Convidados externos no Teams continuam a ver “Não tem acesso às notas da reunião”. Este guia explica, na prática, por que isso acontece, o que mudou até setembro de 2025 e como partilhar agenda e notas com segurança — com ou sem Loop — enquanto a integração nativa não chega.
Resumo do contexto
O novo Teams introduziu as Notas Colaborativas, baseadas em componentes Loop. Esses componentes são ficheiros .loop guardados no OneDrive do criador (ou no SharePoint quando a reunião é de canal) e partilhados automaticamente com os participantes internos. Por predefinição, utilizadores externos (fora do seu tenant Microsoft 365) não recebem permissão para abrir esses ficheiros, daí a mensagem “Não tem acesso às notas da reunião”.
Desde meados de 2025, a Microsoft passou a suportar partilha com convidados B2B (contas guest da sua organização) para páginas e componentes Loop, quando a partilha externa está ativa. No entanto, essa capacidade não está integrada automaticamente no fluxo do Teams para Notas Colaborativas: continua a exigir partilha manual do ficheiro .loop com cada convidado.
Problema central
- O organizador (ou quem cria as notas) adiciona Notas Colaborativas à reunião no novo Teams.
- Convidados externos (sem conta guest no seu tenant) veem “Não tem acesso às notas da reunião” ao tentar abrir a agenda/notas/tarefas.
Causa técnica
- As Notas Colaborativas são componentes Loop (
.loop) guardados no OneDrive do criador da nota ou no SharePoint quando a reunião é de um canal. - Por predefinição, Loop não permite anónimos e não abre para externos sem os passos de partilha apropriados.
- Há suporte para partilhar páginas/componentes Loop com guests B2B, mas requer configuração de TI e partilha explícita “Pessoas específicas”. O Teams ainda não adiciona permissões automaticamente para externos.
Onde as notas ficam guardadas
O local e o proprietário influenciam diretamente quem tem acesso por defeito:
| Tipo de reunião / criação | Armazenamento | Proprietário do ficheiro | Partilha automática inicial |
|---|---|---|---|
| Reunião privada (Calendário “clássico”) | OneDrive › pasta Meetings | Utilizador que cria as notas | Participantes internos (conforme política) |
| Reunião privada (Novo Calendário do Teams) | OneDrive › pasta Meetings | Utilizador que cria as notas | Participantes internos (conforme política) |
| Reunião de canal do Teams | SharePoint do site da equipa (biblioteca/pasta Meetings ou pasta do canal) | Equipa/site | Membros da equipa (internos e guests da equipa) |
| Componente Loop enviado em chat privado | OneDrive › Microsoft Teams Chat Files | Autor do componente | Participantes do chat (internos) |
| Loop criado via Outlook | OneDrive › Attachments | Autor do componente | Destinatários internos do email |
Nota: “Criador” é, em muitos casos, o organizador; mas pode ser outro participante que clique primeiro em Notas/Adicionar agenda.
Situação atual
| Cenário | Estado em set. 2025 |
|---|---|
| Externos sem conta de convidado (B2B) na sua organização | Bloqueado para Notas Colaborativas (Loop) |
| Guests B2B com partilha externa habilitada | Possível, com partilha manual do ficheiro .loop |
| Utilizadores internos | Totalmente suportado |
Opções práticas de partilha
Até que o Teams atribua permissões a externos automaticamente, estas são as alternativas com melhor custo/benefício:
| Opção | Como fazer | Quando usar | Prós | Contras |
|---|---|---|---|---|
| Inserir a agenda no corpo do convite | Edite a descrição do evento no Calendário do Teams/Outlook e cole a agenda. | Necessita apenas de visibilidade prévia da agenda. | Zero configuração; funciona com qualquer externo. | Sem coautoria em tempo real; histórico disperso. |
| Anexar ficheiro tradicional | Crie a agenda/notas num Word/PDF/OneNote guardado em SharePoint/OneDrive. Partilhe por link “Pessoas específicas” e inclua os emails externos. | Deseja colaboração externa mas sem Loop. | Modelo conhecido; controlos de partilha maduros. | Menos fluido que Loop; tarefas não integram Planner/To Do. |
| Exportar / Copiar componente após a reunião | Abra as notas › Copiar componente › cole em email ou chat com os convidados. | Externo precisa ver o resultado, não coeditar. | Rápido; preserva formatação do componente. | Conteúdo estático (sem sincronização posterior). |
| Reunião em canal com convidados como members-guest | Adicione o convidado à equipa (guest) e use OneNote ou ficheiros do canal para notas. | Projeto/equipa já partilhado com externos. | P permissões herdadas; controlo centralizado no site. | Exige governança de equipas e ciclo de vida de guests. |
| Partilhar Loop com guests | Ativar Loop e partilha externa; criar conta guest B2B; abrir o .loop › Partilhar › Pessoas específicas › introduzir email do convidado. | Equipa quer testar Loop com externos e tem suporte de TI. | Coedição em tempo real; integração com tarefas. | Passo manual por ficheiro; depende de políticas de partilha. |
Limitação persistente: mesmo com partilha Loop habilitada, o Teams não adiciona automaticamente permissões a externos no agendamento. O organizador (ou criador) precisa partilhar manualmente cada ficheiro de notas
.loopcom os convidados B2B.
Passo a passo para administradores
Pré-requisitos e decisões de segurança
- Definir modelo de partilha: “Novos e existentes convidados” ou “Apenas convidados existentes”.
- Confirmar que links anónimos (“Qualquer pessoa com o link”) estão de acordo com a sua política; em muitos tenants, são desativados por segurança.
- Rever rótulos de sensibilidade e acesso condicional que possam bloquear externos.
- Decidir se vai usar Business-to-Business Invitation Manager (criação de convidados on-demand) ou provisionamento controlado de guests.
Ativar Loop no Teams (tenant-wide)
- Instale/atualize o módulo SharePoint Online Management Shell.
- Execute:
Connect-SPOService -Url https://<seu-tenant>-admin.sharepoint.com Verificar estado Get-SPOTenant | Select IsLoopEnabled, IsCollabMeetingNotesFluidEnabled Ativar Loop em chats/reuniões privadas (Teams) Set-SPOTenant -IsLoopEnabled \$true Ativar Collaborative Meeting Notes (Teams clássico) Set-SPOTenant -IsCollabMeetingNotesFluidEnabled \$true
Dica: Em ambientes com Novo Calendário do Teams, a criação de notas/Loop é controlada por Cloud Policy (ver abaixo) em vez da propriedade IsCollabMeetingNotesFluidEnabled.
Ativar criação/visualização de Loop via Cloud Policy
- Aceda a Microsoft 365 Apps Admin Center › Policy Management.
- Crie/edite uma política e ative:
- Create Loop workspaces in Loop (se aplicável)
- Create and view Loop files in Microsoft apps that support Loop
- Create and view Loop files in Outlook (inclui Novo Calendário do Teams)
- Aplique a grupos (de preferência) para controlo por piloto e governação.
Configurar partilha externa
- No SharePoint Admin Center › Policies › Sharing, defina o nível desejado de partilha externa (recomendado: Novos e existentes convidados para pilotos controlados).
- Confirme o tipo de link por defeito para ficheiros/pastas (sugerimos “Pessoas específicas” para reduzir risco de oversharing).
- Verifique rótulos de sensibilidade, DLP e acesso condicional que possam impedir o acesso de guests.
Fluxo recomendado para usar Loop com convidados B2B
- Crie o convidado no Entra ID (ou use BIM para convidar durante a partilha).
- Valide a conta guest (o convidado aceita o convite e consegue alternar para o seu tenant no selector de organizações).
- Agende a reunião e adicione Notas Colaborativas normalmente.
- Antes da reunião, abra o ficheiro
.loopda agenda e clique em Partilhar › escolha Pessoas específicas › introduza os emails de cada guest B2B › selecione Pode editar ou Pode ver › Enviar. - Durante a reunião, peça aos externos que iniciem sessão no seu perfil guest do seu tenant (evita erros de “permissão negada”).
- Após a reunião, se necessário, use Copiar componente para partilhar um snapshot por email aos participantes que não são guests.
Importante: links “Qualquer pessoa com o link” não se aplicam a Loop em muitos tenants; prefira Pessoas específicas.
Modelos prontos para usar
Descrição do convite com agenda
[Agenda resumida]
1) Contexto
2) Pontos de decisão
3) Próximos passos
Nota: Convidados externos não têm acesso às Notas Colaborativas por defeito.
Se precisar de coedição em tempo real, responder a este email para receber partilha específica do ficheiro. Email pós-reunião
Assunto: Resumo e ações – <Projeto> – <Data>
Olá a todos,
Segue abaixo o resumo da reunião e ações atribuídas.
\[Colar componente \]
Se for convidado externo e precisar de aceder à versão viva no Loop, responda a este email para ativarmos a partilha específica. Boas práticas de governação
- Menos é mais: ative partilha externa apenas para as equipas/projetos que realmente exigem colaboração com terceiros.
- Etiquetas: aplique rótulos de sensibilidade compatíveis com partilha externa nos sites/projetos com externos.
- Evite “Qualquer pessoa com o link” para conteúdos sensíveis; prefira Pessoas específicas.
- Revise guests periodicamente (acesso e inatividade); planeie offboarding para revogar acessos.
- Defina owners de reuniões e notas; migre ficheiros quando colaboradores saírem.
Checklist operacional
Antes da reunião
- Decidir se precisa de coedição externa (Loop/OneNote/Word) ou apenas leitura.
- Se for usar Loop com externos: criar guests B2B e confirmar que conseguem alternar para o seu tenant.
- Inserir agenda na descrição do convite (sempre funciona).
- Se for OneNote/Word: criar ficheiro e partilhar por Pessoas específicas.
Durante a reunião
- Use Notas para facilitar a colaboração dos internos.
- Para convidados, oriente o uso de perfil guest (não navegador anónimo).
Depois da reunião
- Envie resumo e ações (loop copiado, Word/PDF ou ligação para OneNote).
- Se Loop com externos foi ativado, revise permissões e remova acessos desnecessários.
Resolução de problemas
| Sintoma | Causa provável | Como resolver |
|---|---|---|
| “Não tem acesso às notas da reunião” | Guest não tem permissão no .loop | Abra o .loop › Partilhar › Pessoas específicas › adicione o email do guest › Pode ver/editar. |
| Convidado entra como anónimo | Tenant do convidado ou do organizador bloqueia externo / conta guest não criada | Crie/valide a conta guest B2B; confirme políticas de External access entre domínios. |
| Guest vê pedidos de credenciais repetidos | Sessão no navegador com conta pessoal em conflito | Pedir para alternar para a organização guest no canto superior do M365, ou usar janela privada dedicada. |
| Notas não aparecem na coleção “Meeting notes” do Loop | Inconsistências de indexação/associação | Abrir a partir do link do ficheiro no convite/chat; validar proprietário e permissões. |
| Convidado consegue abrir ficheiros da equipa, mas não as notas | Reunião privada (notas no OneDrive do criador) | Partilhe o .loop com o guest ou use reuniões de canal onde o guest é membro. |
FAQ
Posso tornar as Notas Colaborativas públicas com um link?
Normalmente, não. Loop não suporta partilha anónima em muitos tenants; use Pessoas específicas e guests B2B.
Se o criador das notas sair da empresa, perdemos as notas?
As notas estão no OneDrive do criador. Planeie transferência ou migração de propriedade antes do offboarding. Em reuniões de canal, os ficheiros ficam no SharePoint da equipa.
Notas de canal funcionam melhor com externos?
Sim. Se o convidado é guest membro da equipa, herda permissões do SharePoint e não é necessária partilha ad hoc por ficheiro.
AI Notes/Recap resolvem o problema de acesso?
Não. Mesmo com recap e sumários, a permissão ao ficheiro de notas continua a reger o acesso.
Plano de migração rápida
- Escolha o modelo: Canal + OneNote/Word se colaboração externa for frequente; Loop para equipas internas e pilotos controlados com guests.
- Automatize: Modelos de convite com agenda; templates de OneNote/Word com secções padrão; script para rever partilhas do site/projeto.
- Eduque: Guia de 1 página para organizadores explicando quando usar cada opção e como partilhar.
Próximos passos e feedback
- A limitação de acesso nativo a externos continua listada nos known issues das Notas Colaborativas.
- Vote/acompanhe pedidos oficiais de melhoria para acesso de convidados nas Notas Colaborativas.
- Se a partilha externa via Loop for essencial, envolva o administrador M365 para avaliar políticas de partilha, rótulos de sensibilidade e modelo de registo de guests B2B.
Em resumo
Neste momento, convidados externos não conseguem ver as Notas Colaborativas por defeito. Para já, prefira métodos alternativos (agenda no convite, OneNote/Word/PDF com “Pessoas específicas”) ou partilhe manualmente o conteúdo exportado. O suporte nativo de partilha está a evoluir, mas depende de configuração de TI e ainda não é automático.
Apêndice técnico
| Definição | Descrição | Onde configurar |
|---|---|---|
IsLoopEnabled | Controla Loop em chat e reuniões privadas do Teams. | PowerShell (Set-SPOTenant) |
IsCollabMeetingNotesFluidEnabled | Ativa Notas Colaborativas no Teams clássico. | PowerShell (Set-SPOTenant) |
| Cloud Policy (Loop em apps) | Criação/visualização de Loop no Outlook, Novo Calendário do Teams, OneNote e Whiteboard. | Microsoft 365 Apps Admin Center |
| Partilha externa | Nível de partilha e tipo de link por defeito. | SharePoint Admin Center › Policies › Sharing |
| Guests B2B | Convidados com conta no seu tenant (login controlado). | Entra ID (configurações de colaboração externa) |
Guia rápido de decisão
| Cenário | Ferramenta indicada | Permissão externa |
|---|---|---|
| Partilha simples da agenda | Descrição do convite | N/A |
| Coedição com externos sem Loop | OneNote/Word em SharePoint | “Pessoas específicas” |
| Colaboração interna + resumo para externos | Loop + “Copiar componente” por email | Não é necessário acesso ao .loop |
| Equipa com convidados frequentes | Reuniões em canal (guest membro) | Herdada da equipa/site |
| Piloto de Loop com convidados | Loop com Pessoas específicas (B2B) | Guests B2B + partilha externa ativa |
Última atualização: setembro de 2025.