Está a abrir um documento do Word e, de repente, cada parágrafo surge envolto por um retângulo cinzento e o texto não sai na impressão? Este guia completo explica, em detalhe, a origem desse comportamento — decorrente dos limites de texto e/ou da formatação Oculto — e mostra, passo a passo, como restaurar a aparência normal do ficheiro sem perder conteúdo nem formatação.
O que realmente são as “caixas” cinzentas
O Microsoft Word inclui um recurso chamado Mostrar limites de texto. Quando ativado, o programa desenha linhas finas, com tom acinzentado, ao redor da área utilizável da página (margens internas). Essa indicação serve apenas para o autor visualizar a mancha tipográfica; não altera a diagramação real nem deveria ser impressa.
Entretanto, se a funcionalidade for acionada por engano, cada bloco de texto ficará rodeado por esses retângulos, levando muitos utilizadores a pensar que há um erro grave no ficheiro ou até uma corrupção de estilos.
Quando as “caixas” se combinam com texto oculto
Outro sinal frequente de problema é parte (ou todo) o conteúdo estar configurado com o atributo de fonte Oculto. Nessa situação, o Word:
- exibe o fragmento com linhas pontilhadas quando o modo Mostrar Tudo (Ctrl+Shift+8) está ativo;
- suprime o texto na impressão, a menos que a opção Imprimir texto oculto esteja marcada nas preferências.
Quando ambos os recursos se encontram ligados — limites de texto e texto oculto — o documento mostra as bordas cinzentas e, ao mesmo tempo, não imprime parte do seu conteúdo, reforçando a confusão.
Por que isso acontece sem você perceber
A ativação involuntária costuma ocorrer por três motivos principais:
- Atalho equivocado – No Word em português, a sequência Alt+F, T abre as Opções; um clique inadvertido em Mostrar limites de texto basta para ligar o recurso.
- Modelos pré‑configurados – Alguns templates corporativos ativam os limites para orientar autores, mas esquecem‑se de documentar esse detalhe.
- Conversão de formatos – Arquivos migrados de versões antigas, ou de outros processadores de texto, podem herdar marcas de texto oculto que o Word respeita.
Diferença entre limites de texto e bordas de parágrafo
| Característica | Limites de texto | Borda de parágrafo |
|---|---|---|
| Escopo | Página inteira | Parágrafo selecionado |
| Objeto de impressão | Não imprime (guias visuais) | Imprime sempre (decoração) |
| Cor padrão | Cinza claro | Cinza claro, preto ou personalizado |
| Ativação | Opções ▸ Avançadas | Design ▸ Bordas de Página ▸ Borda |
Como identificar rapidamente a causa
Siga este roteiro antes de alterar qualquer configuração:
- Prima Ctrl+Shift+8. Se linhas pontilhadas aparecerem ao redor das palavras, existe texto oculto.
- Selecione um parágrafo inteiro. Se a faixa de opções mostrar o botão Borda Exterior ativo, não se trata de limites de texto — é borda.
- Clique em Ficheiro ▸ Opções ▸ Avançadas e procure “Mostrar limites de texto”. Se estiver marcado, é a fonte das caixas.
Tutorial para desativar os limites de texto
Siga o processo abaixo — ilustrado para Word 2019, Word 2021 e Microsoft 365 (Windows 10/11). Em versões antigas os menus podem mudar ligeiramente, mas a essência é idêntica.
- Aceda a Ficheiro ▸ Opções.
- No painel esquerdo selecione Avançadas.
- Desloque‑se até à secção Mostrar conteúdo do documento.
- Desmarque Mostrar limites de texto.
- Clique em OK e volte ao documento. As linhas devem desaparecer de imediato.
Procedimento para remover formatação “Oculto”
Execute este procedimento apenas se o documento apresentar texto faltando na impressão ou linhas pontilhadas quando o modo Mostrar Tudo está ativo.
- Pressione Ctrl+A para selecionar todo o conteúdo.
- Clique com o botão direito na seleção e escolha Fonte….
- Na aba Efeitos, localize a caixa Oculto:
- Quadrado vazio – nenhum texto oculto;
- Quadrado cinzento – parte do texto oculta;
- Tique – todo o texto selecionado está oculto.
- Clique até a caixa ficar vazia.
- Confirme com OK.
Dica extra para impressão
Se preferir manter certos trechos ocultos mas ainda assim imprimi‑los em cópias de revisão, active Ficheiro ▸ Opções ▸ Mostrar ▸ Imprimir texto oculto. Lembre‑se de desativar essa opção antes de preparar a versão final.
Atalhos que poupam tempo
- Ctrl+Shift+8 – alterna a exibição de caracteres não imprimíveis (parágrafo ¶, espaços, quebras, texto oculto).
- Ctrl+Q – remove rapidamente a formatação de parágrafo (inclusive bordas acidentais) mantendo estilos base.
- Ctrl+Barra de Espaço – limpa formatação direta de fonte, útil para retirar o atributo Oculto sem abrir caixas de diálogo.
Como evitar o problema no futuro
Adotar algumas boas práticas elimina quase totalmente o risco de o erro voltar:
- Use Modelos Padronizados – Crie um ficheiro .dotx de referência com limites de texto desligados e distribua‑o para a equipa.
- Controle de Estilos – Defina estilos que proíbam o atributo Oculto; o Word impede que utilizadores apliquem “oculto” manualmente quando esse atributo está bloqueado no modelo.
- Formação – Inclua uma breve sessão sobre Limites de Texto e Texto Oculto na integração de novos colaboradores.
- Macros de Auditoria – Crie um macro VBA que percorra o documento antes da impressão, alertando se Mostrar limites de texto ou texto oculto estiverem ativos.
Perguntas frequentes (FAQ)
Os limites de texto podem ser impressos se eu quiser?
Não. Eles são estritamente visuais. Se precisar de margens visíveis na cópia final, aplique uma Borda de Página em vez disso.
Por que só alguns parágrafos aparecem dentro de caixas?
Provavelmente não são limites de texto, mas sim borda de parágrafo aplicada inadvertidamente. Utilize Ctrl+Q no trecho afetado para confirmar.
Existe diferença no Mac?
Sim. No Word para macOS, o caminho é Word ▸ Preferências ▸ Exibição ▸ Mostrar limites de texto. As demais etapas são equivalentes.
O atributo “Oculto” pode ser útil?
Em contextos de provas, manuais e documentos jurídicos, o texto oculto serve para inserção de gabaritos, comentários internos ou respostas que não devem constar da versão pública. Contudo, mantenha‑o sob controlo rigoroso e documente‑o.
Conclusão
As “caixas” cinzentas que surgem no Word costumam ser mal‑entendidas, mas a solução é simples: desligar Mostrar limites de texto e eliminar qualquer atribuição de fonte Oculto. Ao seguir o procedimento descrito — identificar, desativar e prevenir — o documento retorna ao aspeto habitual e você ganha segurança para trabalhar e imprimir sem surpresas.
Se o problema persistir após aplicar todos os passos, verifique se existem suplementos de terceiros que alterem a apresentação do Word ou repare a instalação do Office via Painel de Controlo ▸ Programas.