e convide-os para o novo formulário, explicando a mudança.
Os inscritos da reunião antiga serão migrados automaticamente?
Não. Faça um comunicado com o novo link de registro e, se possível, ofereça inscrição simplificada.
É possível limitar inscrições por domínio de e-mail?
Depende da política do locatário. Uma abordagem prática é aprovar manualmente e rejeitar domínios não permitidos.
Como permitir entrada antecipada para palestrantes?
Use a sala de preparação do Teams em licenças compatíveis ou envie um convite extra com orientações de acesso mais cedo apenas aos palestrantes.
Os relatórios são confiáveis?
Em geral, sim, mas baixe o CSV logo após o evento. Se notar inconsistências, complemente com gravação e logs administrativos.
Erros comuns e como resolver
- “Registration isn’t supported after Sunday, 30 June”: indica que a criação de registro em reunião comum está bloqueada. Crie um Webinar.
- Participante aprovado não recebe e-mail: verifique quarentena de e-mail e reenvie a confirmação pelo painel de inscrições.
- Palestrante entra como participante: ajuste “Quem pode apresentar” e confirme a conta utilizada no ingresso.
- Relatório sem dados: gere e baixe novamente; se persistir, use a gravação, o histórico de participantes e insights administrativos como fonte alternativa.
Modelos de comunicação para mudança
Convite para inscritos de evento antigo
[Assunto] Atualização do evento: novo link de inscrição
Olá, \,
Para melhorar sua experiência, atualizamos nosso processo de inscrição no Microsoft Teams.
Por favor, faça sua inscrição novamente no novo formulário do Webinar.
Data e horário: \
Palestrantes: \
Agradecemos a compreensão.
Equipe \ Orientações para palestrantes
- Teste de áudio e vídeo agendado para <data/hora>.
- Ingresso antecipado: <minutos> antes do início oficial.
- Plano de fallback: em caso de falha, o moderador assume o compartilhamento.
- Canal de backchannel: chat privado para direções durante o evento.
Estratégia de captura de dados e CRM
- Mapeie perguntas do formulário do Webinar para campos do CRM (ex.: cargo, empresa, país, consentimento).
- Padronize naming convention do evento para identificar campanhas e facilitar relatórios.
- Use parâmetros de campanha na URL de divulgação para atribuição de origem.
- Defina política de retenção e acesso aos dados de inscritos segundo LGPD/RGPD.
Acessibilidade e experiência do participante
- Ative transcrição e legendas quando disponíveis e informe os participantes.
- Envie materiais em formatos acessíveis (PDF com texto pesquisável, contraste adequado).
- Faça um rundown com horários, responsáveis e gatilhos de cena para minimizar improviso.
- Planeje interação a cada dez a quinze minutos para manter engajamento.
Política de segurança e privacidade
- Use aprovação manual quando o evento tiver informações sensíveis.
- Evite coletar dados que não serão usados; declare a finalidade claramente no formulário.
- Respeite solicitações de exclusão ou correção de dados dos inscritos conforme a lei aplicável.
Exemplo de plano operacional para um Webinar
| Fase | Atividades-chave | Responsável | Entregáveis |
|---|---|---|---|
| Planejamento | Briefing, objetivo, público-alvo, pauta, palestrantes, data e capacidade. | Organizador e marketing | Ficha do evento aprovada; rascunho do formulário. |
| Configuração | Criação do Webinar, formulário, política de inscrição, e-mails e testes técnicos. | Organizador e TI | Evento publicado; link de registro e kit de divulgação. |
| Pré-evento | Lembretes, ensaio, checagem de moderadores, plano de contingência. | Organizador | Checklist de “go live”; material final. |
| Ao vivo | Backstage, controle de palestrantes, Q&A, enquetes, monitoramento do chat. | Produtor e moderadores | Evento executado conforme roteiro. |
| Pós-evento | Envio de gravação, pesquisa de feedback, exportação de relatórios, atualização do CRM. | Marketing e vendas | Relatório consolidado, ações de follow-up. |
Recomendações práticas para dois públicos
Para equipes de TI e adoção
- Defina políticas padrão de Webinar e perfis para times que precisam de eventos externos.
- Crie uma base de conhecimento com prints e vídeos curtos mostrando o fluxo de criação e de aprovação.
- Publique um calendário de manutenção, prazos de inscrição e SLAs de suporte ao evento.
Para organizadores e marketing
- Faça reuniões de alinhamento com vendas e Customer Success sobre objetivos e métricas.
- Use e-mails transacionais do Webinar e complemente com campanhas segmentadas.
- Padronize perguntas do formulário para facilitar relatórios e comparar performance entre eventos.
Encerramento e próximos passos
O fim do “Adicionar registro a reuniões” consolidou o Webinar do Teams como a rota oficial para eventos com inscrição. Ao atualizar processos, políticas e materiais de comunicação, sua organização mantém previsibilidade operacional, melhora a experiência do público e reduz riscos de suporte. Use este guia como referência para sua migração, governança e operação de eventos ao vivo, mantendo uma trilha confiável de inscrições, relatórios e conformidade.
Recomendações essenciais
- Oriente usuários a escolher Webinar em vez de “Reunião com registro”.
- Reveja reuniões antigas e recrie como Webinar quando houver risco de falhas ou eventos críticos à frente.
- Treine palestrantes sobre backstage e entrada antecipada com recursos compatíveis com sua licença.
- Atualize scripts e integrações que dependiam do formulário antigo.
- Monitore mensagens administrativas e relatórios para ajustes contínuos.