Ao exportar do Word 2019 para PDF no Windows, “Imprimir para PDF” e “Salvar como PDF” produzem arquivos muito diferentes. Este guia explica por que isso acontece, quando usar cada opção e o passo a passo para ficar abaixo de 1 MB sem perder qualidade.
Visão geral da pergunta
Ao enviar um documento para um portal com limite de 1 MB, o PDF gerado por Imprimir para PDF ultrapassou o tamanho permitido, enquanto Salvar como PDF criou um arquivo significativamente menor. Qual é a diferença entre as duas opções e por que o tamanho muda tanto?
Resposta e solução (direto ao ponto)
Diferença essencial
- Salvar como PDF: usa o conversor nativo do Word/Office. Preserva objetos vetoriais, faz subconjunto de fontes (incorpora apenas os glifos usados), comprime imagens e pode manter links, marcadores e tags de acessibilidade. Normalmente gera PDFs menores e mais “limpos”.
- Imprimir para PDF: usa um driver de impressora PDF (ex.: “Microsoft Print to PDF”). O documento é processado como impressão: partes podem ser rasterizadas (viram imagem), fontes podem ser incorporadas por inteiro e a estrutura (links, marcadores) costuma se perder. Isso frequentemente aumenta o tamanho do PDF.
Por que o seu “Salvar como PDF” ficou menor
- O exportador do Word aplicou compressão em imagens e subconjunto de fontes, reduzindo o arquivo.
- O driver de “impressão para PDF” provavelmente rasterizou conteúdos (tabelas/quadros, efeitos, transparências) e/ou incorporou fontes completas, gerando um PDF mais pesado.
Resumo prático: Para ficar abaixo de 1 MB, use Arquivo/Ficheiro → Salvar/Guardar como → PDF com Tamanho mínimo (publicação online), PDF/A desmarcado e imagens a 150 ppp. “Imprimir para PDF” tende a gerar PDFs maiores porque se comporta como uma impressora e pode rasterizar o conteúdo.
Comparativo rápido
| Aspecto | Salvar como PDF (Word) | Imprimir para PDF (Driver) |
|---|---|---|
| Tipo de saída | Exportação nativa (mantém estrutura) | Fluxo de impressão (páginas “achatadas”) |
| Texto e fontes | Subconjunto de fontes (glifos usados) | Fontes frequentemente incorporadas por completo |
| Imagens | Compressão controlada (150–220 ppp) | Possível rasterização da página inteira |
| Objetos vetoriais (formas, gráficos) | Preservados como vetores quando possível | Podem virar bitmaps (perda de nitidez) |
| Links e marcadores | Geralmente mantidos | Geralmente perdidos |
| Acessibilidade (tags) | Opcional (pode aumentar um pouco o tamanho) | Normalmente ausente |
| Tamanho do arquivo | Menor na maioria dos casos | Maior na maioria dos casos |
| Controle de qualidade | Opções de resolução e compressão | Limitado aos ajustes do driver |
| Conformidade PDF/A | Opcional (pode aumentar o tamanho) | Raramente disponível |
Como obter o menor tamanho possível
A) Preferir “Salvar como PDF” (recomendado)
- Arquivo/Ficheiro → Salvar/Guardar como → Tipo: PDF.
- Em Otimizar para, selecione Tamanho mínimo (publicação online).
- Clique em Opções… e ajuste:
- Publicar o que: “Documento”. Se você precisa incluir revisões, escolha “Documento com marcas” (isso aumenta o tamanho).
- Intervalo: exporte apenas as páginas necessárias quando pertinente.
- Marcas da estrutura do documento para acessibilidade: desmarque se não precisa de acessibilidade (reduz levemente o tamanho).
- ISO 19005‑1 (PDF/A): desmarque se o destino não exigir PDF/A. Essa opção aumenta o tamanho por exigir incorporação extensa de fontes e metadados.
- Criar marcadores usando: “Cabeçalhos”. Mantém navegação sem impactar muito o tamanho.
- Se o documento tem imagens, ajuste no Word antes de exportar:
- Arquivo/Ficheiro → Opções → Avançado → Tamanho e qualidade da imagem:
- Certifique-se de não marcar “Não compactar imagens no arquivo”.
- Defina Resolução padrão para 150 ppp (ou 220 ppp se precisar de um pouco mais de qualidade).
- No documento, selecione qualquer imagem → Imagem → Comprimir Imagens:
- Marque Aplicar a todas as imagens.
- Escolha 150 ppp (ideal para tela e upload).
- Desmarque “Apenas esta imagem”.
- Arquivo/Ficheiro → Opções → Avançado → Tamanho e qualidade da imagem:
B) Se precisar usar “Imprimir para PDF”
- Em Arquivo → Imprimir, escolha Microsoft Print to PDF e clique em Preferências/Propriedades (se disponível):
- Procure por DPI/Qualidade e selecione um valor mais baixo, como 300 ou 200 DPI.
- Evite opções como Imprimir como imagem, que rasterizam toda a página.
- Se o driver não oferece controles, considere Salvar como PDF ou um driver com ajuste de DPI e compressão.
Por que os arquivos ficam tão diferentes?
Subconjunto de fontes vs. fontes completas
O exportador nativo do Word cria um subconjunto das fontes — apenas os caracteres usados entram no PDF. Já um driver de impressora pode incorporar a fonte inteira para garantir a renderização, o que aumenta o tamanho, especialmente em famílias completas (Regular, Bold, Italic, Bold Italic) e fontes com muitos glifos.
Rasterização de conteúdo
Quando o pipeline de impressão encontra elementos complexos (transparências, sombras, gradientes, efeitos de imagem, objetos empilhados), ele pode rasterizar tudo — isto é, transformar a página em uma imagem. Imagens ocupam bem mais espaço que texto e vetores, e precisam de DPI altos para manter a nitidez, o que reforça o crescimento do arquivo.
Compressão e metadados
“Salvar como PDF” adota parâmetros de compressão mais eficientes (por exemplo, JPEG para fotos e ZIP/Flate para gráficos com poucas cores), enquanto o driver pode usar padrões conservadores. Além disso, perfis de conformidade como PDF/A impõem a preservação de mais metadados e a incorporação de fontes, elevando o tamanho final.
Como reconhecer um PDF “impresso” vs. “exportado”
- Seleção de texto: no PDF “impresso como imagem”, arrastar o cursor não seleciona palavras corretamente (ou nada é selecionável).
- Links e marcadores: no exportado pelo Word, links clicáveis e marcadores de títulos costumam estar presentes; no impresso, somem.
- Propriedades do documento: em leitores de PDF, verifique fontes incorporadas e estrutura do documento (tags). Ausência de tags e fontes inteiras incorporadas indicam fluxo de impressão.
Quando usar cada opção
Salvar como PDF (recomendado para envio/upload e compartilhamento)
- Precisa de arquivo pequeno e qualidade consistente.
- Quer manter links, marcadores e, se necessário, acessibilidade.
- Deseja controle sobre compressão e resolução de imagens.
Imprimir para PDF
- O aplicativo não possui exportação nativa para PDF.
- Você precisa de uma “prova” visual do que a impressora geraria (página achatada), aceitando um arquivo maior.
- Compatibilidade máxima com fluxos de impressão que exigem rasterização.
Checklists práticos
Checklist para ficar abaixo de 1 MB
- Usar Salvar/Guardar como → PDF com Tamanho mínimo (publicação online).
- Desmarcar PDF/A salvo se exigido.
- Definir imagens para 150 ppp e comprimir todas no documento.
- Evitar colar imagens gigantes (ex.: fotos de 20 MP). Redimensione antes de inserir.
- Limitar a variedade de fontes; prefira 1–2 famílias.
- Exportar apenas as páginas necessárias.
Checklist para qualidade visual
- Se o documento depende de gráficos e logotipos nítidos, mantenha elementos em vetor (Formas/Gráficos do Office).
- Para imagens com texto pequeno, avalie 220 ppp no lugar de 150 ppp.
- Evite efeitos excessivos (sombras/transparências) em elementos que poderiam ser vetoriais puros.
Configurações do Word que mais pesam no tamanho
| Configuração | Onde ajustar | Impacto no tamanho | Recomendação |
|---|---|---|---|
| Resolução das imagens | Imagem → Comprimir Imagens / Opções → Avançado | Alto | 150 ppp para web/upload; 220 ppp se precisar de mais nitidez |
| Não compactar imagens | Opções → Avançado → Tamanho e qualidade da imagem | Alto | Desmarcado |
| PDF/A | Salvar como → Opções… | Médio a alto | Desmarcar, a menos que seja obrigatório |
| Tags de acessibilidade | Salvar como → Opções… | Baixo a médio | Desmarcar se não for necessário |
| Publicar com marcas | Salvar como → Opções… → Publicar o que | Médio | Use “Documento” quando possível (sem marcas) |
| Intervalo de páginas | Salvar como → Opções… → Intervalo | Médio | Exporte apenas as páginas necessárias |
Erros comuns (e como evitar)
- Colar imagens diretamente da câmera ou do celular: fotos de alta resolução incham o arquivo. Reduza a resolução antes de inserir.
- Usar múltiplas famílias de fontes: cada família incorporada adiciona peso; padronize.
- Habilitar PDF/A sem necessidade: aumenta tamanho e não traz benefício se o destino não exigir.
- Imprimir para PDF por hábito: prefira exportar nativamente no Word para preservar estrutura e reduzir tamanho.
Otimizando imagens: boas práticas
- Formato certo: fotos → JPEG; ícones e logotipos com fundo sólido → PNG (ou mantenha em vetor no Word).
- Tamanho coerente: insira as imagens já próximas das dimensões finais (evite reduzir 5000 px para 600 px apenas no Word).
- Compressão no Word: use a ferramenta “Comprimir Imagens” com 150 ppp e aplique a todas.
PDF/A: quando ativar
Ative PDF/A somente se um órgão, portal ou norma exigir preservação a longo prazo. Ele aumenta o tamanho por exigir incorporação de fontes e metadados. Para upload em sistemas com limite de tamanho, geralmente é melhor desativar.
Como validar o resultado antes de enviar
- Abrir o PDF e conferir:
- Links clicáveis funcionam?
- Marcadores (painel de navegação) foram gerados?
- Texto é selecionável e pesquisável?
- Imagens estão nítidas o suficiente?
- Verificar o tamanho do arquivo; se ainda estiver acima do limite:
- Reduza a resolução de imagens para 150 ppp.
- Confirme que PDF/A está desmarcado.
- Exporte apenas páginas necessárias.
FAQ
“150 ppp não é muito baixo?”
Para visualização em tela e upload, 150 ppp costuma ser suficiente. Se o PDF for impresso em boa qualidade, use 220–300 ppp (sabendo que o arquivo crescerá).
“Perco qualidade ao usar Tamanho mínimo?”
Há compactação mais agressiva das imagens, mas texto e gráficos vetoriais permanecem nítidos. Ajuste para 220 ppp se notar artefatos em fotos.
“Preciso manter as revisões visíveis no PDF.”
Em Salvar como → Opções…, selecione Documento com marcas. Isso aumenta o tamanho; avalie limitar as páginas exportadas.
“Meu driver de PDF não tem opções.”
Quando não há controle de DPI/qualidade no driver, o caminho mais seguro é usar Salvar/Guardar como → PDF, que oferece parâmetros melhores de exportação.
Exemplo de fluxo recomendado
- No Word, finalize o conteúdo e revisões.
- Comprima as imagens (150 ppp, aplicar a todas).
- Arquivo/Ficheiro → Salvar/Guardar como → PDF.
- Otimizar para: Tamanho mínimo → Opções…:
- Publicar o que: Documento.
- PDF/A: desmarcado.
- Marcas de estrutura (acessibilidade): desmarque se não for necessário.
- Intervalo de páginas: apenas as necessárias.
- Gerar e validar: tamanho, seleção de texto, links, marcadores.
Conclusão
A diferença entre Imprimir para PDF e Salvar como PDF no Word 2019 (Windows) está no pipeline: o primeiro simula a impressão (tende a rasterizar e inchar o arquivo); o segundo exporta com consciência de conteúdo (vetores, fontes em subconjunto, compressão eficiente e preservação de estrutura). Para cumprir limites de upload e manter boa qualidade em tela, prefira Salvar/Guardar como → PDF com Tamanho mínimo, PDF/A desmarcado e imagens a 150 ppp. Quando a impressão real é a prioridade ou o aplicativo não exporta PDF nativamente, “Imprimir para PDF” pode ser adequado — com a ressalva do tamanho maior.