Precisa entregar mensagens personalizadas no Microsoft Teams sem que apareçam como enviadas pelo próprio usuário? O Flow Bot do Power Automate resolve essa lacuna e mantém a automação sob controle de TI. Este guia completo mostra passo a passo como habilitar o bot, configurar políticas e criar fluxos robustos para notificações individuais.
Por que usar o Flow Bot para notificações individuais?
Em cenários corporativos, enviar alertas diretamente a colaboradores — por exemplo, avisos de aprovação, lembretes de tarefas ou confirmações de serviço — fortalece a experiência do usuário e reduz erros manuais. Quando a mensagem chega assinada pelo Flow Bot, os destinatários entendem imediatamente que se trata de uma comunicação automática, evitando confusões típicas de mensagens “em nome do” criador do fluxo.
Pré‑requisitos e permissões
Licenciamento
- Microsoft 365 Business/Enterprise – já inclui capacidade de criar fluxos padrão.
- Power Automate Per‑User/Per‑Flow – exigido apenas caso o seu fluxo utilize conectores premium ou ultrapasse os limites de execução padrão.
Permissões de aplicativo no Teams
Antes de qualquer configuração, confirme as políticas de apps:
- Teams Admin Center > Teams apps > Manage apps – procure Power Automate e verifique se o status está como Allowed.
- Se sua organização usa políticas de permissão de aplicativo ou política de mensageria personalizada, peça ao administrador que inclua o Flow Bot nas exceções.
- Certifique‑se de que o conector Microsoft Teams esteja habilitado em Data policies > Connectors no Power Platform Admin Center.
Ativando o Flow Bot no Microsoft Teams
- Abra o Teams (desktop ou web) e clique em Apps.
- Pesquise por Power Automate, clique em Adicionar e selecione se deseja instalar apenas para você ou também para um time.
- Automaticamente surgirá um chat chamado Power Automate com o usuário identificado como Flow Bot. Pronto! Não há instalação secreta, apenas a presença desse aplicativo habilita o bot.
Criando o fluxo passo a passo
O exemplo abaixo demonstra como notificar um colaborador quando um item é criado em uma lista do SharePoint:
- No Power Automate (web ou dentro do Teams), clique em Criar > Fluxo automatizado.
- Escolha o gatilho Quando um item é criado (SharePoint) e configure site e lista.
- Acrescente a ação Post a message in a chat or channel (Preview) ou Send message in a chat (Preview) — dependendo da versão do conector.
- Preencha os campos:
- Post in: Chat
- Recipient: e‑mail ou UPN do usuário
- Post as: Flow Bot
- Message: texto com expressões dinâmicas, por exemplo “Olá
@{triggerOutputs()?['body/Author/DisplayName']}, seu item@{triggerOutputs()?['body/Title']}foi registrado.”
- Salve, teste e acompanhe o chat do destinatário: a conversa aparece com o ícone do Flow Bot e não do criador do fluxo.
Escolhendo o gatilho ideal
| Origem | Quando usar | Exemplo prático |
|---|---|---|
| SharePoint | Novo item/documento | Cadastro de requisição de compras |
| Dataverse | Atualização de status | Pedido foi para “Enviado” |
| Planner / Tasks | Tarefa atribuída | Atribuir revisão de QA |
| Power Apps | Botão customizado | Usuário solicita férias |
Usando variáveis para personalizar a mensagem
A tabela a seguir ilustra campos dinâmicos úteis:
| Token | Descrição | Formato |
|---|---|---|
@{utcNow()} | Data e hora atuais | 2025‑09‑11T15:30Z |
@{triggerOutputs()?['body/ID']} | ID do item | 42 |
@{triggerOutputs()?['body/Title']} | Título | Solicitação ABC |
Dicas para evitar problemas
- Revalide conexões – se o fluxo falhar após troca de senha ou MFA, reautentique a conexão do Teams.
- Não misture identidades – ações como “Post message in channel” enviam como usuário por padrão; sempre selecione Post as → Flow Bot.
- Evite loops de mensagem – não use triggers baseados em canal para notificar o mesmo canal, senão cada mensagem disparará outra.
- Limite de menções – menções a usuários ou equipes só funcionam em canais, não em chat 1:1; personalize a mensagem sem @mentions se estiver usando chat individual.
- Teste em sandbox – utilize um ambiente Power Automate de Developer ou Sandbox antes de publicar em produção.
Erros frequentes e como corrigi‑los
| Sintoma | Causa provável | Solução |
|---|---|---|
| Bot não aparece no Teams | App Power Automate bloqueado por política | Pedir ao administrador para permitir o app no Teams Admin Center |
| Falha 403 ao postar | Conexão Teams não autorizada | Reautenticar conexão com conta habilitada no Teams |
| Mensagem é enviada pelo usuário | Ação incorreta ou opção Post as: User | Alterar para Send message as Flow Bot |
| Fluxo para após 30 dias | Chat inativo expira | Use ação “Create new chat” a cada execução ou canal dedicado |
Boas práticas de governança
Para organizações com centenas de fluxos, é essencial ter diretrizes claras:
- Nomenclatura consistente – comece o nome do fluxo com o prefixo “BOT‑” para localizar automações que publicam no Teams.
- Proprietário de fallback – adicione uma conta de serviço como co‑proprietária dos fluxos críticos; caso o criador saia da empresa, o processo continua funcional.
- Monitoramento proativo – configure alertas do Center of Excellence Kit para falhas recorrentes em fluxos de notificação.
- Revisão anual – audit checklists para garantir que apenas destinatários válidos recebam mensagens e que não haja dados sensíveis no corpo das notificações.
Perguntas frequentes (FAQ)
O Flow Bot consome licença adicional?
Não. O bot é parte integrante do conector Teams. Apenas fluxos que utilizam conectores premium necessitam de licença extra.
É possível enviar arquivos junto com a mensagem?
Sim, usando a ação Send message (Preview) em conjunto com Add attachment. Contudo, lembre‑se de que chats 1:1 têm cota de armazenamento limitada.
Posso enviar Adaptive Cards?
Sim. Selecione Post adaptive card in chat or channel e configure Post as → Flow Bot. Dessa forma, a mensagem interativa aparece com a identidade do bot.
O usuário pode responder?
Chats 1:1 são bidirecionais; o colaborador pode responder diretamente ao Flow Bot. Interprete essas respostas via gatilho When a new message is added to a Teams chat ou por meio do Graph API.
Como remover o Flow Bot se não for mais necessário?
Basta desinstalar o app Power Automate no Teams. Isso encerra o chat, mas os fluxos ainda tentarão enviar mensagens e falharão; portanto, desative ou exclua os fluxos correspondentes para evitar erros.
Conclusão
O Flow Bot fornece uma forma limpa e controlada de distribuir notificações individuais no Microsoft Teams. Ao habilitar o aplicativo Power Automate, ajustar políticas de TI e utilizar a ação correta “Send message as Flow Bot”, sua organização obtém comunicações consistentes, rastreáveis e com identidade clara. Reserve tempo para validar permissões, adotar práticas de governança e monitorar a saúde dos fluxos — assim você garante que cada alerta chegue ao destino certo, na hora certa, sem sobrecarregar os canais corporativos.