Word: como gerir Autor e Last Modified By (definir padrão e limpar metadados)

Descubra, de forma prática, onde o Word guarda os campos Autor e Última modificação por (Last Modified By), como alterá‑los com segurança, como definir um valor padrão para novos documentos e o que é (e não é) possível quando o ficheiro está no OneDrive/SharePoint.

Índice

O que são “Autor” e “Última modificação por”

Embora apareçam próximos, estes dois campos não significam a mesma coisa:

Autor: a pessoa que o Word registou como criador do documento. É um metadado que pode ser alterado manualmente no ficheiro.
Última modificação por (Last Modified By): a identidade (conta) que gravou por último o documento. Muda sempre que alguém salvá-lo. Num ficheiro local, o Word atualiza este valor. Em bibliotecas do OneDrive/SharePoint, a coluna “Modificado por” da web reflete o utilizador que executou a gravação no serviço, e não pode ser forçada a outro nome.

Mapa rápido: onde cada campo vive

Contexto	Autor	Última modificação por	Observações
Documento `.docx` guardado localmente	Metadado interno do ficheiro (propriedade Author)	Metadado interno do ficheiro (Last Modified By) e é atualizado ao gravar	Ambos podem ser visualizados/ajustados via Ficheiro/Arquivo → Info → Propriedades
Documento em OneDrive/SharePoint	Continua dentro do `.docx`	Modificado por da biblioteca é um registo do serviço	Não é possível “mascarar” quem gravou por último na web
Explorador do Windows (Propriedades do ficheiro)	Visível em Detalhes → Autor	Visível em Detalhes → Último guardado por (quando aplicável)	Pode remover propriedades numa cópia através de Remover propriedades e informações pessoais

Onde ficam guardados no ficheiro `.docx` (anatomia técnica)

Um .docx é um ficheiro ZIP com várias partes internas. Os metadados principais residem em docProps/core.xml, onde encontrará:

dc:creator – o Autor (criador) do documento;
cp:lastModifiedBy – o Última modificação por (quem gravou por último);
dcterms:created e dcterms:modified – carimbos de data/hora de criação e de última modificação.

Outras propriedades, como “Empresa” e “Gestor”, aparecem em docProps/app.xml. Este detalhe é útil para automatização (scripts) e para compreender por que razão alguns valores reaparecem após edições.

Como ver e editar no Word (ficheiro específico)

Editar o campo “Autor” diretamente

Windows e Mac (nomes podem variar ligeiramente conforme a versão):

Abra o documento no Word.
Vá a Ficheiro/Arquivo → Informações (Info).
No painel à direita, clique em Propriedades → Propriedades avançadas (Advanced Properties).
No separador Resumo/Summary, ajuste Autor, e confirme com OK.

Esta ação atualiza o metadado dc:creator do ficheiro. Se pretende que o documento mostre o novo autor dentro do conteúdo (por exemplo numa capa com o campo “Autor”), certifique-se de que o texto é um campo de Propriedades do Documento (Inserir → Partes Rápidas → Propriedades do Documento → Autor). Depois, atualize os campos (selecionar → F9).

Limpar/ocultar “Última modificação por” e dados pessoais

Para remover dados pessoais (inclui Autor, Empresa, Last Modified By, etc.) do ficheiro atual:

Ficheiro/Arquivo → Informações.
Verificar se há problemas (Check for Issues) → Inspecionar Documento (Inspect Document).
Marque Propriedades do Documento e Informações Pessoais e clique em Inspecionar.
Clique em Remover tudo (Remove All) e Fechar.

Importante: ao voltar a editar/guardar, o Word preencherá novamente Última modificação por com o utilizador atual (é o comportamento esperado). Ou seja, dá para limpar para envio, mas não para “congelar” o valor.

Alternativa pelo Explorador do Windows

Clique com o botão direito no ficheiro → Propriedades → separador Detalhes.
Clique em Remover Propriedades e Informações Pessoais.
Escolha Criar uma cópia com todas as possíveis propriedades removidas ou Remover as seguintes propriedades deste ficheiro e confirme.

Ótimo para uma limpeza rápida antes de partilhar um ficheiro por e‑mail.

Definir o valor padrão para novos documentos

O valor inicial do campo Autor num novo documento vem do nome do utilizador definido nas opções do Office/Word na sua instalação.

Windows (Word para Windows)

Ficheiro/Arquivo → Opções (Options) → Geral (General).
Na secção Personalizar a sua cópia do Microsoft Office (Personalize your copy of Microsoft Office), defina Nome de utilizador e Iniciais.
Em Ficheiro/Arquivo → Conta (Account), confirme se a conta ligada é a correta. Ela influencia quem aparecerá como Last Modified By ao gravar.

Mac (Word para Mac)

Word → Preferências (Preferences) → User Information.
Defina Name e Initials.
Em Word → Preferências → Conta (Account), verifique a conta ativa.

Regra de ouro: Last Modified By nunca fica “fixo”. Por definição, ele muda para refletir quem gravou por último o documento. O que dá para tornar “permanente” é o Autor padrão para os documentos que você criar daqui para a frente.

Modelos (`.dotx/.dotm`) e herança de metadados

Ao criar um documento a partir de um modelo, o Autor inicial do novo ficheiro é, tipicamente, o nome do utilizador configurado no Word no momento da criação.
Se o modelo tiver Propriedades personalizadas ou campos inseridos no conteúdo, esses elementos podem aparecer no documento resultante. Use o Inspecionar Documento no ficheiro final se precisar de “despersonalizar”.
O caminho do modelo aparece na propriedade Modelo do documento; isto é normal e não expõe o seu nome, mas pode revelar um caminho de rede. Caso necessário, limpe propriedades antes de partilhar externamente.

Operações em lote: quando e como automatizar

O Word não tem um botão nativo para reescrever metadados de vários ficheiros de uma vez. Para cenários de massa, há três abordagens frequentes:

Limpar manualmente via Explorador: eficiente para pequenos conjuntos (criar cópias “limpas”).
Abrir e gravar com o Word via script (COM/Automação): permite definir Author e forçar um save, mas exige o Word instalado e é mais lento.
Editar diretamente o core.xml (Open XML): rápido e sem dependências do Word; requer atenção para não corromper o ZIP do .docx.

PowerShell: atualizar o “Autor” diretamente no `.docx` (sem abrir no Word)

Exemplo prático: percorre uma pasta, cria cópia de segurança, atualiza o Autor e (opcionalmente) limpa o Last Modified By no core.xml. Use com cautela e faça backup.

# Requer PowerShell 5+ (Windows) ou 7+ (multiplataforma)
1) Ajuste as variáveis abaixo
$Pasta = "C:\Docs"
$NovoAutor = "Nome da Pessoa ou Equipa"
$LimparLastModifiedBy = $true   # defina $false se não quiser limpar

Add-Type -AssemblyName System.IO.Compression.FileSystem

function Set-DocxAuthor {
param(
\[Parameter(Mandatory=\$true)]\[string]\$CaminhoDocx,
\[Parameter(Mandatory=\$true)]\[string]\$Autor,
\[bool]\$ResetLast = \$false
)```
if (-not (Test-Path $CaminhoDocx)) { throw "Ficheiro não encontrado: $CaminhoDocx" }
if ([IO.Path]::GetExtension($CaminhoDocx).ToLower() -ne ".docx") { throw "Apenas .docx é suportado" }

# Cópia de segurança
$bk = "$CaminhoDocx.bak"
if (-not (Test-Path $bk)) { Copy-Item $CaminhoDocx $bk }

# Abrir o ZIP em modo Update
$zip = [System.IO.Compression.ZipFile]::Open($CaminhoDocx, [System.IO.Compression.ZipArchiveMode]::Update)
try {
    $entry = $zip.GetEntry("docProps/core.xml")
    if (-not $entry) { throw "core.xml não encontrado no docx" }

    # Ler XML
    $reader = New-Object System.IO.StreamReader($entry.Open())
    $xml = [xml]$reader.ReadToEnd()
    $reader.Close()

    # Namespaces Open XML
    $ns = New-Object System.Xml.XmlNamespaceManager($xml.NameTable)
    $ns.AddNamespace("cp","http://schemas.openxmlformats.org/package/2006/metadata/core-properties")
    $ns.AddNamespace("dc","http://purl.org/dc/elements/1.1/")
    $ns.AddNamespace("dcterms","http://purl.org/dc/terms/")

    # Atualizar dc:creator (Autor)
    $creator = $xml.SelectSingleNode("/cp:coreProperties/dc:creator",$ns)
    if (-not $creator) {
        $core = $xml.SelectSingleNode("/cp:coreProperties",$ns)
        $creator = $xml.CreateElement("dc","creator","http://purl.org/dc/elements/1.1/")
        $core.AppendChild($creator) | Out-Null
    }
    $creator.InnerText = $Autor

    # (Opcional) limpar cp:lastModifiedBy
    if ($ResetLast) {
        $lmb = $xml.SelectSingleNode("/cp:coreProperties/cp:lastModifiedBy",$ns)
        if ($lmb) { $lmb.InnerText = "" }
    }

    # Reescrever o entry com UTF-8 sem BOM
    $entry.Delete()
    $new = $zip.CreateEntry("docProps/core.xml")
    $stream = $new.Open()
    $settings = New-Object System.Xml.XmlWriterSettings
    $settings.Encoding = New-Object System.Text.UTF8Encoding($false)
    $settings.Indent = $false
    $writer = [System.Xml.XmlWriter]::Create($stream, $settings)
    $xml.Save($writer)
    $writer.Flush()
    $writer.Close()
    $stream.Close()
}
finally {
    $zip.Dispose()
}
```
}

Executar em todos os .docx da pasta (sem subpastas; use -Recurse se quiser)

Get-ChildItem -Path \$Pasta -Filter \*.docx | ForEach-Object {
Write-Host "A processar \$(\$*.FullName)"
Set-DocxAuthor -CaminhoDocx \$*.FullName -Autor \$NovoAutor -ResetLast:\$LimparLastModifiedBy
}

Notas:

Ao abrir mais tarde no Word e gravar, Last Modified By será preenchido com o utilizador que gravar (isto é inevitável).
Se o documento tiver etiquetas de sensibilidade, proteção IRM ou estiver bloqueado, alguns metadados podem não ser graváveis.

Automatizar via modelos e governança

Modelos oficiais: padronize capas e campos de Autor. Garanta que os modelos usem campos de Propriedades do Documento em vez de texto fixo.
Opções do Office por política: em ambientes Windows, administradores podem definir “Nome de utilizador”/“Iniciais” por GPO (chaves de registo do Office), de modo a uniformizar o Autor em novos documentos criados pelos colaboradores.

Limitações e boas práticas

Não é possível “travar” o Last Modified By: por design, ele representa a identidade de quem guardou por último. Em SharePoint/OneDrive, a coluna “Modificado por” é sempre o utilizador que efetivamente gravou no serviço.
Limpeza antes de partilhar: antes de enviar para terceiros, use o Inspecionar Documento para remover propriedades pessoais no ficheiro de envio. Se editar depois, repita.
Trabalho colaborativo: em coautoria, o “último a gravar” pode alternar frequentemente. Não confunda com a lista de editores em Controlar Alterações.
Versões do Office: nomes de menus podem variar entre versões. Em releases modernos, a opção antiga “Remover informações pessoais ao guardar” não se aplica a .docx; prefira o Inspecionar Documento.
Lado do sistema de ficheiros: copiar/zipar ficheiros não muda os metadados internos do .docx, mas pode alterar datas do sistema.

Processo recomendado (do zero ao envio)

Defina o padrão no Word (Nome de utilizador e Iniciais) – assim novos documentos já nascem com o Autor correto.
Crie a partir de um modelo da organização, com campos de propriedades no conteúdo.
Antes de partilhar externamente, execute o Inspecionar Documento e/ou gere uma cópia limpa via Explorador do Windows.
Se estiver no SharePoint/OneDrive, aceite que “Modificado por” da biblioteca refletirá sempre quem guardou por último. Se precisar que um documento apareça como modificado por uma conta de serviço, utilize fluxos aprovados ou automações próprias do serviço (quando existentes) em vez de tentar mudar metadados do .docx.

Perguntas frequentes

Posso definir um “Last Modified By” fixo para todos os ficheiros?
Não. Esse valor é recalculado a cada gravação (Word local) e, na nuvem, vem do próprio serviço (OneDrive/SharePoint). O que pode padronizar é o Autor inicial dos documentos criados por si.

Editar o Autor altera a autoria legal do conteúdo?
Não. É apenas um metadado editável. Para fins de auditoria, considere controlo de versões e permissões no SharePoint/OneDrive.

O “Autor” do documento não coincide com o nome mostrado nas alterações controladas. Por quê?
Porque “Autor” é um metadado do ficheiro; já o nome nas alterações vem do perfil do utilizador no Word/Office no momento em que a alteração foi feita. São fontes distintas.

Depois de usar o Inspecionar Documento, o “Last Modified By” voltou a aparecer. Aconteceu algo errado?
Não. É o comportamento esperado: ao gravar novamente, o Word repõe o Last Modified By com a identidade do utilizador atual.

O modelo .dotx da minha equipa traz um “Autor” que não é o meu. O que fazer?
Abra o documento criado a partir do modelo e ajuste o Autor em Propriedades avançadas. Em seguida, atualize os campos no corpo do documento (F9) para refletir o valor correto.

Erros comuns e como resolver

“Não consigo editar Propriedades”: verifique se o documento está marcado como final, protegido por palavra‑passe, com etiqueta de confidencialidade ou se é um anexo aberto em modo somente leitura. Remova a proteção, grave numa cópia editável e tente novamente.
“Autor muda sozinho”: acontece quando Inspecionar Documento removeu o valor e, depois, alguém ajustou o nome do utilizador do Office. Ajuste o Autor no próprio ficheiro e valide o “Nome de utilizador” nas opções do Word.
“Modificado por” na biblioteca não é o que eu queria: é uma coluna do serviço. Não depende do Autor do ficheiro nem pode ser substituída manualmente por metadados internos.

Checklist rápido

Mudar Autor (este ficheiro): Ficheiro → Info → Propriedades → Propriedades avançadas → separador Resumo → “Autor”.
Remover Last Modified By (este ficheiro): Ficheiro → Info → Verificar/Inspecionar Documento → Remover tudo.
Definir Autor padrão (futuros ficheiros):
- Windows: Ficheiro → Opções → Geral → “Personalize your copy…”
- Mac: Word → Preferências → User Information
Aceitar a regra: “Última modificação por” sempre = quem gravou por último.

Resumo final

“Autor” e “Última modificação por” resolvem problemas diferentes: o primeiro pode (e deve) ser padronizado e ajustado para refletir a autoria pretendida; o segundo é um registo de gravação que muda inevitavelmente a cada edição. Compreender onde vivem (no core.xml do .docx e/ou na biblioteca do SharePoint/OneDrive), usar o Inspecionar Documento antes de partilhar e adotar modelos/automação quando necessário são as melhores práticas para manter metadados consistentes e privacidade em ordem.