Aprenda, passo a passo, como ativar gravação e transcrição no Microsoft Teams (Microsoft 365 Business Essentials/Business Basic), resolver o aviso “desativado pela organização” e entender por que um utilizador sem privilégios de administrador não consegue deixar a transcrição “auto‑on” em todas as reuniões.
Visão geral
Após adquirir o Microsoft 365 Business Basic (antigo Business Essentials), é comum tentar iniciar uma gravação ou transcrição no Teams e encontrar os botões cinzentos com a mensagem “desativado pela organização”. Na grande maioria dos casos, isso significa que a política de reunião aplicada ao utilizador não permite gravar/transcrever ou que as alterações de política ainda não foram aplicadas ao perfil do utilizador.
O caminho da correção passa por três frentes: configurar a política, atribuir a política e testar no cliente Teams. Abaixo você encontra um guia prático, checklists, tabelas de referência rápida, exemplos em PowerShell e boas práticas para evitar regressões.
Checklist rápido (antes de mexer nas políticas)
| Item | O que verificar | Como confirmar |
|---|---|---|
| Plano | O Microsoft 365 Business Basic inclui o Teams com reuniões? | Verifique a atribuição de licença do utilizador no Microsoft 365 admin center. |
| Armazenamento | OneDrive e SharePoint estão ativos? As gravações são guardadas lá. | Confirme se o utilizador tem OneDrive provisionado e se o SharePoint da organização está disponível. |
| Política | Política de reunião com Gravação e Transcrição = Ativado. | Teams admin center → Reuniões → Políticas de reunião. |
| Atribuição | A política correta está atribuída aos utilizadores alvo. | Teams admin center → Utilizadores → Políticas. |
| Teste | Teste numa reunião real de equipa; organizador ou coorganizador inicia. | No cliente Teams: Mais ações (⋯) → Iniciar gravação e Iniciar transcrição. |
Passo a passo no Teams Admin Center
Configurar a política de reunião
- Acesse o Teams admin center.
- Navegue até Reuniões → Políticas de reunião.
- Edite a política padrão (Global) ou crie uma política personalizada para o seu grupo de utilizadores (recomendado para controle fino).
- Na secção Gravação e transcrição (Recording & Transcription):
- Gravação de reunião (Cloud recording) = Ativado.
- Transcrição (Transcription) = Ativado.
- Guarde as alterações (Save).
Dica: prefira criar uma política dedicada (ex.: MTG-Record-Transcribe-Enabled) para atribuir apenas a quem precisa, mantendo governança e auditoria simples.
Atribuir a política aos utilizadores
Você pode atribuir a política de três formas:
- Por utilizador: Utilizadores → selecione a pessoa → Políticas → atribua a política configurada.
- Por grupo (recomendado): use atribuição por grupo para que todos os membros do grupo do Microsoft Entra ID (Azure AD) recebam a política automaticamente.
- Em massa: exporte/importar listas ou use PowerShell (veja exemplos mais abaixo).
Após atribuir, peça ao utilizador para sair e entrar novamente no Teams caso continue a ver o botão desativado. Alterações de política não são imediatas.
Testar no cliente Teams
- Agende ou inicie uma reunião de teste.
- No Teams (desktop ou web), clique em Mais ações (⋯).
- Verifique se as opções Iniciar gravação e Iniciar transcrição estão disponíveis.
- Ao iniciar:
- Todos os participantes recebem um aviso de privacidade indicando que a reunião está a ser gravada/transcrita.
- Ao terminar, a gravação é carregada para OneDrive (reuniões normais) ou SharePoint (reuniões de canal).
Onde as gravações e transcrições são guardadas
| Cenário | Local de armazenamento | Quem é o proprietário | Partilha padrão |
|---|---|---|---|
| Reunião não associada a canal | OneDrive do iniciador da gravação | Conta que iniciou a gravação | Participantes têm acesso; organizador pode ajustar permissões |
| Reunião de canal | Biblioteca do canal no SharePoint (pasta Recordings) | Site do Teams (equipa) | Respeita as permissões do canal/equipa |
As transcrições ficam associadas ao item de reunião e aparecem no histórico/Recap. A partilha acompanha o mesmo modelo de permissões do ficheiro de gravação.
Resolvendo “desativado pela organização”
Se, mesmo após configurar tudo, o botão continuar bloqueado, siga esta lista de diagnóstico:
- Política certa, utilizador certo: confirme que a política com gravação e transcrição ativas é a política efetivamente atribuída ao utilizador.
- Conflitos de política: em ambientes com atribuição por grupo e políticas distintas, a política com maior prioridade prevalece. Ajuste a ordem/prioridade conforme a sua estratégia de governança.
- Papel na reunião: convidados/externos normalmente não podem iniciar gravação/transcrição. Promova o utilizador a apresentador ou coorganizador quando necessário.
- OneDrive/SharePoint: se o OneDrive do utilizador não estiver provisionado ou se o SharePoint estiver bloqueado, a gravação pode falhar.
- Políticas de conformidade: DLP, prevenção de perda de dados, rótulos de retenção, políticas de gravação obrigatória ou bloqueio legal (eDiscovery) podem impedir gravação/transcrição.
- Idiomas de legendas/transcrição: se a transcrição não iniciar, verifique o idioma configurado e a disponibilidade das legendas em Português (Brasil) ou Português (Portugal).
Funções na reunião e o que cada uma pode fazer
| Papel | Iniciar/Parar gravação | Iniciar/Parar transcrição | Observações |
|---|---|---|---|
| Organizador | Sim | Sim | Tem controlo total; pode atribuir coorganizadores |
| Coorganizador | Sim | Sim | Requer configuração prévia pelo organizador |
| Apresentador (interno) | Geralmente sim | Geralmente sim | Sujeito à política de reunião |
| Participante (interno) | Depende da política | Depende da política | Nem sempre tem permissão |
| Convidado/Externo | Não | Não | Por padrão, não pode iniciar |
Reuniões versus chamadas 1:1
| Item | Reuniões | Chamadas 1:1 |
|---|---|---|
| Gravação na nuvem | Disponível via política de reunião | Depende de funcionalidades e políticas de chamada; organizações com requisitos de voz/telefone e gravação de conformidade podem ter configurações específicas |
| Transcrição | Disponível via política de reunião | Disponibilidade varia por licença, política e cenários de voz; confirme com o administrador |
| Armazenamento | OneDrive/SharePoint | Depende da arquitetura adotada pela organização |
Resumo prático: para garantir gravação/transcrição, conduza as conversas como reuniões do Teams sempre que possível.
O utilizador pode deixar a transcrição “auto‑on”?
Não. Um utilizador padrão não consegue forçar a transcrição a iniciar automaticamente em todas as reuniões/chamadas. Isso depende de configurações definidas pelo administrador nas políticas. O que o utilizador pode fazer, na prática, é:
- Confirmar que a política aplicada a ele tem Transcrição = Ativado.
- Em cada reunião, abrir Mais ações (⋯) → Iniciar transcrição logo no início.
- Quando disponível, verificar nas Opções da reunião se Permitir transcrição está habilitado.
Para uma experiência consistente, peça ao administrador para padronizar políticas e, se necessário, modelos de reunião com permissões alinhadas.
Exemplos em PowerShell (para administradores)
Requer módulos do Teams e permissões adequadas.
# Conectar ao Teams
Connect-MicrosoftTeams
Criar uma política de reunião com gravação e transcrição ativas
New-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "MTG-Record-Transcribe-Enabled" ` -AllowCloudRecording $true`
-AllowTranscription \$true
Atribuir a política ao utilizador
Grant-CsTeamsMeetingPolicy -PolicyName "MTG-Record-Transcribe-Enabled" -Identity [user@contoso.com](mailto:user@contoso.com)
(Opcional) Atribuir por grupo (substitua pelo ID do grupo do Microsoft Entra)
New-CsGroupPolicyAssignment -GroupId "00000000-0000-0000-0000-000000000000" ` -PolicyType "TeamsMeetingPolicy"`
-PolicyName "MTG-Record-Transcribe-Enabled" \`
-Rank 1 Nota: adapte nomes e identidades à sua organização. Em tenants complexos, verifique se há políticas herdadas que possam conflitar.
Boas práticas de governança
- Separar por perfis: crie políticas para executivos, equipes de projeto e terceiros, evitando conceder gravação/transcrição a quem não precisa.
- Usar atribuição por grupo: facilita a manutenção conforme pessoas entram e saem da empresa.
- Monitorar OneDrive/SharePoint: garanta capacidade e políticas de retenção compatíveis com o volume de gravações.
- Transparência: eduque os utilizadores sobre privacidade e legislação local (aviso de gravação é exibido a todos os participantes).
- Auditoria: utilize logs de auditoria para rastrear quem iniciou/encerrou gravações.
Erros comuns e como resolver
- Botão está cinzento: política não permite ou ainda não aplicada; confirme a atribuição efetiva ao utilizador.
- Falha ao guardar no OneDrive: provisionamento pendente ou conta sem espaço; peça provisionamento do OneDrive e valide quota.
- Transcrição sem áudio: verifique microfones, idioma das legendas e permissões de transcrição na reunião.
- Participante externo não inicia: comportamento esperado; promova um membro interno a coorganizador para gerir a sessão.
- Canal versus reunião normal: em reuniões de canal, o ficheiro vai para o SharePoint da equipa; confirme permissões do canal.
Política de privacidade e conformidade
Ao iniciar gravação ou transcrição, o Teams exibe um aviso automático a todos os participantes. Em ambientes regulamentados, políticas de conformidade (como retenção, DLP e gravação obrigatória) podem bloquear gravações/transcrições ou exigir configurações adicionais. Alinhe-se com a equipa jurídica/privacidade antes de ativar para toda a organização.
Passo a passo resumido (para colar no runbook do time de TI)
- Confirmar licenças (Business Basic atribuída; OneDrive/SharePoint ativos).
- Criar/editar política com Cloud recording = On e Transcription = On.
- Atribuir a política (usuários/grupos).
- Validar em reunião de teste (organizador/coorganizador inicia).
- Comunicar aos utilizadores que convidados/externos não iniciam gravação por padrão.
FAQ
Posso forçar a transcrição a iniciar automaticamente em todas as reuniões da empresa?
Somente com políticas definidas pelo administrador e, quando aplicável, com o uso de modelos de reunião e padrões de agendamento. Um utilizador sem privilégios de admin não consegue impor isso globalmente.
Os participantes podem baixar a gravação?
Segue as permissões do OneDrive/SharePoint do proprietário. Ajuste o compartilhamento conforme a política interna.
A gravação ocupa espaço do meu OneDrive?
Sim. Planeje quotas e retenção para evitar indisponibilidade.
Tenho de usar o Teams Premium?
Para gravação e transcrição básicas, não. Recursos avançados (como resumos inteligentes, recursos de IA adicionais) podem exigir licenças premium.
Modelo de comunicação para utilizadores
[Assunto] Gravação e transcrição no Microsoft Teams
Olá, equipa!
A partir de hoje, as reuniões podem ser gravadas e transcritas quando necessário.
Como iniciar: durante a reunião, clique em Mais ações (⋯) → Iniciar gravação e/ou Iniciar transcrição.
Lembrete: participantes externos não podem iniciar a gravação. O aviso de privacidade será apresentado a todos.
Dúvidas? Contacte o suporte interno. Conclusão
Para corrigir o aviso “desativado pela organização”, ative Gravação e Transcrição nas políticas de reunião do Teams, atribua a política aos utilizadores corretos e valide numa reunião de teste. Um utilizador sem privilégios de administrador não consegue definir um auto‑start global de transcrição; a alternativa é padronizar políticas via equipa de TI e iniciar manualmente no começo de cada reunião.